文件收发管理办法
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
收发文管理制度范本
收发文管理制度范本第一章总则第一条为规范公司收发文工作，提高行政效率，保障信息传递的安全和准确性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制订本制度。
第二条本制度适用于公司内各部门的所有员工，在日常工作中的各类收发文活动。
第三条公司收发文工作要遵循科学、标准、规范的原则，确保信息的及时传递和正确记录。
第二章发文管理第四条发文是指公司内部或者外部向单位或者个人发出的各类书面文件，包括公函、通知、通告等。
第五条发文申请：发文人员应填写《发文申请表》，并按照规定的程序报经领导审批。
第六条发文审批：发文审批权限分为一般审批和重要审批两种，一般审批由直接主管领导审批，重要审批由公司领导审批。
第七条发文编号：每份发文在发出前应按照统一的编号规则进行编号，并在正文右上角注明编号及日期。
第八条发文分发：发文分发应指定专人负责，确保发文的及时送达并妥善保管。
第九条发文登记：接收单位收到发文后需在《发文登记表》上进行确认，并将登记表归档。
第十条发文归档：发文人员应按照公司规定将已经办理完毕的发文进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
第十一条发文备份：为防止发文出现遗失或损坏情况，发文人员应定期对重要发文进行备份存档。
第三章收文管理第十二条收文是指公司内部或者外部来函来电，包括公函、通知、意见反馈等。
第十三条收文登记：所有收文均应在《收文登记表》上进行登记核对，确保收文的准确性和完整性。
第十四条收文分发：收文应根据不同性质及重要性进行分类分发，分发人员应负责将收文及时送到相关部门或人员手中。
第十五条收文审核：对于需要进一步处理或者回复的收文，相关部门应及时进行审核，并按照规定时间进行回复。
第十六条收文回复：对于需要回复的收文，应按照规定的格式和要求进行回复，并在规定时间内送达。
第十七条收文督办：对于有重要意义或者需要加急处理的收文，领导应派专人进行督办，确保及时处理。
第十八条收文归档：所有收文均应进行归档保存，确保档案的完整性和安全性。
档收发文管理制度
档收发文管理制度第一章总则第一条为规范和加强单位内部文件的收发管理工作，提高文件的质量和效率，根据《中华人民共和国政府文件管理办法》及相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于所有单位的文件收发管理工作。
第三条单位应当设立文件收发管理部门，负责文件的收发工作，并按照本制度的要求进行管理。
第四条文件包括内部文件和外部文件。
内部文件是指单位内部的文件，如会议记录、工作计划等。
外部文件是指单位与外部机构或个人之间的文件，如来文、发文等。
第五条文件的收发管理应当遵循便捷、准确、及时、规范的原则，确保文件能够顺利传达、及时办理。
第二章收文管理第六条单位应当设立专门的收文岗位，负责接收、登记、分发单位收到的文件。
第七条收文岗位应当定期清理收文箱，保持文件的及时处理。
第八条收文岗位应当及时把收到的文件登记在册，并登记文件的相关信息，如来文单位、文件标题、文件编号、收文日期等。
第九条收文岗位应当根据文件的紧急程度和重要性进行分类、印章和登记。
第十条收文岗位应当根据文件的内容和要求将文件分发给相应的部门或人员，并及时通知相关人员。
第十一条收文岗位应当定期向领导汇报文件的收发情况，并及时反馈意见和建议。
第十二条收文岗位应当做好文件的保密工作，妥善保管收到的文件，并按照相关要求做好文件的转交和销毁工作。
第三章发文管理第十三条单位应当设立专门的发文岗位，负责起草、审核、印发单位发出的文件。
第十四条发文岗位应当根据领导的指示起草文件，并征得相关人员的意见和建议。
第十五条发文岗位应当对起草的文件进行审核，确保文件的合法性、规范性和准确性。
第十六条发文岗位应当按照文件的紧急程度和重要性进行分类、印章和编号。
第十七条发文岗位应当及时将文件印发给相关部门或人员，并告知相关人员文件的内容和要求。
第十八条发文岗位应当定期向领导汇报文件的起草和审查情况，并及时反馈意见和建议。
第十九条发文岗位应当做好文件的保密工作，妥善保管发送的文件，并按照相关要求做好文件的归档和销毁工作。
办公室收发文管理办法
办公室收发文管理办法一、引言办公室作为一个组织内部重要的运转机构，其收发文管理对于信息的流通和工作效率起着至关重要的作用。
为了保证办公室的工作能够高效有序地进行，制定一套科学合理的收发文管理办法是必不可少的。
二、文档管理1. 文档分类：根据文档的性质、用途和保密等级，将文档分为重要文件、日常公文和临时文件等不同类别。
2. 文档编号：对于每个收发的文档，采取统一的编号格式，包括顺序号、日期、发文单位等要素。
编号的设立有助于查阅和追踪文件的流转情况。
3. 文档归档：对于已处理完毕的文档，按照规定的时间周期进行归档，建立完善的档案管理系统。
归档应包括文档的摘要内容、归档时间和位置等信息，以便后续查询和审计。
4. 文档保密：根据文档的保密级别，采取相应的保密措施。
重要文件应妥善保存，严禁随意外传，确保机密信息的安全。
三、收文管理1. 登记：对于收到的每份公文，办公室应立即进行登记，记录文号、日期、发文单位、收文日期等基本信息。
同时，对于重要文件，应及时将文件的摘要内容录入管理系统，方便后续查询。
2. 分发：根据文件的内容和涉及的部门，将文件分发到相应的责任人手中。
分发时应注意及时性和准确性，确保文件能够及时送达并被正确处理。
3. 督促办理：对于需要办理的文件，办公室应及时跟进，督促相关责任人按时办理。
在办理过程中，办公室可以适时发出提醒通知，确保文件的办理进度和质量。
4. 反馈汇总：对于办理完毕的文件，办公室应及时收集反馈意见和处理结果，并进行汇总整理。
