档案管理规定修订版
档案管理相关规定(3篇)
档案管理相关规定为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度：一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，以及其它有关档案工作的规定。
二、凡已入档的各类档案，须经统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订案卷目录等索引查询工具。
三、设立档案库，配置专业存档箱柜，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范工作，定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
四、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，报校领导批准。
五、档案责任人应严格遵守国家工作人员保密守则，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。
六、属保密范畴内的档案，利用者须报经校领导同意后方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。
七、凡有需查阅档案者，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。
八、利用者如须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的机密档案须经校领导批准后方可摘录。
九、外来人员需利用本单位档案的，需持单位介绍信，并注明利用目的，经校领导同意，方能查阅。
十、做好档案利用记录工作，档案员有权向利用者收集利用效果;利用者有义务向档案室反馈利用效果。
十一、档案工作人员对档案材料要定期全面检查，发现问题应及时改进。
档案管理相关规定2为加强我校档案工作的整体建设，提高档案管理水平，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教委有关文件精神，结合我校档案工作实际，特制定如下制度：一、档案是学校工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，为加强领导，由学校校长分管、监督与检查。
二、档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律、严守秘密，身体健康，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。
三、学校应归档的文件材料，文件清楚，字迹也必须清楚，各项签署要完备，符合文件归档要求。
规范档案管理规章制度
规范档案管理规章制度第一章总则第一条为了规范档案管理工作，做好档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作，加强对重要档案的管理，保护国家和社会的合法权益，提高档案管理工作的质量和效率，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位所有工作人员的档案管理活动。
第三条档案管理工作应当遵循依法、科学、规范、保密的原则，保证档案的完整性和可查性。
第四条档案管理工作的目标是保护档案的真实性、完整性和可靠性，保护档案权利，促进档案资源的开发和利用。
第五条本单位档案管理工作由档案管理部门负责，具体责任由各部门负责人履行。
第六条档案管理部门应当建立健全档案管理制度，加强对档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的有效开展。
第七条档案管理部门应当加强对档案工作人员的培训和教育，提高其档案管理能力和水平。
第八条档案管理部门应当依法保护国家秘密和商业秘密，确保档案的安全和保密。
第二章档案的收集和整理第九条本单位应当建立档案收集工作制度，明确档案收集的范围和依据，规范档案收集流程。
第十条本单位应当建立档案整理工作制度，规范档案整理的程序和方法，确保档案的分类、目录和编目工作的规范和有序进行。
第十一条档案整理工作应当依据档案管理规范、规程和标准进行，确保档案整理结果的真实性和可靠性。
第十二条档案整理工作应当根据档案的内容、数量和形式制定相应的整理计划，保证档案整理工作的有序进行。
第十三条档案整理工作应当及时查明档案的原始载体和材料，并保护好档案原始载体。
第十四条档案整理工作应当做好档案装订和封装工作，确保档案原始载体的保护和保存。
第十五条档案管理部门应当建立档案质量管理制度，对档案整理工作进行质量检查和考核，确保档案整理工作的质量。
第三章档案的保管和利用第十六条本单位应当建立档案保管工作制度，确保档案原始载体的安全和完整。
第十七条档案原始载体应当按照规定的分类、目录和编目体系进行保管，确保档案的可查性和检索性。
第十八条本单位应当建立档案利用工作制度，规范档案利用的程序和方式，提高档案的利用效率和效果。
档案管理制度法规
档案管理制度法规第一章总则第一条为了加强档案管理工作，保障档案的完整性、真实性、及时性和可追溯性，维护国家和社会利益，制定本法。
第二条本法适用于国家机关、事业单位、社会团体、企业和其他组织的档案管理工作。
第三条档案管理工作应当坚持依法管理、科学管理、规范管理和人文管理的原则，保障档案的安全、有效和有效利用。
第四条国家支持和鼓励档案管理的科学研究、教育和宣传工作，促进档案管理水平不断提高。
第五条国家和社会应当加强档案管理的信息化建设，提高档案管理的效率和便利性。
第六条国家鼓励对于档案管理工作的优秀单位和个人进行表彰和奖励。
第七条国家建立健全档案管理的监督和检验机制，对于档案管理工作进行定期和不定期的检查和评估。
第八条国家机关、事业单位、社会团体、企业和其他组织应当加强档案管理工作，保护和传承好各类档案。
第二章档案的基本规定第九条档案是指各种载体上的文字、图片、声像等记录材料，包括纸制档案、电子档案、胶片档案等。
第十条档案应当具备真实性、准确性、完整性和可追溯性，不得删除、拼接、篡改档案内容。
第十一条档案的保管期限应当按照国家有关规定执行，不得擅自销毁档案。
第十二条对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等重要信息的档案，应当采取严格的保密措施，确保档案的安全。
第十三条对于档案的利用，应当依法申请，按照规定的程序进行审批和管理，不得随意滥用。
第十四条档案的移交和调阅应当按照国家有关规定执行，不得擅自移交和调阅档案。
第三章档案管理的组织和领导第十五条国家机关、事业单位、社会团体、企业和其他组织应当设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作。
第十六条档案管理部门应当具备专业的档案管理人员，具备档案管理的专业知识和技能。
第十七条档案管理部门应当按照国家有关规定执行档案管理工作，并对于所管理的档案进行规范化的整理和归档。
第十八条档案管理部门应当按照国家有关规定制定档案管理制度，并加强对于档案管理工作的监督和指导。
黑龙江省档案管理条例最新版
黑龙江省档案管理条例最新版黑龙江省档案管理条例（最新版）根据2015年4月17日黑龙江省第十二届人民代表大会常务委员会第十九次会议《关于废止和修改〈黑龙江省文化市场管理条例〉等五十部地方性法规的决定》第三次修正，下面是小编为您精心整理的有关黑龙江省档案管理条例(最新版)全文内容，仅供大家参考。
第一章总则第一条为加强档案工作，促进档案事业建设，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合本省实际，制定本条例。
