商务邮件规范
商务邮件写作规范
商务邮件写作规范尊敬的客户/同事：首先，感谢您阅读我的邮件。
作为商务沟通的一种重要方式，邮件的撰写与发送需要一定的规范和技巧，以确保信息准确、清晰地传达给对方。
在这封邮件中，我将分享一些商务邮件写作的规范，希望能对您在日常工作中的邮件沟通有所帮助。
1. 主题行（Subject Line）主题行是邮件的门面和概要，应精简地表达邮件内容，吸引读者的注意力。
在主题行中，使用简洁明了的文字简要概括邮件主题，避免使用太长或含糊不清的词语。
例如：[紧急]关于明天会议时间变更的通知、询问讨论报告进展的情况、简报物流方案的草稿等。
2. 称呼（Salutation）商务邮件中的称呼应根据收件人的身份和关系选择适当的称呼。
如果你与对方有较熟悉的关系，可以使用“亲爱的[姓名]”或“尊敬的[姓名]”；如果你与对方关系比较正式，则可以使用“尊敬的[职位或头衔]”，如“尊敬的先生/女士”或“尊敬的部门经理”。
3. 正文（Body）邮件正文应包含以下几个重点部分：3.1 问候语（Greeting）在正文的开头，对收件人进行问候。
可以使用简单的问候语，如“希望这封邮件能找到您身体健康、工作顺利。
”或“祝您有一个愉快的一天。
”3.2 引言（Introduction）在正式进入邮件内容之前，使用引言部分来引入邮件的目的和背景。
介绍你写邮件的原因或背景，让读者明白邮件的重要性和必要性。
3.3 具体内容（Main Content）在具体的内容部分，确保简明扼要地传达所需信息。
使用简洁明了的语言，避免过度冗长和复杂的句子。
如果有多个主要点，可以使用段落来分隔，使每个点都清晰可辨。
3.4 请求/行动项（Request/Action Item）如果你希望对方采取行动，明确表达你的请求，并在邮件中标明相关的截止日期或时间。
确保对方清楚地了解你需要他们做什么，以及何时完成。
3.5 结尾（Closing）邮件的结尾应包含对收件人的感谢之词，并表示你期待与对方进一步的交流或回复。
商务邮件写作规范通用版
商务邮件写作规范通用版尊敬的读者，商务邮件是现代商务交流中非常重要的一种沟通方式。
一封规范的商务邮件不仅能够有效传递信息，还能提升沟通效率和专业形象。
本文将为大家介绍商务邮件写作的一些规范，希望能对您在商务邮件写作中有所帮助。
一、邮件格式在商务邮件中，采用简洁明了的邮件格式能够使读者更容易阅读和理解邮件内容。
一个典型的商务邮件格式包括：发件人的姓名、职务和联系方式，收件人的姓名和电子邮箱地址，邮件主题，称呼，正文，结束语和署名。
在这些部分中，每个部分都应该使用合适的表达方式，并注意适当的回车和空行，使邮件整洁美观。
二、邮件主题邮件主题是读者决定是否打开邮件的第一个印象。
一个好的邮件主题应该简明扼要地说明邮件的内容，并且尽量避免使用与内容无关的词汇。
比如，如果要邀请客户参加会议，邮件主题可以是：“邀请参加XXX公司会议”，而不是简单地写“重要事项”。
三、称呼在商务邮件中，正确的称呼能够体现您对读者的尊重和礼貌。
如果您知道对方的姓名，直接使用对方的全名进行称呼。
如果对方的姓名不确定或不方便确认，可以使用尊称如“尊敬的客户”、“尊敬的先生/女士”等。
四、正文在正文部分，要注意使用清晰简洁的语言来表达您的意思。
第一段应该直接陈述邮件的目的，并简要描述与邮件相关的背景信息。
接下来的段落里，每一段都应该围绕一个中心思想展开，使用简明的语言表达，并尽量避免使用复杂的行文方式。
此外，还可以使用有序列表或者段落缩进等方式来突出重点和分段。
五、结束语结束语是给读者留下一个好印象和提供进一步行动的机会。
常用的结束语有：“感谢您的关注”、“谢谢您的耐心阅读”等。
在结束语之后，可以再次表达您的联系方式以便于读者进一步与您交流。
六、署名在商务邮件中，署名是表明邮件发件人身份和联系方式的重要部分。
署名应该包括您的全名、公司名称、职务、电话号码和电子邮箱地址等联系方式。
确保署名的信息准确、完整，并使之与邮件的内容和目的一致。
总结：以上是商务邮件写作的一些规范，希望对您在商务邮件的写作中有所帮助。
商务邮件中的礼貌用语与规范
01
02
03
及时回复
收到邮件后应尽快回复， 避免让对方等待过久。
明确回复内容
回复邮件时，应明确表达 自己的意见或答复，避免 让对方产生误解。
感谢对方的来信
无论是否需要对方的帮助 ，都应对对方的来信表示 感谢。
请求帮助的处理
礼貌提出请求
在请求对方帮助时，应使 用礼貌用语，表达自己的 请求。
说明请求原因
20XX-XX-XX
商务邮件中的礼貌用语与规范
作者：XXX
目 录
• 商务邮件的基本礼仪 • 商务邮件的写作风格 • 商务邮件中的专业术语 • 商务邮件中的语气与态度 • 商务邮件中的特殊情况处理
01
商务邮件的基本礼仪
称呼与结尾
称呼
在邮件开头，使用适当的称呼， 如“尊敬的[收件人姓名]先生/女 士”。
在表达承诺或保证时，要明确责 任和义务，避免使用过于模糊或
含糊的措辞。
03
商务邮件中的专业术语
使用正式的商务术语
商务术语是商务沟通中的专业语 言，能够准确传达信息并保持专
业形象。
使用正式的商务术语能够避免产 生歧义，确保信息传递的准确性
和有效性。
在商务邮件中使用正式的商务术 语，能够展现出专业素养和严谨
在请求对方帮助时，应说 明请求的原因，让对方了 解为什么需要帮助。
表示感激
在请求对方帮助时，应表 示感激之情，让对方感受 到自己的诚意。
拒绝请求的处理
礼貌拒绝
在拒绝对方请求时，应使用礼貌 用语，表达自己的拒绝之意。
说明拒绝原因
在拒绝对方请求时，应说明拒绝的 原因，让对方了解为什么不能帮忙 。
表示遗憾
的工作态度。
商务邮件规范
