公司内部文件格式标准规范

文件名称
湖南泰谷生物科技股份有限公司
公司内部公文格式标准规范（试行）
文件编号湘泰科字2012[015]号编制部门行政部修改状态
第1次
修改
共9页编制人彭俊杰发布日期2012.12.15 实施日期2013.1.1
审核人：日期：批准人：日期：
公司内部公文格式标准规范（试行）
1•目的
为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。

2•适用范围
总公司及子公司各部门
3•内容
3.1公司文件格式要求：
3.1.1红头文格式
3.1.1.1文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅
3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中
3.1.1.5正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.6附件的字
体：
四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距
3.1.1.7作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐
3.1.1.4主送机关的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.80期的字体：四号宋体、黑色、右对齐, 可写为
“O”
3.1.1.9注释的字体：小四号宋体、黑色
3.1.1.10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗
3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色
3.1.1.12印发说明的字体：四号宋体、黑色印章上不压正文，下压日期
3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管 3.1.2规章制度文格式
3.1.2.1文件标题：
各级标题均用阿拉伯数字（ 1，1.1， 1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体 GB-2312小四号字加粗
3.1.2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗
3.1.2.3发文单位 /发文时间/ 落款/ 日期：宋体小四号字
3.1.2.4主题词 / 呈/ 发：宋体小四号字
3.1.2.5行间距： 1.5 倍（未定义文档网格）
3.126页边距：上下各为2.54cm，左右各为3.17 cm
3.1.2.7公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”
3.1.2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称
3.1.2.9公司文件机密程度说明（详见附件 1）
3. 1 .3请示文格式
3.1.3.1 请示标题为三号宋体加粗居中
3.1.3.2正文段落 1.5倍行距，字体为四号宋体字
3.1.3.3落款/日期为四号宋体字
3.2公司文件编号要求
3.2.1发文字号编写说明
发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。

年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入；序号编虚位（即
1 编为 001），不加“第”字，表头红线不加五角星。

3.2.2部门代码说明：部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：
行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部QH、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY 采购部CG、物流部 WL、质量部ZL、农用微生物研究院 YJY、生产部SC后勤部 HQ。

3.2.3发文字号的种类及使用规定：
3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。

（见附件 2）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号：湘泰科字 [2012] X 号
3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。

（详见《工作联络制度》）
3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。

（见附件 3）
3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。

（见附件 4）
落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司
文件编号：TGQS-部门代码[2012] X号
3.2.3.5公司会议纪要的文号。

（详见《会议管理制度》）
4.附则
本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。

湖南泰谷生物科技股份有
限公司
2013.1.1
5•附件
附件1公司文件机密等级说明
附件2:公司发文模板
附件3:管理制度发文模板
附件4:内部请示模板
附件1：
公司文件机密等级的说明
为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中,
公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：
依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；
2.2有关劳动合同及其附属文件;
2.3员工薪资及其相关档案文件（含银行账号）;
2.3员工个人资料及其相关个人隐私文件；
2.5 ISO相关文件、档案与数据；
2.6订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单….
等单据与相关数据（含计算机档案）；
2.7厂商（供货商、协力厂商、配合厂商）资料；
2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术
性的（如:用工合同、勤工俭学、改建工程等）；
2.9劳资协议或合同（如 :年薪合同、保密协议、竞
业禁止、工伤赔偿、培训协议等）；
2.10登录“系统”之个人账号与密码；
2.11研发人员之计算机开机或重要数据之账号与
密码；
2.12尚未对外公开之会议记录；
2.13各单位日常生产数据、入出库数据及各项数
据窗体；
2.14其它经部门经理级以上核定为密件的；
3.机密10年或
3.1设计图纸、BOM数据、样品测试数据、样品
相关部门经
的文件; 附件2:
湖南泰谷生物科技股份有限公司文件
湘泰科字2012 [XXX]号机密程度:
关于下发《》的
通知
正文：
湖南泰谷生物科技股份有限
公司
二O—二年X月X日主题词：关键字关键字
发：湖南泰谷生物科技股份有限公司
抄送：公司全体员工
附件3：
1•目的
2•适用范围
3•内容
3. 1二级标题
3. 1. 1三级标题
正文
n.附则
本规范从发文之日起执行，由 XX部负责解释n+1.附件
附件4:
TGQS-部门代码2012 [XXX]号
领导审批意见:
标题：
请示部门：
请示人：
请示部门负责人:
请示时间：
呈：
抄送：
请示内容：
泰谷生物XX部
年月日。