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文秘作业时间管理规定
文秘作业时间管理规定一、背景与目的为了提高文秘工作的效率和质量，规范文秘工作的时间管理，确保任务能够按时完成，特制定本规定。
二、适用范围本规定适用于所有从事文秘工作的人员。
三、时间管理原则1.合理安排工作时间：根据工作任务的紧急程度和重要程度，合理安排每日、每周和每月的工作时间表。
2.制定优先级：根据任务的紧急程度和重要程度，将任务按优先级排序，确保首要任务能够得到及时处理。
3.合理安排休息时间：避免过度劳累，每天合理安排休息时间，确保保持良好的工作状态和高效率。
4.避免工作紧张和拖延：合理规划好工作进度，避免工作紧张或拖延，提前预估工作时间，确保任务按时完成。
四、具体规定1.上班时间：–工作日上午：8:30 - 12:00–工作日下午：13:30 - 17:302.下班时间：–根据具体工作任务的完成情况合理安排下班时间。
3.加班管理：–加班需要提前向直接上级申请，并得到批准方可进行。
–加班时间不得超过每日工作时间的1小时，并在一周内不得累计超过3次。
4.会议安排：–会议需要提前安排，并将会议时间告知相关参会人员。
–参会人员应提前准备会议所需材料，确保会议顺利进行。
5.任务分配：–上级根据工作需要将任务分配给下级，同时明确任务的完成时间和工作要求。
6.报告和文件处理：–对于需要编写报告或处理文件的任务，应提前规划好具体的工作时间，确保按时完成，并与相关人员进行及时沟通。
7.个人时间管理：–每日上班后，应根据每天的工作任务制定具体的工作计划。
–合理安排工作中的休息时间，每天至少休息15分钟，避免疲劳造成工作效率下降。
–掌握时间管理技巧，合理分配时间，提高工作效率。
五、违规处理对于违反本规定的情况，将依据公司相关规定进行相应处理，包括但不限于批评教育、警告甚至解雇。
六、附则1.本规定自发布之日起生效，并适用于全公司。
2.对本规定的任何修改或补充，需经公司相关部门审批和公告。
以上是关于文秘作业时间管理的规定，希望各位员工能够严格遵守，共同提高工作效率和质量。
文秘工作中的时间管理技巧有哪些
文秘工作中的时间管理技巧有哪些在当今快节奏的工作环境中，文秘工作面临着诸多挑战，其中有效的时间管理是提高工作效率和质量的关键。
作为文秘人员，需要处理各种各样的任务和事务，如果不能合理安排时间，很容易陷入混乱和压力之中。
那么，在文秘工作中，有哪些实用的时间管理技巧呢？首先，制定清晰的工作计划是至关重要的。
每天开始工作前，花上十几分钟梳理当天的工作任务，按照重要性和紧急程度进行分类排序。
将最重要、最紧急的任务放在首位，优先处理。
这样可以确保关键任务得到及时完成，避免因拖延而造成不良后果。
在制定工作计划时，要充分考虑任务的难易程度和所需时间。
对于复杂且耗时较长的任务，可以将其分解成若干个小步骤，为每个步骤设定合理的时间节点。
这样不仅有助于降低任务的难度，还能让我们更清晰地了解工作进度，增强对时间的掌控感。
其次，学会合理分配时间也是一项重要的技巧。
了解自己的工作效率高峰期和低谷期，将需要高度专注和精力集中的重要任务安排在高峰期完成，而在低谷期则可以处理一些相对简单、重复性的工作。
例如，早上通常是大多数人的思维最清晰、精力最充沛的时候，可以把撰写重要文件、整理重要资料等工作安排在这个时间段。
而下午可能会感到些许疲惫，此时可以处理一些邮件回复、文件归档等较为轻松的任务。
另外，要善于利用碎片化时间。
文秘工作中常常会有一些零碎的等待时间，比如等待会议开始、等待领导审批文件等。
这些碎片化时间如果能够充分利用起来，也能完成不少工作。
比如，可以在等待的过程中查看一些简短的工作信息，回复一些简单的即时通讯，或者构思一下接下来的工作内容。
随身携带一个小笔记本，随时记录下脑海中闪过的灵感和想法，以免遗忘。
再者，设置时间限制能够有效提高工作效率。
