进出口业务单证档案管理制度范本
进出口业务单证档案管理制度正式版
进出口业务单证档案管理制度正式版一、总则为了规范进出口业务单证档案的管理，确保进出口业务的顺利进行，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司的进出口业务部门。
三、档案编制1.每一笔进出口业务都应建立相应的档案，包括进口合同、出口合同、进口报关单、出口报关单、收发货单据等。
2.档案应按照时间顺序编制，每个文件都应有确定的编号，便于查找和管理。
3.档案的编制应当由业务人员完成，并交由档案管理员进行管理。
四、档案的保管1.档案应存放在专门的档案室中，确保安全。
2.档案室应保持干燥、通风，并定期进行清洁和消毒。
3.档案室应设置合适的温度和湿度控制设备，确保档案的保存质量。
4.档案室应设置门禁措施，只有授权人员才能出入档案室。
5.定期对档案进行整理和归档，确保档案的保存有序。
五、档案的借阅1.档案的借阅应按照正式的申请程序进行。
2.借阅档案前，借阅人员应填写借阅登记表，并经主管审批。
3.借阅档案的期限应当明确，超期未归还的档案将追究责任。
4.档案离开档案室时，应由借阅人员签字确认，并由档案管理员记录。
5.档案借阅后，借阅人员应妥善保管，确保档案安全完好无损。
六、档案的销毁1.档案的销毁应按照国家相关法律法规进行，确保合法合规。
2.档案销毁前，应经过主管领导审批，并进行详细的销毁记录。
3.对于需要保存的档案，应按照规定进行归档和保管，不得随意销毁。
4.已销毁的档案应进行彻底的销毁处理，防止泄漏和再利用。
七、档案的备份1.档案应进行定期备份，确保档案的安全性。
2.备份的档案应存放在离档案室较远的地方，以防备份数据也丢失的情况发生。
3.档案备份的频率应视情况而定，对于重要的档案，应提高备份频率。
4.档案备份的存储方式应采取多样化的方法，如云盘、硬盘等。
八、档案的合规性1.业务人员在编制档案时，应确保档案的真实性、准确性和合法性。
2.业务人员在档案管理中，应遵守相关的法律法规，不得私存私用档案。
3.档案管理人员应对档案进行定期检查和审查，确保档案的合规性。
进出口单证管理制度范本
进出口单证管理制度范本第一章总则一、为规范企业进出口单证管理，保障企业出口商品质量、提高出口商品效益，制定本制度。
二、本制度适用于公司所有涉外经营活动。
三、本制度所称单证是指进出口业务中的相关文件和证件。
第二章进口单证管理一、公司进口单证包括但不限于进口合同、发票、装箱单、提单、进口许可证等。
二、进口单证由进口业务员向合同方索取，确保完整、准确，以便于海关报关和付款。
三、进口业务员应根据不同货物的特点和来源，及时咨询相关行业法规和海关政策，确定需要的进口单证。
四、进口业务员应将进口单证按照公司规定的档案管理程序进行归档和保存。
五、在进口业务中如遇单证不完整或有缺失的情况，进口业务员应及时向外贸部主管汇报，并主动与合同方协商解决。
六、进口单证管理应遵守国家相关法律法规和进口业务的技术规范标准，严格执行。
第三章出口单证管理一、公司出口单证包括但不限于出口合同、发票、装箱单、提单、出口许可证、商检证书、质检报告等。
二、出口业务员应根据客户的要求，及时向相关部门索取所需要的出口单证。
三、出口业务员应不断学习和了解出口业务的相关法规政策，确保出口单证的准确性和合规性。
四、出口业务员应根据出口单证的要求，及时向海关进行报关，确保商品的顺利出口。
五、出口单证管理应遵守国家相关法律法规和出口业务的技术规范标准，严格执行。
第四章单证管理责任一、进口业务员负责向合同方索取和管理进口单证，确保单证的完整和准确性。
二、出口业务员负责向客户索取和管理出口单证，确保单证的完整和准确性。
三、外贸部负责全面监督进出口单证管理工作，确保单证的合规和及时性。
四、公司领导层应对单证管理工作进行定期检查和评估，对单证管理工作进行指导、督促和考核。
第五章管理制度的执行一、公司应建立进出口单证管理相关制度和业务流程，明确各岗位的职责和权限。
二、公司应不断加强员工的培训，提高员工的单证管理水平和意识。
三、公司应建立健全的单证管理档案和归档制度，便于单证的查阅和追溯。
进出口业务单证档案管理制度模版
进出口业务单证档案管理制度模版一、总则1.1 目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，保护企业的合法权益，提高文件管理的效率和准确性。
本制度依据国家相关法律法规以及公司内部管理规定制定。
1.2 适用范围本制度适用于公司的进出口业务单证档案管理工作，包括与来往单位之间的合同、发票、装箱单、报关单等相关单证的保存和管理。
二、档案管理职责2.1 档案管理部门的职责公司设立档案管理部门，负责进出口业务单证的收集、整理、保存和归档等工作。
具体职责包括：（1）制定档案管理制度和操作规程。
（2）负责档案的收集、整理、鉴定和归档工作。
（3）提供档案查询和借阅服务。
（4）组织档案的定期清点、整理、销毁等工作。
（5）开展档案管理培训和指导工作。
2.2 各部门的协作职责各部门应积极配合档案管理部门的工作，确保进出口业务单证的及时提供和归档。
具体职责包括：（1）将进出口业务单证及时送交档案管理部门。
（2）配合档案人员进行档案的归档和整理工作。
（3）提供相关单证的复印件和扫描件。
（4）及时通知档案管理部门有关文件的移交、领取、借阅等事项。
三、档案收集和整理3.1 单证收集各部门应根据业务流程和档案管理要求，及时收集所需的进出口业务单证。
收集的单证应包括以下内容：（1）合同：包括买卖合同、运输合同、保险合同等。
（2）发票：包括进口发票、出口发票、增值税专用发票等。
（3）装箱单：包括进口装箱单、出口装箱单等。
（4）报关单：包括进口报关单、出口报关单等。
（5）其他相关单据：如提单、产地证明、商检证书等。
3.2 单证整理档案管理部门应对收集到的单证进行整理和鉴定，确保其完整性和准确性。
整理工作应包括以下内容：（1）对单证的文字、数字等内容进行校对和核实。
（2）对单证进行分类和编号，建立档案目录。
（3）将单证按照公司内部规定的存档期限进行归类，分为长期存档和临时存档。
四、档案保存和归档4.1 档案保存公司应建立合适的档案存储条件，确保进出口业务单证的安全和完好。
进出口业务单证档案管理制度示范文本
