会议的六大功能
视频会议的功能
视频会议的功能视频会议是一种通过网络连接远程参与会议的新型方式，它通过图像、音频和文字等多种形式交流信息。
视频会议的功能包括以下几个方面：1. 实时视频通话：视频会议提供高清画质的视频通话功能，参与者可以通过摄像头显示自己的画面，实现面对面的沟通。
这样可以减轻距离带来的隔阂，使参与者之间更加亲密和融洽。
2. 多方通话：视频会议支持多方通话，多人可以通过同时连接到视频会议的方式进行一对多或多对多的沟通。
这对于远程办公、远程教育等需要多人参与的场景尤为重要。
3. 文字聊天功能：视频会议还提供实时文字聊天功能，参与者可以通过键盘输入文字进行交流，这对于在会议中提问、回答问题、讨论等场景非常有用。
4. 屏幕共享：视频会议允许参与者共享自己的屏幕，可以将自己的桌面或某个应用程序的界面展示给其他人。
这在远程培训、远程演示等场合下非常有用，方便参与者互相学习和分享。
5. 录制会议：视频会议还提供会议录制功能，可以将会议内容保存下来，方便后续回顾和学习。
通过录制功能，参与者可以不受时间和地点的限制，根据自己的需求随时回顾会议内容。
6. 虚拟白板：视频会议还提供虚拟白板功能，参与者可以通过鼠标或触摸板在白板上进行书写、绘画等操作。
这对于展示思维导图、绘制图表等操作非常方便，提高了会议的效率。
7. 会议管理：视频会议提供会议管理功能，允许组织者对会议进行管理，包括会议的创建、时间安排、参与者的邀请等。
这可以帮助组织者更好地掌握会议进程和参与者的情况，提高会议的效果和安排。
总而言之，视频会议通过提供实时视频通话、多方通话、文字聊天、屏幕共享、会议录制、虚拟白板以及会议管理等功能，实现了远程参与会议的需求。
它不受地理位置和时间的限制，为人们提供了更加便捷和高效的沟通方式。
随着信息技术的不断发展，视频会议的功能将继续完善和拓展，为人们带来更多便利和创新。
会议的功能作用
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杭州伍方会议服务有限公司
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会议的功能 和作用
一、会议的决策指挥功能
会议是通过民主做出决策的一种重要手段。决策功能是会议活动的 基本功能，是会议活动在最初出现时就相伴而生的第一功能。随着社会 的不断发展，特别是人们的社会和生产活动进入了高度专业化和高度综 合化的阶段，在国家管理活动中，行业与行业之间、部门与部门之间的 联系比历史上任何时候都更加紧密、更加重要，在这种情况下，会议的 功能更是不断的得到充分的体现。按照管理科学化的要求，在全部会议 活动当中，有70%的会议应该是用来解决“干什么”和“怎么干”这类 问题的，是具有决策指挥功能的会议。所以，会议是决策的重要形式， 决策指挥是会议的基本功能。会议的决策功能在实际运用时，要同时受 两个因素的制约：一是会议所决策的对象必须在会议的职权范围以内， 即会议只能决定有权决定的事项，如超出会议的职权范围，会议则不能 行使决策功能；二是会议在行使决策功能时，必须获得法定人数的认可 。
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六、会议的晓谕功能
会议的晓谕功能就是在会议进行过程中，由会议组织者或由会议组织 者指定的人员直接向与会人告知有关的内容，使与会人变不知晓为知晓， 从而在一定程度上消除原有的对某些问题的不确定性。在实际工作当中， 人们经常使用的诸如传达文件、布置生产计划的会议以及报告会、新闻发 布会等，就是具有晓谕功能的会议。通过会议的形式，就有关的内容直接 向与会者告知，其结果比逐级传达、文字传递更及时迅速。同时，在会议 上的传达、报告，通常都是由那些具有特定身份的人进行的，因而给人一 种不容置疑的感觉，较之于其他口头传达的形式更具有权威性。除此之外 ，传达或报告人还可同时就有关的问题做出一些必要的提示、说明或强调 ，这样还可使会议晓喻的内容更易于被与会人所接受，从而收到更好的效 果。
(完整版)试分析会议的基本功能
试解析会议的基本功能会议的定义：会议是指三人以上的集体为了研究问题、沟通信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间齐集在特定的地点、依据必定的规则所进行的演讲、发言、讲解、谈论、商讲和沟通等行为，从而集思广益、达成必定结论的活动。
会议的基本功能主要有：1.传达、沟通并创建信息人们召开会议、参加会议，最基本的、共同的目的就是传达也许获守信息。
会议的基本作用就在于沟通信息，其余作用都是基于此而发生。
以会议的方式来沟通信息，拥有面广、直接、灵巧和高效的长处，不但可以当面获取所需要的信息，并且还可以直接传达或反响有关信息。
