公文管理与公文写作(颜色规定可参考)
最新公文格式标准2016
最新公文格式标准20162016年最标准公文格式最新公文格式标准2016 第一篇2016年最标准公文格式第一节公文格式的种类根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。
文件格式信函格式命令格式纪要格式二、公文格式的基本要求：1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。
2.纸张大小：A4型纸：210mm×297mm。
3.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm，公文用纸订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156×225mm。
4.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可作适当调整。
5.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可作适当调整。
6.公文应当双面印刷。
7.公文应当左侧装订。
【最新公文格式标准2016】三公文的通用格式版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。
主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。
一件完整的公文由三部分组成：一、版头部分1.份号：公文的份数序号也就是每份公文的编号，根据印制份数，编流水号。
公文份数序号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，便于掌握公文的去向。
涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。
如需标识份号，一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。
份号用黑色标注。
2. 秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。
3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。
行政公文的印刷和装订要求
行政公文的印刷和装订要求一、行政公文的印刷要求行政公文是政府机关在行政管理工作中，为了向外界传达信息、决策意图、规章制度等而书写并正式印发的文件。
在印刷行政公文时，要注意以下几点要求：1. 纸张选择：行政公文应采用A4规格的白色纸张，纸质应该较为扎实，不宜过于薄软，以保证公文的正常保存和阅读。
纸张要求整洁无折痕、无污渍。
2. 字体和字号：印刷行政公文时，字体一般可采用宋体，字号可选择小四号或五号。
字体要清晰易读，避免使用过小的字号或特殊字体，以免影响阅读。
3. 行距和段距：在排版行政公文时，应注意行距和段距的合理设置。
行间距宜选择1.5倍或2倍行距，段间距宜选择1倍行距。
这样设置可以使得公文信息更加清晰易读。
4. 标题和页眉：行政公文的标题应居中、粗体，与正文之间空两行。
页眉一般包含文件名、页码和发文机关等信息，要求居中、统一书写，字体一致。
5. 段落格式：正文部分的段落应采用首行缩进格式，段首空两个汉字，行首不空格。
标题的格式要求为段前无空行，段后留两个汉字的空行。
二、行政公文的装订要求行政公文装订是为了便于保存、管理和传阅。
下面是行政公文装订的一些要求：1. 封面和封底：行政公文的封面一般采用厚一点的纸板，纸质要扎实，封底可以选择纸张质量一致的普通纸。
封面上要标明发文机关、文件名称、密级等信息，并加盖公章。
封面和封底上不宜有污渍或破损。
2. 装订方式：行政公文可以采用订书钉、订书机或塑封等方式进行装订。
如果是多页的公文，要确保装订牢固，防止纸张散乱。
装订后的公文要保持整洁，尽量避免折痕或皱纹。
3. 文卷和卷背：对于篇幅较长的行政公文，可以选择将其装订成文卷，方便阅读和保存。
文卷可以用硬纸或软纸制作，最好加盖公章。
卷背上应标明发文机关、文件名称、年份等信息。
4. 文件套和收文袋：对于重要的行政公文，可以采用文件套或收文袋进行保护，防止损坏或遗失。
文件套和收文袋要求整洁、无污渍，标注明确的发文机关和文件名称。
正规文件字体规定
根据《国家行政机关公文管理办法》规定，行政机关公文，标题和正文字号均为三号，每页22行，每行28字，即，段落行距为30磅，上边距3cm，下边距2.5cm，左边距2.6cm，右边距2.8cm。
文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
保密等级字体：一般用3号或4号黑体
紧急程度字体：字体和字号与保密等级相同（3号或4号黑体）
文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色（一般为红）
发文字号的字体：一般采用3号或4号仿宋体
签发人的字体：字体字号与发文字号相同（3号或4号仿宋体）
标题的字体：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号。
主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体
正文的字体：常用3号或4号仿宋体
附件的字体：常用3号或4号仿宋体
作者的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）
日期的字体：字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）
注释的字体：小于正文的的4号或小4号仿宋体
主题词的字体：常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]
抄送机关的字体：与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字
印发说明的字体：与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文
主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）
二级标题为三号黑体
三级标题为三号仿宋加粗。
正文均为三号仿宋。
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公文管理與公文寫作
（三）段行首內縮設定：千萬不可用空白鍵 「Tab」：每按一下，該段內縮一個字。 「Shift」＋「Tab」：每按一下，該段前移一個字。
（四）更換用紙（稿轉函）：檔案＼公文用紙＼更換基本公文用紙 （五）列印：
1.請選擇「合印」非「套印」。 2.其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本…），請依個人需要，
1.直接用「ODS」創稿 2.創稿時，在「主檔」瀏覽帶入ODS檔案
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公文管理與公文寫作
（三）其餘功能介紹 1.查詢：文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式 2.檔案： 單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、 指定單位存查公文清單 3.報表：第一次使用報表者，請務必先「下載列印報表相關檔 案」，並以「開啟」方式執行
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三、公文管理系統
（一）基本設定：工具→網際網路選項： 1.一般＼設定：「每次查閱畫面時」 2.安全性＼信任的網站： 網站：http://163.14.189.245（https:的勾要取消） 自訂層級：「Active X控制項與插件」項下，皆選「啟用」
（二）何時必須帶進ODS檔案？ 需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統
3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘 或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。
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公文管理與公文寫作
舉例說明--使用阿拉伯數字者：
