SBO采购模块培训手册

第一章SAP Business One 中文版概述第一节课程总体介绍一、课程设置1.课程内容及时间分配SAP Business One 中文版培训课程专门为最终用户开设，根据企业的业务划分和产品功能，共分为五门课。

2.课程要求本课程参加人员的基本要求：基础的计算机知识和业务知识，熟悉Microsoft操作系统和MS Office工具。

3.课程目标通过课程的学习，能使用SAP Business One中文版处理企业中的采购、销售、库存管理或财务的一般流程。

二、系统简介与特点SAP Business One中文版是SAP公司专门针对小型企业以及大企业分支机构设计的产品，它提供直观并能快速实施的解决方案，满足企业标准的业务需求以及持续发展的要求，帮助小型企业解决管理问题。

1.全面集成的业务功能SAP BusinessOne 中文版提供的业务功能覆盖了账务、销售、采购、库存、银行、客户关系管理、生产装配和成本管理等小型企业管理方方面面的内容。

企业的各种业务数据高度集成共享，避免重复投资信息化建设。

2.灵活实用的CRM管理大而复杂的客户关系管理系统并不能满足于小型企业对简单实用，性价比高的要求。

SAP Business One中文版中提供简单实用的客户关系管理的功能，满足小型企业对客户资源、销售过程以及销售人员管理分析的要求。

3.在线报警、审批功能用户可以在系统中灵活配置工作流程。

例如对销售过程中的报价审批，采购过程中的审批等。

根据用户配置，当销售折扣超出权限X围系统将自动发或SMS信息到相应的管理者，并且可以对超出的折扣重新进行审批。

4.开放的接口使用SAP Business One 中文版提供的标准接口，用户可以方便的对该方案进行扩展并与包括mySAPBusiness Suite解决方案或客户已经使用的其他IT系统集成。

5.强大的客户化工具用户可以使用拖放关联、自定义字段、文档编辑模板、格式化搜索等客户化工具进行个性化分析，添加自定义字段，对文档格式进行编辑，三、系统技术架构1.SAP Business One的系统架构2.推荐运行环境第二节业务流程简介一、总体流程SAP BusinessOne 中文版提供的业务功能覆盖了账务、销售、采购、库存、银行、客户关系管理、生产装配和成本管理等小型企业管理方方面面的内容。

系统个模块集成性高，下图将从企业管理的全局概念为用户展示系统的主要流程。

西泠制冷电器X X财务控制系统1.销售管理2.采购管理3.仓存管理4.财务管理第三节系统基础操作一、主控台用命令中心操作SBO，命令中心以树状结构排列各应用功能。

公司名和当前用户名显示在左上角。

二、选择不同的公司、用户通过选择管理 -> 选择公司，可以改变存储公司数据的服务器，所选服务器上存储的所有公司都会显示在列表中。

只要用户名在相应公司中存在，就可以直接切换该公司。

不必退出系统就可以直接切换用户。

如果需要切换到其他的用户，点击其它，系统将清空用户代码和口令栏，在此处重新输入需要登录用户的代码和口令，点击确定就可以登录系统。

三、主菜单四、用户、显示配置必须在系统中为每个使用SAP Business One软件的员工创建用户。

可分配用户权限以执行系统中的若干事务。

超级用户（Super users）总是拥有全部权限且是仅能重置用户密码的用户（如果其他用户忘记了密码，超级用户可以帮助重新设置）。

初始时，系统仅包含用户代码为manager，名称manager，密码为manager的超级用户，可用此账号登录系统并为职员们创建用户。

确保至少创建一个超级用户。

可删除manager用户。

屏幕底部的状态栏总是显示当前字段的名称、长度和内容。

每个用户能通过按Ctrl键同时鼠标左键双击来修改字段标签。

在系统中可以对显示做配置，例如显示语言、日期格式、颜色、分隔符等。

如需更改显示格式，在命令中心，点击管理 -> 系统初始化 -> 一般设置，就可以对语言等进行配置。

四、拖放相关拖放相关是连接两个业务对象以创建一个查询应用非常有效的方法。

右侧显示的屏幕是物料主记录中的数据。

你要找哪份是已为该物料设置的报价单，例如简单拖放物料代码字段到拖放相关树的报价单标题上，系统会显示物料A00001的报价列表。

如何太长，你可过滤该列表以只显示你感兴趣的结果。

点击过滤器按钮，用户可以设置过滤条件，选出需要查询的内容。

用户也可以将需要查询的条件直接拖到过滤器上进行查询。

第二章 SAP Business One 采购整体概述一、概述 作业说明:作业人员:采购人员作业X 围:物料（采购用）主数据创建二、过程 作业名称：创建物料（采购用）作业方式：1) 人工填单作业:填新增会计科目申请表 2) 审批作业:须经主管核准3) 参考作业流程:基本数据设定流程 4)第二章：采购流程主数据维护第一节业务伙伴主数据维护一、概述作业说明:在SBO采购模块中, 业务伙伴主数据主要包含了供应商的信息，举个例子，例如你输入采购订单，系统仅显示供应商。

作业人员:采购人员作业X围:供应商主数据创建二、过程作业名称：创建业务伙伴（供应商）作业方式：1)人工填单作业:填新增会计科目申请表2)审批作业:须经主管核准3)参考作业流程:基本数据设定流程4)菜单SBO-->业务伙伴-->业务伙伴主数据-->创建步骤一：打开业务伙伴主数据窗口，要创建新的业务伙伴记录，请通过选择工具栏中的图标转到添加模式。

