文件收发管理制度
公司文件的收发管理制度
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
文件收发管理制度
文件收发管理制度一、总则为规范单位文件的收发管理，提高工作效率，加强信息保密工作，保证各项文件的安全性和可追溯性，特制定本制度。
二、文件的种类和定义1. 文件：单位内部或者外部发出、接收的文字资料，包括公文、函件、电报、传真、电子邮件、短信等形式的文件。
2. 文件的种类包括：机密文件、秘密文件、一般文件。
三、文件的收发范围和权限1. 所有单位全体工作人员都有收发文件的权限，但需遵守相关规定和程序。
2. 秘密文件的收发需经过主管领导审批，机密文件的收发需要相关部门领导审批。
3. 文件收发范围包括：内部收发、外部收发，涉及到单位内部工作或与外部单位之间的文件收发。
四、文件的收发程序1. 文件的拟稿：拟稿人根据文件的性质和内容拟定文件的具体内容和格式。
2. 文件的批办：拟稿人将文件提交给主管领导进行批示和签字。
3. 文件的复印：批示和签字后的文件需要复印若干份，分发给相关部门或单位。
4. 文件的走台账：文件的走台账由收发人员登记，包括文件的文号、标题、拟稿人、批办人、接收人等相关信息。
5. 文件的送达：文件的送达可以采用专人送达、邮寄、传真、电子邮件等形式。
6. 文件的收存：接收人将文件妥善收存，分类整理，方便查阅和追溯。
7. 文件的销毁：文件经过一定期限后需要进行销毁，包括纸质文件和电子文件。
五、文件的保密和安全措施1. 机密文件和秘密文件需要按照相关法律法规和单位规定进行保密，严格控制查阅范围。
2. 文件传递过程中需要加强保密措施，防止文件泄漏。
3. 电子文件的存储需要进行加密和定期备份，防止文件丢失或损坏。
4. 严格控制文件的复印和传阅范围，避免文件流失。
六、文件的追溯和归档1. 文件收发台账需要进行归档，方便文件的追溯和查阅。
2. 文件的归档需要按照文件的性质和类别进行分类，建立分类档案。
3. 文件的追溯需要按照文件的文号、标题、拟稿人、批办人等信息进行查询。
七、文件管理的监督和检查1. 主管领导对文件的收发管理进行监督和检查，包括文件的奉达、存档、追溯等工作。
收发文件管理制度（精选20篇）
收发文件管理制度收发文件管理制度（精选20篇）在现在的社会生活中，我们每个人都可能会接触到制度，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。
拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编精心整理的收发文件管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
收发文件管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
文件收发管理制度
文件收发管理制度一、总则为规范和统一文件的收发管理工作，提高工作效率，保障文件传递的准确性和及时性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有文件的收发管理工作。
三、文件的分类1、按文件性质分为内部文件和外部文件。
2、按文件形式分为电子文件和纸质文件。
3、按紧急程度分为一般文件和紧急文件。
四、文件的收发程序1、发文流程（1）拟稿：发文事项由相关单位拟定，按照相关规定进行拟定文件。
（2）审批：拟定完成后，交相关领导审批。
（3）签发：领导审批通过后，进行签发。
（4）发文：签发完成后，按照相关程序进行发文。
2、收文流程（1）接收：接收来自外部的文件，按照发文单位的要求进行登记。
（2）分送：根据文件的内容和性质进行分类，分送至相关部门。
（3）办理：相关部门收到文件后，按照文件内容和要求进行办理。
（4）归档：办理完成后，将文件进行归档保存。
五、文件的保密措施1、涉密文件必须按照相关规定进行保密管理，严格控制查阅权限。
2、负责保密的人员必须签署保密协议，并接受保密培训。
3、外发文件需要密封处理，并进行加密传输。
六、文件的档案管理1、文件的保存期限按照相关规定进行管理，到期后进行销毁处理。
2、纸质文件按照相关规定进行整理存放，电子文件需定期进行备份和归档。
3、文件档案管理必须符合档案管理的相关法律法规。
