(档案管理)科技档案归档分类标准
武汉凯迪控股投资有限公司Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd
科技档案归档分类标准
编号：KDKG/PK-101
版本：A/0
2009年月日发布2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布
文件批准页
批准/日期：
审核/日期：
相关部门/日期：
部门负责人/日期：
文件编写/日期：
目录
1.目的 (1)
2.范围 (1)
3.定义 (1)
4.职责 (1)
5.程序 (1)
5.1 科技档案类目设置 (1)
5.2 归档要求 (2)
6.相关文件 (3)
7.记录 (3)
林业生产及建设归档资料分类标准 (4)
技术研发项目归档资料分类标准 (8)
火电项目竣工资料分类标准 (9)
风电项目竣工资料分类标准 (21)
环保项目竣工资料分类标准 (28)
1.目的
为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。
2.范围
本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。
3.定义
3.1科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。
本标准涉及科技档案范围包括：林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目(含投资和市场开发)、脱硫、除尘等环保工程项目。
生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。
4.职责
4.1 信息中心档案管理部：负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。
4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。
5.程序
5.1 科技档案类目设置
5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。
科技档案一级类目包括：6生产运营含林业生产、CDM、电厂生产运行等；）
7 技术研发项目
8 建设项目
9 设备
5.1.2 结合控股及各系列公司的经营模式及业务范围，对6至9大类在各专业进行进一步细划，形成各专业归档资料分类标准，包括：实体分类原则、分类方法、类目标识和类目设置、归档份数、保管期限、责任部门等。
5.1.3 “6 电厂生产运行”是对控股及各系列公司下属各电厂生产运行中重要文件资料制定的归档标准。
5.1.4 “7技术研发项目”是对控股及各系列公司的技术引进、技术研发等科技项目的
文件资料制定的归档标准。
各公司技术研发部门对归档的及时性负责，研发小组负责人对归档资料的完整性负责，信息中心档案管理部组织档案验收并归档。
5.1.5 “8建设项目”是对控股及各系列公司投资及市场开发的全部项目的重要文件资料制定的归档标准。
市场开发项目由信息中心档案管理部归档保管。
投资建设项目中项目实施过程的设计、设备、施工、调试、监理产生的重要文件资料，信息中心档案管理部及电厂资料室各留存1套。
结合公司的业务范围现具体分为：
火电项目竣工资料分类标准（含投资及市场总承包项目）
风电项目竣工资料分类标准
环保项目竣工资料分类标准（市场项目，含脱硫、除尘等）
其它专业随业务的成熟程度，逐步补充完善。
5.1.6 “8设备”是对独立项目的项目建设过程中的设备资料制定的归档标准，电厂检修过程的设备资料由电厂资料室组织归档、保管。
5.2 归档要求
5.2.1 总要求
各业务部门/项目部指定专职或兼职人员负责过程档案资料的收集和整理，参照附表所列归档内容要求建立部门级资料清单，以保证归档资料及时完整。
5.2.2电厂生产运行
电厂生产运行过程的档案资料由各电厂资料室按规定要求进行归档和保管。
信息中心档案管理部负责制定归档标准，并组织抽查，每年对电厂资料室档案管理情况抽查率不低于30%。
“电厂生产运行归档标准”执行《生物质电厂档案管理办法》。
5.2.3 技术研发项目
a. 技术研发项目档案按项目组卷，卷内文件按重要程度和时间顺序排列。
b. 技术研发部门负责人对归档的及时性负责，研发项目小组负责人对归档资料的完整性负责。
c. 技术研发项目归档资料必须明确密级，并按本标准（附表）规定的时间归档。
跨年度的技术研发项目需于每年12月10日前提交“本项目已产生的资料清单”，信息中心档案管理部对研发过程资料的管理情况进行检查。
5.2.4 公司投资建设项目
a. 公司投资建设项目档案分阶段由相关责任部门、责任人负责归档。
b. 项目前期申报过程文件，由项目开发与建设管理部负责人对归档的及时性负责，开发经理对归档资料的完整性负责。