商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。
下面做详细介绍（Email的撰写礼义另外介绍）。
撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。
三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。
一、收件人1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。
2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
二、抄送1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。
2.一般情况下不要给普通客户抄送。
3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。
三、主题电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。
此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。
让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。
但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。
1、称呼 1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。
2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理 2、正文正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。
在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。
1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。
在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。
2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。
3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。
4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。
邮件商务礼仪
邮件商务礼仪在商务往来中，电子邮件是一种非常常见且重要的沟通方式。
它不仅能够迅速传递信息，还能体现一个公司或个人的专业形象。
以下是一些关键的邮件商务礼仪要点：1. 邮件主题：邮件主题应该简洁明了，直接反映邮件内容的核心。
例如，如果邮件是关于会议安排的，主题可以是“关于周三会议的安排”。
2. 称呼：在邮件开头使用恰当的称呼，如“尊敬的张先生”或“亲爱的李小姐”。
如果不知道收件人的性别或姓名，可以使用“尊敬的收件人”。
3. 正文格式：邮件正文应该清晰、有条理。
使用段落分隔，每段只讨论一个主题，避免长段落。
4. 语言风格：使用正式且专业的语言。
避免使用俚语、缩写或非正式表达。
5. 礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“请”、“谢谢”和“期待您的回复”。
6. 签名：邮件结尾应包含签名，包括你的全名、职位、公司名称和联系信息。
7. 附件：如果邮件中提到了附件，请确保附件已经附加，并在邮件正文中提及附件内容。
8. 回复：回复邮件时，使用“回复”而不是“回复全部”，除非需要所有收件人参与讨论。
9. 抄送和密送：谨慎使用抄送（CC）和密送（BCC），确保信息只发送给需要知道的人。
10. 检查：在发送邮件之前，检查拼写、语法和格式错误。
确保所有信息都是准确无误的。
11. 紧急性：如果邮件内容紧急，请在邮件主题或正文中明确指出。
12. 保密性：对于敏感或保密信息，确保使用适当的安全措施，如加密邮件。
13. 避免冲突：在邮件中避免使用可能引起冲突的言辞，保持客观和专业。
14. 及时回复：尽可能及时回复邮件，如果无法立即回复，可以发送一个简短的邮件告知对方你将在何时回复。
遵循这些商务礼仪，可以帮助你建立专业的形象，促进有效的沟通，并维护良好的商业关系。
商务邮件基本规范
商务邮件基本规范写一封professional的商务邮件足以让他人对你的印象大大加分。
所谓正式商务邮件就是指写给老板还有写给客户看的邮件。
邮件写的如何是体现一个职场人是否professional的必要条件，更是在与外界沟通时体现团队整体形象和人员素质的窗口。
写商务邮件往往要比口语简单：不必担心发音，并且有足够时间修改你的邮件内容。
但是邮件不规范，或是太随意的问题依然长期存在，在这里整理了一些基本的规范和常用语句，希望大家抽空学习并迅速实践起来。
1、邮件的开头用〝Hi，Hey〞作为写给朋友的开场白没有任何问题，但是最好不要用来称呼工作上的对象，除非你们足够熟络。
同时，传统的〝Dear Sir〞也已经越来越落伍了。
最好是写〝Dear Mr. / Ms.〞+对方的姓，或者直呼其名，例如〝Dear John〞。
又如对方为日本人Kou Yamada，较正式为Dear Yamada-san，较随意为Dear Kou。
Dear Yamada则是错误的表达。
2、邮件的正文英语邮件的原则是开门见山，条理清晰。