七、其他规定1、文件的收发应当及时、准确，不能有遗漏或错送。
2、文件收发管理工作要做到规范、规范，不能有疏漏和过失。
3、单位内部应当定期进行文件收发管理工作的检查和总结。
八、附则本制度自发布之日起生效，如有改动或者调整，需经相关部门审批通过后执行。
以上为文件收发管理制度内容，希望各部门严格执行，确保文件的准确传递和管理。
公文收发管理制度（4篇）
公文收发管理制度第一章总则第一条为规范和加强公文的收发管理，提高工作效率，便于信息的传递和沟通，特制订本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有公文收发工作。
第三条公文收发工作要强调效率、规范、安全、保密和原始性原则。
第四条公文收发工作应严格遵守国家和地方政府有关公文处理的法律法规、规章制度以及财政、保密等方面的规定。
第五条具体公文收发工作由相关部门负责，负责人应保持公文收发工作的良好秩序。
第二章公文收发管理的基本要求第六条公文收发工作要求公文规范化、标准化、电子化和网络化。
第七条公文收发工作要求线上线下相结合，以满足各类公文的不同接收和发送需求。
第八条公文收发工作要求反馈及时，保持公文交流的畅通。
第九条公文收发工作要求安全可靠，严格保护公文的安全性和保密性。
第十条公文收发工作要求原件存档，保留备查。
第三章公文的收发流程第十一条公文的收发流程应包括拟稿、审核、签发、分发、登记、传输、归档等环节。
第十二条拟稿环节要求规范书写格式，明确公文的发文机关、标题、正文、附件等要素。
第十三条审核环节要求严格审查公文的内容和格式，确保公文的准确性和公文格式的规范性。
第十四条签发环节要求公文签发人对公文内容进行认真核对和签署，并确保签发人的合法性和公文的真实性。
第十五条分发环节要求公文分发给相关部门或个人，并确保分发对象的准确性。
第十六条登记环节要求对公文进行登记，记录公文的收发时间和发文机关。
第十七条传输环节要求通过合法、安全的传输方式将公文发送给相应的接收单位。
第十八条归档环节要求将公文存档，并按照规定的保管期限进行分类、整理、存放和保密。
第四章公文的收发形式第十九条公文的收发形式可以是纸质形式，也可以是电子形式。
第二十条纸质公文要求规范装订，按照发文机关、编号等要求进行归类存放。
第二十一条电子公文要求按照国家规定的电子文档格式进行存储和传输，并保证电子公文的真实性、完整性和可读性。
第二十二条电子公文的传输要求采取安全加密措施，确保公文传输过程中的安全和保密。
文件收发管理制度
文件收发管理制度一、引言文件收发管理制度是为了规范组织内文件的传递和保存，确保文件的安全和准确性，提高工作效率和信息管理水平而制定的。
二、文件收发管理的基本原则1.准确性：文件必须真实、准确、完整地记录相关信息。
2.时效性：文件应在规定时间内按时收发，确保信息的及时传递。
3.保密性：文件应根据保密级别进行分类，并采取相应的措施确保信息的保密。
4.权限控制：文件的收发应符合相关权限和流程，确保文件流转的合法性和规范性。
5.归档保存：文件应按照规定的时间和方式归档，确保文件的长期保存。
三、文件收发管理的主要流程文件收发管理的主要流程包括文件发起、文件传递、文件查阅和文件归档。
1. 文件发起文件发起是指由文件的发起者提交文件的申请，包括编写文件正文、填写文件属性等。
- 发起者应确保文件的准确性和完整性，避免错误或遗漏。
- 发起者应按照相关权限和流程提交文件的申请，确保文件发起的合法性和规范性。
2. 文件传递文件传递是指文件在组织内的流转过程，包括文件的发送、接收和传递。
- 发送者应根据文件的属性和权限，选择合适的发送方式，确保文件的安全和准确性。
- 接收者应及时接收文件，并进行确认或处理，确保文件的时效性和准确性。
- 文件传递过程中，应严格按照规定的流程和权限进行操作，确保文件流转的合法性和规范性。
3. 文件查阅文件查阅是指对已传递的文件进行查阅、阅读或学习。
- 查阅者应根据需要查询相关文件，并进行阅读或学习。
- 查阅者应将查阅的文件放回原处或按照规定的方式归还，确保文件的完整性和安全性。
4. 文件归档文件归档是指对已处理完毕的文件进行归档保存。
- 文件归档应按照规定的时间和方式进行，确保文件的长期保存和安全性。
- 归档人员应准确记录文件的归档信息，以便随时查阅和管理。
四、文件收发管理的责任和制度1. 文件收发管理的责任•文件发起者负责准确编写文件正文和填写文件属性。