对于重要问题或需要报告的情况，办公室可以撰写报告或简报，并上报相应领导。
四、发文管理1. 起草审核：根据需要发文的内容和目的，由办公室负责起草并进行内部审核。
在起草过程中，要注意语言的准确性和表达的清晰性，避免出现歧义或引起误解。
2. 盖章签发：完成内部审核后，由主管领导进行盖章签发。
签发时应核对文号、日期等信息的准确性，确保发文的合法性和准确性。
3. 分发传阅：对于已发出的文件，办公室应及时将文件分发到相关部门或人员手中，并确保能够收到确认回执。
公文收发管理制度范文
公文收发管理制度范文一、收文管理1. 收文登记收文时，要对文稿进行登记，记录文稿的标题、文号、作者、日期等信息，并生成唯一的收文编号。
同时，要在收文登记簿中进行相应的登记。
2. 分发受文单位根据文稿的内容、性质和权限，将文稿分发给相应的受文单位。
分发时要注明受文单位和分发日期，并填写分发登记簿。
3. 文稿传阅根据需要，将文稿传阅给相关人员，要求相应人员在文稿上签字确认，并在传阅登记簿中进行相应的登记。
4. 督办催办如有需要催办的事项，要及时开展督办工作，并记录催办情况。
二、发文管理1. 文稿起草发文时，要根据具体情况起草相应的文稿，并在文稿中注明发文单位、标题、文号、日期等信息。
起草时要认真核对内容，确保准确无误。
2. 签发审批发文前，要经过相应领导或部门的审批，并在文稿上签字盖章，确认发文内容和机密级别。
3. 发文传达根据发文的性质和目的，选择合适的方式和渠道进行发文的传达，确保信息能够及时准确地传达到受文单位。
三、公文档案管理1. 归档对收发的公文进行分类归档，要按照文件的文号、日期等信息进行归档，确保档案的整齐有序。
2. 保密管理对涉及机密信息的公文要进行严格的保密管理，确保信息安全。
3. 档案查询对需要查询的档案，要提供相应的查询服务，并记录查询情况，确保档案的及时提供。
本制度的制定和执行将有助于提高公文收发管理的效率和规范性，促进工作的顺利进行。
同时，要根据实际情况进行灵活调整和完善。
公文收发管理制度范文（二）《公文收发管理制度》第一章总则第一条为规范公文收发管理，确保公文的及时、准确、高效流转，提高工作效率和服务质量，制定本制度。
第二条本制度适用于企事业单位及各级政府机关等组织机构的公文收发管理工作。
第三条公文收发管理应遵循便民、快捷、规范的原则，严禁违规操作，确保机密公文的安全性。
第四条公文收发管理应依法、依规办理，确保公文流转符合法律法规的要求。
第二章收文管理第五条收文登记一、各部门、单位应设立专人负责公文的登记工作，并确保工作人员掌握了相应的法律法规知识。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
学校办公室收发文管理制度
学校办公室收发文管理制度一、概述学校办公室作为一个高效的工作机构，负责收发文管理工作。
收发文管理制度是为了规范和优化学校办公室的收发文工作流程、提高工作效率和信息交流的准确性而制定的，旨在保证文件的安全、及时和正确地传达。
二、文档分类和编号管理1. 收文管理（1）办公室每天接收到的文档按照发文单位和类型进行分类汇总，并立即进行登记。
（2）每个收文记录需包含以下信息：文号、发文单位、标题、接收日期、签收人等。
（3）收文管理系统需在文档接收后24小时内完成文档分类和编号，并记录到主数据库中。
2. 发文管理（1）所有发文需经过办公室主任或者指定人员审批。
（2）发文前需确保文档内容准确、完整、明确，避免含糊不清的表述。
（3）发文需按照一定的规范进行编号，包括学校名称、文号和日期等信息。
（4）发文管理系统需实时记录发文信息，并生成相应的发文通知、承办单等文件。
三、机要保密管理1. 机密文件的收发（1）机密文件需由办公室主任或指定人员进行收发，并在文档上加盖“机密”字样和密级章。
（2）机密文件的传递需通过特定的人员进行，且抄送必须经过相关领导审批。
（3）机密文件存放应采用专门的文件柜，并对柜子进行定期检查和登记。
2. 机要信息的管理（1）机要信息涉及学校领导的行程安排、重要会议的召开等，仅限内部人员知晓。
（2）机要信息需以口头或书面形式传递，并严格限制范围。
（3）机要信息的记录和存档应采用特定的形式，如密码文件或受限制的网络文件夹。
四、电子文档管理1. 电子文档的保存（1）办公室收到的电子文档需在系统中进行备份和存储，并使用服务器进行集中管理。
（2）所有电子文档需按照文件分类进行归档，命名要清晰明确，以便查找和检索。
（3）电子文档的保管期限应根据相关法律法规规定，定期进行清理和归档。
2. 电子文档的传递（1）电子文档的传递可通过内部邮件系统、网络传输或移动存储设备等实现。
（2）传递时需确保文档的安全性，如加密传输、使用权限控制等。
文件收发管理办法
文件收发管理办法文件收发管理办法一、目的为规范文件处理程序，避免文件管理混乱，特制定本办法。
二、范围1、收进文件，指由外单位发来的文件。
2、外发文件，指由公司发出的文件。
3、内部文件，指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。
三、收文处理程序（一）收文1、收文由办公室负责，应对文件进行检查验收。
2、文件的拆封应严格遵守拆封权限，由办公室或秘书（以下简称“文件负责人员”）开拆，其他人不得开拆。
3、文件收到后应及时按收文登记簿上的要求准确登记。
4、应保持原信封的完好，以备处理时需要。
5、工作文件收到后，第一时间及时通知收件人，按其意见处理。
6、属于秘密文件，按文件密秘等级要求处理，做好保密工作。
（二）拟办文件负责人员在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》上。
（三）批办文件负责人员应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。