写邮件时尽量清晰的陈述所写的内容。
如内容较长，每一段都有中心句。
使用first, second 或者next, and finally的引导词。
另外，邮件中尽可能不要出现缩写（一些约定俗成的除外，如ASAP，B/L, L/C），缩写在商务英语里是不正规的，如在沟通中首次出现的缩写，必须在括号中注明全称。
通常的情景和常用句型——●通知、询问、提醒、确认Please be advised / informed / reminded that…Please note / be noted that…We would like to / I am writing to confirm / inform you that…I am writing to follow up on…I’m just writing to remind you of…With reference to (关于某事)our phone conversation today…Regarding / With / In regard to…(关于某事)As I mentioned / indicated / we discussed in previous e-mail / meeting / conference call on Octobe r 5……As you requested / required / per your requirement…We’re pleased / glad (good news) / regret / sorry (bad news) to inform you that …●回复、反馈As a follow-up to our phone conversation yesterday, I would like to get back to (答复,反馈)you about …Here is the feedback / reply / response to your questions / concerns (关切的事) yesterday…Please find my replies / answers in Red below. 我的回复已在下面邮件中标红。
商务邮件书写格式及基本礼仪
商务邮件书写格式及基本礼仪商务邮件作为各种商业交流中不可或缺的一部分，是现代商业沟通的主要方式之一。
合理规范的商务邮件格式和遵守基本礼仪不仅可以提高邮件的专业度，还有助于改善沟通效果，建立良好的商务关系。
本文将介绍商务邮件的格式和基本礼仪，帮助读者提升邮件书写能力。
一、格式要求1. 邮件主题：简洁明了地概括邮件内容，避免使用太过笼统的标题。
如有必要，可以在主题后添加具体关键词。
2. 称呼与称谓：在收件人称呼中尽量使用正式的称谓，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的某某先生/女士”，避免使用俚语或亲昵称呼。
对于不熟悉的收件人，应使用尊称。
3. 开头礼貌语：在邮件的开头，应根据具体情况使用适当的礼貌语，如“祝您好”，“感谢您的来信”，“您好”，表达对收件人的尊重以及感谢。
4. 内容结构清晰：商务邮件应该采用简洁明了的语言，段落层次分明。
可以使用编号或者分段来突出不同的内容，以便读者阅读。
5. 结尾礼貌语：在邮件的结尾，应表达谢意和祝福，如“谢谢您的耐心阅读”，“祝好”，“期待您的回复”。
6. 发件人信息：在邮件签名中应包括发件人的姓名、公司名称、职位、联系方式等相关信息，以便收件人了解发件人的身份和背景。
二、基本礼仪1. 尊重收件人的时间：商务邮件应该注重简洁明了的表达，尽可能减少重复和冗长的内容，以节省对方的时间。
在回复邮件时，应尽快给予回复，不拖延时间。
2. 注意邮件语气：商务邮件的语气应该正式、礼貌，并且不带有过分的情绪色彩。
避免使用不恰当和具有冒犯性的词语，以免引起误解或冲突。
3. 精心选择抄送对象：在商务邮件中使用抄送功能时，应慎重考虑需要抄送的对象。
确保抄送对象与邮件内容和目的相关，并给予对方相应的解释。
4. 避免大量使用附件：商务邮件中的附件应该精心挑选，确保其与邮件内容有关，并且不过大。
过多或过大的附件可能会影响对方的收件效果和传输速度。
5. 文明用语和正确拼写：商务邮件应使用规范的语言，避免使用缩写、俚语和口语化的表达方式。
商务邮件礼节注意
商务邮件礼节注意在商务邮件往来中，遵守礼节是非常重要的。
良好的邮件礼节可以增进沟通效果，建立良好的商业关系。
以下是一些商务邮件礼节的注意事项：1. 使用专业的邮件地址：在商务邮件中，应该使用专业的邮件地址，避免使用个人邮件地址或者幽默可爱的邮件地址。
邮件地址最好包含你的姓名或者公司名称，例如：***************。
2. 使用礼貌的称呼：在邮件的开头，应该使用礼貌的称呼，比如尊敬的XXX先生/女士，尊敬的团队，避免直接称呼对方的名字，以免显得太过亲近。
3. 简洁明了的邮件主题：邮件主题应该简洁明了，能够准确反映邮件内容。
避免使用太过模糊或者不相关的主题，以免对方无法准确理解信件内容。
4. 使用礼貌的语言：在邮件中使用礼貌、正式的语言，注意用词得体，不要使用粗俗或者不专业的语言。
尊重对方是建立良好商业关系的基础。
5. 注意邮件格式：邮件格式应该整洁美观，段落分明，避免出现拼写错误或者语法错误。
在商务邮件中，尽量使用正式的字体和格式，保持邮件整洁。
6. 及时回复邮件：在收到商务邮件后，尽量及时回复对方，即使暂时无法解决问题，也可以简单回复一下表示接收到邮件。
避免长时间不回复邮件，以免对方误解。
7. 注意隐私保护：在邮件中避免泄露个人或者公司的隐私信息，同时也要注意保护对方的隐私信息。