2.交际功能会议是一种交际活动。
人是社会性的动物，人是需要社会交往的。
会议为人们进行交际活动供给了一个很好的平台。
在进行会议的过程中，人们认识、发言、交往、送别等，很多人经过参加会议加强了友情、建立了优异形象、提高了身份地位、扩大了影响。
在一些大型也许高规格的会议中，会议还拥有以下的一些基本功能:1.给举办地的会议业带来直接收益召开会议，需要会议场所和会议服务，需要会议主办者及会议运营企业的组织安排，会议旅店或会议中心从会议招待服务中达到会议场所及会议设备设备的使用费和会议服务费，会议主办者获取与会者缴纳的注册费或购买的门票收入和企业支持的资助收入，会议运营企业从为会议进行组织安排中获取佣金和其余收入。
因此，召开会议可以给举办地的会议业带来直接收益。
2.给举办地的服务业带来间接收益会议组织者需要制作广告宣传、订购会议礼品，与会者需要饮食、住宿、交通、旅行、购物、上网和购买保险等，这些活动都会给会议所在城市和国家的旅行、商场、金融、广告、媒体、交通、电信、保险和娱乐业等服务业带来间接收益。
3.提高举办地的著名度会议在进行宣传、促销时顺带把会议举办地推向了全国（世界）各地：来自外地（外国）的与会者把对会议所在城市（国家）的感性认识流传开去；会议，特别是高规格的会议，常常能吸引媒体的注意，来自国内外的记者在对会议进行采访报导的同时，也把会议举办地推向了世界各地。
team会议软件的用法
Team会议软件的用法介绍Team会议软件是一种用于团队协作和沟通的工具。
它提供了方便的会议安排和管理功能，能够在不同地点的团队成员之间进行高效的远程会议。
主要特点以下是Team会议软件的主要特点：1.远程会议：Team会议软件支持远程会议，允许团队成员不受地点限制地参加会议。
这对于分布在不同城市或国家的团队来说非常方便。
2.语音和视频通话：软件提供语音和视频通话功能，成员可以通过软件无需额外的设备或应用程序进行实时交流。
这种功能使得远程会议更加接近于面对面的会议，提高了信息传递的效率。
3.屏幕共享：软件支持屏幕共享，成员可以共享自己的桌面或特定应用程序的屏幕，以便更好地展示和讨论相关内容。
这对于讲解、演示或协作工作非常有用。
4.实时聊天：软件提供实时聊天功能，成员可以通过文本消息进行即时沟通。
这是一种简便快捷的方式，可以用于会议期间的提问、讨论和共享信息。
5.文件共享：软件支持文件共享功能，成员可以在会议中共享文件，方便团队成员查看、编辑和共同工作。
软件通常提供基本的版本控制和协作功能，以确保文件的一致性和安全性。
6.会议记录和笔记：软件允许用户记录会议内容和做笔记，并将其与其他团队成员共享。
这对于会议纪要、行动计划和跟进工作非常有用。
7.日程安排：软件提供日程安排功能，成员可以创建和管理会议的时间和地点。
软件通常还提供自动调度功能，可以根据成员的可用性和时区自动安排会议时间。
使用指南以下是使用Team会议软件的指南：1.安装和设置：首先，需要下载并安装Team会议软件。
在安装完成后，根据软件的指引进行设置，包括创建账户、配置个人信息和调整偏好设置。
2.创建会议：在软件的主界面，选择创建新会议的选项。
输入会议的标题、时间、地点和参与成员。
根据需要，可以选择会议类型（音频、视频等）和其他附加功能。
3.发送邀请：软件会自动发送会议邀请给参与成员，提醒他们关于会议的信息和提前准备。
成员可以通过电子邮件或软件内部的通知收到邀请。
智慧会议系统的基本功能
传统会议系统在使用中面临诸多痛点，而随着AI、IoT、5G、Cloud services 等科技逐渐进入日常办公生活，痛点解决得到了有力助攻，下面就为大家介绍一下有哪些主要功能。
1、物联网会议在万物相连的互联网结构中，会议系统中的设备与互联网结合起来形成了一个巨大的网络，从而实现了在任何时间、任何地点，我们的与会人、设备、物体的互联互通。
在实现了万物互联互通的基础上，所有的与会人、设备、物体都能够在网络中变得可见，信息变得更加清晰，时间排程更合理，资源目标选用更准确、系统维护更加的及时。
物联网会议能够改变我们传统会议系统的繁琐流程及模式，让会议系统管理更加的轻松快捷。
2、人工智能会议人工智能作为计算机科学的一个分支，它通过了解智能的实质，模拟人类智能相似的会议系统机器，可以对人的意识、思维的信息过程进行模拟，它虽不能像人那样思考，但有可能超过人的智能。
3、云会议云会议是基于互联网的相关服务进行数据交互，智慧会议系统平台所有相关会议设备、会议室使用情况、人员预约习惯、会议机器人监控等信息实时上传云服务，通过分析后在可视化云平台展示信息。
可视化平台可实时预览出会议室使用率、空置率、设备故障报修率的图形比对信息，会议室状态一栏、会议服务实时信息、机器人监控画面等信息窗口。
