办公室事务管理(4)
办公室事务管理
办公室事务管理
办公室事务管理是指协调和管理一个组织或机构的日常工作和事务，
使其能够高效地运作并达到目标。
这种工作包括人员管理、文件管理、时
间管理、计划安排、通信管理、资源管理等方面。
以下是一些办公室事务管理的策略和建议：
1.建立优秀的记录系统：办公室事务随时都需要记录并追踪。
建立一
个高效的记录系统，可以帮助员工更好地管理文件、信息和任务。
2.建立标准操作规程：制定标准操作规程，使团队成员都明确各项任
务的执行方案，提高效率和一致性。
3.提供必要的培训：经常为员工提供必要的培训和教育，以加强他们
在事务管理方面的专业知识和技能。
4.优化通信方式：采用有效的沟通方式来确保员工之间时刻保持联络，以便更好地协调工作和完成任务。
5.管理时间：提供员工时间管理方面的培训，教授如何制定优先级、
如何安排时间，使得最重要的任务得到优先处理。
6.采用数字化工作方式：采用数字化的工作方式提高工作效率，使得
信息处理更为快速和精确。
7.持续改进：定期进行评估和改进，使得办公室事务管理不断提高和
优化。
通过以上策略和建议，可以帮助办公室管理人员更好地协调和管理工
作流程，从而实现高效的办公室事务管理。
办公室事务管理制度
办公室事务管理制度1. 引言为了规范和有效管理企业的办公室事务，保证办公室工作的高效性和协调性，提高工作效率，特制定本办公室事务管理制度。
2. 适用范围本制度适用于公司所有员工，包括办公室主管、行政人员和其他办公室工作人员。
3. 办公室事务管理标准3.1 办公室设备和资源管理3.1.1 办公室设备•办公室主管负责对办公室设备进行定期检查和维护，并及时修理或更换损坏的设备。
•员工应按照设备使用手册正确操作设备，维护设备的正常工作状态。
3.1.2 办公室用品•办公室主管负责定期采购办公室用品，并确保足够的库存。
•员工应合理使用办公用品，不得浪费或私自带出办公室。
3.1.3 会议室管理•员工须提前预约会议室，不得占用他人预约的时间段。
•使用会议室后，应保持会议室整洁，及时清理桌面和白板。
3.2 办公室文件管理3.2.1 文件存储与分类•所有文件应按照一定的分类和编号规则进行存储和归档。
•员工应按照文件管理要求妥善保管、整理和归档文件。
3.2.2 文件传送与流转•公司内部文件传送应采用内部邮件、电子文档传输等方式，尽量减少纸质文件的使用。
•文件流转应按照流程规定，确保及时、准确地传递文件。
3.2.3 文件保密和销毁•员工须妥善保护机密文件，未经授权不得外传或泄露。
•文件销毁应按照规定的周期进行，确保文件的安全和保密性。
3.3 办公室日常事务管理3.3.1 办公室卫生•办公室主管负责定期检查办公室的卫生情况，并组织卫生清洁工作。
•员工应保持自己工作区域的整洁和卫生。
3.3.2 办公室设施使用•员工应正确使用办公室设施，不得滥用或损坏设施。
•使用完毕后，应及时关闭电源、水龙头等设施。
3.3.3 办公室用餐管理•不得在办公室内用餐，员工应在指定区域用餐。
•用餐后应及时清理餐具和桌面，保持整洁。
4. 办公室事务管理考核标准根据员工的岗位和工作性质，考核办公室事务管理的标准如下：•办公室设备、用品和会议室管理的规范性和高效性。
办公事务管理制度(四篇)
办公事务管理制度第一章办公秩序管理第一节办公秩序一、出勤准则（一）严格遵守考勤制度，按时上下班。
（二）严格执行考勤打卡制度，不论任何原因，不得代人打卡。
（三）因事请假时，事先要得到主管领导的同意并办理有关手续。
二、员工证（一）员工证是百江员工身份标志，应为佩戴它感到自豪和肩负重任。
（二）上班时间，应严格按要求佩戴员工证。
（三）员工应妥善保管员工证，遗失应立即办理补领员工证，费用自理。
三、办公物品摆放（一）应保持办公桌面整洁，桌面不摆放与办公无关的物品。
