OA选型建议方案

协同OA选型建议方案
一、协同OA主要解决政府机构什么问题?
办公自动化（协同OA，Office Automation）是借助先进的信息化手段处理日常办公业务，达到提高组织工作效率和质量，方便管理和决策的目的。

随着信息技术的发展，传统意义上的办公自动化（例如文件夹共享方式的OA、内部邮件发送方式的OA等）已经无法满足用户的需求，用户需要的是一种能够融合日常公文处理、公文流转、事务处理、邮件管理等功能于一体的信息系统，从而实现多人、多部门的协同工作。

这几年出现的协同办公方式的协同OA，不仅能够实现用户个体工作的自动化（如日程安排、消息浏览、信息交流、工作处理等）、协同工作的流程化（如公文处理、采购申报、车辆管理等），而且能够通过流程定制、学习培训、档案管理、论坛交流、信息发布以及与其他模块的综合运用,实现用户的知识管理和建立新型组织文化。

它包含几个方面的内容：1）管理的本质是组织行为的协同过程，协同的效率高低决定着管理的效率。

凭借这一管理理念和网络技术手段，赋予了“协同管理”全新的内涵和客户体验;
2)将协同管理行为抽象提炼成“角色、事件、流程、结果”等要素，建立以“人”为中心的角色驱动机制，以表单为信息载体，以工作流为导航，完成“人找事”、“事找人”、“人找人”、“事找事”等不同类型的管理事务，从而有效提升传统管理手段，大大提高工作效率，立体全方位的诠释了现代办公管理理念。

3)针对政府机构大量的非结构化信息进行集中管理，形成团队组织的知识体系，进行高效的知识传递、转移，实现能力的快速复制和提升。

以灵活的文档管理机制把单位、个人、项目、部门等文档一体化集成管理，并通过授权方式实现多层次、多角度、多范围、多对象的全面共享，满足现代办公对公文文档的管理需求。

4)信息的生命取决于它的实时性和关联性，以高度关注的“人”和“事”来组织诸如协同、邮件、文档、会议、时间等信息，极大的提升了信息整合加工的有效性，从而提高了协同管理的效率。

5)通过内嵌的邮件系统，实现外部邮件信息与内部协同信息双向互通，弥补了单纯邮件系统弱流程、非共享的缺陷，大大丰富了个人信息的传递手段和处理方式。

二、选型的决定因素：
协同OA是要全员使用的系统,必须要考虑到政府机构信息化基础薄弱引起的使用习惯的适应.
更为重要的是考虑系统能否适应政府机构未来的发展。

对于一个政府机构的软件选型来讲，通常有以下几个决定因素：
1.软件供应商的实力——这其中包括供应商规模、行业地位、研发实力、资金实力等；选
择软件的过程中，软件供应商的综合实力评估是非常重要的先决条件，这样可以保证对软件系统的持续支持和不断更新，对于政府机构的长期服务以及软件项目投资会更加有保障，可以有效规避项目实施风险。

2.软件产品——这其中包括产品架构、产品功能、易用性和可操作性、稳定性等；解决方
案的核心就是软件产品，决定软件产品的因素又包括“应用”、“技术”和“可操作性”
三个层面，“应用”主要是指产品功能要与政府机构的实际需求相匹配，功能太少解决
不了实际问题，功能太复杂购买成本和实施成本太高，往往会闲置不少功能，造成投资浪费，因此要在需求与功能之间寻求一个平衡点；“技术”层面主要是指产品的开发平台和工具，在保证产品应用功能的前提下，采用何种技术体系开发也非常重要；“可操作性”主要是指软件系统的界面是否友好，易用性如何，对于使用者来说，就像“木桶理论”中所描述的那样，软件的最终使用效果，是由组成木桶（政府机构）的木条（个人）中最短的那个决定的。

3.服务能力——作为一种高科技含量的产品，软件以先进的IT技术实现了先进的管理思
想和理念，面对复杂的软件产品，必须要有专业的服务团队来提供技术支持。

具体来讲，评价供应商的服务能力要看这么几个方面：一、是否具备一套完善的项目实施方法，比如组建双方实施团队，并制定规范的实施计划书（精确到每周每日），严格进行项目过程控制等；二、服务团队的规模和服务相应时间。