智慧会议可视化云平台不仅能够预览智慧会议信息，还能通过云服务进行远程会议设备控制，系统维护，故障检修，实时故障预警等功能。
浙江山诺智能科技有限公司积累15年的行业经验，历经3年时间打造出麦瑟诺智慧会议管理系统，利用AI、LOT、边缘计算、大数据、云技术等技术叠加创新，自主研发的云平台、用户端等软件和会议AI机器人、AI交互屏、AI管理主机等硬件设备，获得国际国内数十项认证，包括CCC、CE、FCC、RoHS、国家专利等，颠覆传统会议的管理，只为带来智慧会议新体验。
会议系统的功能与特点介绍
引言概述：
会议系统是一种集成了多种技术的高级系统，用于提供高效的 会议组织和沟通的解决方案。该系统可以应用于各种场景，包括企 业内部会议、学术会议、国际会议等。本文将详细介绍会议系统的 功能与特点，旨在帮助读者全面了解会议系统，并为其合理选择和 使用会议系统提供参考。
正文内容： 一、会议系统的基本功能 1.实时语音传输功能：会议系统可以提供高质量的语音传输， 使会议参与者能够实时沟通和交流。 2.视频传输功能：会议系统还可以支持高清视频传输，使会议 参与者不仅可以听到对方的声音，还可以看到对方的实时画面，增 强会议的互动性。 5.多终端支持功能：会议系统可以在多种终端设备上使用，包 括电脑、方式、平板等，使会议参与者能够随时随地参与会议。 二、会议系统的特点 1.高效性：会议系统能够提供高效的会议组织和沟通，大大缩 短会议时间，提高工作效率。
会议系统提供灵活的会议管理功能，可以根据会议需求进行定 制。例如，可以设置会议议程、参会人员和会议权限等，方便组织 者进行会议安排和管理。
2.5 用户友好性 会议系统通常具有友好的用户界面和易用的操作方式，使得与 会人员可以快速上手并享受高效的会议体验。这种特点对于非技术 人员的应用也非常重要。 3.会议系统的小点详细阐述 （此处略去，根据具体需求和细节，可细分 5 个大点，每个大 点 59 个小点进行详细阐述） 总结： 会议系统通过提供视频会议、文件共享、屏幕共享、投票问卷 调查、录音录像等多种功能，为商务环境中的会议提供了便捷性和 灵活性，从而提高了沟通效率和工作效率。同时，会议系统具有多 方参与、安全性、异地协作、灵活的会议管理和用户友好性等特 点，进一步满足了不同场景下的会议需求。未来，会议系统有望进 一步发展和创新，为商务会议带来更多便利和可能性。
会议的种类
会议的种类很多，可以有不同的分类方法。
从会议的规模来分，有大、中、小三种类型。
大会一般指大型的员工集合。
中型会一般指各种经验交流会、报告会、代表会议。
小会一般指各种办公会、董事会、座谈会、汇报会等等，只有三五人或十几人参加。
如果按会议研究内容和所发挥的作用为标准，还可把会议分为决策协调型、研究汇报型、发布通报型三类。
决策协调型的会议，多属会议领导层发挥集体领导作用和研究处理日常工作所进行的定期的、经常的会议。
研究汇报型的会议，主要是指理论研究讨论和论证各种工作会议。
理论研讨主要是为了酝酿和形成一些主要的思想理论观点和观念。
观点和观念的形成，要允许争论并允许一定的酝酿认识过程。
汇报、检查工作的会议，主要是就某一方面的工作进行汇报检查和安排。
这类会议，以大型居多。
发布通报型的会议，主要是用于发布信息、通报情况。
目的是为了增进企业与企业之间、部门与部门之间、员工与员工之间的沟通和了解，增加工作的透明度，取得互相的理解与支持、关心和信任。
从整体上看，会议的功能具有多样性、广泛性和局限性的特点，具体到不同种类的会议，又各有特定的功能。
一般而言，从整体上看，会议具有如下主要功能：1、决策功能通过会议作出决策，是决策的一种基本形式。
在提倡和要求科学决策的今天，为了发挥决策群体的智慧和能力，保证决策的科学性，常常要通过会议的形式来进行决策。
2、分权功能即借助于会议的形式，将某些特定的权力交给与会人员共同行使，以便大家对所研究和将要决定的事项发表自已的意见，共同承担责任，共同行使对某项事情作出决定的权利。
这样做是因为现代社会的发展变化日新月异，环境复杂，认识对象又处于经常的变化过程中，人们认识和解决某一问题的方法难以完全掌握在个人手中，个人对于事物的集中控制力也相对下降，这就需要更多的人共同参与认识和解决问题的同一过程，一起来完成这一过程。
3、交流和传播功能通过会议，人们可以进行信息交流，直接地交换意见和看法，或对有关各方发布、传播特定消息、情况。
视频会议系统的功能
视频会议系统的功能视频会议系统是一种基于互联网的远程协作工具，可以通过音频和视频通信技术让用户在不同地点进行实时的语音和图像交流。
视频会议系统的功能非常丰富，可以满足不同用户的需求。
以下是视频会议系统常见的一些功能：1. 视频通话功能：视频会议系统最基本的功能就是实现用户之间的远程视频通话。
用户可以通过系统内置的摄像头和麦克风设备，与其他用户进行实时视频交流。