为每个任务设定一个合理的时间限制，有助于避免拖延和时间的浪费。
当我们知道自己只有有限的时间来完成任务时，会更加集中注意力，提高工作的紧迫感。
例如，规定自己在一个小时内完成一份报告的初稿，或者在三十分钟内整理好一份会议纪要。
秘书工作人员做好时间管理的9条建议
秘书工作人员做好时间管理的9条建议秘书是企业领导与外部世界之间的桥梁，他们的工作可以帮助管理层更加高效、精准地完成工作任务，提升企业的整体竞争力。
而随着时代的发展，秘书的角色也在不断地演变，他们不仅需要具备一定的基础知识和技能，还要有优秀的时间管理能力。
下面就是秘书工作人员做好时间管理的9条建议。
1. 制定合理的工作计划合理的工作计划可以帮助秘书更好地规划自己的时间，因此，秘书需要学会如何设置优先级和明确时间表，同时还需要注意任务之间的连贯性，以避免由于过多的耗时任务导致时间延误。
2. 应对工作中的突发事件突发事件往往会打乱秘书原有的工作计划，因此，秘书需要时刻保持冷静，并主动承担起解决问题的责任，在快速地应对问题的同时，也要避免影响原有的任务进度。
3. 学会拒绝无关的工作秘书通常会因为工作任务繁重而感到压力，因此，他们需要学会拒绝那些与本职工作无关的请求，避免过多的开会和任务干扰工作进度，不仅可以提高秘书的效率，还可以避免工作流程的混乱。
4. 细致准备会议材料会议是秘书经常参与的一种工作，因此，他们需要提前准备好相关材料，以便于会议的开展。
此外，秘书还需要学会如何记录会议内容，以便于以后参考，同时也可以避免会议内容的遗漏。
5. 保持清晰的沟通秘书在工作中需要与许多人交流，因此，他们需要保持良好的沟通技巧，以便于及时准确地传达信息。
此外，为了避免误解，秘书还需要认真听取对方的意见和建议，以确保工作任务得以顺利完成。
6. 学会如何委派任务秘书在处理工作时通常会有一些与自己无关的事项需要处理，这时候，他们可以委派一部分任务给团队的其他成员，以节省时间和精力，提高工作效率。
7. 学会自我管理自我管理是秘书工作中不可缺少的技能之一，只有具备自我管理能力的秘书才能在繁忙的工作中保持冷静和高效。
例如，秘书可以利用日程表和提醒工具来帮助自己规划工作，避免遗忘重要事项。
8. 学会多任务处理秘书工作通常需要同时处理多项工作，因此，他们需要学会多任务处理的方法，例如，使用电子邮件和在线日历系统来跟踪进度和管理工作流程。
秘书工作的重点：时间管理技巧分享
秘书工作的重点：时间管理技巧分享2023年，随着科技的不断发展，很多工作都已经实现了自动化，但是秘书工作仍然需要人类的智慧和技能。
秘书作为公司或组织中高效率运转的重要支持力量，需要具备优秀的时间管理技巧，全面提高办公效率，优化工作质量。
本文将为大家分享秘书工作中的时间管理技巧。
1.建立清晰的工作计划时间管理的第一步是建立清晰的工作计划，将工作列出清单，根据优先级合理安排时间。
要注意区分紧急性和重要性，优先处理重要且紧急的事项。
例如，有些会议时间不可调整，需要被列为紧急性优先级较高的任务。
在制定工作计划的过程中，秘书应以实际工作量为基础，结合目标和要求来确定计划的内容和实验。
同时，在制定计划的时候，应该考虑到工作中可能遇到的突发情况，尽量安排疏松的时间。
2.合理利用办公软件办公软件是秘书开展工作不可或缺的工具，它拥有诸如日历、提醒等实用的功能，可以帮助秘书有效管理时间。
例如，利用Outlook 等专业工具，可以将日程安排细化到每个小时，并及时提醒自己。
然而，软件不是万能的，秘书需要灵活运用，根据自己的实际情况适当调整，更好地管理时间。
3.学会“说不”和分身秘书作为高层领导的“右臂”，在日常工作中必须处理大量的任务和通讯。
但并不是所有这些工作都是自己必须亲自处理的，有时候秘书可以适当地“说不”来释放自己的时间。
同时，一些可以委派出去的任务也可以通过分身实现。
如在重要的会议上，秘书可以委派一名助手协助维持秩序，自己在场外提前安排好会议的流程。
