档案资料整理、组卷要求
档案组卷原则和案卷的装订
1、质量要求1.1案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。
凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。
文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。
1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。
1.3文字材料与图样材料分别组卷。
文件材料数量少的也可合并组卷。
密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。
2、组卷的方法组卷要便于档案的利用和保管。
2.本公司档案的组卷同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。
组卷应注意以下几点：（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。
（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。
（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。
（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。
外单位的要把直接主管与非主管单位分开。
（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。
（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。
（注：永久卷中不许有短期保存的文件）2.2基本建设类2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。
水、电、地质勘探等资料分别组卷。
2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。
3、卷宗内文件材料的排列3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。
各种档案组卷内容要求
各种档案组卷内容要求一、党政工团档案1、党务工作档案：（1）上级文件，（2）组织建设材料（机构、党员名册、新党员批复等），（3）党支部计划，（4）各种活动记录及原始材料（三会一课、理论学习、党员活动等），（5）各种总结（含党员个人总结）。
2、行政管理档案：（1）上级文件（先级别后时间、同类字号放在一起）（2）学校远近期规划、工作计划，（3）学校各种组织、校务分工，（4）学校各种规章制度、岗位职责，（5）会议记录，（6）工作总结。
3、工会工作档案4、团队工作档案：（1）有关文件，（2）组织建设，（3）工作计划，（4）各种活动记录，（5）工作总结。
二、教育教学管理档案1、德育工作档案（含师德档案）：（1）文件及组织机构，（2）工作计划，（3）各种活动记录（主题班校会、专题活动等），（4）三结合教育材料（家长委员会、家长学校、各种社会活动等），（5）升旗记录，（6）德育成果登记或证书复印件，（7）中小学生日常行为规范考核登记，（8）工作总结。
2、教学管理档案：（1）上级文件，（业务部门）（2）班主任工作计划、总结，（3）教师教学工作计划、总结，（4）课程表、作息时间表、月（周）工作安排表，（5）点名簿、记分册，（6）视力测试记录，（7）教学成绩统计表，（8）毕业生情况统计表。
3、教研工作档案（含校本教研档案）：（1）组织机构，（2）学校及教研组活动计划、记录、总结，（3）教研成果登记。
4、教育科研档案：（1）组织机构，（2）科研课题及计划，活动记录、总结，（3）成果登记。
5、师资培训档案：（1）有关文件，（2）组织机构，（3）计划、活动记录、总结，（4）有关成果登记。
6、教师管理档案：（1）教师学历职称情况统计表，（2）教师基本情况登记表，（3）教师学历、职称证书、计算机等级证书复印件，（4）教师业务卡。
7、二课活动档案：（1）各种领导组织，（2）活动计划、措施，（3）活动记录原始材料，（4）成果登记。
档案质量要求
档案质量要求The document was prepared on January 2, 2021立卷案卷质量要求第一条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目.第二条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用.第三条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整.第四条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷；绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文有密切联系,也可随同绝密文电立卷.第五条不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷；没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规定执行.第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列.第六条卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号.装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号.第七条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录.填写的字亦要工整.卷内目录放在卷首.第八条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内.若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责.备考表应置卷尾.第九条案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰.第十条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：案卷装订.装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订.第十一条案卷各部分的排列格式：软卷封面含卷内文件目录一文件一封底含备考表,以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存.第十二条本制度自印发之日起实施.。
档案馆归档资料立卷装订要求
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。
例如：天富房地 产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备 阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里 写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。
6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般 采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须 清晰，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、 技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章示例如下80竣工图15 50施工单位7编制人审核人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
档案分类、排列、编号规则
精心整理档案分类、排列、编号规则一、文书档案：2000年前的文件按“卷”整理，按年度-保管期限分类方法进行，保管期限分别永久(Y)、长期（C ）、短期（D)，在每一个保管期限内，按照XX 单位的《XX 单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。
一年分别按保管期编3(D)一个永久（XX 年（D10)件号全宗号：4位，如“0134”年度：4位，如“2013”保管期限：1或3位，如永久“Y ”，长期“C ”,短期“D ”,定期30年“D30”、定期10年“D10”。
机构或问题：2位，如无该项内容，则用“ZZ ”表示。
件号：4位，如“0001”二、会计档案：按“卷”整理，有几个项目分几个项目类，如财政帐K1、事业帐K2……。
分别按年度排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、25年、15年排列，同一年度内按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列。
档号构成：全宗号-目录号-年度-案卷号全宗号：4位，如“0134”目录号：2位，如：“K1”年度：4位，如“2009”123案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号4、计生（再生育审批档案）：按“卷”整理，一个目录号一个流水，保管期限为长期。
案卷级档号构成：全宗号—目录号—案卷号文件级档号构成：全宗号—目录号—案卷号—顺序号5、二轮土地承包档案：按“件”整理，一个年度一保管期限一流水号，保管期限为永久，机构或问题号为ELTD。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号6、综治（调解案件档案）：按“件”整理，一个年度一个流水，保管期限为永久,机构或问题号TJ。
档号构成：全宗号—组织机构或问题—年度—保管期限—件号7、信访档案：XF。
1、JJ2、JJ3、2为SB。
五、特种载体档案：分为实物档案、印章档案、照片档案、光盘档案。
载体分类号分别按序设为SW、YZ、ZP、GP。
1、实物档案按卷整理，目录号为SW。
档案的立卷方法和要求
四.归档文件整理工作的内容和方法
1.案卷的含义和组卷要求 1)案卷的含义
案卷是档案基本的个体保管单位, 它是一组具有 有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体. 构成案卷的四个要素: a)文件的集合体,案卷是管理档案的基本单元; b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的 价值基本一致); c)密级大体相同; d)材料具有有机联系(这点最重要).