保护隐私是尊重对方的表现。
总之，在商务邮件往来中，遵守礼节是非常重要的。
通过遵守邮件礼节，可以增进沟通效果，建立良好的商业关系。
希望以上几点注意事项对你在商务邮件中有所帮助。
感谢你的阅读。
商务信函格式规范
商务信函格式规范商务信函是商务沟通中常见的一种形式，它需要遵循一定的格式规范，以确保沟通效果和专业性。
以下是商务信函的格式规范。
一、抬头格式商务信函的抬头格式应包括发件人的姓名、职务、公司名称、地址、电话、传真等联系方式。
抬头通常位于信函的左上角位置。
二、日期格式商务信函的日期格式应该遵循国际通用格式，即年-月-日的顺序，例如：2023年5月10日。
三、收信人信息商务信函的收信人信息应包括收件人的姓名、职务、公司名称、地址等内容，通常位于信函的左侧位置。
四、称呼格式商务信函的称呼应该根据收信人的身份和性别来选择，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。
五、正文格式商务信函的正文应该简洁明了，分段清晰，条理分明。
首先是引言部分，介绍写信的目的；接着是主体部分，详细阐述事宜；最后是结尾部分，表达希望和感谢。
六、结束语格式商务信函的结束语可以根据具体情况选择，如“此致敬礼”、“谨启”等。
七、落款格式商务信函的落款格式应包括写信人的姓名、职务、公司名称、联系方式等内容，通常位于信函的右下角位置。
八、附件格式如果有需要，商务信函还可以附带附件，附件应该在正文中做出明确的引用，并在信函末尾注明附件数量。
九、其他注意事项- 商务信函应遵守礼貌规范，语言要得体，不应出现过于随意或过于正式的用语；- 商务信函的语气要诚恳友好，尊重对方，避免使用冷漠或傲慢的措辞；- 商务信函的格式需要整齐划一，字体大小、排版要一致，避免出现混乱或不规范的情况。
总之，商务信函是商务交流中重要的一种工具，遵循正确的格式规范可以增加信函的专业性和有效性，提升沟通效果。
希望以上内容能够对您写商务信函时有所帮助。
商务电子邮件规则
商务电子邮件规范一．邮件文本及格式规范1. 邮件内容。
1.1 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
2. 邮件字体。
2.1 全文统一。
2.2 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，宋体。
2.3 字体为正体。
2.4 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑。
3. 邮件信纸。
3.1 请使用公司统一的信纸版式，如无，不使用信纸。
4. 个人签名。
4.1 个人签名档需包含内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等。
4.2 如有工作需要，需和外部联系，还可增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站以及个人手机号码、MSN号码等。
二．邮件语言文字规范1. 语言表述清楚、简练，不能有歧义。
2. 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。
3. 段落分明、清晰。
三．邮件发送规范1. 邮件主题。
1.1 邮件必须写明主题；1.2 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有歧义。
1.3 一定不要空白标题，这是最失礼的。
1.4 标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用…才能显示完你的标题。
1.5 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
1.6 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
1.7 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
1.8 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。
2. 称呼2.1 邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。
2.2 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
2.3 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
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英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范
2011-01-05 02:29:01 发表于：外贸英语
一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。
根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。
现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。
它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。
这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。
但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。
一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。
但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1) 信头(the letter - head)
(2) 案号和日期(the reference and date)
(3) 封内名称和地址(the inside name and address)
(4) 开头称呼语(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 结尾敬语(the complimentary close)
(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事项(the attention line)
(9) 事由、标题(the subject line)
(10) 经办人代号(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。
信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。
质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。
经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。
它的位置一般是在信头的右边。
而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。
在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。
英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”，而美国的日期标示法则是“March24 ，2002”。
月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式，
紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir ，Dear Sirs 或Gentlemen ，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。
在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。
尤其注意页边空栏，它是信文的框架。
信文多用单行距，有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。
它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。
传统的结尾敬语有：Yours faithfully ，Yours truly(多用于美国) 等，也有人用倒装的Faithfully yours ，Truly yours 等。
结尾敬
语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。
如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。
公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。
这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下面一般要加上横线。
当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。
它在开头称呼语以上两行。
除齐头
式外，可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。
经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。
是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。
写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。
经常使用的形式有: Enclosure ，Enclosures ，Encl.，Enc. 等。
抄送在附件以下两行。
抄送有明、暗两种方式。
明示的标记为cc ，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。
暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。
如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。
因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。
这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。
总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。
布局好的信件是双方交易的好的开始。
一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。