4.保持良好的沟通和协调能力秘书作为公司或组织中联系各部门的纽带，需要及时了解公司最新进展和相关安排，同时保持良好的与上、下级的沟通和协调能力，处理各种商务来往和信息的流转。
在日常工作中，秘书应该强化沟通技巧，切实提高处理疑难问题能力和有效利用时间的能力。
5.善于与业务人员和供应商反应速度婚礼策划，展会布展，高层宴请等仪式和活动往往牵涉到大量从协作单位和供应商的配合。
谈秘书工作的时间管理艺术
谈秘书工作的时间管理艺术【摘要】秘书工作不论在党政机关还是在事业单位等在各级单位中都占有举足轻重的地位，而秘书工作又是一项具有综合性的工作，时间管理对秘书人员而言就显得十分重要。
对秘书的时间管理原则及方法的具体应用进行研究，对秘书工作的时间管理方式进行了深入详细地分析与研究，并结合具体的秘书工作的具体案例进行探讨。
论文的主体内容分为四个部分：第一部分主要是介绍秘书、时间管理等相关概念及其理论基础。
第二部分主要谈秘书的时间管理原则。
包括目标原则、计划原则、有序原则、效率原则，并认为几种经典的时间管理原则应巧妙组合使用，以使时间得以充分有效利用。
第三部分主要论述秘书的时间管理方法，包括时间计划表控制法、ABC时间管理法。
综合运用时间管理方法，以提高时间利用率。
第四部分主要探讨在秘书具体工作中适用的时间管理原则及方法。
最后指出，时间管理是一门艺术，秘书工作人员应充分发挥自己的想象力、创造力，遵循基本的时间管理原则、时间管理方法，创造出更多符合自身工作实际需求的时间管理方法，提高工作效率，成为新时代的高素质人才。
【关键词】秘书工作时间管理艺术On the Art of Secretary’s Time Managemen t【Abstract】 Secretarial work at all levels of party and government organs, enterprises and institutions occupies a very important position. Also it is a comprehensive work and time management is particularly important for the Secretary. In this paper, we focus the secretary of time management as the research object, and make a in-depth and detailed analysis and research on it. By combining with the concrete practice cases to discuss the secretarial work. The main thesis is divided into four parts: the first part is mainly defined secretary, time management, and other related concepts and theoretical foundation. The second part is mainly about the principles of secretary’s time management, which is including target principles, planning principles, orderly principle, efficient principle. We believe that the time management principles should compose and transform skillfully in order to make the time to play the greatest benefits. The third part discusses the methods of secretary’s