（二）文件夹应正确整齐插立于文件架之中，并在夹侧用电脑标签整齐标注所夹内容。
（三）离开办公室____分钟以上时，须将桌面文件整理，齐放于文件架中，重要文件入柜上锁，不得散乱于桌面。
（四）简易文具可收于笔筒之中，取用后立即放回；其余文具则应收入抽屉中。
（五）座椅靠背一律不能放任何物品，不得翘椅，人离开时椅子调正，并推入桌下。
（六）外衣提包手袋置挂于橱柜内，不得随意放在办公桌椅上及地柜上。
（七）饮水机及其它设备、物品在指定地点摆放，不得随意移动。
四、办公区守则（一）工作时间内不在办公区域内化妆或整理衣饰。
（二）工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃早餐、零食及大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
（三）因公外出时，应事先得到主管的同意并在综合行政部登记；外出后，因情况变化而不能按时赶回公司，要提前通知主管或综合行政部。
（四）下班离开办公室时，应将座椅摆放整齐，桌面清理整洁，关闭所有电器及电源。
（五）不在办公室及公司规定禁烟区吸烟。
（六）不要在公司存放与工作无关的私人物品，未经许可，禁止将公司物品带回家中。
（七）员工间的工作交流或会客，应在规定的区域内进行（会议室、接待室），注意不要占用过多时间，以免影响工作。
（八）不允许在上班时间利用公司办公网络收发私人邮件，严禁上网聊天。
第二节办公礼____范一、办公仪表（一）服饰合身得体，整洁大方，简洁淡雅。
（二）保持须发整洁，不留怪异发型。
办公事务管理制度模版(4篇)
办公事务管理制度模版一、总则为了规范和有效地管理办公事务，提高工作效率和质量，保证办公工作的顺利进行，制定本办公事务管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门及其员工。
三、办公事务管理职责1.公司领导层负责制定和监督本制度的执行，定期评估和改进办公事务管理的效果。
2.各部门负责制定和执行本制度的具体实施办法，并向公司领导层报告工作情况。
3.员工应熟悉并遵守本制度的各项规定，如有发现问题或建议，应及时向上级报告。
四、文件管理1.所有文件应按照事务性质分门别类，分别存放在相应的文件夹或柜中。
2.所有文件应进行编号、备份和归档，并记录文件的借阅情况。
3.文件借阅需要填写借阅申请表，借阅期限一般不超过一个月，超过期限需重新申请。
4.文件的保密性要求高的，应采取措施进行密封和限制读取权限。
五、会议管理1.会议的召集人应提前确定会议的目的、议程和参会人员，并发送会议通知。
2.会议通知应提前至少三天发送给参会人员，包括会议的时间、地点和相关资料。
3.会议的记录人应做好会议记录，记录会议的要点、讨论结果和行动计划等。
4.会议的纪要应及时整理并发送给参会人员，并在一周内进行修改和确认。
六、办公用品管理1.办公用品由专门负责采购、分发和管理的职员负责。
2.办公用品的采购应按照公司相关采购管理制度进行，必须提供采购申请和采购合同。
3.办公用品的使用应经过领导审批，遵守节约和合理使用的原则。
4.办公用品的库存应进行定期盘点，确保各类用品的及时补充和更新。
5.办公用品的领取和归还应登记记录，并严禁私自借用和乱放。
七、来访接待1.来访人员需提前向接待人员通知来访事由、来访时间和与会人员名单。
2.接待人员应提前做好来访准备工作，包括会议室预订和相关资料的准备等。
3.来访人员到达后，接待人员应迅速引导其到指定的地点，并进行相关介绍和解答。
八、工作报告1.各部门负责人应按照公司规定的工作报告格式和时间进行报告。
2.工作报告应详细记录本部门的工作进展、问题和解决方案等。
办公室事务管理制度
办公室事务管理制度一、学习会议制度每周的星期一早九点半做为公司的例会时间，内容包括：1、指定部分员工汇报本人上周的工作情况。
