采购作业流程与电子采购系统操作方法
采购作业流程
采购作业流程1. 概述采购作业是指组织或企业为了满足生产和经营活动的需要，从外部采购所需的物资、设备、服务等资源的过程。
采购作业流程是指在进行采购活动时，按照一定的规定和程序进行操作的一系列步骤。
一个完整的采购作业流程应包括需求确认、供应商选择、合同签订、交付跟踪和评估等环节。
下面将详细介绍每个环节的具体步骤和流程。
2. 需求确认需求确认是指对所需物资、设备、服务等资源的具体要求进行明确和确认，以便后续进行供应商选择和合同签订。
该环节通常包括以下步骤：2.1 确定需求根据生产计划或经营需要，确定所需物资、设备、服务等资源的种类、数量和质量要求。
2.2 制定采购计划根据需求确定采购计划，包括具体品种及数量、预算金额等信息。
2.3 编制采购申请由相关部门或人员编制采购申请，并附上相关资料，如技术规格、样品要求等。
2.4 内部审批采购申请经过内部审批流程，包括相关部门的审核和领导的批准。
3. 供应商选择供应商选择是指在满足需求的基础上，通过评估、比较和筛选，选定合适的供应商进行采购。
该环节通常包括以下步骤：3.1 筛选供应商根据采购需求和相关要求，筛选符合条件的供应商，并向其发出询价或招标邀请。
3.2 接受报价或投标供应商根据询价或招标邀请提供报价或投标文件，并按要求提交给采购方。
3.3 评估供应商对供应商的报价或投标进行评估，包括价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合考虑。
3.4 签订合作协议选定合适的供应商后，与其进行谈判并签订采购合同或合作协议，明确双方权责和约束关系。
4. 合同签订合同签订是指在供应商选择完成后，与选定的供应商签署正式的采购合同或合作协议，明确双方的权益和义务。
该环节通常包括以下步骤：4.1 商务谈判与供应商进行商务谈判，明确价格、数量、质量、交货期、付款方式等具体条款。
4.2 签署合同在商务谈判达成一致后，签署正式的采购合同或合作协议，并按要求进行盖章和备案。
4.3 合同审批采购合同或合作协议经过内部审批程序，包括相关部门的审核和领导的批准。
采购作业流程
活动名称 导入申购单
判断是否是旧产 品 判断是否有合格
活动内容及描述 由《申购流程》或 PMC 流程后输出已核准的【申购单】或【物料需求计 划】，由申购部门或生管转交到物料部门，物料部门接单后分配工作并执 行 接到各部门的【申购单】后，首先判断此申购的物料是新物料还是旧物 料，再根据类型选择不同的采购业务流程。 1、若属已经采购过的物料，即旧物料类型，则直接进入制作订单过程。 2、若属于新物料类型，则应该查询是否有合格的供应商可供选择。 若是新物料类型时，必须再判断在【合格供应商名录】中是否有合适的
1、审核不得超过半个 工作日。2、研发部主 管、制造工程部主管 提供技术咨询和保证
《采购订单》
跟催及跟踪所订购物料
物料部
收料
N
进料检验
Y
物料部 质量部
之前因采购所需而提 供的图纸、样品等同 时收回
《不合格品控制程 序》/当即
入库
《搬运、贮存Βιβλιοθήκη 包装、物料部防护和交付控制程
序》/从入库到出库
5、采购业务作业流程描述及说明
6.1《采购审批流程》
6.2《供应商开发与评估流程》
6.3《价格评审流程》
6.4《不良品处理流程》
6.5《采购预付款流程》
6.6《采购应付款流程》
7、使用单据
4
7.1【采购申请表】 7.2【采购合同订单】
5
出具（采购订单）
N
审核、批准
Y
向供方订购
物料部
有合格供方的，一个 工作日内完成。暂时 还没有合格供方的一 个半工作日内完成
物料部
管理者代表对采购订 单价格、保密条款等 进行全面审核。总经 理对审核后的采购订 单进行审批。
采购作业的基本流程
采购作业的基本流程1.确认需求在采购之前应先确定买哪些物料，买多少，何时买，由谁决定等。
2.需求说明确认需求之后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。
3.选择可能的供应来源根据需求说明在原有供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告等方式公开征求。
在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：(1)价格。
物美价廉的商品是每个企业都想获得的。
相对于其他因素，虽然价格并不是最重要的，但比较各个供应商提供的价格连同各种折扣是选择供应商不可或缺的一个重要指标。
(2)质量。
商品质量也是一个十分重要的选择供应商的影响因素。
商品质量的选择应根据企业实际情况而定，并不是质量最好的就是最适应的，应力求用最低的价格买到最适合本企业质量要求的产品。
(3)服务。
服务也是一个很重要的选择供应商的影响因素。
如更换次品、指导设备使用、修理设备等，类似这样的一些服务在采购某些项目时，可能会在选择过程中起到关键作用。
(4)位置。
供应商所处的位置对送货时问、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。