附件1、東總字第0950086517號、第1階段、 21世紀、第1優先、第2 次、第3名、第6次會議紀錄、95年度、921大地震、延後3週辦理、 150公分、80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、442,789人、1：3、 依兒童福利法第44條規定…
《公文写作概论》第十一章——行文规则与公文
11.2.4 不相隶属机关之间的行文规则
同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
公文处理概述
11.3.1 公文处理的含义
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。公文的管理包括普通公文的管理、涉密公文的管理和涉密公文的复制汇编管理。
11.6.3 涉密公文的管理（2）
涉密公文的复制与汇编复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。涉密公文的清退或销毁涉密公文应当按照发文机关的要求和相关规定进行清退或销毁。不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
领导与被领导关系
同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间构成领导与被领导的关系，使用“上行文”“下行文”。
不相隶属关系
非同一系统的机关之间，无论级别高低、既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们是不相隶属关系，使用“平行文”。
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11.1.1 行文关系
11.5.3 整理归档（1）
公文归档是现行文件转化为历史档案的重要步骤。通过公文归档，可以使公文从动态形式转入静态形式，为日后的工作提供查证和参考。归档的原则：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。归档的范围：凡是能够反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。主要包括上级机关、不相隶属机关、下级机关和本机关的事件材料。归档的质量要求：归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易字迹模糊的文件应予复制；符合档案保护的要求整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。
最权威的党政机关公文格式国家标准
最权威的党政机关公文格式国家标准在公文写作时，你是否会遇到格式拿不准的情况。
团团将《党政机关公文格式》国家标准分享给大家，在起草公文拿不准格式时，可以先直接对照国家标准最后的式样，还不能解决的，就要仔细查阅国家标准正文了。
为推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，由中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发了《党政机关公文处理工作条例》，并规定自2012年7月1日正式施行。
作为配套的文件，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。
此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T 9704-1999 )的修订，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。
特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。
党政机关公文格式1.范围本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。
其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。
2.规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸GB 3100 国际单位制及其应用GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则GB 3102（所有部分）量和单位GB/T 15834 标点符号用法GB/T 15835 出版物上数字用法3.术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 字word标示公文中横向距离的长度单位。
在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。
公文写作标准
公文写作标准
首先，公文写作标准要求在格式上应当符合规范。
公文的格式包括纸张规格、
信头、标题、日期、编号、主送、抄送、正文、落款、附件等。
在书写公文时，应当按照规定的格式进行排版，确保格式的整齐、统一和规范。
其次，公文写作标准要求在用语上应当准确规范。
公文的用语应当简练、明确、正式、规范，避免使用口语化、俚语化、方言化的词语，避免使用不规范、不准确的词语，避免使用含糊不清、模棱两可的词语，避免使用不文明、不得体的词语。
再次，公文写作标准要求在结构上应当合理规范。
公文的结构应当清晰、严谨、完整，包括标题、正文、落款等部分，每部分应当有明确的内容和要求，各部分之间应当有明确的逻辑关系和衔接，确保结构的严谨、完整和规范。
最后，公文写作标准要求在内容上应当准确规范。
公文的内容应当准确、清晰、全面、真实，确保内容的准确性、真实性和权威性，避免内容的错误、遗漏和偏颇，确保内容的完整、规范和权威。
总之，公文写作标准是公文写作中应当遵循的一系列规范和要求，包括格式、
用语、结构、内容等方面。
遵循公文写作标准可以提高公文的质量，使其更具权威性和可读性，有利于传达信息、规范行为、保障权益。
因此，在书写公文时，应当严格遵循公文写作标准，确保公文的准确性、严谨性和规范性。
基层党政机关常见公文写作及档案管理
变化3：公文要素做出了调整
新《条例》第三章第九条规定“公文一般由份号、 密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文 字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、 发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄 送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。
变化2：公文的种类更加丰富
原《办法》中规定公文种类为13种，新《条例》中 规定公文种类为15种，增加了“决议” （适用于会 议讨论通过的重大决策事项）和“公报”（适用于 公布重要决定或者重大事项），同时将“会议纪要” 改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与原《办 法》的规定基本相同。
老《条例》中规定的公文种类为14种，新《条例》 中规定公文种类为15种，增加了“命令（令）、公 告、通告、议案”，取消了“指示、条例、规定”， 将“会议纪要”改为“纪要”。
变化6：公文办理环节更加简明
（一）在“收文办理”中，将“审核”改为“初 审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增 加了“传阅”、“答复”2个环节。
（二）“发文办理”的环节由8个减少为 4个，其 中，“起草”、“审核”、“签发”3个环节列入 “公文拟制”，“用印”并入“印制”。新《条例》 将发文办理的“分发”改为“核发”，规定：“公 文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量 进行检查后分发。”
细节2：明确紧急程度
有时审计工作时间紧、任务重，在安排布署 工作发文时，要在文件上标明紧急程度，文 件上的规范用语应标注“特急”“加急”， 电报上的规范用语应标注“特提”“特 急”“加急”“平急”。
细节3：规范发文标志
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公文管理與公文寫作
（七）其他注意事項： 1.人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆 成兩行。
2.有隸屬關係之上級機關、長官稱「鈞」，例如 教育部稱為「鈞 部」、對機關首長稱「鈞長（座）」；無隸屬關係則稱為「貴」 或「大」。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。