2. 屏幕共享功能：视频会议系统可以轻松实现屏幕共享，即用户可以将自己的电脑屏幕内容分享给其他参会人员。
这对于演示产品、演讲和培训等场景非常有用。
3. 数据分享功能：除了屏幕共享外，视频会议系统还可以实现其他形式的文件和数据的分享。
用户可以将自己的文档、图片、视频等资料共享给其他参会人员，以便更好地协作和交流。
4. 多方通话功能：视频会议系统支持多个用户同时参与的多方通话。
在会议主持人的控制下，用户可以自由切换、添加和移除参会人员，实现多人实时语音和视频交流。
5. 文字聊天功能：视频会议系统提供实时文字聊天功能，用户可以在视频通话的同时进行文字聊天。
这对于在会议中提问、记录关键信息和交流意见都非常方便。
6. 录制功能：视频会议系统可以提供会议录制功能，用户可以将会议的音频和视频内容录制下来，以便后续回放和复习。
这对于培训和会议记录非常有用。
7. 安全性和隐私保护功能：视频会议系统通常具有严格的安全措施，保护用户的隐私和数据安全。
系统会使用加密技术，防止数据泄露和未经授权的访问。
8. 多平台兼容性：视频会议系统通常支持多种操作系统和设备，包括Windows、Mac、iOS和Android等。
用户可以在不同的设备上进行视频会议，无论是手机、平板还是电脑。
综上所述，视频会议系统具有丰富的功能，可以满足用户在远程协作、远程教育、远程培训等场景的各种需求。
随着互联网的不断发展和技术的创新，视频会议系统的功能还将不断拓展和完善，为用户提供更加便捷和高效的远程协作体验。
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会议的六大功能1. 传达公司经营理念并使公司目标协调一致召开会议最主要是为了传达公司的经营理念，统一上下员工的步调，改进公司的缺失，让公司能够更好。
同时通过会议，集思广益，把大家的意见统一起来使之成为公司即将遵循的一个方向，这样才能众志成城，又快又好的将目标变为现实。
2. 传达决策者信念决策者的信念也要通过会议来传达。
比如，公司今年开始要派发一些红利给所有的员工，而且要根据每位员工完成各项指标的多少而有所不同，这是领导者的一种激励策略，这样的信念就需要利用会议来隆重推出，充分吸引员工，激发员工的工作热情。
3. 集思广益共同解决问题与危机集思广益、共同解决问题与危机是会议的又一个重要功能。
当公司突然陷入困境，下面的人没有对策，领导一时之间也拿不出合理的方案时，就需要大家坐在一起召开会议，贡献自己的想法，设法解决公司所面临的危机。
所以，开会可以化危机为转机，这也就是它存在的一个重要原因。
4. 脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点会议功能的第四点是脑力激荡，开发富有创意的经营理念。
一个拥有良好的生产线、人员配备和产品的公司，如果没有足够的创新意识，依然不能称之为是一个好公司。
会议就是产生创意的一个良好场所，通过有效的会议，可以进行头脑风暴，不断激发出良好的创意。
5. 检讨、改进缺失会议功能的第五点是全面检讨和改进公司的缺失。
如果你的公司今年的业绩一路下滑，你就要马上召开会议，大家讨论一下所以下滑的可能原因，比如：是不是产品不够好，还是管销费用没有有效控制，或者人员的配备有问题。
通过会议，可以将所有可能的原因列举出来，然后再编列成册，一一做出分析，通过分析结果来检讨和改进公司的有关缺失。
6. 达成告知功能达成告知也是会议的一大功能。
比如，今年你的公司的业绩目标是要达到一亿的营业额，通过会议，你可以将这个目标清晰准确地传达给各个相关部门，号召大家加快生产脚步，争取按时完成任务。
这样传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多，而且也显得更为郑重。
会议进行前的注意要点1. 是否一定要开会一般来说，一定要召开的会议至少应该符合下列条件中的一个：需要进行信息交换若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契，就需要召开会议来进行信息的交换；有时为了客观全面的了解情况，得出合乎实际的结论，也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集的信息，这时也应当开会；另外，如果需要激发出具有创造性和批评性的意见，从而寻找、分析、解决问题和做出决策时，也同样需要开会。
需要整合不同意见作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部不同的意见，如，让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱的观念，确保所有人都对一个问题有一致的理解，这时，就需要开会。