档案的立卷方法和要求
3.文件部门整理的优点
1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门 业务工作情况，了解文书处理过程的长处，有利 于提高整理的质量和工作的效率。 2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失， 有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、 完整和保密。 3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作 人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。 4）有利于档案工作的全面开展。
5）会计档案按归档材料的保管期限呈递 减排列,凭证按时间顺序排列.
6）应当按照房地产权属变化、产权文件 形成时间及权属文件主次关系排列(如文 字混合卷:文字在前、图件在后).
档案的立卷方法和要求
4.案卷编目方法(办法的第十八条)
4.1.文书档案案卷编目方法
4.1.1填制文件目录和加盖归档章 文书档案应对案卷内的文件填制文件目录,按照卷内排列顺序
4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填写案卷标题(题名) 、年度、保管期限、
机构名称、起止件号.
档案的立卷方法和要求
4.1.4填制案卷目录(数量)表 用于逐卷登计案卷封面上的基本信息.每一
案卷的登录内容由下面表格项目构成. 案卷目录(数量)表
(采用excel表格,统一表格到院内 网中获取) 案卷(顺序)号 题名 年度 页数 期限 备注
档案室各项工作规章制度(精选11篇)
档案室各项工作规章制度（精选11篇）档案室各项工作规章制度1一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。
二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好性。
三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。
四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。
五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。
六、档案入室和移出要有登记和统计。
档案室各项工作规章制度2一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。
二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。
三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。
四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。
做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。
五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。
档案室各项工作规章制度3一、非本室工作人员，不得擅自进入档案室，确因工作需要，须经批准同意，由本室人员陪同方可进入。
二、库房内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西。
三、做好库房内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案室卫生整洁、安全。
四、案卷查阅完毕要及时归还原处，出借案卷要经过批准，并办理好借阅登记手续。
五、对档案室所藏档案要进行经常性检查，发现问题及时采取有效措施。
六、档案室钥匙做到专人负责保管不准随意给他人使用，若发现遗失应予全部调换。
档案室各项工作规章制度4档案室是学校档案存放的重要场所，因此必须采取必要的措施，以保证档案资料的储存和安全，为强化对档案资料的科学管理，特制定以下制度：1、档案室钥匙要专橱保管，不准随身携带，门窗要及时关闭上锁。
2、档案室柜具要编制顺序号，排列整齐，便于工作。
案卷组卷要求
案卷组卷要求案卷组卷是指通过合理的方式，将相关案卷分类整理，形成一份具有逻辑性和完整性的档案卷。
在进行案卷组卷时，需要遵循一定的要求和原则，以确保档案的有效管理和使用。
本文将介绍案卷组卷的要求和注意事项。
一、案卷组卷的基本要求1. 分类准确：案卷组卷的首要要求是分类准确。
根据案卷的内容和属性，将其归入相应的文件类别中。
分类准确可以提高档案管理的效率，便于查找和利用档案信息。
2. 文件完整：每个案卷应包含完整的文件资料，确保案卷中的文件能够反映出相应的事项完整的过程。
每份文件都应贴有文件封签，上面标注有案卷的名称、卷号和文件的题名等信息，以便统一管理。
3. 文件排序合理：案卷中的文件应按照时间、地点或者事件的先后顺序进行排序。
文件排序合理可以使档案资料的查阅更加方便，也有利于后续档案的整理和维护。
4. 档案封面规范：每个案卷都应有一份档案封面，上面应标明案卷的名称、编制单位、卷号、时间范围、责任者和备注等信息。
档案封面的规范可以方便归档和检索，也便于对档案进行监管和管理。
5. 案卷注释齐全：对于案卷中的关键文件，应在案卷的附页或备注处进行注释。
注释内容应包括文件的摘要、制作目的、产生背景等相关信息，以便于后续使用和了解。
二、案卷组卷的注意事项1. 统一标准：案卷组卷应按照统一的标准和规范进行，遵循档案管理的相关规定。
统一标准可以提高档案管理的规范性和效率，减少管理过程中的疏漏和错误。
2. 档案编号唯一：每个案卷都应有唯一的编号，以保证档案的唯一性。
档案编号应遵循一定的编制规则，例如按照年份、部门和顺序进行编号，同时应记录在档案目录中，以便日后查阅。
3. 案卷保管措施：案卷组卷完毕后，应妥善保管。
档案室应配备恰当的防潮、防尘、防火设施，确保案卷的安全性和保密性。