2、总结上周工作并布置本周工作。
3、政治业务学习。
4、互相交流学习。
5、其它事项。
二、公物管理制度1、办公室的固定资产由财务室造册登记，由使用者签名，分发给个人的办公用品实行谁使用、谁保管、谁负责的原则。
办公室人员自觉爱护财产和公物，任何人不得故意损害或有意侵占；凡损害和侵占公物者，必须照价赔偿。
2、购置新办公设备、用品，由经办人开列清单报送财务部审核，领导审定批准后，财务部按照领导意见办理。
3、办公电脑是为了业务或业务学习，任何人不得在电脑上安装使用游戏、炒股等与业务无关的软件。
不得擅自打开电脑机箱，否则由此导致电脑软硬件损坏或丢失，由当事人负责，人为损坏电脑的，承担一切责任。
4、办公室照明、空调由办公室或财务指定人员负责，既要保证办公需求，又要做到节约能源。
5、办公室小车管理由领导负责。
凡因公或特殊情况用车，均须领导同意；驾驶员要确保小车始终处于安全、正常、整洁状态。
6、办公室及库房钥匙由专人掌管，其他人不得单独拿用。
三、办公室卫生管理制度（一）办公室卫生标准1、办公室地面干净整洁，无尘土、水渍和杂物。
2、门窗，玻璃，电扇，电灯干净整洁，无尘土和污垢。
3、墙壁，天花板无蛛网，污迹和脚印，无乱写乱画，乱贴乱挂。
4、桌，椅，沙发，茶几，办公电话，清洁工具及柜内物品等摆放有序，干净整洁。
5、文件筐统一摆放在办公桌的桌面上同一侧；离开办公室时，办公笔记和书籍等，统一摆放在办公桌的抽屉内。
6、保持室内空气清新，流通。
7、室内有足量的洗刷用品，并做到卫生整洁。
（二）办公室卫生制度1、个人的办公桌椅必须保持整洁，物品摆放有序，桌面不准堆放其它杂物，物品能少即少，尽量入柜。
座椅靠背及座面一律不得摆放任何物品，人离开时，将座椅靠拢桌面。
2、废纸、废品等及时投入垃圾桶，并及时清理。
3、必须有值日安排，责任落实到人。
办公事物管理制度
办公事物管理制度一、管理目标为了加强办公室事物的管理，提高工作效率，规范办公室工作流程，制定办公事物管理制度，明确办公室内各项事物的使用和管理规定，保证办公室工作秩序的正常运转。
二、责任范围1. 办公室主任负责全面监督办公事物的使用和管理工作。
2. 行政助理负责具体的办公事物的使用和管理工作。
3. 全体员工都应该严格遵守办公事物管理制度的规定，对自己负责的工作事物进行妥善管理和使用。
三、办公用品的采购和管理1. 办公用品的采购：办公室主任组织相关部门制定办公用品的采购计划，根据需要定期采购相关的办公用品；在采购前应该进行比价，并且选择性价比高的产品。
2. 办公用品的管理：办公用品应该分类存放，保持整洁。
每种用品都应该有专门的存放位置，并做好标识。
每种用品都要专人负责管理，做到货物分类存放，做到有条不紊，方便使用。
3. 办公用品的领用：凡属办公用品的领用，必须有领用单据，经办公室主任或者行政助理审核后方能领用。
4. 办公用品的报废：办公室主任应该定期审核办公用品的使用情况，对于已经损坏或者报废的物品及时的处理，不得出现没有价值却有大量存放的情况。
四、文件资料的管理1. 文件管理原则：文件资料的管理要做到分类存放、做到有序，保证信息能够快速的检索。
对于重要资料，应该做好备份工作。
2. 文件的归档：对于办公室的文件，应该根据不同的分类制度加以归档，每一份文件都应该有专门的编号和索引。
3. 文件的使用：凡属重要文件的使用，应得经过相关领导的批准，并严格按照规定的程序进行。
4. 文件的保存期限：文件的保管时间应该根据文件的内容加以区分，对于重要的文件必须长期保存，对于过期的文件及时销毁。
五、办公设备的管理1. 办公设备的维护：办公设备的维护工作应该落实到位，每一台设备都应该根据使用频率定期对设备进行检查和保养工作。
2. 办公设备的使用：办公设备的使用必须严格按照规定的程序进行，不得违章操作。