（四）承办文件负责人员应根据公司领导批办的要求，应及时将文件交相关部门或人员进行承办。
（五）传阅对非承办的传阅文件，文件负责人员应根据文件的轻重缓急进行。
文件在各部门内部传阅要履行手续，杜绝无序传递，如发生文件遗失、损坏等问题时，公司将追究人员和部门主要负责人的责任。
非人为原因损坏的要及时上报公司办公室补齐（复印件）。
（六）催办对承办文件，文件负责人员应适时询问、检查和督促。
避免承办拖沓、文件积压。
（七）办复对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
（八）借阅1、未归档文件，视文件性质，经本部门、办公室负责人、公司领导批准后，办理借阅或借用手续。
并应填写文件资料借阅单，借阅后应及时归还。
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文件收发管理办法
1 目的
规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。
2 范围
2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。
2.2 外发文件，指由公司发出的文件。
2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。
收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。
3 收文处理程序
3.1 收文
(1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。
(2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。
凡个人信件均交个人处理。
(3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。
(4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。
（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理
（6）按文件密封等级要求，做好保密工作。
3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。
3.3 批办
办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。
3.4 承办
办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。
3.5 传阅
对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。
防止文件积压或遗失。
3.6 催办
对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。
避免承办拖沓、文件积压。
3.7 办复
对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。
3.8 借阅
(1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
或借用手续。
并应填写《借阅文件登记表》，借阅后应及时归还。
(2) 已归档的文件，经本部、室负责任批准后，在档案室办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。
4 发文处理程序
4.1 文件的起草与修改
由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求进行修改。
文件起草完毕后，应签注姓名、年、月、日。
4.2 文件的会审（会签）
涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审，会审人应在稿件上签注姓名、年、月、日。
4.3 文件的审批签发
文件进行会审、会签后，应及时递交给公司领导审批签发。
4.4 文件的打印、发行
文件经拟制会审、审批签发后，由行政秘书打印，拟搞人校对无误，办公室加盖公章后按要求发送。
5 文件的归档
5.1 分类
(1) 上级机关来文、外单位发来的文件。
(2) 公司发出的文件。
(3) 公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况，今后需要参考或执行的文件。
(4) 公司内部文件。
(5) 各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。
(6) 兄弟单位业务往来等有关文件。
5.2 归档
(1) 来文应根据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星期内办结。
若要长期留部、室使用的，经有关负责人批准后，本部、室留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。
(2) 发文打印校对完毕后，应将原版文件及其磁盘进行归档登记。
(3) 文件办理结束后，应及时退办公室归档。
(4) 每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限及归档要求整理归档。
(5) 文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应当场注销，以明确责任者。
发现遗失，应视来文性质报公司领导处理。
(6) 归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。