另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的反应，或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。
涉及多方面的工作安排如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。
比如说，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责，或是需要多人、多部门对此负责的问题；安排涉及多个部门人员的工作，以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果。
2. 会议议程不可太过冗长安排会议议程会议的议程如同轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划的进行。
一般来说，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。
以上就是会议议程一般所要包括的内容，除此之外，还可以根据实际需要对会议的议程进行添加或删减，比如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况由主席代为介绍等。
这些，都要视当时具体的情况而定。
各种会议的长度议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要30 ～90 分钟；临时性会议中的短期会议长度为30 分钟以内、中期会议长度为30 ～120 分钟、长期会议长度为 1 天以上。
3. 开会地点的安排开会地点的选择要切合会议的内容以及形式，还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素，而且需要确保与会者的舒适度。
一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果。
公司内部的会议一般都在公司内举行，但不同类型的会议，举行的地点也有所不同。
公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时可以使用公司内部的场地；公司间的会议根据会议举行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比较正式的会议，其场所要求比其他会议要高一些，但是仍有不少地点可供选择，比如会议中心、公共建筑和高校会堂等。
4. 确定合适的开会时间日常的例会最好选择在周二至周四8 ：00～11 ：00 或14 ：00 ～16：00 举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间。
还有，如果你将会议安排在11 ：00 召开，就要特别注意严格控制好会议时间，这样才不会影响与会者的正常安排。
另外，紧急会议召开时间的选择，一般遵守“越快越好”的原则。
会议召开时间的安排要根据与会者的情况来进行，要求一切以与会者为本。
5. 邀请适合参与会议的对象适合参与会议的人员应该符合如下条件：有利于议题的讨论与会议的议题有关，应当是与会者的首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直接关联的人、可以提供专业或独家信息的人、能使讨论更有效率的人。
有利于会议的顺利进行与会者还包括有利于会议顺利进行的人，比如，对会议的协调作用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。
有利于召集者的意愿召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选。
以上三个标准是确定与会者名单的一般标准，当然，有时在一些特别场合下还有其他的标准，但是这三个标准是基础标准，应当在确定名单时首先被执行。
6. 辅助器材的搭配公司的会议室由于需要长期使用，所以应配有常用的辅助器材，它们主要是一些电子设备：首先是照明设备，无论采光效果如何，电灯的照明度都不应低于办公室的照明度；其次是扩音设备，一般有三四个即可，均匀分布在会议室内，扩音器的功率要和会议室的大小相适应，扩音设备不但可以提高发言者传递信息的效率，也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱的时候控制局势；再者是投影设备，一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前2～4 米处安装；还包括视听设备，虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备，但如果条件允许，还是应当有一套视听设备，包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放机、音箱等。