3.文中提及其他機關、團體，應稱「全銜」或「簡銜」，如一再 提及，必要時得稱「該」，前面不需空格；對職員稱「職稱」。 4.上行、平行及下行文，自稱皆為「本」，例如：本校。 5.引號之使用：「…『…』…」。
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公文管理與公文寫作
舉例說明--使用阿拉伯數字者： 附件1、東總字第0950086517號、第1階段、 21世紀、第1優先、第2 次、第3名、第6次會議紀錄、95年度、921大地震、延後3週辦理、 150公分、80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、442,789人、1：3、 依兒童福利法第44條規定… 舉例說明--使用中文數字者： 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同 仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、 星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政 院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文、「○○法」草案 總說明：〃〃〃爰擬具「○○法」草案，計五十一條…
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E-mail：chen@.tw
公文管理與公文寫作
一、文書處理作業
（一）速別之區分： 1.卷宗：普通件—白色；速件—藍色；最速件—紅色；密件—黃 色。（校內處理之速度） 本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上 加貼「最速件」字樣。 2.函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。
（二）「密等及解密條件或保密期限」：分為「絕對機密」、「極機 密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧 註記。
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公文管理與公文寫作
（三）段行首內縮設定：千萬不可用空白鍵
「Tab」：每按一下，該段內縮一個字。 「Shift」＋「Tab」：每按一下，該段前移一個字。
（四）更換用紙（稿轉函）：檔案＼公文用紙＼更換基本公文用紙
（五）列印： 1.請選擇「合印」非「套印」。
2.其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本…），請依個人需要， 自行選擇。
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公文管理與公文寫作
（六）數字使用原則： 1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字 號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、 統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。 2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、 頭銜等）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢 止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語 表」等相關規定辦理。 3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘 或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。
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公文管理與公文寫作
二、公文製作系統
（一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版 ★「東吳大學」的設定：檔案＼系統資訊＼系統資訊設定
（二）詞組（詞庫）的使用
1.如開啟時未出現詞庫→設定＼啟用詞庫輸入；左下角「詞」 2.新增＼刪除詞組：文字→編輯詞庫內容；在「詞庫選擇視窗」 按右鍵，選「編輯詞庫內容」 3.快速新增法：於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後， 按右鍵，選「置入詞庫」。 4.換詞庫：在「詞庫選擇視窗」按右鍵，選「換詞庫」。
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公文管理與公文寫作
（三）其餘功能介紹
1.查詢：文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式 2.檔案：
單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、 指定單位存查公文清單
3.報表：第一次使用報表者，請務必先「下載列印報表相關檔 案」，並以「開啟」方式執行
報告人：王蓉貞
分機：8201
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公文管理與公文寫作
（三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 （四）內文： 1.主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主， 必要時得加簡 單原因，應力求具體扼要；不分項。 2.說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列 縮格書寫。 3.辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附 件；於「簽」中使用「擬辦」。 4.中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。
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公文管理與公文寫作
6.主旨句末應加「公文期望或目的語」，例如：請 查照；請 備 查；請 核示；請 鑒核…。 7.常見錯字：公「佈」 、分「佈」（布）；部「份」 、身「份」 證（分）；「盡」量（儘）；「粘」貼（黏）…….；「劃」與 「畫」、「記錄」與「紀錄」 。 8. 「假」與「在」及「於」的分別。 （八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加「國立」2字， 私立學校則不加「私立」2字；承辦單位應不列為副本收受者。 （九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明 「含附件」或「含○○附件」。
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公文管理與公文寫作
（五）分項標號：一、二、三…(一)、(二)、(三)…１、２、３…(１)、 (２) 、 (３) （數字為全形，括弧為半形） 對齊方式：
說明： 一、《空1個字》 (一) 《字》 (１) 《空4個字》
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三、公文管理系統
（一）基本設定：工具→網際網路選項： 1.一般＼設定：「每次查閱畫面時」
2.安全性＼信任的網站： 網站：http://163.14.189.245（https:的勾要取消） 自訂層級：「Active X控制項與插件」項下，皆選「啟用」
（二）何時必須帶進ODS檔案？ 需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統 1.直接用「ODS」創稿 2.創稿時，在「主檔」瀏覽帶入ODS檔案
3.「多址分文」及「分繕列印」的區別。
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公文管理與公文寫作
4.多址分文常用方式： 文字欄：來源名稱選取「行文單位正本（副本）」 目的欄位選擇「受文機關」 文字檔：來源型態改選「文字檔」 瀏覽（須副檔名為.txt之檔案）至來源名稱→新增 目的欄位選擇「受文機關」
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公文管理與公文寫作