公司文件与档案管理表(6.0)
软件需求分析说明书实例
软件需求分析说明书实例需求分析说明书实例1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
而且近年来，由于竞争的激烈程度不断的加深，档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损甚至破产的局面。
于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法。
为了解决以上的问题，让企事业单位能够有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，及促进档案管理的信息化、规范化和集成化，本人多方听取意见、追加和完善大量实用功能，进而了解文件管理的流程，同时结合各部门、各行业与企业文件管理的方法，开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统。
1.3定义、缩写词和符号需求:用户解决问题或达到目标所需的条件或功能;系统或系统部件要满足合同、标准，规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能。
1.4参考资料鲁荣江、王立丰:《Visual Basic 项目案例导航》，科学出版社，2002年6月版陈明:《软件工程》，中央广播电视大学出版社，2002年6月版段兴:《Visual Basic 6.0 控件实用程序设计100例》，人民邮电出版社，2002年12月杜春雷、孙会莲:《如何使用Visual basic 6.0中文版》，机械出版社，2000年1月张曜、张青、李丁:《Visual Basic 函数实用手册》，治金工业出版社，2002年12月范国平、陈晓鹏:《Access 2000 数据库系统开发实例导航》，人民邮电出版社，2002年12月版闪四清:《SQL Server 实用简明教程》，清华大学出版社，2003年1月版2.任务概述2.1目标2.1.1开发目标在当今世界电脑普及的时刻，人们已经习惯用电脑办公，结果自然会产生大量的电子文件，这些文件有宝贵的历史价值，但我们如果将更多的时间花费在寻找这些文件上，即费时又费力。
集团公文管理规范
5.2.2建议
5.2.2.1填写呈批阅表中的文件名、发文单位和收文日期。
5.2.2.2与公文复印件一同送部门负责人，由其在建议栏填写合理的处置建议。
关系到集团/子公司全局的，应建议集团总裁/子公司总经理签批。
仅关系到某职能部门的，应建议职能部门主管领导或负责人签批。
一、目的
规范集团的公文格式，促进公文接收、制定、发放、落实及存档工作的规范化。
二、适用范围
1.0适用于集团总部及子公司的公文编制和管理。
2.0集团总部及子公司应根据本规范制定本单位的公文管理细则。
三、工作规范
1.0管理职能
1.1集团行政管理中心办公室为集团公文的归口管理部门，负责接收和处理集团总部外来文件及下属公司的请示、报告，处理以集团名义上报、下发的公文。
4.2.4批准：公文必须由集团总裁或子公司负责人（或授权代表）批准；其中，会议纪要由会议主持人批准签发。文件一经批准即生效，已批准的文稿，未经批准人同意，不得修订。
4.2.5发文
公文用纸一般采用标准A4型，左侧装订。
集团总部与子公司的公文应由其行政部门按年度统一顺序编号。
发文部门在发文时，应抄送关联部门，以便协办或查考。
3.7公文标题：应准确简要地概括公文主要内容，标明公文种类。
3.8行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。
3.8.1正文：公文内容应与国家法律法规及集团制度一致，文字精练，文笔流畅，逻辑合理，要求和措施明确，切实可行。
3.8.2附件：在正文之后，成文时间之前；多个附件应注明附件序号，序号对齐。
3.8.3成文时间：以签发或盖章日期为准，年份应标全称，月、日不编虚位。
会计档案管理制度
会计档案管理制度1.0目的为加强XXXX物业管理（深圳）有限公司（以下简称公司）会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作。
根据财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》，结合本公司的实际情况，特制定本制度。
2.0适用范围本制度在XXXX物业全公司范围内实施，归属XXXX物业管理的各子公司、分支机构参照本制度执行。
3.0职责：3.1 主管责任人：总部财务部负责人3.2 执行部门3.2.1 区域财务部为会计档案管理工作的主要执行部门，负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等工作，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。
3.2.2 区域行政部、物业部负责提供会计档案保管专用场地，配合区域财务部会计档案管理工作。
3.2.3 总部财务部负责监督区域公司对本制度的执行，并根据实际情况适时调整相关操作指引和流程。
3.2.4各区域公司财务负责人应定期对财务档案保管状况进行抽查。
4.0会计档案归档的范围4.1 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；4.2 会计账簿：包括总账、明细账、银行存款日记账、固定资产卡片、各种辅助登记薄等;4.3财务报告：包括《企业会计准则》规定和主管部门通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度财务报告，会计报表、附表、附注及财务报告文字说明。