决定开会日期应注意的事项已经确定要召开会议之后，接下来要做的就是确定召开会议的准确时间。
确定会议时间要考察好一些事项，如表1－1 所示，怎样才能让所有需要参加会议的人都准时出现在会场，才能让会议顺利进行。
表1－1 决定开会日期时应注意的事项决定开会日期时应注意的事项1 开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期2 应考虑出席者的工作状况，可有代理人3 辅助器材的来源4 由谁负责联络5 主席、会议记录人员等相关人员的编派6 会议进行时间预计要多久下面就表 1 －1 中的几个要点进行说明：1. 确定惟一的联络人要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会。
2. 确定主席要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。
3. 确定会议记录者好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。
在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。
开会场所的选择一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛，为会议进程的顺利进行提供种种方便，不合适的会议场所容易导致与会者的分心，不利于会议任务的顺利完成。
在开会前做好有关会议场所的一切准备工作，才能让会议的成功有所保证。
这些准备包括确定一个在会议期间可以自由使用的场所，不能出现会议进行了一半，忽然被通知不能继续使用的情况；一个好的会议场所一定要具备较好的隔音设施，否则就会如同身处闹市区，根本无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好的会场，有利于让与会者放松心情、集中注意力，有利于激发与会者的创意。
表1－2 开会场所的选择开会场所的选择1 在会议时间内可自由使用的场所2 隔音效果良好3 会场须舒适宽敞4 采光通风良好5 没有其他干扰源6 最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚7 安静不嘈杂，空调良好8 插座电源及白板、麦克风等要齐全总而言之，开会场所一定要选在安静合适的场所，必须要具备足够的自由空间，必须要配备好必需的辅助器材，这样才能为会议的成功保驾护航。
随着经济全球化的加速发展，国与国之间的界限越来越少，跨国经济已是大势所趋。
随着跨国企业的增多，跨国会议的地位也日渐重要，许多企业在国内接待外宾的机会也相应的越来越多，跨国会议也就成为企业展现自身内涵的一个新舞台。
要想安排一次成功的跨国会议，需要从以下两个方面入手：会前的准备安排接待人员跨国会议与一般会议相比，最大的特殊性就在于与会者来自不同的国家，所以，与会人员之间存在的最大障碍就是语言沟通的障碍。
没有很好的语言沟通，自然也就无法形成令双方甚至多方都满意的决议。
因此，跨国会议的接待人员就显得非常重要。
跨国会议的接待人员主要分为两种，他们各司其职，承担着整个会议的沟通协调工作。
1. 一般性服务事项接待人员负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员。
普通接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪，他们可以承担一般性的引导工作，通过自身的服务让外宾在陌生的环境中感觉到亲切和舒适。
2. 专业的口译人员专业的口译人员则必须非常擅长外语，他们可以流利的用外语与外宾进行即时交流。
他们还具有一个重要的素质，那就是精通相关的专业术语，能够准确地实现两种甚至多种语言的相互转换，以保证双方的经济利益。
会场布置会场的布置既要符合国际标准，又要体现出本国特色。
以海报为例，就可以一边用外宾国家的语言，一边用本国语言，这样的“双剑合壁”相信可以很好地烘托出一种良好合作的气氛。
跨国会议中桌椅的排列与公司内部的会议排列是一样的，会议桌一般以马蹄状的为主，座位安排以右为主、以左为辅，门口的位置安排自己公司的人员，外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵。
大型会议的会场门口处应有接待处或签到处；在会场的两边有工作台，提供材料或饮水；如果需要进行录像，在会场的中央偏前放置摄影机。