在当地购买有助于发展地区经济，易于形成社区信誉以及良好的售后服务。
(5)供应商库存政策。
如果供应商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于设备突发故障的解决。
(6)柔性。
那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的供应商应予以重点考虑。
4.适宜价格的决定决定可能的供应商后进行价格谈判。
5.订单安排价格谈妥后，应办理订货签约手续。
订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。
6.订单追踪与稽核签约订货后，为求销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交货，并予以严格验收入库。
7.核对发票厂商交货验收合格后，随即开具发票。
要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对后财务部门才能办理付款。
采购作业的基本流程
采购作业的基本流程综述采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。
一、拟定订单说明书⑴功能规格说明功能规格说明即物料必须满足企业需求。
使用功能规格说明的优点如下：*潜在的供应商不会被埋没；*新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。
*最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。
⑵详尽的技术规范指物料的技术性能与特征。
通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。
为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书：①质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。
②物流标准：说明需要的数量和交货时间。
③维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。
④法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。
⑤目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。
总之，通过拟定订单说明书，目的在于：*确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。
*防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。
*将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。
*确定一个明确的样品检查程序。
*确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。
*（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。
二、选择供应商步骤如下：*决定外购的方法。
*供应商资格认定和确定投标人名单。
*为报价申请和收到的标书分析做准备。
*评价供应商。
以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。
将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。
确认三~五个向其询价。
收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A 选择某一供应商的决定；B 优先的评级方案；C 优先被考虑的报价单等。
采购管理课标
《采购管理》课程标准适用专业：物流管理专业，电子商务专业，市场营销专业学时：建议60开课学期:第2或3学期一、课程性质与作用该课程是物流管理专业的一门专业核心课程，是在多年教学改革的基础上，通过对企业管理相关职业工作中采购管理岗位进行充分调研和分析的基础上，借鉴先进的基于工作过程的课程开发理论，进行重点建设与实施的旨在能够指导学生完成企业采购工作任务要求的项目化课程。
本课程可作为电子商务专业，市场营销专业的的专业主干课，或者专业必选课。
二、课程的教育目标本课程的培养目标目标是让学生掌握一般的采购方式（包括询价采购、招标采购、网上采购等）、采购谈判、采购合同管理等方面的知识，重点培养学生实施招标采购、网上采购的能力、采购市场调查和分析的能力、采购谈判的能力、对供应商选择与评价的能力，采购标准作业流程的设计与执行能力。
三、与前后课程的联系（一）与前续课程的联系《采购管理》课程是在学习了前续课程《现代物流管理基础》、《企业管理》的基础上开设的，学生已经掌握了企业管理的基本规律和一般原理以及基本方法和技术，为《采购管理》课程的学习奠定了良好的基础。