上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告；4.4其它会计核算资料：与会计核算紧密相关的、由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
主要指银行对账单、银行存款余额调节表、纳税证明、询证函件及会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
5.0会计档案的整理5.1 会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。
会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
员工人事档案管理制度(含表格)
员工人事档案管理制度（ISO9001-2015）1.0目的规定人事档案的编号、归档、保管、借阅、作废、销毁等管理要求，为规范人事档案管理。
2.0范围适用于公司所有员工人事档案的管理。
3.0定义无4.0职责公司企管部人事组负责所有员工人事档案管理。
5.0工作程序5.1人事档案包括：5.1.1员工入职资料：应聘人员登记表、面试记录表、入职承诺书、体检报告、原单位解除合同证明原件、毕业（学位）证书复印件、二代身份证复印件2张、工资卡复印件、一寸彩照6张、暂住证复印件（外地员工）、就业登记证原件等5.1.2员工月度跟踪表、员工转正（岗）考核表、续签考核、员工录用表、月度年度绩效评估记录；5.1.3劳动合同原件、保密协议、员工薪资确认单；5.1.4员工培训协议、奖惩记录、各类事故处理记录等；5.1.5 管理干部任命书复印件等；5.2人事档案的归档和查找5.2.1企管部人事档案管理员对每次形成的人事档案，负责整理立卷，每人建立一张《员工档案卡》，根据员工档案编号把涉及的相关资料放入档案，并建立电子台帐，由企管部人事组直接保管。
5.2.2人事档案根据员工档案编号进行管理和查找。
5.3人事档案的查阅5.3.1人事档案属于保密档案，一般人员不准查阅。
5.3.2人事档案的查阅必须填写查阅申请单，由查阅人直接领导审核，总经理批准方可查阅。
5.3.3 没有特别注明和理由，查阅档案仅限于员工基本人事资料、简历情况，原则上不得复印。
5.3.4 没有特别注明和理由，档案仅在企管部查阅。
如需将人事档案借出，必须列明档案清单并应在规定期限内归还。
属于绝密的人事档案一律不准借出。
5.3.5借出的档案，需妥善保管，不得损坏、涂改、抽页、复印和转借，归还时检查清点，如有损坏，必须追究责任。
5.4 涉外人事档案的处理5.4.1公司原则上要求在科室类管理和技术人员入职时，在其入职一个月内将个人的人事档案转移到公司所在地的区级人事档案托管部门（人才市场）。
档案管理系统-需求规格说明书
《档案管理系统》需求规格说明书更改履历状态：新建、增加、修改、删除。
目录目录 (I)1. 引言 (1)1.1 编写目的 (1)1.2 1.2项目背景 (1)1.3 定义、缩写词和符号 (1)1.4 1.4参考资料 (2)2. 任务概述 (2)2.1 目标 (2)2.1.1 开发目标 (2)2.1.2 应用目标 (2)2.2 运行环境 (3)2.2.1 硬件环境 (3)2.2.2 软件环境 (3)2.3 条件与限制 (3)3. 数据描述 (3)3.1 静态数据 (3)3.2 动态数据 (5)3.3 数据库描述 (5)3.4 数据流图 (5)3.4.1 登录数据流图 (6)3.4.2 档案管理 (6)3.4.3 档案查询 (6)3.4.4 系统配置 (6)3.4.5 系统维护 (7)3.4.6 打印报表 (7)3.5 数据字典 (8)4. 功能要求 (8)4.1 功能划分 (8)4.2 功能描述 (8)5. 性能需求 (10)5.1 数据精确度 (10)5.2 时间特性 (10)5.3 适应性 (10)6. 6. 运行需求 (10)6.1 用户界面 (10)6.2 硬件接口 (11)6.3 软件接口 (11)6.4 故障处理 (11)7. 其它要求 (12)1.引言1.1编写目的在完成了针对《档案管理系统》软件市场的前期调查，同时与多位软件使用者进行了全面深入地探讨和分析的基础上，提出了这份软件需求规格说明书。
此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。
本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。
1.2项目背景由于文件多，种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，要保护好一些公司重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。
人事档案管理系统
人事档案管理系统分析时间行进到21世纪，以计算机技术为主体的高新技术群体已经将触角深入到国发经济的方方面面。
在市场经济的大环境下，越来越多的人士逐渐认识到用计算机技术进行名类管理，交流的便捷。
基中最实出的是要算在厂矿企事业单位的人事档案的计算机管理了。
人事档案数据库管理系统是一个为适应当前各个行业对人事信息管理的迫志需求而设计开发的软件系统。
该系统的前台采用的是VB6.0软件开发系统，后台数据库采用的是Access2000数据库。
整个系统有数据库文件和数据库管理系统两大部他构成。
后台的Access 2000数据库文件是集中存储并管理分类人事档案信息的大本营，而前台的数据库管理系统是用来为数据库中的各种资料进行各种基本操作和管理。
一、总体结构和主要功能人事档案管理系统主要包含职工个人自然情况，工作情况，简历，政治情况等各方面信息，内容比较庞大复杂。
同时还综合考虑档案管理工作的性质，总结归纳出所需实现的功能。
主要是为人事档案进行服务，对人事的变动、人事资料、以及人事资料的查询，统计等功能。
总体上说具有编辑，查询，用户管理，图表统计等功能。
