酒店内部行文格式
行文规范74476
******行文规范酒店文件是在经营管理过程中表达意志、传递指令、加强沟通的重要文字工具和手段。
为了进一步规范酒店的行文标准，加强行政行文的统一性和严肃性，特作如下规范：一、文件分类1、对外行文：包括对省****，以及与酒店有往来关系的所有单位的行文。
分为上行文和平行文。
2、对内行文：仅指酒店内部行文，分为上行文、平行文和下行文。
二、文件形式1、函头纸行文：对外行文一律使用函头纸，加盖酒店行政印章。
2、红头文件：对内行文中具有规范、指导意义的普发文（如酒店新出台的规章制度，表彰、批评通报，开展主题活动等重要精神的传达）可使用红头文件。
3、备忘录：对内呈请性、规范性、公示性、协调性文件，一般采用备忘录形式。
4、会议纪要：记载酒店或部门会议的主要内容和议定事项，供内部参阅的文件，一般采用会议纪要形式。
5、张贴文件：作为酒店或部门对外界或内部告示性的文件，时效性很强，可采用张贴形式。
三、文件格式1、函头纸行文：标题采用宋体二号字，正文为仿宋三号字，无发文字号，但应定制存档编号，便于档案管理，落款须盖印章。
2、红头文件：由“眉首”、“主体”、“版记”三部分组成。
①眉首：置于公文首页红色反线上，一般包括6个方面的内容：“公文份数序号”、“密级和保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标识”、“发文字号”、“签发人”。
但通常只有2个方面的内容，即：“发文机关标识”（也就是红头）和“发文字号”。
发文机关标识：由发文机关全称后面加“文件”组成。
发文字号：在发文机关标识（红头）下，由发文机关代字、年份和序号组成，用仿宋三号字居中排布。
年份、序号用阿拉伯字数码标识，年份标识全称，用六角括号“〔〕”括入（如：〔2008〕）；序号不编虚位，不加“第”字（如：“1号”不编成“第1号”或“第01号”、“第001号”），其规范标识为:“赣山水×字[2016] ×号”。
②主体：公文主体包括7个方面的内容:“标题”、“主送机关”、“正文”、“附件”、“成文时间”、“公文生效标识”、“附注”。
酒店培训--行政行文
文件系列目录一、文件书写格式（通用）二、公司统一编号的规定。
三、文件范例：（1）对外：（所有对处文件编号统一为外□字）例1：公函例2：对外申请例3：对外报告例4：对外会议纪要（2）对内例5：通知例6：通报例7：请示例8：申请例9：报告例10-1计划（文字）例10-2计划（表格）例11：方案例12：总结例13：规定例14：会议纪要通用文件书写格式一、纸张页眉：文件左上角统一用钟标与标准公司全称、五号黑体字做页眉。
北京市***酒店管理有限公司二、页边距：所有的文件页边距上、下、左、右都必须设置为2厘米，距边界页眉页脚为1.5厘米，除特殊表格外，不得自行调整。
三、标题与编号：1、标题：（1）、文件标题统一用二号宋体加黑、居中。
（2）标题要准确简明。
2、编号：（1）文件编号统一用小五号宋体加黑、靠文件右下角，最后一个字与正文最后一个字对齐。
（2）、首先写年（01）、公司名称（九）、什么部门（部）、何种文体（字）、第几号（号）。
（3）、标题与编号间的行距：标题与编号之间的行距不得低于20磅。
例：□□□□□□□□（01）九（）部（）字第（）号四、正文：1、书写要求：（1）正文开头顶格写主送部门名称或主管领导称呼，然后再写正文。
（2）空两格开始写正文的第一句话。
例：公司各部门、各分店：或□□公司：鉴于□□□□□□□，公司决定□□□□□□□。
2、字体：文件正文字全统一用宋体。
3、字号：本公司内部文件用五号字，如需要传真给合作单位，可用小四或四号。
4、行间距：本公司内部文件行间距为20磅，如给外单位可适进行调整，但行间距不得超过25磅。
5、纸张：字数在300字以内统一用B5纸，300字以上的文件可用A4纸。
6、特例：（1）遇一页打不下，但第二页不超过5行的情况，可考虑缩短磅值或改变字号，尽量打在一页纸上，如：可将磅值调整为18磅，或将字改变为小五。
（2）如遇字数较少的文件可在一页纸上打两个或三个。
7、次序符号：（1）符号使用顺序为：大标题的项目用“一”；其次用“（一）”；再次用“1”，最后用“①”。
酒店各部门发文格式、分类、审批、存档等规范
编号REF.NO.:文件类别CATEGORY：致TO：由FROM：事由REF.：酒店发文拟定、上报、审批、存档的管理规定一、目的提高工作效率,规范酒店文件管理流程。