time management, including the method of time schedule controlling, the method of ABC time management. The fourth part discusses how to use the principles of secretary’s time management and the methods of secretary’s time management in secretarial work. Paper concludes that time management is an art, secretarial staff should give full play to their imagination and creativity, and follow the basic principles of time management to create more ways for their own needs to time management.【Key Words】Secretarial work Time management Art目录引言 1一、相关概念的界定 1（一）秘书 11. 秘书的定义 12. 秘书的地位和作用 23. 秘书的职责 2（二）时间管理 21. 时间管理的释义 22. 时间管理的意义 3二、秘书时间管理原则 3（一）目标原则 31. 制定目标以合理使用时间 3 （二）计划原则 5（三）有序原则 5三、秘书时间管理方法 6（一）时间计划表控制法 6 （二）ABC时间管理法 61. ABC时间管理法的基本原理 62. ABC时间管理法的使用 7四、秘书工作中的时间管理技巧 8 （一）合理安排工作 8（二）巧妙利用时间管理小技巧 81. 工作秩序条理化 82. 合并同类任务 93. 善用碎片时间 9（三）注重时间管理的反思与评估 9结论 9参考文献 10附录 10致谢 10引言一个人的时间是有限，也是弥足珍贵的，我国古代就有“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”这样的名言佳句，不断提醒人们要重视时间的价值，而时间的价值也折射出了时间管理的意义所在。
秘书学中的时间管理与工作效率提升
秘书学中的时间管理与工作效率提升在秘书学中，时间管理是一项重要的技能，它对提高工作效率起着至关重要的作用。
一个合格的秘书需要能够合理规划时间、提高工作效率，以应对日常繁忙的工作任务。
本文将探讨秘书学中的时间管理技巧和方法，以及如何提升工作效率。
一、设置优先级在进行时间管理时，首先要根据工作的紧急程度和重要性来设置优先级。
将工作任务分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要和既不紧急也不重要四个等级。
然后按照优先级依次处理，确保能够先完成紧急且重要的任务，提高工作的效率和质量。
二、制定详细计划接下来，制定一份详细的工作计划是必不可少的。
计划的内容应包括每日、每周、每月的工作安排。
在编制计划时，要注意合理安排时间，合理分配各项工作任务，并留出一定的弹性时间以应对突发事件。
三、避免时间浪费时间充裕，并不意味着可以随意浪费。
秘书应该意识到时间的宝贵性，并要能够避免时间的浪费。
例如，要合理安排会议的时间和长度，避免无效的会议或重复的会议；要减少过多的社交活动或琐碎的任务，以免分散注意力。
四、掌握时间规律了解和掌握时间规律对时间管理至关重要。
通过观察和总结，可以发现在一天中的某个特定时间段自己的工作效率会更高。
例如，有的人可能在早晨更加精神，而有的人可能在下午更加有效率。
了解自己的时间规律，并在高效的时间段集中精力处理重要的工作，能够大大提高工作效率。
五、养成良好的习惯良好的习惯对于提高工作效率也起着重要的作用。