•文件发送者负责选择合适的发送方式和进行文件传递。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
文件收发处理管理制度
文件收发处理管理制度第一章总则为规范文件的收发处理工作，提高文件的传递效率和管理水平，保证文件的安全性和完整性，特制定本管理制度。
第二章文件的种类和等级1. 文件的种类包括公文、会议文件、函电、报表等。
2. 文件的等级分为一般文件和重要文件。
第三章文件的收发管理流程1. 文件的收发登记1.1 收文登记1.1.1 收到文件后，应当及时进行登记，并按照文件的正本、副本、通知等分类保存。
1.1.2 登记内容包括收文日期、发文单位、文件标题、文件号等。
1.2 发文登记1.2.1 发出文件前，应当在登记簿中记录发文的相关信息。
1.2.2 发文登记内容包括发文日期、收文单位、文件标题、文件号等。
2. 文件的分发2.1 收到文件后，应根据文件的性质和重要程度进行分类处理，并及时转交相关部门或单位。
2.2 发出文件时，应当明确收文单位并在发文登记簿上记录。
3. 文件的交接3.1 文件的接收人应及时签收，确认文件的安全送达。
3.2 文件的移交时，应当明确移交人和接收人，并在移交单上签字确认。
4. 文件的保存管理4.1 文件应按照规定的期限和要求进行保存，并建立档案管理制度。
4.2 文件应分类存放，建立文件目录，方便查阅和管理。
第四章文件的保密管理1. 对于涉密文件，应当按照相关规定进行管理，并设立保密级别。
2. 受限制的文件应当在收发过程中进行保密处理，并确保相关人员知悉保密要求。
3. 对于重要文件的处理，应当加强保密措施，确保文件的安全性和完整性。
第五章文件的流转控制1. 文件的流转必须有正式的文号，并在文件上标明流转的路径和时间。
2. 对于重要文件的流转，应当经过相关领导审批，并在文件上加盖公章或签字确认。
第六章文件的处理方式1. 对于涉及高度机密的文件，应当采取线下传递方式，并设立密码保护。
2. 对于一般文件的处理，可以采用电子邮件或传真等方式进行传递，但要确保文件的安全性。
第七章文件的处理纪律1. 所有工作人员在处理文件时必须妥善保管，不得私自泄露或篡改文件内容。
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文件收发管理规定
1、目的
为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，使公司文件资料的收发管理工作更加规范化、制度化，提高工作效率，并明确职责；结合公司实际情况，制定本管理规范。
2、适用范围
公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。
3、职责
公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司行政人事部档案室归档保管，具体操作根据《档案管理规定》标准执行；
4、发文管理规定及流程
4.1发文规定
4.1.1公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，分管部门领导审核，总经理签发；
4.1.2所发文件必须由发文部门留存书面底稿、电子文本以作存档，并由部门专人建立文件收发登记台帐；
4.1.3所发文件必须履行文件呈批手续且要有相关拟稿人、审核人、签发人的签字方可发出，需加盖公章的文件另加填盖章申请单；由总经理签字后，财务部执行盖章；
4.1.4所有发文文件必须定期统一归档到公司档案室保管存档。
附表1：《发文流程图》
4.2发文字号编排
4.2.1以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
●公司简称的大写英文缩写（XDCJ）+发布年号（四位数）+顺序号（三位数）；
●以公司名义发文，统一由行政部负责拟文及编号，经相关部门领导审核，总经理批准后
发出；
4.2.2以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：
4.3文件分类
4.3.1制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度；
4.3.2决定：对重大事项做出的决定按排；