申报工作结束或项目终止后2周内归档，信息中心档案管理部负责验收、保管。
c. 项目实施过程中产生的合同、招标文件（不含项目现场临时或紧急采购），经办部门分别于合同签订完或招标工作结束后2周内归档。
现场临时或紧急采购相关合同文件随竣工
资料归档。
总经理工作部每月25日提交本月（上月25日至本月24日）“用印清单”至信息中心档案管理部，档案管理部负责跟踪合同归档进度。
合同文件同时归档正、副本各1套，并附“合同评审及审批表”。
d. 外委设计项目，设计成品随竣工资料归档。
自主设计项目，设计成品出版时，应将底图、DWG文件、PDF文件（含签名）和蓝图各1份交档案室存档。
e. 项目实施过程中产生的设计、施工、调试、监理相关文件资料，电厂/公司项目部除按规定向地方及行业主管部门归档外，必须同时向公司及电厂归档各1套，分别由电厂资料室、信息中心档案室各保管，以方便电厂运行、检修过程中信息查询、应用。
f. 关于征、租地、规划许可等方面重要的政府批文于项目结束后，随竣工资料一并移交信息中心档案室归档保管。
5.2.5 市场开发项目
a. 市场开发获得的电厂总承包项目执行“火电项目竣工资料分类标准”，按总承包项目的合同范围删减归档类目，但相应的类目号不变。
项目经理对归档的及时性负责，各专业经理对归档资料的完整性负责。
合同、招标文件执行“本文件5.2.3 C”条规定。
b. 市场开发的脱硫、除尘等环保项目执行“环保项目竣工资料分类标准”，公司投资或承接的电厂总承包项目中的脱硫、除尘项目归档标准，执行“火电项目竣工资料分类标准”。
6.相关文件
6.1《档案管理程序》
6.2《科技档案管理规定》
7.记录
7.1 林业生产及建设归档资料分类标准
7.2 技术研发项目归档资料分类标准
7.3 火电项目竣工资料分类标准
7.4风电项目竣工资料分类标准
7.5 环保项目竣工资料分类标准
林业生产及建设归档资料分类标准
技术研发项目归档资料分类标准
火电项目竣工资料分类标准
风电项目竣工资料分类标准
环保项目竣工资料分类标准。
科技档案归档范围
科技档案归档范围一、科研类档案归档范围主要包括：（一）项目准备阶段：项目申报及批复、计划任务书、责任书、技术合同书、协议书、课题研究计划、课题研究设计、调研报告、经费预算报告等文件。
（二）项目研究实施阶段：试验（运行）方案、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（运行记录、操作记录、交接班记录等）、分析测试报告、关键工艺设计、技术规范及技术说明、阶段小结、专题会议记录、纪要、周报、月报、年度报告、研究过程中的事故处理报告及课题中断的原因及处理报告、配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝、磁盘、光盘等。
（三）项目总结鉴定验收阶段：项目阶段总结、验收申请表、技术报告、专家评审意见、查新报告、论文、专著、成果鉴定申请表（函审表）、鉴定（验收）报告、鉴定会议材料、鉴定证书、经费决算及审计报告等。
（四）成果奖励申报阶段：科技成果登记表、成果奖励申报书、获奖证书、奖品（照片）、专利申请材料、专利受理通知书及专利审批文件材料、专利证书等原件。
（五）推广应用阶段：推广应用方案、扩大生产设计文件、生产定型鉴定材料、产品生产批准文件、转让合同、经济效益分析报告、成果宣传报道材料、推广应用总结等。
二、基本建设（改、扩建）工程项目类档案归档范围主要包括：（一）前期可研文件（计划任务书、建议书、可研报告、环评报告及批准文件等；（二）选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材料；（三）初步设计、方案设计、基础设计、技术设计、施工图纸、说明书等材料；（四）项目管理会议纪要、周报、月报、年报、工程概算、预算、结算、工程质量检查及中交验收文件、商务及采购招投标文件、合同书协议书及审批、交付使用资产（五）施工文件、竣工图、监理文件；（六）生产技术准备试生产开停车方案、操作规程、运行记录、试车总结等；（七）竣工验收文件：设计施工监理总结、竣工验收报告、工程审计报告、竣工验收会议文件、环保安全卫生消防规划档案等验收审批文件；三、仪器设备类档案归档范围主要包括：（一）订购仪器设备合同、协议书等文件；（二）仪器设备的图纸、说明书、技术操作规程、合格证、装箱单、验收安装、调试记录、测定数据、性能鉴定等材料；（三）运行记录、检修记录、事故记录及处理等报告；四、技术开发类项目需按科研档案归档范围要求进行归档。
科技档案的归档范围
科技档案的归档范围一、科研类档案归档范围主要包括：（一）项目准备阶段：项目申报及批复、计划任务书、责任书、技术合同书、协议书、课题研究计划、课题研究设计、调研报告、经费预算报告等文件。