例如，及时回复邮件和信息，养成做事一次性完成的习惯，避免做事拖拉；保持工作环境的整洁和有序，避免浪费时间寻找文件等。
通过养成这些良好的习惯，能够培养高效的工作方式，提高工作效率。
六、利用科技手段在现代社会，科技手段为时间管理提供了更多的便利。
例如，可以利用电子日历来提醒自己每天的工作安排，使用专业的办公软件来管理文件和邮件，利用手机或平板电脑随时查阅信息等。
合理利用科技手段，能够更加高效地管理时间和工作任务。
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些在当今快节奏的工作环境中，秘书的工作往往繁琐且多样化，需要同时处理多个任务和应对各种突发情况。
有效的时间管理对于秘书来说至关重要，它不仅能够提高工作效率，还能减轻工作压力，提升工作质量。
那么，秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些呢？首先，制定清晰的工作计划是关键。
每天开始工作前，秘书应该花一定的时间梳理当天的工作任务，按照重要性和紧急程度进行排序。
可以将任务分为四类：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。
对于重要且紧急的任务，如即将召开的重要会议的筹备工作，要优先处理；对于重要但不紧急的任务，如撰写季度工作总结，可以安排在较为整块的时间里进行；而对于紧急但不重要的任务，如临时的文件传递，可以在处理重要任务的间隙快速完成；对于不重要也不紧急的任务，则可以适当推迟或委托他人处理。
合理安排工作时间也是必不可少的。
了解自己的工作效率高峰期和低谷期，将重要且复杂的任务安排在效率高峰期完成。
例如，有些人在上午头脑清醒、精力充沛，那么就可以把需要深度思考和分析的工作放在这个时间段。
同时，要注意适当休息，避免长时间连续工作导致疲劳和效率下降。
可以采用番茄工作法，每工作 25 分钟休息 5 分钟，以保持良好的工作状态。
学会拒绝和委托也是秘书时间管理的重要一环。
在工作中，可能会面临各种额外的任务和请求，如果这些任务不属于自己的职责范围或者会影响到自己的主要工作进度，要学会委婉地拒绝。
同时，对于一些简单重复的工作，如文件的初步整理，可以委托给其他同事或者实习生来完成，从而节省自己的时间和精力。
善于利用工具和技术能够大大提高时间管理的效率。
例如，使用电子日历和提醒软件来记录工作安排和重要事项，设置提醒功能，避免遗忘。
还可以利用任务管理软件，将工作任务分解成具体的步骤，并跟踪进度。
另外，电子邮件的分类和筛选功能也能帮助秘书快速处理邮件，优先回复重要邮件，对于不重要的邮件可以集中在一个时间段处理。
论秘书的时间管理艺术
论秘书的时间管理艺术
合格 的秘书人 员懂得如何管理 自 己的时间 ，用有限的时间进行高效率的 工作 ，只有科学利用时间，才能有效提 高工作效率，否则将会导致时间白白流 逝 ，拖延工作进程。秘书对于时间管理 能力的高低 ， 在很大程度上影响着工作 效率的高低。如何更好地掌握一定的时 间管理能力 ，了解时间管理的本质 ，争 取提高工作质量 ，是每个秘书人员需要 深入思考和积极研究的。
、
时 间难 题 。 （ 四 ）分清轻重，适 当调节。工作 要分清轻重缓急，要根据工作的重要程 度对时 间作 出适当的调节 ，这里所说的
一Hale Waihona Puke 相应的、详细的计划 ，这是节约时间的 前提。当然 ，一味地节 约时间，盲 目加 快工作的进度并不是最优的时间管理办 法，如果在工作之前能够花几分钟整理 调节 ，并不是简单地将重要的事情安排 工作的思路 ，会给工作的顺利进行提供 在前面解决，要结合 自己的 “ 生物钟” ， 帮助 。与之相似的，每月月末制定下月 把重要的工作安排在 自己精力最旺盛 ， 计划 ，每季度末制定下季度的计划都是 思维最清晰的时间段 ，抓住关键性的工 良好的管理方法。同时要注意计划的实 际用时 ，及时作出反馈和思考 ，不断改 作，提高工作的质量和效率 。 