（二）与后续课程的联系学习该门课程既为后续课程《仓储管理》、《配送管理》、《供应链管理》《物流成本控制与考核》、《供应链一体化物流服务运作》和物流业务综合实训、顶岗实习提供知识、方法和技术准备，又使学生毕业后能胜任采购管理岗位的工作，还为学生通过助理物流师职业资格考试起到支撑作用，真正做到专业技能、职业素养与生产实际的紧密结合。
四、课程内容及学时分配根据专业课程目标和涵盖的工作任务要求，确定课程内容和要求，说明学生应获得的知识、技能与态度。
学习情境教学设计五、教学实施建议（一）推荐教材：高等教育出版社梁世翔主编的《采购管理》2013.3劳动和社会保障部教材办公室组织编写的《物流采购与供应管理实训》中国劳动社会保障出版社，2006（二）教学参考资料：《物流师国家职业标准》《采购师国家职业标准》《采购师国家职业鉴定培训教材》（三）教师素质要求：专任教师具备“双师素质”。
采购的一般作业流程
采购的一般作业流程
采购的一般作业流程包括以下几个步骤：
1. 收集信息：确定所需采购的物品或服务，并了解市场上的供应情况。
2. 询价：向潜在的供应商发送询价单，以获取他们的报价和产品规格等信息。
3. 比价：比较不同供应商的报价，以确保获得最优的价格和质量。
4. 议价：与选定的供应商进行谈判，以达成最终的合同条款。
5. 评估：评估供应商的能力和信誉，以确保他们能够按时交付高质量的产品或服务。
6. 索样：要求供应商提供样品，以便进一步评估和确认。
7. 决定：根据上述评估和谈判结果，决定与哪个供应商进行合作。
8. 请购：向财务部门提交采购申请，以获得批准和资金支持。
9. 订购：向选定的供应商下达采购订单，并确认交货时间和付款方式等细节。
10. 协调与沟通：在整个采购过程中，与内部和外部相关人员进行有效的协
调和沟通，以确保顺利完成采购任务。
11. 催交：确保供应商按时交货，并在必要时进行催促。
12. 进货验收：对收到的货物进行验收，确保其符合要求和规格。
13. 整理付款：核对发票和付款明细，确保准确无误后进行付款。
以上是采购的一般作业流程，具体操作可能因企业、行业和采购物品的不同而有所差异。
采购入库作业流程
采购⼊库作业流程标准操作程序⼀、各部门、各岗位职责权限1.仓库质检员：负责物品的接收，检验，清点，⼊库（待检区），登录账⽬。
2.采购：负责提前通知仓库供应商送货时间，货到时与仓库⼀起接收。
负责来料过程中异常情况的协调与处理⼯作。
3.质检部：负责来料时的检验指导和复检⼯作，对来料的质量进⾏把关和控制。
⼆、作业程序1供应商送货1.1采购员要求供应商按照本公司要求正确填写规范，完整，清晰的《送货单》，或《销售凭单》，供应商送货⼈员持单与物品到本公司交货。
1.2仓库⼈员严格认真核对《送货单》与本公司的《采购订单》（ERP中）是否相符，不相符则要求有关⼈员进⾏纠正，直⾄搞清楚后⽅可收货，将货放置待检区，分期送货的要在《⼊库单》上⽤明显字样注明。
1.3核单有误，若为供应商原因，要求供应商进⾏纠正，若为本公司⼈员的原因，则要求相关⼈员进⾏纠正，直⾄完全清晰后，对物品进⾏数量和质量进⾏清点与检验。
1.4按照本公司的《采购订单》上列明的物品信息核对单与实物是否⼀致，有误时，通知相关的采购⼈员进⾏确认，若物品不符合本公司的采购要求和质量要求，⽴即要求供应商纠正，退货或换货。
退货时要求供应商出具《退货单》，在相关联的《送货单》注明冲抵的原始单据号。
1.5若核对⽆误，仓库⼈员对物品进⾏细致的清点，并检验物品的质量，发现异常或不清楚时，⽴即通知质检部进⾏复检，原材料类、纸箱类为必须复检货品。
若⽆误，仓库⼈员则办理⼊库⼿续。
2.本公司采购⼈员⾃提物品（不提倡⾃提，特殊情况除外）2.1本公司采购⼈员持《采购订单》到供应商处⾃提货物时，现场核对《采购订单》与供应商出具的《销售清单》或《销售出库单》所列明的信息是否⼀致。
若不⼀致，则必须问明原因，必要时，打电话回公司进⾏确认，直⾄清楚明⽩。
2.2核对单据信息⽆误后，对物品按照本公司规定的验收标准，进⾏仔细认真严格的检验。
2.3在检验过程中，如果发现物品的编码及质量不符合本公司的采购指令，或者不符合本公司的检验标准，当场要求供应商予以调换，直到合格。
采购的一般作业流程
采购的一般作业流程一、需求确认与分析在采购的一般作业流程中，首先需要进行需求确认与分析。
采购部门与需求方进行沟通，了解具体的采购需求、数量、质量要求、交付时间等信息。
通过与需求方的有效沟通，确保采购部门对需求的准确理解。
二、供应商选择与评估在确定采购需求后，采购部门需要进行供应商选择与评估。
根据需求方要求，采购部门对潜在供应商进行筛选，并进行供应商的信誉评估、产品质量评估、价格比较等。
通过评估，选择合适的供应商进行后续的合作。
三、编制采购计划在确定供应商后，采购部门需要编制采购计划。
采购计划包括采购物品的具体信息、数量、预算、交付时间等。
采购部门需要根据需求方的要求，合理安排采购计划，确保供应与需求的匹配。
四、采购订单的发出与确认采购部门根据采购计划，向供应商发出采购订单。
采购订单包括采购物品的详细信息、数量、价格、交付时间等。
供应商收到采购订单后，进行确认，并回复采购部门确认订单的接受与否。