（二）项目研究实施阶段：试验（运行）方案、实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（运行记录、操作记录、交接班记录等）、分析测试报告、关键工艺设计、技术规范及技术说明、阶段小结、专题会议记录、纪要、周报、月报、年度报告、研究过程中的事故处理报告及课题中断的原因及处理报告、配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝、磁盘、光盘等。
（三）项目总结鉴定验收阶段：项目阶段总结、验收申请表、技术报告、专家评审意见、查新报告、论文、专著、成果鉴定申请表（函审表）、鉴定（验收）报告、鉴定会议材料、鉴定证书、经费决算及审计报告等。
（四）成果奖励申报阶段：科技成果登记表、成果奖励申报书、获奖证书、奖品（照片）、专利申请材料、专利受理通知书及专利审批文件材料、专利证书等原件。
（五）推广应用阶段：推广应用方案、扩大生产设计文件、生产定型鉴定材料、产品生产批准文件、转让合同、经济效益分析报告、成果宣传报道材料、推广应用总结等。
二、基本建设（改、扩建）工程项目类档案归档范围主要包括：（一）前期可研文件（计划任务书、建议书、可研报告、环评报告及批准文件等；（二）选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材料；（三）初步设计、方案设计、基础设计、技术设计、施工图纸、说明书等材料；（四）项目管理会议纪要、周报、月报、年报、工程概算、预算、结算、工程质量检查及中交验收文件、商务及采购招投标文件、合同书协议书及审批、交付使用资产（五）施工文件、竣工图、监理文件；（六）生产技术准备试生产开停车方案、操作规程、运行记录、试车总结等；（七）竣工验收文件：设计施工监理总结、竣工验收报告、工程审计报告、竣工验收会议文件、环保安全卫生消防规划档案等验收审批文件；三、仪器设备类档案归档范围主要包括：（一）订购仪器设备合同、协议书等文件；（二）仪器设备的图纸、说明书、技术操作规程、合格证、装箱单、验收安装、调试记录、测定数据、性能鉴定等材料；（三）运行记录、检修记录、事故记录及处理等报告；科技档案整理、立卷、归档要求一、实行项目（课题）负责人负责制，项目（课题）立项批复后同时应建立科技文件积累夹，由项目负责人或指定专人负责科技文件收集、整理和装订，确保文件材料能如实反映研究的全过程，并向档案室归档移交。
科技档案整理规范
科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。
资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。
二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。
科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。
三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。
设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。
四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。
加盖档号章，格式如图：1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。
1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。
1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。
1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
2.2立卷人应由责任立卷人签名。
2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。
2.4检查人应由案卷质量审核者签名。
2.5检查日期应填写审核的日期。
2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。
六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。
科技档案整理规范
科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。
资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。
二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。
科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。