二、文件管理责任人员1、酒店级文件由行政办或人力资源部负责发布、存档。
（酒店制度类）；2、各部门文件，由部门负责编号、格式统一、上报、落实、下发及存档，部门负责人监督指导落实。
三、文件规范1、文件编号方法编号顺序为：酒店代码-部门代码,年月日,文件顺序编号，举例：人力资源部于2020年01月01日发布的第一次任命决定，编号为：WLYD-HR202001010012、酒店及各部门代码酒店WLYD 行政办EO 人力资源部 HR 质检培训部QI&T餐饮部F&B 前厅部FO 管家部HSKP 市场营销部S&M 财务部FA 采购部PUR 工程部 ENG 安保部 SEC3、各部门（如要到达所有部门，在收文部门填写：各部门）4、文件类别（1）规章制度：以酒店名义发布，适用于酒店全员或相关部门及人员的规范性文件，包括：规定、办法、规范、实施细则、章程、流程等，比如：关于OTA客人接待的相关规定；（2）通报：指以总经理或各部门经理名义下达的，针对顾客投诉或检查出来的严重问题，拟定不同等级的处罚决定，酒店通报由行政办编写，总经理审批签字，部门内部通报，由部门人员编写，部门经理审核签字等。
比如：对宿舍检查不合格进行通报；（3）人事变动：各部门员工工资，职位变动的文件。
比如：餐饮部某某员工加薪（如是申请升职加薪的在人事变动后加上“/请示”）；（4）报告：用于反映调查研究的成果，向上级领导或本部门领导汇报工作、反映情况，提出意见或者建议或处理结果。
比如：事故报告/质检报告；（5）请示/申请：用于向上级领导或相关业务部门请求指示、答复和批准事项。
比如：申请优秀员工奖励及部门其它事宜；（6）促销活动：营业部门节假日，周末等开展的促销活动，促销活动一定要注明截止时间。
东方国际大酒店酒店红头文件模板行文标准
××国际大酒店文件××总字〔××××〕××号关于各部门各类申请及行文标准酒店各部门：一、各部门发出的各类公文及各项申请须按以下标准统一编号明确如下：1．编号：××部门缩写呈字〔20××〕××号，年月日、发文顺序编号；用仿宋体三号。
2．标题：用黑体二号加粗；正文：标题下一行，用仿宋体四号，每段首行缩进2字符，行距固定值25磅。
附件：正文下1行，左侧空2字，用仿宋体四号；部门署名：在正文末行下空2行，用仿宋体四号；成文日期：用阿拉伯数字书写全称。
3．各部门缩写：（1）总经理办公室----部门缩写:总（包括董事长、总经理）（2）财务部----部门缩写：财（3）前厅部----部门缩写：前（4）餐饮部----部门缩写：餐（5）客房部----部门缩写：客（6）营销部----部门缩写：销（7）工程部----部门缩写：工（8）保安部----部门缩写：保二、行文标准1．所有行文除需签字内容，务必以电脑打印文件形式发出，否则视为无效行文。
2．各部门行文分为两大类型：申请文件---- 须各级领导审批方可执行的文件；内部公函---- 各部门对于工作中须知会或确认工作内容时发至相关部门的行政文件。
3．各部门发出的所有申请文件及内部公函均须抄送总经理办公室。
4．各项行文内容及格式以总经办部门发出标准为准。
附件：1.×××××××2.×××××××××国际大酒店××××年××月×日签发：×××主题词：关于各部门各类申请及行文标准报送：总经理抄送：财务部、前厅部、餐饮部、客服部、营销部、工程部、保安部××国际大酒店总经办××××年XX月XX日印发留档：总经办共印：×份，×页。
酒店行文规范
酒店制度/程序名称： 文件编号： 酒店行文规范制度 编制部门： 版 本：1生效日期： 年 月 日 编 制 人： 抄送相关部门：酒店各部门页 次：Page2. 起草复核 审核 审批为统一酒店内部行文的规范要求和格式，现将具体操作规范规定如下：1、 内部公文1） 酒店内部公文主要分为上行文、平行文和下行文三种。
上行文，主要是下级向上级发出的请示、报告。
平行文，主要是各部门之间往来的文件，如通知等。
下行文，主要是上级向下级下达的工作任务和指示。
2） 对内的公文，使用普通A 4纸，为节省费用，尽量使用可重复利用的纸张。
（如单面使用过的纸张）3） 对内的公文需设置编号，其组成如下：上行文编号：部门英文代码+年月日+顺序号例如：总经办于2010年8月1日发出的第3份请示/报告：EXO20100801003平/下行文编号：部门英文代码+年月日+顺序号例如：工程部于2010年8月1日发出的第2份通知：ENG.20100801002对内公文必须由部门负责人或被授权人签发方可生效。