进 自己的计划，完善 自己的工作。 二 、秘 书 时 间管理 的缺 陷及 原 （ 二 ）工 作 分 类 法。针 对 前 文 提 到 秘书 时间的科学管理原则 因分 析 的工作的轻重缓急问题 ，可以将工作分 （ 一 ）时间就是 生命 。对于秘书来 （ 一 ）没有 明确的工作 目标。在实 为重要 、次要和一般三种情况，合理调 说 ，最宝贵的就是时间 ，如果能够管理 际工作中，秘书时常会有临时性的工作 节时间计划 ，并在实际的工作中记录实 好时间 ，就是对 自己的生命 负责。要想 需要及时处理 ，如果不能有效地工作， 际的用时 ，不断调整 自己的时 间方案 ， 以便为以后的工作提供更好的经验。同 较好地把握时间管理 ，要做好理论和实 这些临时 的事务就会 打乱 自己的计划， 践两方面的准备 ：首先是理论方面 ，要 使得秘书觉得一整天忙得团团转 ，却不 时 ，要将每天的日常工作与临时性的事 明确实现的 目标和价值 ，在工作中时常 知道 自己究竟干了些什么 ，最终导致了 务分开 ，根据 自己以往的经验 ，固定住 调整工作方向 ，用理论指导实践。将任 重要的工作却没有时间解决 ，影响了整 日常工作的时间安排 ，合理安排临时性 事务的时间，并注意观察临时性事务 出 务分为近期 目标和长远 目标两方面 ，近 个工作的进程 。 现的规律 ，将时常出现的或有规律出现 期 目标要服从于长期管理。在实践中， （ 二 ）工作计划不详细。某些秘书 并不是简单地节约时间 ，时间的利用要 时常抱怨工作太杂太乱 ，导致 自己忙得 的事务进行批量处理 ，提高时间安排的 科 学性 。 根据工作的价值来分配。要敢于打破传 晕头转向 ，本身压力很大 ，工作效率也 （ 三 ）交错安排 法。秘书的工作时 统的时 间观念 ，创新思维和潜意识 ，充 很 差。其 实不然 ，并不是 工作太 多太 常单调乏味，如果再硬性逼迫 自己总是 分利用闲暇时间。 杂 ，这是因为有些秘书没有较强的计划 做一种工作，就不可避免地 出现工作效 （ 二 ）节约 时 间，减 少浪 费。节 约 性 ，对于 工作疲于应付 ，有工作就做 ， 时间能给时间的管理带来充分 的空间 ， 再来工作再做 ，没有良好 的计划 ，导致 率下 降的现象。为 了更加高效的工作， 秘书应当把 自己一天的工作进行合理的 其中最重要的是改变以往的思维方式和 实际工作手忙脚乱 ，效率和质量都大大 交错 ，同时为突发的事务预 留时间，在 行动习惯 ，减少无意义的思考。严格限 降低 。 日常工作中穿插临时工作 ，不但能保证 制 自己的思维 ，尽量压缩思考 的时 间， （ 三） 延期工作 ，恶性循环。现代 整个计划的顺利进行，还能有效降低大 反而能使 自己精神更加集中，有利于问 高速发展的社会要求秘书的工作要更快 脑某一兴奋区的活动 ，同时刺激其他兴 题的解决。与此同时 ，秘书应当改正 自 更好 ，更注重效率 ，一杯茶 、一张报纸 奋区的运作，更好地提高工作效率。 己的不 良习惯 以求达到节 约时间的 目 都有可能耽误一天的工作进程 ，更不要 合格的秘 书可以 为工 作带来很 大 的 ，如 习惯用一种方法解决不同的事 ， 说有些秘书喜欢拖延工作 ，本身任务就 的帮助 ，在实际的工作中，秘书还有许 不能科学地运用黄金时间等。 重，有些秘书还喜欢将工作一味的往后 多工作的小窍门，如言简意赅 ，提高说 （ 三 ）合理安排 ，有序 工作。合理 拖延 ，觉得 自己能及时解决，其结果导 话的效率，精炼的语言不但能培养 自己 的工作计划可以有效地管理时间，工作 致新 旧工作交织 ，实际工作起来丢三落 的口才 ，还能为交流节省时间，又比如 要安排得有序，所谓有序就是要根据工 四 ，毫无效率可言。 每天下班花几分钟整理资料 ，为明天的 作的重要程度区分工作的先后 ，不忙于 秘 书科 学的时间管理方法 工作打好基础。细节决定成败，要想做 应付 。合理的工作计划应着眼于将来而 好秘书的工作 ，就应 当更加努力地学 习 不是注重眼下 ，要注意机会的把握而不 （ 一 ）目标管理 法。明确 的目标是 和探索，在实践 中完善 自己的工作 ，为 是困难的解决 ，时间的分配要不受空间 良好时间管理的前提 ，如果缺乏明确的 集体多作贡献。 和环境等因素的影响，不仅要追求工作 目标 ，工作就会失去方向。合格的秘书 的顺利和稳 当，还要争取创造性地解决 应具备 良好的把握 目标的能力，并作出 （ 作者 单位 ：丽水学院）