三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。
设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。
四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。
整卷成册的文件材料可不重新编号。
单份装订的文件材料要编件号，加盖档号章，格式如图：档号序号五、填写卷内文件目录和备考表1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
1.3责任者应填写科技文件资料的形成部分或主要责任者。
1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。
1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。
1.7卷内目录排列在卷外科技文件资料首页之前。
1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
2.2立卷人应由责任立卷人签名。
2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。
2.4检查人应由檀卷质量审核者签名。
2.5检查日期应填写审核的日期。
2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。
科技档案归档分类标准
科技档案归档分类标准武汉凯迪控股投资有限公司Wuhan Kaidi Holding Investment Co.,Ltd 科技档案归档分类标准编号：KDKG/PK-101版本：A/02009年月日发布2009年月日试行武汉凯迪控股投资有限公司发布文件批准页批准/日期：审核/日期：相关部门/日期：部门负责人/日期：文件编写/日期：目录1.目的 (1)2.范围 (1)3.定义 (1)4.职责 (1)5.程序 (1)5.1 科技档案类目设置 (1)5.2 归档要求 (2)6.相关文件 (3)7.记录 (3)林业生产及建设归档资料分类标准 (4)技术研发项目归档资料分类标准 (9)火电项目竣工资料分类标准 (10)风电项目竣工资料分类标准 (22)环保项目竣工资料分类标准 (29)1.目的为加强公司档案标准化管理，保证档案归档的及时性、完整性，以更好地服务于公司生产和经营管理需要，特制定本规定。
2.范围本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯迪各系列公司（以下简称系列公司）科技档案的归档、立卷、整理工作。
3.定义3.1科技档案：是指本公司在生产运营、科学研究、项目开发及实施等活动中形成的应归档的图纸、表格、文字、声像等文件材料。
本标准涉及科技档案范围包括：林业建设及生产项目、科技研发项目、火电厂建设项目(含投资和市场开发)、脱硫、除尘等环保工程项目。
生物质电厂生产运行档案执行《生物质电厂档案管理办法》。
4.职责4.1 信息中心档案管理部：负责按照国家及行业科技档案相关法规、标准，并结合公司实际情况制定、完善科技档案归档分类标准。
4.2 控股公司各中心/部门、各系列公司相关部门参与本标准的评审，并按标准规定要求，完成档案资料的收集和归档工作。
5.程序5.1 科技档案类目设置5.1.1 公司档案一级类目参照《电力工业企业档案分类规则》设置，共分9大类，其中：0至5大类，为文书档案，6至9大类为科技档案。
科技档案归档管理实施细则
科技档案归档管理实施细则第一章总则第一条为规范公司科技文件材料立卷归档工作，保证科技档案的完整、准确、系统，逐步实现规范化、标准化，保证科学技术档案质量，根据国家有关规章要求，结合公司具体情况，特制定本细则。
第二条本细则所称科技档案是指工民建工程、公路工程（包括指新建和改建公路工程、独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口、交通工程）、铁路工程项目，自项目中标开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
第三条公司各级专（兼）职档案管理员对所辖范围内工程项目竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。
第四条本细则适用于公司国内外工程项目。
第五条上交建设单位的竣工档案可按业主要求办理。
第二章组织与职责第六条公司、各项目部应将工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目的管理工作中，建立工程文件材料管理领导人责任制，项目上要配备专职或兼职资料员，负责工程文件材料的收集、整理、立卷归档工作，直至形成一套完整的竣工资料上交有关单位，确保该项工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。