进出口业务单证档案管理制度示范文本In The Actual Work Production Management, In Order To Ensure The Smooth Progress Of The Process, And Consider The Relationship Between Each Link, The Specific Requirements Of EachLink To Achieve Risk Control And Planning某某管理中心XX年XX月进出口业务单证档案管理制度示范文本使用指引：此管理制度资料应用在实际工作生产管理中为了保障过程顺利推进，同时考虑各个环节之间的关系，每个环节实现的具体要求而进行的风险控制与规划，并将危害降低到最小，文档经过下载可进行自定义修改，请根据实际需求进行调整与使用。
1、目的为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
2范围适用于本公司进出口业务单证档案管理3存档项目3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理3.1.1存档内容：进出口报关资料（包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书）；进出口船务资料（包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单）。
3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明细4、工作制度4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档；4.2月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作；4.3进出口业务操作以季度为时间段。
由部门主管进行抽查留档资料是否合格；4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放；4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容；4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接；4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管（监管期：生产设备为五年）手续后保存三年。
进出口单证管理制度模板
进出口单证管理制度模板一、目的和适用范围1. 目的：确保公司进出口单证的准确性、完整性和合规性，提高工作效率，降低贸易风险。
2. 适用范围：本制度适用于公司所有涉及进出口单证工作的部门和个人。
二、管理部门1. 进出口部：负责进出口单证的制作、审核和提交工作。
2. 财务部：负责进出口单证的财务审核和相关税费的计算。
3. 法务部：负责进出口单证的法律合规性审核。
三、单证制作1. 单证制作人员应具备相应的专业知识和技能，确保单证的准确性。
2. 所有单证应根据实际贸易情况和相关法律法规要求制作。
3. 单证制作完成后，应进行至少两级的审核流程。
四、单证审核1. 一级审核：由进出口部负责人进行初步审核，确保单证内容的准确性和完整性。
2. 二级审核：由财务部和法务部进行复核，确保单证的财务和法律合规性。
五、单证提交1. 审核通过的单证应在规定时间内提交给相关贸易机构或政府部门。
2. 提交前应再次核对单证信息，确保无误。
六、单证存档1. 所有进出口单证应进行电子和纸质存档，以备查验。
2. 存档应按照年份、月份、贸易类型等进行分类管理。
七、培训与考核1. 定期对涉及进出口单证工作的员工进行培训，提升其业务能力和法规知识。
2. 对单证制作和审核工作进行定期考核，确保工作质量。
八、违规处理1. 对于违反本制度的行为，公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
2. 因单证错误导致的经济损失，由相关责任人承担相应的赔偿责任。
九、制度修订1. 本制度自发布之日起生效，由进出口部负责解释。
2. 根据国家法律法规的变化和公司业务发展的需要，定期对本制度进行修订。
十、附则1. 本制度自XXXX年XX月XX日起实施。
2. 本制度的最终解释权归公司所有。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，确保其符合公司的业务流程和法律法规要求。
进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)
进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。
依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。
2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。
3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。
（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。
二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。
2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。
（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。
3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。
（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。
（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。
（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。
三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。
进出口单证档案管理制度
进出口单证档案管理制度第一篇：进出口单证档案管理制度进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，确保我公司保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、准确性、完整性和安全性，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项下的出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。