同时，应建立案卷借阅登记制度，记录档案的借阅和归还情况。
4. 定期检查整理：定期检查已组卷的案卷，确保文件的完整性和可读性。
如有文件遗失或损坏，应及时补充或修复。
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档案资料整理、组卷要求
一、档案资料整理、组卷标准
建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。
二、档案资料排列顺序及组成内容
1．工程基建档案由五大部分组成
（1）·建设单位组卷资料
（2）·质量监督部门组卷资料
（3）·监理公司组卷资料
（4）·设计单位组卷资料
（5）·施工单位组卷资料
2．英文大写字母排列顺序
根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。
例: ·A—建设单位组卷资料
·B—质量监督部门组卷资料
·C—监理单位资料
·D—设计单位资料
·E—施工单位资料
三、该项目基建档案主要组成内容
1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总）
2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总）
3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总）
4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总）
5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总）
6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总）
7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总）
8．财务器材管理（由建设单位、立卷）
四、归档组卷
整理工作包括组成案卷和编目两个过程。
根据基建档案主要立卷内容，归档范围的顺序归档组卷；保管期限见附表。
1·组卷的要求
组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。
由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。
2．组卷的步骤和方法
归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。
归挡的文件材料必须达到以下质量要求：
（1）归档文件材料内容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。
（2）归档文件材料准确、有效。
文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。
按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。
（3）归档文件材料必须耐久、易读。
所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料等必须质量优良。
直接书写的文件；不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。
（4）统一规格，组成案卷
采用A4尺寸规格，尺寸不同的要拆置或裱补成统一幅面，一份文件页数多的，可单独组成一个至多个案卷；页数少的文件，可多份组成一个案卷。
案卷厚度至多不要超过4厘米。
图纸折叠成A4尺寸规格，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折叠。
折叠后图标露在右下角。
（5）卷内文件排列和编印页号
文字材料按工程挡案资料卷内目录排列；图纸按图样目录排列。
然后，逐页用阿拉伯数字进行编号，文件材料有书写内容的页面编页号（空白页面及用表说明不编号），每卷页号从“1”开始编写；图样目录与图纸同归类，编页号。
页号正面在右下角，反面在左下角，两张以上小幅面材料裱在同一页纸上，只编一个页号，重要的文件一张裱一页。
卷内目录、备考表、封面等立卷用表不编页号。
（6）填写案卷封面
“档案”填写档案的分类号加项目号加宽卷顺序号。
“档案馆（室）代号”填写国家给本档案馆（室）的代号。
上述各项应由接收和保管档案的档案馆（室）填写。
“案卷题名”应简明扼要，准确地概括和提示卷内文件的内容和形式特征；案卷题名由建设项目名称、子项工程名称（含代号）、内容、文种或载体形式（胶片、相片、录音录像带等）组成。
案卷封面脊背上方填写工程名称，下方填写案卷顺序号。
（7）案卷的排列和序号
案卷的排列按《名称表》所示的顺序，文字在前，图纸在后，案卷的编号待案卷排列以后，逐卷编顺序号，顺序号从“1”开始，顺序号是连续号，写在封面脊背下方，同时填到卷内目录和备考表指定的位置上。
（8）案卷装订和装袋
要求文字材料装订；图纸不装订；直接装入填好封面的档案袋。
装订前要去除去文件上的金属物，用白色的棉纱线在卷面左边1厘米处，上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。
附件：
工程档案资料内容及保管期限
施工单位需完成的基建施工文件卷宗（不分先后）
1、投标文件、合同文件、开工竣工报告、施工技术方案
2、图纸会审纪要、施工质量技术交底卡、工作例会纪要、施工管理工作
报告，设计变更与监理工程师通知
3、施工日志
4、施工管理大事记、施工进度计划报表、施工进度报表、工程款划拨申
请书、工程量签证表、工程月计量申报表
5、质量记录表（包括混凝土搅拌等）
6、建筑材料及中间产品试验结果报告单汇总表
7、建筑材料报验单
8、建筑材料及中间产品质量评定表（包括砂、粗骨料、石料、砼拌和质
量、砂浆质量等）
9、单元工程质量评定表
10、单位工程综合质量评定表、质量保证资料核查表、外观质量评定表。
11、尺寸检测评定表等。
12、工程验收申请单及工序验收记录表、隐蔽工程验收记录。