秘书四级秘书实务

经常在录象题中出现的问题包括以下几点：1、环境问题。

如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。

2、职业形象。

包括坐/站/走姿等/服饰等方面。

3、接待方面。

环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。

4、沟通方面。

包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。

5、接打电话和处理通话中的问题。

如方法，语言等等。

6、会议方面。

会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。

7、档案信息。

收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等8、办公室事务管理。

库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。

一、参考答案：1、办工作面杂乱。

（×）2、服装不规范。

（×）3、会使用答录机留言。

（√）4、对重要信息记录不规范。

（×）5、资料未进行整理。

（×）6、资料未进行分类。

（×）7、用过的文件没及时归档。

（×）8、知道工作计划有督察作用。

（√）9、要求工作计划要明确承办人或负责人。

（√）10、要求工作计划要有阶段性检查。

（√）11、要求工作计划一定要符合实际，分出任务的轻重缓急。

（√）12、了解《事故情况记录表》的登记与填写要求。

（√）13、了解《工伤情况报告表》的登记与填写要求。

（√）14、能够耐心指导新员工的工作。

（√）15、能合理安排新产品宣传册和会议文件的印送。

（√）二、参考答案：1、着不装规范，不符合礼仪要求。

（×）2、办公桌不整洁、干净，文件归类不清楚。

（×）3、对下属下达口头会议通知时，时间、地点具体准确。

（√）4、能提前达到会议室检查准备情况，并调试会议设备。

（√）5、未督促提前做好会议前的设备检查工作，造成会议延时开始。

（×）6、能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。

（√）7、能够提出一些开放式的问题，鼓励与会者积极参与，积极引导会议的进程。

（√）8、积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓励和尊重不同的意见。

（√）9、适时总结会议的发言，引导与会者达成共识。

（√）10、能够明确具体地给团队下达工作任务，分工明确，责任到人，并注意反馈。

（√）11、注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马经理的谈话。

（√）12、在沟通时，能够引导被协调者学会换位思考。

（√）情景录象一1、不应在办公室补装（X）2、电话应接及时，语言规范。

（V）3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。

（V）4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。

（V）5、向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。

（X）6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。

（X）7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。

（X）8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。

（X）9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。

（X）10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。

（X）12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。

（X）13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。

（X）14、能够正确敬茶，姿势规范。

（V）15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。

（X）16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。

（V）情景录象二1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。

（X）2、宴请选择的地点合适，安静。

（V）3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。

（V）4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。

（X）5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。

（V）6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。

（X）7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。

（V）8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。

（X）9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。

（X）10、谈论不适宜的话题。

如向别人打听收入。

（X）11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。

（X）12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。

（V）13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。

（V）14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。

15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。

（V）实务题答题方法（仅供参考）1．你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。

请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。

参考答案：（1）介绍收集信息的基本方法：1）观察法 2）阅读法 3）询问法 4）问卷法 5）网络法 6）购置法 7）交换法（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：1）区别对象按需传递信息 2）做好例行信息的传递工作3）加强非例行信息的传递工作 4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？参考答案：在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。

3．你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。

请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。

参考答案：（1）介绍信息收集的渠道：1）大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等） 2）图书馆 3）数据库 4）供应商和客户5）贸易交流活动 6）信息机构 7）关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、保险、统计等部门）8）调查渠道（深入市场，实地调查）（2）介绍信息传递的方法：1）语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）2）文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）3）电讯传递（电话、传真、电子邮件）4）可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。

作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？参考答案：1) 要落实发布会日期、地点、出席名单； 2) 准备展览用品、赠品； 3) 制作工作人员及展览会使用标牌；4) 发请柬和资料 5) 拟写及印发有关信息材料 6) 布置会场5．下面是择取的XX市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：1）XX市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见2）XX市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知3）XX市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知4）XX市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定5）XX市卫生局转发市中心医院《关于对余XX所犯错误的处分决定》的通知6）XX市卫生局关于举办中等技术培训班的通知7）中共XX市委关于任命刘X为卫生局党组副书记的决定8）XX市卫生局关于王X等同志职务任免的通知9）XX市人民政府关于卫生局李X等同志的任职通知10）XX市卫生局关于钟X等同志的任职通知参考答案：（1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知（2）将4、5组成一卷，案卷标题是：XX市卫生局、市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定、通知（3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：中共XX市委、市人民政府、市卫生局关于刘X、王X、李X、钟X等同志职务任免的决定、通知6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由：1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文）3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文）4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研论文、获奖者名单、闭幕词等）参考答案：（1）第一个文件应归入2004年；（2）第二个文件应归入2004年；（3）第三个文件应归入2002年；（4）第四个文件应归入2004年；（5）第五个文件应归入2005年。

7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？理由是什么？1）广东省妇联XX主席在全国妇女工作会议上的典型发言2）中共XX省委关于省委组织部XX、XXX等同志的任职通知3）中共XX省委关于广东省纪律检查委员会刘XX贪污腐化的处理决定4）广东省妇联关于全省妇女教育发展规划参考答案：（1）第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能；（2）第2、4文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。

8．小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。

过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。

她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。

参考答案：（1）小刘的做法是不对的。

因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。

再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。

（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：1）分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）2）分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）4）分析档案的名称、稿本和外形特征5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大）6）分析档案的功能因素7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）9．宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？参考答案：（1）合理选择档案库房位置：1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿 2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射 4）要与档案人员的办公室和生活区分开5）门窗要加固（2）合理安排档案库房布局：1）库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；2）档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；3）利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。