以上单据均为原件正本的复印件。
（下同）；4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。
另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关进出口业务人员整理成册，再由进出口业务部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
第二篇：进出口单证管理制度进出口单证管理制度一、总则建立进出口单证管理制度，明确对各岗位人员审单、录入和操作执行的控制要求，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，使报关业务更加有效，准确与符合法规要求二、范围适用于本公司进出口业务操作所涉及的程序三、报关业务管理（一）出口业务1、操作人员必须在货物出运至少7天前编制出口报关单证2、报关资料须经公司复核员校对，尤其在产品规格、数量、金额、港口等方面进行严格检查，做到单单相符，单证相符，如有发现不符合条件的资料要求及时通知编制人员，并追踪得到更新的报关文件3、出口操作员在报关前至少2-3个工作日将全套报关资料交给代理报关行4、代理报关行必须在指定的报关日向海关申报并递交所需的报关材料（二）进口业务1、操作人员先取得进口货物的正本单据2、货物到港后，操作人员必须将进口发票、装箱单、提单、报关委托书及其他特殊单证寄往指定报关行，委托代理公司办理进口清关手续。
进出口单据档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司进出口单据档案管理，确保进出口业务的顺利进行，保障公司利益，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有进出口业务活动中产生的各类单据档案，包括但不限于发票、装箱单、运输单、保险单、合同、信用证等。
第三条公司进出口单据档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保进出口单据档案的完整性，不得遗漏、损坏或丢失。
2. 安全性原则：采取有效措施，确保进出口单据档案的安全，防止泄露、篡改或损坏。
3. 可用性原则：保证进出口单据档案的查阅、利用方便，提高工作效率。
4. 经济性原则：在保证档案管理质量的前提下，合理控制档案管理成本。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立进出口单据档案管理部门，负责进出口单据档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条进出口单据档案管理部门的主要职责：1. 制定和实施进出口单据档案管理制度；2. 负责进出口单据档案的收集、整理、立卷、归档工作；3. 负责进出口单据档案的保管、维护、更新和销毁；4. 负责进出口单据档案的查阅、利用和咨询工作；5. 定期对进出口单据档案进行清点和检查，确保档案安全。
第三章档案收集与整理第六条进出口单据档案的收集应做到及时、完整、准确，确保档案的时效性和真实性。
第七条进出口单据档案的整理应按照以下要求进行：1. 按照时间顺序排列，便于查阅；2. 按照业务类别、合同编号等进行分类，便于管理和利用；3. 对重要单据进行标注，提高查阅效率；4. 建立电子档案，实现信息化管理。
第四章档案保管与利用第八条进出口单据档案的保管应采取以下措施：1. 档案室应保持干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮、防尘等；2. 对重要档案进行加密处理，确保档案安全；3. 定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。
第九条进出口单据档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅档案需经相关部门负责人批准；2. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、借阅。
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内部管理制度系列
进出口业务单证档案管理
制度
（标准、完整、实用、可修改）
编号：FS-QG-46392进出口业务单证档案管理制度
Import and export business document file management system
说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
1、目的
为了规范进出口业务单证的存档管理，符合《中华人民共和国海关法》、《中华人民共和国海关稽查条例》等有关法律法规的规定。
2范围
适用于本公司进出口业务单证档案管理
3存档项目
3.1一般贸易项下进出口业务单证的管理
3.1.1存档内容:进出口报关资料(包括进出口合同、进出口发票、进出口装箱单、进出口报关单、海关放行通知书);进出口船务资料(包括订舱单、装柜单、提单、设备交接单、落货明细单、排柜单)。
3.1.2按合同号顺序制作进出口合同台帐以及进出口明
细
4、工作制度
4.1每一项业务操作完毕，操作员必须一周内整理留档资料进行存档;
4.2月末由部门内档案管理人员进行检查，检查留档是否按规定操作;
4.3进出口业务操作以季度为时间段。
由部门主管进行抽查留档资料是否合格;
4.4每一年度一次将当年产生的全部留档资料整理好并有序存放;
4.5留档工作作为业务操作部门业绩考核一项内容;
4.6保管人员因工作调动，需作好书面工作交接;
4.7根据《中华人民共和国海关稽查条例》规定，进出口业务及与之直接关系产生的资料，一般贸易应自办结海关手续后保存三年，加工贸易应自办结海关核销手续后保存三年，减免税设备应自办结海关解除监管(监管期:生产设备为五年)手续后保存三年。
4.8查阅档案，必须经档案管理负责人批准。
4.9档案销毁，必须经档案管理负责人上一级领导批准。
5本制度未尽事宜，在工作中不断补充完善。
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