第二条本条例所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条本省行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织及公民均应当遵守本条例。
第四条各级人民政府档案行政管理部门负责组织实施本条例。
各级计划、财政、人事等行政管理部门，应当按照各自职责，配合档案行政管理部门做好档案管理工作，加强档案事业建设。
农垦、森工、铁路主管部门负责本系统的档案管理工作，并接受省人民政府档案行政管理部门的监督和指导。
第五条各级人民政府应当加强对本行政区域内档案工作的领导，把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划。
第六条各级人民政府、各级档案行政管理部门以及有关单位，对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人应当给予表彰和奖励。
第二章档案机构第七条省人民政府档案行政管理部门主管全省档案事业，依法对本省档案事业进行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导。
市(行署)县(市、区)人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内档案事业。
乡、民族乡、镇人民政府应当建立档案室(馆)，指定人员负责档案收集、整理、保管和利用工作，并对本行政区域内的单位和所辖行政村的档案工作实行监督和指导。
第八条村民委员会应当建立档案，并指定人员负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
街道办事处应当指定人员负责本机关及所属单位的档案收集、整理、保管和利用工作。
湖北省档案管理条例（2024年修订）
湖北省档案管理条例（2024年修订）文章属性•【制定机关】湖北省人大及其常委会•【公布日期】2024.09.26•【字号】湖北省人民代表大会常务委员会公告第三百五十一号•【施行日期】2025.01.01•【效力等级】省级地方性法规•【时效性】尚未生效•【主题分类】档案管理正文湖北省人民代表大会常务委员会公告第三百五十一号《湖北省档案管理条例》已由湖北省第十四届人民代表大会常务委员会第十二次会议于2024年9月26日修订通过，现将修订后的《湖北省档案管理条例》公布，自2025年1月1日起施行。
湖北省人民代表大会常务委员会2024年9月26日湖北省档案管理条例（1998年7月31日湖北省第九届人民代表大会常务委员会第四次会议通过2004年1月16日湖北省第十届人民代表大会常务委员会第七次会议第一次修订根据2014年9月25日湖北省第十二届人民代表大会常务委员会第十一次会议《关于集中修改、废止部分省本级地方性法规的决定》第一次修正根据2017年11月29日湖北省第十二届人民代表大会常务委员会第三十一次会议《关于集中修改、废止部分省本级地方性法规的决定》第二次修正2024年9月26日湖北省第十四届人民代表大会常务委员会第十二次会议第二次修订）目录第一章总则第二章档案机构及其职责第三章档案收集、整理和保护第四章档案开放、公布和利用第五章档案信息化建设第六章监督检查第七章法律责任第八章附则第一章总则第一条为了加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进档案事业现代化，服务保障经济社会高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》等法律、行政法规，结合本省实际，制定本条例。
第二条本条例适用于本省行政区域内档案收集、整理、保护、利用、信息化建设及其监督管理等活动。
第三条档案工作应当坚持中国共产党的领导，健全党领导档案工作的体制机制。
县级以上人民政府应当把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入本级政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。
中华人民共和国档案法实施办法（2017年修订）
中华人民共和国档案法实施办法（2017年修订）文章属性•【制定机关】国务院•【公布日期】2017.03.01•【文号】国务院令第676号•【施行日期】2017.03.01•【效力等级】行政法规•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文中华人民共和国档案法实施办法（1999年5月5日国务院批准1999年6月7日国家档案局发布根据2017年3月1日《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》修订）第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的规定，制定本办法。
第二条《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
第三条各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。
第四条国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。
第五条县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。
第六条有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励：（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）对档案学研究做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第二章档案机构及其职责第七条国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；（三）对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；（四）对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；（五）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；（六）组织、开展档案工作的国际交流活动。
国家档案局令第13号——机关档案管理规定
国家档案局令第13号——机关档案管理规定文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2018.10.11•【文号】国家档案局令第13号•【施行日期】2019.01.01•【效力等级】部门规章•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局令第13号《机关档案管理规定》已经国家档案局局长办公会议审议通过，现予公布，自2019年1月1日起施行。
局长李明华2018年10月11日机关档案管理规定目录第一章总则第二章机构和人员第三章基础设施第四章管理要求第一节一般规定第二节形成与收集第三节整理与归档第四节保管与保护第五节鉴定与销毁第六节利用与开发第七节统计与移交第五章信息化建设第六章奖励与处罚第七章附则第一章总则第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。
机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。
国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。
地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。