（被授权人应注明代签：XXX 代或XXX pp.）4）内部公文格式说明：1、字体、字号见附件具体说明2、页边距、行距、字距（1） 上、下、左、右边距2cm 、页眉1 cm 、页脚1.5cm（2） 行距为固定值14-16磅（3） 字符间距缩放比例为100%，间距和位置皆为“标准”3、正文（1） 正文按传统书写格式，首行“空两字格”；（2） 正文标题 二号；加粗；“宋体”；（3） 正文字体为五号； 宋体；（4） 正文的结束语部分为“结束语”， 上行文则使用“特此呈报，请批示！”、“特此请示，请指示！”、“妥否，请指示！”等中性和表明意图的话语，平/下行文一般使用“特此知会，多谢合作！”4、页码文件需编辑页码、页脚，居中，统一格式为“第 页 共 页”5）备注1、编辑文件时，可视其内容，适当调整行间距及字体，使版面具有美观性：若文件内容较少，可选用小四号字，并将行间距调整至1.5倍。
内部发文标准格式
内部发文标准格式关于规范内部发文的管理规定酒店各部门为了使酒店各部门之间及与酒店管理当局及时有效的沟通，从而使酒店的各项工作指令传达通畅，明确工作和协作的责任部门，提升酒店各部门的工作效率和执行力，现酒店规定以下三种酒店内部文本工具及行文格式。
一．内部通启：酒店各部门之间需要相互协调沟通的工作信息文件，或者需要酒店责能部门和需酒店管理当局配合解决的工作信息文件。
1. 格式：见内部通启发文格式范本；2. 存档：由发文部门和接收部门保存；3. 留转形式：发文部门保留各部门签收的文件原件存档，接收部门需在部门内通报执行，经总经理批示的内部通启，各部必须执行并交总办一份保存。
二．酒店专项报告：对于部门呈报上级，要求批复执行的专项申请报告。
通常为超越部门处置职权，而又需解决的工作事宜：如大额的工作物资，设备的申购，工程技改，工作程序的修改，调整编制等的需解决事项的报告文件。
1.格式：专项报告发文格式范本；2.存档：由发文部门，接收部门保存；3.留转形式：由发文部门保存总经理批示及各部门签收的原件，总经办保留复印件存档。
各接收部门需签收并执行。
三．酒店人事任免决定：酒店对于经理助理级以上人员(含经理助理)的职位变动及新任职，均由人力资源部下发总经理批准的人事任免决定。
1.格式：人事任免决定发文格式范本；2.存档：由人力资源部存档，接收部门应第一时间将人事任免决定中所含的签名模式复印给收银、仓库、人事等岗位，以便新任职的管理者开展工作。
3.留转形式：由人力资源部下发各部门部门签收，原件由人力资源部存档。
四：注解：1.致：为各部门之间呈：为酒店领导；2.抄送：指所发文件内容所涉及的部门；3.抄报：需总经理或董事长知悉的文件；4.责能部门：总办、财务部、人力资源部、质检部；5.所有酒店行文必须按规范文本行文、存档、留转；6.凡总经理批示的或抄报总经理的文件必须交总办一份分类存档；7.发文部门所发工作信息文件所涉及工作内容要主动跟进，若所涉及事项部门未执行未配合应第一时间进行沟通。
国际酒店部门发文格式规范
XX国际酒店
总经办备忘录EO-11-06-3致送：各部门
抄送：总经理/xxx
董事长/xxx
发出：总经办
日期：201 年月日
事由：关于规范和统一酒店各部门发文格式的通知
为规范和统一酒店各部门发文的格式，现对发文规范重新规定如下：
1、各部门负责人要重视发文的质量，在签发时要认真审核发文内容和发文格式，业务人员及文员要认真参照发文格式范本（附后）行文；
2、密级分四级：董事会——各部门负责人——主管级以上人员——公开
3、各部门发文字号样式原则不变，如：
总办：EO-2012-1，密级不与发文字号一起。
4、各部门应制定发文登记表格，如：
5、新发文格式从2012年开始执行。
附件：新发文格式。
酒店公文处理规定
酒店公文处理规定一、目的为提高酒店公文处理的效率和质量，迅速、准确的传递内外信息，使公文更好的为酒店的经营和管理服务，特制定本规定。
二(一)决定：用于对重要事项或重大行动做出安排。
(二)通告：用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。
(三)通知：用于颁布规章和行政措施；转发政府部门、上级、同级或不相隶属单位的公文；批转下级办理、执行的事项；任免干部等。
(四)通报：用于表彰先进或批评错误。