五、供货与验收供应商按照采购订单的要求，按时供货。
采购部门接收到货物后，进行验收。
验收包括对货物的数量、质量、规格等方面进行检查，确保货物符合采购要求。
六、支付与结算采购部门在验收合格后，根据采购订单的约定进行支付与结算。
支付款项给供应商，并与供应商进行结算，确保供应商得到应有的报酬。
七、供应商绩效评估在采购完成后，采购部门进行供应商的绩效评估。
评估供应商在交货准时性、产品质量、售后服务等方面的表现。
根据评估结果，对供应商进行奖惩，并为以后的采购工作提供参考。
八、采购记录与归档采购部门在整个采购过程中需要做好采购记录与归档工作。
记录包括采购需求、供应商选择、采购计划、采购订单、验收记录等。
通过归档，方便后续的查询与参考。
以上就是采购的一般作业流程。
在实际工作中，每个环节都需要严格执行，确保采购工作的顺利进行，满足需求方的要求。
同时，也需要不断优化流程，提高采购效率与质量，为企业的发展提供有力支持。
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十萬元以上
一萬至十萬以下
一萬元以下
總務處 事務組
會簽單位
會簽單位
會計室
會計室
首長
首長
事務組下單後，申請單背面列印訂單
十萬元以上 申請案留在事務組
十萬元以下 申請案回申請單位
廠商交貨於貨品全數到齊之日期。申請單位承辦人上網至電子採購系統修 改訂單狀態為已簽收。
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此為驗收日期
安裝測試完成日 合格
不合格 並寫原因 如超過交貨期限計算 扣款金額
填寫記錄及主驗人員
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列印驗收紀錄步驟操作如下：
選取「歷 史訂單」。
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填入查詢日期區間，按「查詢」。
也可直接打上訂單編號查詢
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1.列印驗收紀錄
2.主驗人及記錄核章
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修改鈕
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請購範例
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本校電腦採購訂約機 關為中信局
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以採購個人電腦為例
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選取此項為例
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選擇服務區，通常為雲林縣、全區、嘉 義鄰近區域，本例以雲林縣為例
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選擇適用規格並選擇立約商 ，本例如選擇聯邦電腦
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填入所需數量後，按 下放入購物車
如下頁畫面
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所填之增扣減項目
注意金額是否正確
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簽收或驗收
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奉 核可並完成電子下單後，當交貨簽收及驗收時，請上 網登錄簽收及驗收日期
點選後如右
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選擇這一項
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註：選擇已簽收後出現如 下頁畫面
可根據條件查得訂單資料
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請購單位簽收商品之後，需將訂單狀態修改為「已簽收」， 並輸入簽收日期，使用者點選「已簽收」，會出現交貨日 期，填妥後按確定。
• 我的問題這裡找不到答案
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共同供應契約集中採購項目
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請上網查詢適用項目 .tw(共同供應契約網站)
公告查詢
適用機關採購權限查詢
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共同供應契約集中採購流程