现在可以为新的主记录输入数据。

➢在代码字段中为业务伙伴指定代码。

可以输入最多 15 个字符的任意字母数字字符串。

代码是唯一的。

不能为两个不同的业务伙伴指定相同的代码。

如果科目表中定义的科目已经有一个代码，则不能为业务伙伴指定此代码。

通过代码已经存在，将显示一条错误消息。

➢如果其中一个客户同时是你的客户，请在系统中输入两个带有不同代码的主记录。

➢在代码字段右侧的下拉菜单中选择业务伙伴类型为“供应商”。

➢在名称字段中，输入业务伙伴的全名，如果需要，输入外文名称。

外文名称长度最多可以到 100 个字符。

此名称以其他语言复制到凭证中。

➢在组字段的下拉菜单中，选择合适的组以便对业务伙伴分类。

如果需要，还可以在这里定义新的组。

要这样做，请选择定义新的。

如果不选择组，则业务伙伴自动指定到列表中的第一个组。

➢在货币字段中，选择与业务伙伴交易时要使用的货币。

系统在货币字段中建议你的国家货币。

如果需要，还可以通过选择定义新的在这里定义新的货币。

如果指定国家货币之外的货币，与此业务伙伴所进行交易的所有科目过帐将以两种货币同步过帐。

如果你有用几种货币与其交易的业务伙伴，请选择多货币。

然后，可以在系统中以任意货币在“采购”和“销售”中创建凭证。

但是，业务交易总计以国家货币显示。

步骤二：在概览选项卡的相应字段中，如下输入业务伙伴一般数据：➢输入和传真、电子地址等。

➢为业务伙伴选择一个发运方式。

如果需要，还可以通过选择定义新的定义新的类型。

➢如果需要，在口令字段中指定一个口令，以便连接到电子商务应用程序。

➢如果需要，在“ID 编号2”字段中输入用于标识业务伙伴的第二个代码。

➢可以使用备注字段输入最长为 100 个字符的任意短文本，在屏幕上直接显示有关业务伙伴的其他信息，以便当你打时可以在前面看到它。

如果需要输入更多文本，请在明细选项卡中输入。

➢如果业务伙伴是供应商，请使用采购员下拉列表选择负责的采购员工。

如果尚未定义员工，请选择定义新的在列表中创建另一条目。

你也可以选择“无SE”，从而不指定供应商对应的采购员。

➢如果需要，通过根据需要标记“设置有效期”和/或“冻结”复选框，为主记录指定有效期和/或为某一时间期间锁定记录。

如果你选择设置有效期和冻结，则系统显示附加日期字段和文本字段，在其中可以输入多达 30 个字符的注释。

要为业务伙伴的主记录确定有效期，请输入从或到日期，或者同时输入二者。

这可以使你以定期时间间隔标记主记录的日期。

要锁定业务伙伴的主记录，请输入从或到日期，或者同时输入二者。

例如，这使你可以从特定时间期间的进一步业务交易中排除经常付款很晚的客户。

如果主记录超出有效期或者已经锁定在过帐日期，则你将无法在系统中为此客户输入订单或为此供应商输入采购订单。

步骤三：在“财务”选项卡的相关字段中，如下输入业务伙伴财务数据：选择“付款合并”➢在“付款合并业务伙伴”选项中选择需要付款合并到的供应商。

你可以在一X发票中将交货单一起发送给总公司，也可以通过总公司的付款来平衡发送给各个分支的发票。

➢如果想要通过总公司的付款来平衡已经发送给分支的发票，请标记“付款汇总”复选框。

➢如果想要在一X发票中将交货单发送给总公司，请标记“交货合并”复选框。

步骤四：在“联系人”选项卡的相关字段中，如下输入业务伙伴联系人数据：单击“联系人”按钮➢在“名称”选项中输入联系人的名称，在“位置”“地址”“”“电子”等选项中输入联系人相关信息。

➢输入完毕“联系人”信息之后，点击“更新”按钮保存“联系人”信息。

➢单击“联系人”按钮可以查看与对应供应商的联系信息。

步骤五：在“地址”选项卡的相关字段中，如下输入业务伙伴的地址信息。

单击“定义新的”按钮➢在右边的“名称”“街道”“城市”“邮政编码”中填入开票至的业务伙伴信息，在“国家”选择项中选择业务伙伴的国籍，系统默认国家选择项为“中国”，你也可以定义新的国家类别。

➢定义新的地址。

例如，定义业务伙伴的发运地址。

点击“定义新的”的选择项，在右边输入相应的地址信息。

步骤六：“付款条款”选项卡的相关字段中，如下输入业务伙伴的付款条款。

单击橙色方向键定义新的付款条款➢在“付款条款”下拉选择项中选择适合业务伙伴的付款条件。

或者你也可以单击橙色的方向键定义新的付款条款：选择“当”定义新的“现金折扣”➢针对同一个业务伙伴可以定义多种付款方式➢不选择“当前”按钮，付款的日期即从交易发生日开始计算。

➢针对用户的最终付款时间，可以定制不同的现金折扣。

➢在“银行国家”中选择承付银行的国家，在“银行”选项中选择相应的承付银行。

步骤七：输入所有数据后，通过选择添加进行确认。

系统保存新的主记录。

➢你可以随时调用主记录以进一步编辑，前提是该“业务伙伴”没有发生任何实际的业务活动，这些活动包括有该与业务伙伴相关的物料入库或者生成发票。

第二节物料主数据准备一、概述作业说明:在SBO采购模块中, 物料主数据主要包含了企业所采购的物料信息。

作业人员:采购人员二、过程作业名称：这里只介绍物料主数据中的采购数据选项卡，详细信息请参考库存管理。

作业方式：菜单SBO-->库存-->物料管理-->物料主数据步骤一：打开“物料管理”中的“销售数据”选项卡，设定该物料的采购数据。