3. 办公设备的报废处理：对于已经报废的设备，应该及时将设备报废，不得继续使用。
办公事务管理制度
办公事务管理制度
是指规范和管理办公室内各项事务工作的规定和程序，旨在提高办公室工作效率和质量。
以下是办公事务管理制度的主要内容：
1.工作时间和考勤：规定工作时间、休息时间和加班制度，以及考勤、请假和迟到早退等规定。
2.文件管理：规定文件的收发、归档和销毁等流程，确保文件的保密和有序管理。
3.会议管理：规定会议的召集、记录和议程制定等程序，保证会议的高效和有序进行。
4.公务用车管理：规定公务用车的申请、领取和使用规定，确保车辆的合理利用和安全运营。
5.办公用品管理：规定办公用品的申领、使用和库存管理，以及借用和归还等规定，确保用品的合理使用和节约开支。
6.资料和信息管理：规定资料和信息的整理、归类和保存等规定，以及权限和保密等规定，确保资料和信息的安全和便于查找。
7.来客和招待管理：规定来客接待和招待的程序和标准，以及接待费用的报销和审批等规定。
8.安全和保卫管理：规定办公室的安全管理措施、应急预案和保卫工作等规定，确保员工的人身和财产安全。
9.其他管理规定：根据具体情况，可以规定其他与办公事务相关的管理规定，如网络使用规定、礼仪规定等。
办公事务管理制度应该经过充分的讨论和协商确定，并且每位员工都应该了解和遵守相关规定。
同时，办公室管理者应该定期检查和评估制度的实施情况，及时进行调整和改进。
办公室事务管理讲义
办公室事务管理讲义办公室事务管理讲义一、办公室事务管理的概念办公室事务管理是指对办公室日常事务进行组织、协调、监督和控制的管理活动，以确保办公室工作的高效运转和顺利进行。
二、办公室事务管理的目标1. 提高办公室工作效率和效益；2. 确保办公室日常事务能够准确、及时地完成；3. 统筹协调各项事务，实现资源的最优利用；4. 提高办公室员工的工作积极性和工作满意度。
三、办公室事务管理的原则1. 简化程序，提高效率；2. 精心组织，合理安排；3. 信息共享，保持沟通；4. 持续改进，追求卓越。
四、办公室事务管理的内容1. 文件管理(1) 设置文件整理和归档规范，确保文件的安全性和可追溯性；(2) 确保文件的及时处理和流转，避免堆积和遗漏；(3) 建立电子档案管理系统，方便查询和利用。
2. 会议管理(1) 提前制定会议议程，明确会议目的和议题，确保会议的高效性；(2) 确保会议的顺利召开和记录，及时向参会人员发放会议记录和决议；(3) 注重会议后的跟进和评估，确保会议决议的执行情况。
3. 日程安排(1) 建立日程管理系统，对办公室人员的日程进行合理安排和调度；(2) 在优先级高的日程任务上给予重点关注和支持；(3) 高效利用日程管理系统的提醒功能，确保日程的及时完成。
4. 邮件和邮件管理(1) 建立邮件分类和归档的规范，方便后续查询和利用；(2) 遵循邮件礼仪，关注邮件回复的及时性；(3) 加强对垃圾邮件的过滤和识别，降低工作干扰。
5. 应急管理(1) 建立健全的应急预案和应急联系机制；(2) 定期组织应急演练，提高办公室人员应对突发事件的能力；(3) 做好危机事件的记录和总结，完善应急管理制度。
五、办公室事务管理的方法和技巧1. 制定并执行时间管理计划，合理规划工作时间和个人生活时间；2. 学会利用办公室工具和软件，提高办公效率；3. 合理分配任务，充分发挥团队合作的力量；4. 保持积极的心态和良好的工作态度，解决问题时坚持实事求是原则。
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江苏开放大学
形成性考核作业
学号
姓名
课程代码110072
课程名称办公室事务管理评阅教师
第四次任务
共四次任务
江苏开放大学
任务内容：
一、选择题
1.会场的布置，气氛应该与会议内容相符，喜庆、热烈的氛围适合（ C ）会议。