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最新整理 秘书工作的时间管理艺术
秘书工作的时间管理艺术
秘书作为领导的参谋和助手，如何在有限的时间中发挥出高效率的功能，是每个
秘书工作人员都应该努力思考的问题。笔者试图从时间管理的角度来 秘书工作
中时间管理的艺术。
一、何为时间管理
时间对于每个人来说都是尤为宝贵的财富，它对每个人都公平的，同时也是
无情的。因此，如何在相同的时间下，能够比别人创造出更高的效率，对于为领
导工作的秘书人员来说显得尤其重要。了解时间管理的概念，培养时间管理的意
识，这样有助于秘书在有限的工作时间内，提高自身的效率，更好地为领导、领
导工作以及机关工作服务。那么，什么是时间管理呢？彭祥松先生在其著作《时
间管理的诀窍——时间管理工程学》中提到：“时间管理就是指在同样的时间消
耗情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制工作。是由于每个
人在社会生产中所处的地位不同而赋予自己的一种内向管理素质”。从这个解释
中，我们可以得到这样几点信息，一是时间管理的目的是为了提高时间的利用率
和有效性的，其次它是一种内向的管理素质。正确理解与把握时间管理的概念，
有助于秘书人员正确的运用适合自身的时间管理方法，从而达到提高时间利用率
和有效性，进而提高自身的工作效率。
二、时间管理的方法
秘书作为领导的参谋与助手，在领导工作的方方面面都能看见秘书辅助工作
的身影，对于领导工作而言，如何在既定的时间中，更快更好更高效地完成工作，
这不仅仅是需要领导来思考，更多的情况下，是需要秘书人员来专研与思考的。
领导工作的内容庞杂且繁多，事必躬亲显得不大可能，更多的时候，是需要秘书
来提供辅助工作的。那么掌握一种适合自身性格特征与职务特点的时间管理方法，
对于秘书人员来说就显得十分有意义。笔者将在本文中，介绍几种常见的时间管
理方法，秘书人员可根据自身的实际情况来进行选择，结合自身工作的特点加以
实施，从而到达预期的成效。
（一）阿尔卑斯山时间规划法。阿尔卑斯山时间规划法又叫“每日计划表”，
其重要的原则就是书面表达，将每日的计划以书面的方式记录下来，然后根据个
人的主客观因素，来规划自己一天的工作，这样的好处在于可以帮助秘书人员了
解任务所需要的时间和干扰时间所消耗的时间，这样可以预留一定的机动时间来
处理临时性工作，从而提高时间的利用效率。
（二）艾森豪威尔原理。这个原理又叫做“十字法则”或者是“四象限法则”，
这个法则将工作分为五大类：A：必须 做的事情；B：应该做的事情；
C：量力而为的事情；D：可以委托别人去做的事情；E：应该删除的工作。而每
天，将要做的事情写在纸上，按以上五类归类：A：需要做；B：表示应该做；C：
表示做了也不会错；D：可以授权别人去做；E：可以省略不做的工作。根据这样
的工作分类，将自己每天的工作进行适当的分类，按照工作的重要程度来将一天
的工作进行有效分类安排，从而达到提高工作效率的目的。
（三）NLP时间生命管理法。NLP思考逻辑模型由上而下分别是环境、行为、
能力、信念和价值，这个模型能够帮助秘书人员学会平衡各方面的事情，而NLP
管理法不仅仅是教人学会如何平衡各方面的事物，它更重要的是教会人们学习
xx重要的事，从而可以帮助人们判断如何在众多的事物中判断出重要且紧要的
事情、重要却不紧要的事情等，由于二者的紧要程度不一样，因此所需要花费的
时间就会不同。学习与掌握NLP管理法，判断每件待办事务的重要程度，从而可