第七条交、竣工验收时，档案员（资料员）参加建设单位组织的竣工资料验收工作。
第三章科技档案材料的收集范围第八条凡是反映与工程施工有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程成套档案。
工程项目档案资料收集是对整个建设项目从投标、报价开始到项目竣工验收的全过程中形成的应归档文件资料的积累。
这项工作应与建设项目进程同步，从项目申请立项时即开始进行文件的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，应同时完成文件资料的归档和验收工作。
第四章科技档案文件材料的整理第九条工程竣工文件材料归档前，由施工单位进行整理组卷。
组卷应遵循工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，做到分类科学，便于查找利用。
第十条科技文件材料按“卷”为单位进行整理，以“卷”或“件”进行装订，由科技文件的形成部门负责立卷整理。
科技档案的种类和管理制度
科技档案的种类和管理制度一、科技档案的种类1. 知识产权档案：包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利、商标、著作权等各类知识产权的申请和授权文件，以及相关的技术文件和研发报告。
2. 研发报告档案：包括科技项目的研究方案、研发计划、实验报告、技术报告等，记录科技研发的过程和成果。
3. 技术文献档案：包括行业技术资料、学术论文、科技期刊、专利文献等，用于科技研发和学习交流。
4. 科技项目档案：包括科技项目的立项申请、项目进展报告、结题验收报告等，记录科技项目的申报、执行和绩效评估。
5. 技术标准档案：包括国家、行业和企业的技术标准文件，对产品质量和技术规范进行约束和监督。
6. 专利案卷档案：包括专利申请、授权和维持的案卷文件，用于保护和管理企业的专利权。
7. 质量管理档案：包括ISO9001、ISO14001等质量管理体系文件，记录企业的质量管理体系和环境管理体系。
8. 企业管理档案：包括企业组织结构、管理制度、决策文件等，记录企业的管理及运营情况。
二、科技档案的管理制度科技档案的管理制度是指科技档案的规范化、标准化和系统化的管理体系，包括科技档案的收集、整理、保管、利用和处置等全过程的规章制度和操作规程。
科技档案的管理制度是科技管理的重要组成部分，它直接影响着科技创新和发展的效率和质量。
1. 科技档案的收集科技档案的收集是指通过调研、采集、归档等方式，搜集科技资料和文件。
不同种类的科技档案有不同的收集途径和方式，需要根据实际情况制定相应的收集策略和方法，定期进行收集工作，并及时进行整理和归档。
2. 科技档案的整理科技档案的整理是指将收集到的科技资料和文件进行分类、编目和编号，使之能够方便查找、利用和管理。
整理工作需要按照规定的文件分类体系和编目规范进行，制定相应的整理标准和流程，确保科技档案的完整性和一致性。
3. 科技档案的保管科技档案的保管是指对整理好的科技档案进行安全和定期的保管，以确保科技档案的完整性和安全性。
科技档案分类方案的分类规则
科技档案分类方案1. 方案目标科技档案分类方案的目标是为科技领域的档案资料提供一个有效的分类规则，以便于科技机构和研究人员能够快速准确地找到所需的信息。
该方案旨在提高档案管理的效率和可行性，同时保证档案的安全性和完整性。
2. 实施步骤2.1 确定分类目录首先，需要确定一个科技档案的分类目录。
该目录应包含科技领域常见的主题和子主题，以及与科技相关的其他分类要素，如时间、地点等。
可以参考以下示例进行分类目录的设计：•主题分类：–人工智能–机器学习–数据科学–云计算–物联网–生物技术–纳米技术–能源科技–材料科学–生命科学–空间科学–通信技术–…•时间分类：–过去十年–过去五年–过去一年–当前年度–未来计划•地点分类：–国内–国际2.2 制定分类规则在确定了分类目录后，需要制定一套明确的分类规则，以确保档案能够被准确地归类。
分类规则应考虑以下几个方面：•主题分类：根据档案的主要内容将其归入相应的主题分类中。
可以根据关键词、专业术语等进行判断。
•时间分类：根据档案的产生时间将其归入相应的时间分类中。
可以根据文件的日期、时间戳等进行判断。
•地点分类：根据档案的产生地点将其归入相应的地点分类中。
可以根据文件的元数据、作者信息等进行判断。
2.3 实施分类规则在制定了分类规则后，需要将其应用于实际的档案管理工作中。
可以采用以下步骤进行分类：1.预处理：对档案进行清理、整理，确保档案的完整性和可读性。
2.分类标注：根据制定的分类规则，对每个档案进行标注，包括主题分类、时间分类和地点分类等。