档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。
中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。
档案管理制度(完整版)
档案管理制度第一章总则第一条为了加强企业档案管理工作，规范档案的收集、保管、利用和销毁，确保档案的完整性、可靠性和安全性，提高企业管理效率和服务水平，制定本档案管理制度。
第二章档案管理的基本原则第二条档案管理应遵循以下原则：1. 法律法规原则：遵守国家有关档案管理的法律法规和政策规定。
2. 完整性原则：确保档案材料的完整性和真实性，不得私自篡改或隐匿档案。
3. 保密性原则：严格执行保密制度，确保档案和案卷的机密安全。
4. 责任原则：明确档案责任人的职责，档案责任人对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
5. 统一管理原则：建立统一的档案管理制度，确保档案管理工作的协调性和一致性。
6. 利用和服务原则：依法提供档案查询和利用服务，促进档案的有效利用。
第三章档案的收集和归档第三条档案的收集应包括以下内容：1. 公司机关文件、规章制度、办法和决策文件。
2. 人事、工资和福利等相关档案。
3. 会议记录、会议纪要和工作简报。
4. 重要电话记录、接待来访记录和上级来文。
5. 公司发文、工作计划和工作总结。
6. 添置设备、财产的产权资料。
7. 工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料。
8. 承包合同、商务合同、协议的正本原件。
第四条档案归档的责任部门和内容应按以下规定执行：1. 公司办公室负责归档以下档案：a. 公司机关文件、规章制度、办法和决策文件。
b. 重要电话记录、接待来访记录和上级来文。
c. 公司发文、工作计划和工作总结。
d. 添置设备、财产的产权资料。
2. 投资发展部负责归档以下档案：a. 工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料和质量资料。
3. 财务部负责归档以下档案：a. 承包合同、商务合同、协议的正本原件。
4. 其他部门应备份存档副本原件和复印件，并由信息中心实行电脑化管理。
第五条归档资料的要求如下：1. 文件材料齐全完整，确保没有遗漏或缺失。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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档案管理规定修订版 IBMT standardization office【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】***************有限公司管理标准编号：***************档案管理制度编制：日期：复核：日期：审核：日期：批准：日期：***************有限公司管理标准**************有限公司管理标准档案管理制度编号：*******************一、档案管理总则1 目的为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度（以下简称“本制度”）。
2 适用范围本制度适用于公司所有员工，但不包括以下人员：（1）公司高层领导；（2）临时工；（3）试用期员工；（4）严重违反公司规章制度，应当按照公司有关制度及国家法律惩处的员工。
遵守《档案管理制度》是每位员工的责任和义务，对不遵守本制度的员工，公司将依据制度进行相应惩戒。
3 管理职责档案室任职人员须保持相对稳定，具体职责为：3.1负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；3.2负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3.3负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；3.4负责档案提供利用服务；3.5严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
4 文件材料的形成和归档档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理、生产技术管理档案)、科技档案（基建工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
5 归档时间和归档程序5.1公司各部门所产生的文书档案（含单据等），根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
5.2基建工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内统一整理后有序归档。
5.3设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。
5.4会计档案在会计年度结束后，暂由财务运营部保管一年，一年后由财务运营部整理后统一向公司档案室归档。
5.5人事档案分为入职档案和离职档案两种。
入职档案（含转正材料）在员工试用期结束合格转正后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档；离职档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档。
5.6声像、实物档案，在产生后及时归档。
5.7凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
6 归档要求6.1归档的文件、资料必须完整。
6.2归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
6.3电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。
6.4各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
6.5 各类文件归档应及时、有效，不得将应归档的文件长时间积压在个人手中，各部门负责人应对本部门的文件归档工作进行监督、检查，如果因个人原因导致文件归档不及时，一经查实，将追究其相关责任。
7 档案的利用7.1档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机着录工作，为利用计算机检索创造条件。
7.2档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。
8 档案保管期限的划分及鉴定8.1档案管理员须根据各类档案管理细则中的《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》（附表1）确定档案的保管期限及档案的价值。
8.2档案保管期限分为永久、长期、短期三种。
其中长期为10年以上（不含10年），短期为10年以下（含10年）。
8.3 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
8.4对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
8.5凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
9 档案保密规定9.1严格遵守本制度，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
9.2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