以合理地判断出完成时间，做好先后顺序的合理安排，从而达到提高效率的目的。
（四）帕累托法则与ABC时间管理法。19世纪末20世纪初，意大利经济学
家帕累托偶然注意到19世纪因果人的财富和收益模式。在调查取样中，他发现
大部分的财富流入了少数人手中，同时，他还发现，一个族群占总人口数的百分
比和他们所享有的总收入之间有着一种微妙的关系。在经过大量的研究之后，他
指出，在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多
数，因此，只要能控制住具有重要性的少数因子既能控制全局。这就是迄今为管
理学界所熟知的“二八法则”，同时也成为“帕累托法则”。这样的一个理论，
同时也使用在时间管理领域，而ABC时间管理法其基本原理就是根据“二八法则”
将工作分为A、B、C三个不同的等级，其划分依据是它们对达到职业目标和个人
目标的重要程度，根据抓住工作的80%的价值，集中在工作的20%的组成部分这
一基本原理，运用“关键的事情占少数，次要的事情占多数”这一规律，达到时
间管理的目的。其具体模式是：
根据上面的模式表格，秘书人员可根据自身的实际工作状况来确定每种类型
的工作内容，制定一张符合自身个人特点和工作实际的工作计划安排表。
（五）三维综合分类法。杨树森先生在总结了其他几种时间管理方法的基础
之上，提出了一种比较容易操作的时间安排，他将其称之为“三维综合分类法”，
其引进了ABC分类法中的紧急程度、重要程度两个标准，加上了我们认为十分重
要的“所需时间”标准，于是可以得出A、B、C、D四个标准，得出如下表所示：
然后根据每件事的紧急程度，重要程度和所需时间三个方面的特征，对所有
的情况作出排列组合，然后确定优先次序。
三、时间管理方法的运用
如何选择一个合适的时间管理方法，对于为领导工作的秘书人员来说显得十
分重要，因为这关系到秘书如何在有限的时间内发挥出最大的效率，当然除去各
种客观因素，还有各种各样的主观因素。
当然，从上文所介绍的几种方法中，不难看出他们之间是有相同因素的，比
如都要求秘书人员能够制定一张工作计划表或是工作计划安排，再比如说它们都
要求秘书人员能够从自己所做的工作中区分出工作的重要程度和紧急程度。这就
要求秘书人员养成良好的工作习惯，使用各种记录设备，记录自己当天所需要完
成的工作，当然，这些工作都应该在每天工作开始之前进行。如何更高效地运用
有限的时间，秘书人员首先得从提高自身的时间观念做起。每一个秘书人员，由
于个性、性格等主观因素，每个人完成工作的过程与表现都不一样，但是最初也
是最重要的出发点就是分清主次。
如何分清主次，如何处理临时发生的事务，并不是都能在一张工作计划表中
能够得到体现的，我们只能现将每天已经既定的事务先给它进行优先划分，列在
一张工作计划表上，在没有临时事务发生的时候，我们可以根据自己选择的时间
管理方法，将既定的待办事务进行主次划分，依次进行。当然，笔者认为，应该
留下相应的机动时间，这样可以用来处理临时性事务。无论是哪一种时间管理方
法，我认为都应该留下相应的机动时间，毕竟，在面对庞杂的办公室事务的时候，
不是所有的事情都是既定的。秘书人员可能会面临突发的事情；可能会接待没有
提前告知来访的访客等等。当这些事务临时发生了之后，秘书人员要如何来做到
按照自己的已经制定的工作安排表来按部就班的进行。显然，这是不成立的。那
么，就应该在每项事务完成的基础上，留下相应的机动时间来完成其他临时事务。
因此，就笔者个人而言，提倡将阿尔卑斯时间规划法同三维综合分类法两者结合
使用，对于提高时间利用率以及工作效率更有效果。
时间对于每个人都是公平的，也是无情的，身为领导参谋与助手的秘书人员
更要认识到时间管理对于自身工作的意义，每一个秘书人都应该根据自身的实际
情况以及工作状况来选择适合自己的时间管理方法，或一种、或几种结合。无论
是哪一种方式，都应该以提高工作效率为前提，以更好地实现“三服务”为最终
目标。