一、灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。
并将查询方式有机溶入编辑界面，可以实现对某项记录定位，再进行编辑，修改，更新。
二、多个数据库表的任意组合条件的查询。
便于在实际档案管理操作中呆对保种情况，多种条件下的人员情况进行统计查看。
三、具备分级用户权限管理设置，以确保档案的保密性和安全性。
四、具有分类统计，使用图表显示的功能，该统计图表可根据数据库中记录情况的变化而变化。
五、具有比较友好的人机界面，各种操作可以在直观的界面上通过人机交互式进行。
六、具有辅助表管理功能，主要是对“学历”表中的字段“学历”，“部门表”中的字段“部门”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“职称”表中的字段“职称”，进行添加，修改，删除操作。
人事档案管理系统模型如下：1为不同的职工分配不同的功能，使其具有不同的权限，完成其权限所对应的功能，从而很好地管理好整个系统。
RBA6.0审核清单及对应文件
RBA-SA-COP-012惩戒性措施管理控制程序
《违规通知书》 书面警告 员工工资表 缴税清单 RBA-SA-COP-019处理疑虑和采取纠正措施管 理控制程序 RRBBAA--SSAA--CCOOPP--002139员 处工 理代 疑表 虑员 和工 采申 取诉 纠和正处措理施程管 理控制程序 RBA-SA-COP-023员工代表员工申诉和处理程 序 RBA-SA-COP-012惩戒性措施管理控制程序
N/A无劳务派遣人员
13
不扣起员工的身份证明文件和个人数据原件的政策/程序 (除非员工要求)
14 安全保管工人的身份证、护照或工作证的程序
SA-002《强迫性劳工管理控制程序》
保安人员上岗证 RBA-WI-HR-031C 招聘管理制度
15 不限制工人行动自由的政策/程
SA-002《强迫性劳工管理控制程序》
《员工手册）SA-014《薪酬管理控制程序》
5 受审核方雇用规定 (禁止使用强迫、抵押和契约束缚劳工) SA-002 《强迫性劳工管理控制程序》
6
劳务公司/ 分包商雇用规定: 禁止使用强迫、抵押和契约束 缚劳工 不扣起员工的身份证明文件和个人数据原件
SA-002 《强迫性劳工管理控制程序》
7 员工辞职\离职记录
SA-001《童工与青少年管理控制程序》
25 未成年工雇用计划
SA-001《童工与青少年管理控制程序》
26 未成年工雇用健康检查记录
SA-001《童工与青少年管理控制程序》
MS SEA Document Checklist
No.
LHR: 劳工
文件清单
File name (number/version/issue date)
16
01、文件和资料控制程序
6.5文件保存：
6.5.1文件应建立并实行档案管理,以便查阅版次变更之文件。文控中心统一回收并于《文件发放申请表》的备注中填写回收记录，按实际而定保留一份旧版之文件，加盖“作废”章，保管于文控中心，以便作下次更新资料之参考作用，废止之文件保存期为一年。
DY QWI
作业指导书：从001-999（流水号）
英文Working Instruction缩写
公司代码
例：DYQWI001
第一个文件（流水号）
作业文件代码
公司代码
4．品质记录
4．1程序文件后产生的记录表格
DYQR或QEQR
记录号：从01-99（流水号）
对应的程序文件编号
程序文件表格代码
公司代码
例:DY- QR - 16 - 01
非公司人员不得查阅,除非部门主管允许外
技术资料/客户资料/报价资料
非本公司人员不得查阅,除总经理特许外
6.6.2已核准文件如因损坏、遗失、涂改相关工作需要更换或特别申请时，填写《文件修改申请表》交部门经理审核，管理者代表核准后，即可交到文控中心领取。
6.6.3若其它部门需调阅某部门的文件资料时，必须由该部门确认批准后方可调阅。
2.0范围:
适用于(QMS)品质系统及(EMS)环境管理系统中所有受控文件。
3.0参考文件:(无)
4.0定义:
4.1受控文件:即需要受到控制的文件,是一份带有本公司品质系统及环境系统之文件编号、发行时期、修订日期、版本版次的标识及相关授权人员的审核、签字确认之文件。发行列入受控时，经盖有红色“受控文件”印章后发放。
6.7外来文件管制:
6.7.1客户提供图纸依合约评审相关要求由业务部与客户合约配套保存管制。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
内容概述
调卷部门
调阅人
调阅用途
调阅期限
自年月日起至年月日止，计日
原收入编号
借出日期
档号
归还日期
年月日
备注
保管人签章
核准：主管：
注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备查。
1
文件标题
文件类别
□规范类□规格类□标准类
文件号
文件名称
版本
页数
日期
备注
1
2
3
2
日期
文件编号
文件名称
版次
数量
领用人
领用部门
补发
经手人
备注
3
文件名称
文件编号
回收页次/全部
经办人
回收部门
数量/页次
回收日期
人员签字
4文件作废申请单
文件名称
文件编号
作废页数
申请作废部门
作废原因
申请人
日期
申请部门主管
日期
需回收数量
分布部门数量
文件管理部门主管
日期
备注
5
楼层房间
全宗号
全宗名称
案卷目录号
案卷目录名称
目录中案卷起止号数
柜
栏格
柜
栏格
6
卷宗号：目录号：部门：
案卷顺序号
立卷类目号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注
7
保ห้องสมุดไป่ตู้库号
柜位号
拟存至日期
部门
文件名称内容
类别
入库日期
出库日期
收件人签收
年
月
日
年
月
日
8
编号：日期：年月日
文件类别