9.3严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
9.4整理档案应在档案室办公区内进行。
不得将档案带出档案室办公区，以防失密或丢失。
9.5档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。
9.6公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。
9.7发现档案丢失，损坏要及时报告。
10 档案查阅、借阅规定10.1借阅档案要认真执行档案管理制度和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
10.2因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅审批表》（附表2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，由查阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可查阅。
10.3查阅重要档案资料，除办理10.2条中规定的正常签字手续外，还应在档案管理人员的监控范围内查阅。
10.4档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。
如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，先由经办部门工作人员填写《档案借阅审批表》，由部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后，方可办理登记手续，并在经办人员及档案管理人员的监控范围内查阅。
10.5复印档案资料需填写《档案借阅审批表》，由复印人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可复印。
10.6档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案借阅审批表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可外借。
10.7借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。
10.8借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。
如发生上述情况要追究借阅人的责任。
10.9借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。
10.10借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记台账》（附表3）上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。
如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
11 档案室制度11.1档案室实行专人管理，非档案室工作人员未经许可不得入内。
11.2档案室内的档案柜要统一编号。
做到存放有序，查找有据。
11.3要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
11.4要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。
保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。
11.5档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。
11.6下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。
离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。
11.7认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。
11.8案卷归还后，及时放回原处。
11.9每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
12 档案销毁规定12.1按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
12.2销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附表4），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案室负责人审核、公司总经理及董事长批准后，进行销毁。
12.3严禁将销毁档案转做其它用途。
12.4档案销毁清册需归档，并长期保存。
二、档案管理细则1 目的为加强公司文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据公司实际情况，特制订本细则。
2 主要内容及适用范围2.1本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及制度。
2.2本细则适用于公司的所有文书档案管理。
3 档案的收集与管理3.1坚持部门收集、暂管文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。
对处理完毕的文件材料，交由档案室集中统一归档和保管。
3.2凡公司缮印发出的公文，一律由办公室统一收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。
3.3由多个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。
3.4公司级会议文件由办公室收集整理后交由档案室集中统一归档和保管；部门级会议文件由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。
3.5档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。
3.6档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。
4归档要求4.1党群、行政、经营、生产技术管理文件材料及各类单据的归档要求。
4.1.1凡是在工作中形成的具有保存价值的文件材料及各类单据应由各部门兼职档案员负责收集、分类、整理、保管、立卷，并向档案室移交、归档。
4.1.2归档的文件材料及各类单据应完整、准确、纸质优良、无金属物、手写文稿或底稿应用蓝黑或黑墨水书写，且字迹工整。
4.1.3归档的文件材料及各类单据应按自然形成规律，保持文件或单据之间的有机联系，按年度、组织机构分门别类。
4.1.4卷内文件应按文件内容主次、时间顺序排列，并编写页号，填写卷内目录。
4.1.5移交档案时应由各部门兼职档案员填写移交清单一式两份，经过档案室逐项核对后，双方签字。
4.1.6对一般管理性文件按年度归档，每年上半年接收上年度的文件材料，对特殊的专门性文件材料可针对具体情况放宽归档时间。
已实行计算机管理档案的，电子版可随时归档。
4.1.7对企业重大专项活动形成的文件材料，应由有关部门负责按专题对形成的文件材料进行积累、整理、组卷，活动结束后归档。
4.2音像档案的归档要求4.2.1音像档案是指企业在各项活动中形成的有保存价值的，以感光、磁性等材料为载体，以声音、影像为主要反映形式的历史记录。
4.2.2音像材料形成部门负责归档音像材料的收集、鉴定、整理和移交工作。
4.2.3归档的音像材料应进行价值鉴定，确认有保存价值的方可归档。