(五)报告：用、登记及发送等。
(一)拟稿1、公文格式和行文规则(1) 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发问字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、主题词、抄报抄送单位等部分组成。
◆发文单位应写全称或者规范化的简称；联合行文，主办单位的名称应当排列在非主办单位名称之前。
◆公文的秘密登记分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，可根据需要标注于眉首右上角。
◆发文字号包括单位代字、年份、发文顺序号三部分。
联合行文，一般只标明主办单位的发文字号。
◆公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容、事由和公文种类。
转发上级文件或批转下级文件，如原标题过长，可重新拟定标题。
则以各单位中最后签发的日期为准。
◆公文采用A4纸，左侧装订。
公文标题用2号黑体、中华宋，其余用4号宋体、仿宋体。
◆公文应当逐级行文，一般不得越级。
因特殊情况需要越级行文时，应当同时抄报被超过的上级单位。
◆公文一般只主送单位，不主送领导个人。
◆向上级单位的请示，应当做到一文一事；请示一般不得同时抄送有关下级单位。
◆凡不行文可以解决的问题，就不要行文；转发的文件，应结合实际提出具体贯彻意见执行。
◆符合国家和地方的法律、法规。
◆语言精练、条理清楚、层次分明，用词和标点准确、规范，篇幅力求简短。
◆公文的结构层次序数通常按以下格式表示：1、表示第一层2、表示第二层3、表示第三层4、表示第四层◆公文中的数字。
除成文时间、结构层次序数和惯用语中必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
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酒店内部行文格式标准
为规范酒店内部行文格式，本着简单、实用、节约、美观的原则，行政办对内部行文格式标准进行了修订。
一、字体
（一）文件标题
文件标题用三号黑体字。
（二）主送部门、正文及落款
主送部门、正文及落款用四号仿宋字体；但会议纪要的正文为四号宋体。
（三）签发人
若文件有签发人，则“签发人”为四号仿宋，签发人姓名为四号楷体。
（四）结构层次序数
第一层为黑体“一、”，第二层为楷体“（一）”，第三层为仿宋体“1.”，第四层为仿宋体“（1）”，第五层为①。
且不能使用Word自动生成的标号。
（五）表格文字
1.文件中如有表格，表格内文字为可灵活掌握，一般为小四仿宋或五号仿宋。
“文件传阅单”可按内部行文字体（标题用黑体三号，正文用仿宋四号）。
2.如果表格需要分页，每一张分页的表格上均需包含表格表头的各项内容，以便于阅读。
（六）PPT文字
因PPT主要目的在于演示，可根据实际需要灵活调整，以醒目为原则，字体不能太小。
二、页面设置及段落格式
（一）页边距上下均为2CM，左右均为2.3 CM。
（二）标题要居中排布，回行时，要做到词意完整。
标题下要空一行才行正文。
有签发人时，标题下不空行，签发人在标题与正文之间。
需标识签发人时，签发人姓名居右空1字。
（三）每自然段左空2字，回行顶格，回行时不能将数字、年份拆开。
（四）行距设置为固定值25磅。
（五）文件的页码在页脚，居中排列。
（六）除部分带表格的文件可以用横版外，其余文字材料的页面设置必须用竖版。
三、其他
（一）附件
内部行文如有附件，在正文下空一行空2字用仿宋四号标识“附件”。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××”）；附件名称本身及后面都不加标点符号；附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格用宋体四号标识“附件”；附件标题及正文的格式与文件一致。
（二）成文时间
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文时间居右空4字。
（三）当文件排版后所剩空白处不能容下落款时，可采取适当调整行距、字距的措施加以解决。
（四）文中标点符号全部为中文标点符号，半角。
酒店行政办
二〇一七年三月二十二日。