A.代表大会、人大会议。
B.商贸洽谈、探讨合作。
C.庆祝会、联谊会。
D.日常工作会议。
二、简答
1、会议的基本要素有哪些？
答：会议的构成要素可分为基本要素和选择要素两大类。
⑴会议基本要素
会议基本要素即所有会议必有的要素。
包括会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。
⑵会议选择要素
会议选择要素即可供选择的、并非所有会议所共有的要素。
包括会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。
2、如何选择合适的会议场所？
答：根据需要选择会议的场所
选择会议的场所，要考虑多种因素，以满足会议的多种需要。
一要交通便利。
会场应选择在距上司和与会者的工作地点均较近，且交通便利的地方。
二要大小适中。
秘书应根据会议规模选择会场，一般来说，人均拥有二至三米左右的活动空间较为适宜。
如果会议时间较长，场地可大一些；反之，场地则可小一些。
三要设施齐全。
现代会场除了要具备桌椅家具、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施以外，还应具备音响设备、声像设备、办公设备、通信设备、生活用品、文具纸张等备品。
某些会议还要求配有会议专用的、同声传译设备、电子表决设备、电子签到机和计算机计票系统等。
四要安静舒适。
会场应尽量避开闹市区，避免受外界干扰。
会场内应该具有良好的隔音设备，场内尽量不要安装、使用电话等。
五要方便停车。
会议规模越大，会议用车越多。
如果没有足够的停车场所，也会影响会议的顺利进行。
六要费用合理。
盲目讲究排场，无论会议大小均选择在高级饭店的会议厅召开，不考虑场地的租借成本，是错误的。
3、会议经费预算应该包含哪几项目？
答：会议经费预算应包含以下几个主要的项目：
1.会场费用：包括场地租金、设备租金、专业人员服务费、茶水饮料费等；
2.资料费用：包括购买会议办公文具和印制会议文件、资料等费用；
3.食宿费用：包括会议期间与会人员的餐饮费用和住宿费用（此项一般为与会者自费，但往往需要会务组统筹安排）；
4.交通运输费用：包括会议期间多次接、送与会代表所使用的租车费、燃油费、停车费、
过桥费、司机劳务费等多项费用；
5.宣传联络费用：指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用；
6.其他杂费：诸如安排会议合照、会间活动、雇用会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买礼品赠品、租（或买）会场布置用品等所需的一切费用。
预算的费用需经领导批准，按照财务管理制度预支、报销。
4、简述庆典准备工作包括哪些环节？
答：1.做好典礼的舆论宣传工作
2.准备开幕词、致答词
3.拟定典礼程序
4.做好来宾邀请工作
5.发放请柬
6.做好场地布置工作
7.做好各种物质准备
8.安排接待服务人员
9.做好礼品馈赠工作
三、情境分析题：
有人说：“与会人员离开会场后，办公室人员的会议工作就结束了。
”请你运用所学的知识来评价这种观点。
思考提示：首先要读题，回答隐藏的第一问，这样说法是否正确。
然后再用你所学的知识来结合自己的认识评价这个观点。
答：会议结束了，秘书人员的会务工作并没有完结，还要对会议期间所提出的问题和建议进行归纳整理，形成系统的文字材料，才能把会议成果体现出来。
主要事务如下：（一）会后事务
1.引导离场，清理会场
2.做好与会者离会的服务工作
3.发布会议消息
（二）拟写会议纪要
（三）整理会议文件资料和归档
（四）会议总结和催办
1.会后总结
2.催办和反馈
完成日期：
得分：
评阅时间：
课程名称：办公室事务管理第四次任务评阅教师：。