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選單 請購
否
核准
是
下單
簽收 驗收
核銷 付款
申請人上網挑選商品並列印網路請購單
采购作业流程与电子采购系统 操作方法
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－想參考某項標題，請直接點頁數－
• 共同供應契約集中採購項目 P2
• 共同供應契約集中採購流程 P4
• 如何登入系統
P7
• 如何維護使用者帳號資料 P10
• 請購範例
P13
• 新增或扣減商品額外項
P28
• 簽收及驗收
P33
• 什麼情況可不依共同供應契約採購呢？
3.隨同發票辦理核銷
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完成電子下單後注意事項
各單位電子採購系統使用人員，請確實於商品全 數交貨時，上網至電子採購系統修改訂單狀態為 「已簽收」，簽收後十日內完成驗收，並修改訂 單狀態為「己驗收」；十萬元以上交貨完畢後， 請使用單位發驗收通知單，通知相關單位辦理驗 收手續。
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什麼情況可不依共同供應契約採購呢？
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這時對話方塊會問你是否前往購 物車
若按“確定”，即前往購物車 若按“取消”，即回到原來頁面
若想選取其他產品，請按取消
如下頁畫面
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購物車非完成請購動作， 需確認將資料轉至請購 單
１ 打勾選取確認要 請購的項目
２ 再按下此鈕
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可加入至現有的 請購單中
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填好後按下 確定
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新增或扣減商品額外項
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請先點選完商品轉至請購單後，再由修改數量處填寫額外項
從修改數量進行新增 減商品額外項
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無29-
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額外項選購必須為 非屬共同供應契約 內之主項目，且必 須逕洽立約商提供
增減合計後，於總 計處填寫金額，如 為負數，請記得打 上負號(-)
於廠商全數交貸後十日內，做驗收動作。 十萬元以上
十萬元以下
1申請單位承辦人發驗收通知單 2申請單位承辦人上網至電子採購系統修改訂單狀態為已驗 收。
1申請單位承辦人上網至電子採 購系統修改訂單狀態為已驗收 。
1驗收紀錄(由系統列印) 2核銷單
3編列財產-6-
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如何登入系統呢？
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好的開始…是成功的一半
• 市面價格比共同供應契約產品便宜 • 所需規格中，共同供應契約中無此項規格
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填寫申請人名字 記得寫上分機 傳真機號碼 請購人之電子信箱
記得清楚填寫自己的單位
選擇雲林縣
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出現畫面如下
按下確定 如下頁畫面
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可修改數量 您目前請購的商品項目依據契約條
款皆無法更改價格 印表如下頁
要刪除此項資料可按刪除
如下頁畫面
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列印格式選擇“學校格式2” 以本請購單提出申請
首先登入網址 .tw/
畫面如下頁
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１ 學校帳號為
3.10.6
２ 填入分配給您的序 號及您初設的密碼 後按下登入
Look 可以到練習區操作練習， 登入帳號3.10.6 -0，密碼 為1234
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如何維護使用者帳號資料
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填好按下