3.分类归档：将标注完成的档案按照分类目录进行归档，可以使用文件夹、标签等方式进行管理。
4.数据记录：记录每个档案的详细信息，包括档案名称、作者、关键词、摘要等，以便于后续检索和管理。
2.4 定期维护和更新科技档案分类方案需要定期进行维护和更新，以适应科技领域的发展和变化。
可以采取以下措施：1.定期回顾分类目录和分类规则，根据科技发展的新趋势和研究热点进行调整和更新。
科技档案管理细则
科技档案管理细则第一章科技文件材料的形成和归档第一条对在基建项目、科研项目、设备项目工作中形成的科技文件材料。
在每个项目（包括中断或取得负结果的项目）完成或部分结束后，将所形成的科技文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。
第二条归档范围：（见附件2）；基建项目（见附件１）；设备项目（见附件2）。
第三条科技文件材料的归档时间，可按照工作程序分期分批立卷归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次归档。
基本建设档案应在每项工程设计完成或工程竣工验收之后归档；科技研究档案应在每项任务完成或停止之后归档；设备仪器档案，应在设备开箱安装试运之后归档。
第四条科技文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当增加份数。
归档移交手续一式两份，移交时，按移交目录查点清楚，交接双方签字，各留一份，以备查考。
第二章科技档案整理第五条科技档案整理是科技档案业务建设的中心环节。
整理工作要遵循科技档案的自然形成规律和保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和利用的原则。
在整理工作中，组卷（盒）和编目（包括编张号、填写案卷卷内目录、备考表和编制案卷封面）工作，对归档的案卷进行科学的分类、排列和编制档案号、建立分类目录、总目录的工作由档案室完成。
第六条科技档案整理应做好下列各项工作：1、做好各类科技文件材料的收集工作。
2、做好科技文件材料的鉴别工作。
3、科技文件材料的分类。
首先按铁路运输、基本建设、科技研究、设备仪器档案分清种类，再分别对每一种类档案划分分类和属类。
4、组卷，科技档案以一“盒”为一卷。
（1）、铁路运输档案，铁路运输（类）——划分项目（分类），依形成年度的先后组成一卷或若干卷。
（2）、基本建设档案，基本建设（类）——划分专业（分类）依一个单位工程中形成的科技文件材料组成一卷或若干卷。
（3）、科技研究档案，科技研究（类）——划分项目（科研、革新、教材、论文）及专业（分类），依一个或几个同专业课题所形成的科技文件材料组成一卷或若干卷。
科技档案归档范围(三合一制度)
5.4 成果标本、样品目录
保管 期限
30年 30年 30年 永久 30年 永久
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久
永久 永久 永久 永久 永久
永久 30年 10年 30年
5.5 出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告、国外考察报告和对外技术交流材料等 5.6 针对成果推广应用进行的软件开发形成的文件
科技档案材料
序号
归档范围
1
研究准备阶段
1.1 申报项目的报告、批复、通知
1.2 科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料
1.3 课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件
1.4 任务书、协议书、会议记录及重要来往文函、合同
1.5 科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件
30年 30年
4.2 科技成果奖励申报.4 专利申请、受理证书等材料
4.5 著作权申请、受理证书等材料
5
推广应用阶段
5.1 推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）、技术转让合同、协议书
5.2 论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型的鉴定材料
5.3 国内外同行业评价及用户反馈意见、成果宣传报送文件、专业会议文件
2.8 工艺文件
3
总结鉴定验收阶段
3.1 课题完成最终（或中断）总结
3.2 课题阶段工作总结
3.3 鉴定大纲
3.4 技术经济分析报告
3.5 标准化审查报告
3.6 鉴定证书、科学技术成果鉴定证书
3.7 鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件