4.成本——这里指的是TCO总拥有成本，其中包括软件购买和实施成本，还有相应的硬
件、网络、人力、时间等等，其中软件购买成本最好理解，但现代管理理论更多的是强调TCO，对于软件来讲更多的要考虑前期的实施成本和后期的维护成本
三、现有协同OA产品选用比较建议
现在的协同OA从功能的角度大同小异,客户在短期内很难选择出谁比谁好多少(其实也就是这样,也不可能好多少,各有优劣),但随着时间的推移,软件技术发展是相当快的,产品之间就会出现差距,所以客户不要过多考虑现在产品的功能,而应该是这样来选:
☆看产品公司的发展性,协同OA是一个长期使用的产品,一定要选一个可以提供长期服务的匹配的合作伙伴,我们用友当然是客户的首选之一;
☆看产品的成熟性,有大量客户使用的产品当然稳定易用;
☆看产品的易用性,学习的时间越短的产品越好;
☆看产品的结构好不好,同样功能的情况,是不是简约适用,技术平台是不是先进;
☆看产品的维护性,名牌产品之所以名牌就是有很好的售后服务;
☆看产品的兼容性,协同OA其实是一个政府机构的办公门户,它是不是能兼容很多其他的专业软件,而成为一个办公平台
而以上方面正是我们用友协同办公的长处.
我们认为考察一个协同OA系统,必须要综合考虑以下因素:
☆技术架构:
是否采用成熟的J2EE架构,是否考虑大量并发情况下系统性能的稳定
☆首页简洁
突出待办事项和跟踪事项,所有操作是否经过优化,是否可以在最短路径内完成操作?
☆易用性:
首先产品公司内部是否自己在使用系统?如果自己的东西自己都不用,如何让人信服?使用系统是否需要额外学习一些知识?难用则无用.
☆人性化:
督办的人性化,是否直观看到流程处理情况,是否可以及时的进行督办处理?
☆流程的灵活性:
真正意义上的自定义流程,当流程变化时是否考虑到必须由系统管理员来完成修正工作?
☆协同办公:
是否考虑到日常工作过程中80%的零散的工作协同应用?随时可能新加的流程是否必须由系统管理员来完成?
☆表单+流程+统计:
是否有严格的字段流程权限设定?是否可以统计和查询?
☆消息的提醒;
是否每一个处理步骤都有提示?
☆日程提醒:
是否方便的查看他人的日程安排?自己的日程安排是否有提示?
☆会议提醒:
会议的提醒功能,与会人参与情况,是否有与项目关联的功能?
☆关联人员:
集中查询相关人员之间所发生的往来、工作、文档、日程，并能随时查看下属的工作状态，给下属安排工作？
☆项目管理功能:
优秀的项目管理功能,所有计划,流程,公文,会议和公告是否和项目挂钩?
☆公告,调查,讨论区
公告是否可以按照部门,按照级别控制公告权限?能否对查看公告进行统计？
☆系统代价;
是否需要额外购置数据库软件,是否额外购置WE应用服务器?是否需要学习额外知识? ☆维护性;
当流程改变时,是否可以及时修正?是否只有系统管理员才能修改?当系统管理员离开岗位时,如何处理表单流程的变更?
☆知识管理:
包括公文,计划,会议,常用事务处理过程等是否可以归档查看?是否有明确的授权?是否可以进行借阅时间控制
☆电子签名,笔迹留痕
是否可以记录谁,在什么时候,修改过公文什么内容?是否支持电子签名和电子印章?电子盖章是否附和国家规则?
☆系统兼容性
是否考虑到将来和GRP和财务系统进行兼容,进行数据交换?
☆流程安全性
流程过程中,其他人是否无权看到,包括系统管理员?,协同内容是否可以拷贝而泄漏?
☆实施周期:
实施过程是否很长?
☆培训周期:
系统管理员培训是否需要特殊要求?领导培训多长时间完成?
☆售后服务:
升级服务代价?品牌服务?
我们建议,政府机构信息化建设应从以上这些方面进行综合的考虑!。