4.3.3通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项；
4.3.4通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况；
4.3.5通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；
4.3.6报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问；
4.3.7请示：向上级部门请求请示、批准；
4.3.8批复：答复相关部门（单位）的请示；
4.3.9意见：对相关问题提出意见或处理办法；
4.3.10函：相关部门（单位）之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门（单位）的请求批准和审批事项；
4.3.11会议纪要：记载和传达会议情况。
4.4发文格式
4.4.1以公司名义、部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下：公司全称（宋体二号字，加粗，居中）
文号（宋体小三号字，居中）
标题（宋体三号字，加粗，居中）
称谓：（宋体小三号字，左对齐）
正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排版）
******（正文）******
结语（根据文件类别运用不同的结束语）
落款（公司全称，宋体四号字，右对齐）日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处）
（空格）
主题词：（宋体四号字，左对齐）
主送：
抄送：
公司全称+发文部门 ****年**月**日印发
共印**份
说明：
1、以上格式适用于第4.3文件分类的第1—5点；
2、属第4.3.1的去除格式中的称谓，主题词以下的内容；
3、文件中如不需涉及主送及抄送对象的可去除二项内容；
4、以上文件形成均需执行文件呈批手续方可发出；
5、附表2：《文件呈批表》
4.4.2以部门名义加盖公章发文：统一使用A4纸，适用范围及格式如下：
公司全称（宋体二号字，加粗，居中）
文号（宋体小三号字，居中）
主送\呈报：（收文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）
拟文：（拟文人\部门\单位；宋体四号字，左对齐）日期：****年**月**日
主题：（事由\内容；宋体四号字，左对齐）
称谓：（宋体小三号字，左对齐）
正文（宋体四号字，开头空格四格后按正常排班）
******（正文）******
结语（根据文件类别运用不同的结束语）
落款（行文部门，宋体四号字，右对齐）
日期（中文数字年月日，宋体四号字，位于落款下方中位处）
（空格）
主题词：（宋体四号字，左对齐）
抄送\抄报：
公司全称+发文部门 ****年**月**日印发
共印**份
说明：
1、以上格式适用于第4.3文件分类的第6—10点；
2、文件中如不需涉及抄送\抄报对象的可去除此项内容；
3、以上文件形成如对外发文均需执行文件呈批手续方可发出；
4、如需加盖公章文件，落款处需加公司名称；
4.4.3会议纪要格式：
****会议纪要（宋体二号字，加粗，居中）会议时间：
会议地点：
会议主题：
会议主持：
出席人员：
缺席人员：
会议记录：
【内容记录】：
一、会议议题
****
二、会议发言（讨论）
****
三、会议决议
****
会议结束
记录整理：*** 签发：
与会签名：
5、收文管理规定
文件的接收，应依如下原则接收：
5.1检查文件的文本及附件是否完整，做好签收登记；
5.2文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；
5.3登记接收文件时应注意记录清楚来文单位，接收时间，主送部门等；
5.4文件接收后应及时送达相关人员传阅或办理；
5.5将最后处理过的文件分类、整理、及时归档保管。
附表3：《文件收发登记表》
6、附则：
本规定由行政人事部负责拟订及相关解析，总经理审核批准后发布。
附表1：《发文流程图》
附表2：《文件呈批表》
中山市新地创建房地产开发有限公司
文件呈批表
呈批经办：存档部门：附后：文件正文
附表3：《文件收发登记表》。