高校仪器设备资产管理流程分析及改进的研究
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施高校仪器设备管理中存在的问题包括：设备闲置率高、损坏率高、使用效率低、管理不规范等。
高校仪器设备管理中存在设备闲置率高的问题。
由于高校实验室资源有限，一些设备往往无法得到充分利用，大部分时间处于闲置状态，造成了资源的浪费。
这主要是因为实验室师生缺乏对设备的了解和熟悉度不高，不知道如何选择和使用设备。
高校仪器设备管理中存在设备损坏率高的问题。
很多设备往往因为师生不当使用或维护不到位而导致损坏，这不仅浪费了设备本身也增加了维修成本。
高校实验室中的设备更新换代较快，很多设备因为技术更新而变得过时，造成浪费。
高校仪器设备管理中存在使用效率低的问题。
许多设备由于用户不熟悉使用方法或者没有正确的操作流程，使得设备的使用效率大打折扣。
设备的安装、维护和调试等工作也需要一定的时间和精力。
高校仪器设备管理中存在管理不规范的问题。
对于设备的使用规范、维护保养以及设备的调配等方面没有完善的管理制度，导致设备使用的不规范和管理的混乱。
一是加强师生对设备的培训和教育。
通过设备操作的培训和技能的提高，提高师生对仪器设备的熟悉度和操作水平，使得设备能够得到更好的利用。
二是建立科学合理的设备更新机制。
针对设备更新换代较快的问题，可以建立设备更新的规范，合理安排设备的使用寿命和更新周期，避免设备因为技术过时而导致浪费。
三是加强设备维护和保养工作。
建立设备的维护保养制度，定期对设备进行检测和维修，及时寻找并解决设备故障，确保设备的正常运行。
四是制定设备使用规范和管理制度。
建立设备的使用规范和管理制度，明确设备的使用时限和流程，规范师生的设备使用行为和责任，确保设备的正常使用和管理。
高校仪器设备管理中存在问题需要通过加强师生培训教育、建立科学更新机制、加强设备维护和保养以及规范设备使用和管理等措施来改善和解决。
只有通过有效的管理措施，才能最大限度地提高仪器设备的使用效率和维护管理水平。
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施高校仪器设备是支撑科研教学工作的重要资源，有效管理和合理利用这些设备是保障科研教学质量的重要保障。
在高校仪器设备管理中存在一些问题，如设备丢失、闲置率高等，这些问题影响了仪器设备的使用效率和科研教学工作的顺利进行。
针对这些问题，可以采取一系列的改善措施，提高仪器设备的管理水平和利用效率。
下面将就高校仪器设备管理存在的问题及改善措施进行探讨。
高校仪器设备丢失是一个突出问题。
这主要是由于管理不严、安全措施不完善等原因造成的。
针对这一问题，可以采取以下改善措施。
建立健全仪器设备管理制度，明确仪器设备的使用规定和责任制。
加强对仪器设备的登记和盘点，确保每一件设备都有相应的登记信息和责任人。
加强仪器设备库房的安全措施，限制出入库的权限，加装防盗设备，确保仪器设备的安全。
加强对仪器设备使用情况的监控，建立监控系统，对仪器设备的使用情况进行实时监测，避免设备丢失悄然发生。
高校仪器设备闲置率较高也是一个问题。
这主要是由于设备管理部门与科研教学部门之间的沟通不畅、利益驱使等原因造成的。
针对这一问题，可以采取以下改善措施。
建立科研教学部门与设备管理部门的沟通机制，加强双方的合作与交流，了解科研教学部门的仪器设备需求和闲置情况，及时调配设备资源，减少闲置率。
设备管理部门可以采取积极的措施，如设立仪器设备服务平台，提供仪器设备共享服务等，促进仪器设备的合理利用。
设备管理部门可以与科研教学部门签订合作协议，明确双方的权益和责任，促进双方的利益一致。
高校仪器设备维修和更新不及时也是一个问题。
由于经费等因素限制，许多高校无法及时进行设备维修和更新，导致设备的使用寿命变短，影响科研教学工作的进行。
针对这一问题，可以采取以下改善措施。
加大对仪器设备维修和更新的投入，提高设备的使用寿命和性能，保证科研教学工作的顺利进行。
建立健全设备维修和更新的管理制度，加强设备维修和更新的计划安排，提前预知设备的维修和更新需求，避免设备故障对科研教学工作的影响。
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施高校仪器设备管理中存在的问题主要包括以下几个方面：1. 仪器设备闲置率高：因为高校仪器设备众多，有一部分设备没有得到充分利用，长时间处于闲置状态，无法实现最大化使用效益。
2. 仪器设备维修保养不及时：由于仪器设备使用频繁，存在损耗和故障的可能，但有时维修保养措施不及时，导致设备故障发生率增加，维修周期延长，严重影响了实验教学和科研工作的正常进行。
3. 仪器设备购置计划缺乏科学性：一些高校购置仪器设备时缺乏长远规划，没有充分考虑教学和科研的实际需求，导致仪器设备配备不均衡，有些应用需求较多的学科可能设备较少，而一些需求少的学科设备过多。
4. 仪器设备财务管理不规范：一些高校在仪器设备的计划、购置和使用过程中缺乏科学的财务管理，资金使用效益不高，存在购置无效设备或重复购置的问题。
针对以上问题，应采取如下改善措施：1. 建立仪器设备共享平台：通过建立高校仪器设备的共享平台，实现设备资源的共享和分配，提高仪器设备的利用率。
通过平台可以查询到所有的仪器设备信息和状态，方便教师和学生预约和借用设备。
2. 建立健全的维修保养体系：建立完善的仪器设备维修保养体系，规定设备的定期维护和保养计划，并配备专职技术人员负责设备的日常维护工作。
加强设备维修队伍建设，提高维修效率，缩短维修周期，确保设备能够及时修复和恢复使用。
3. 完善仪器设备的购置计划：在制定仪器设备购置计划时，应充分了解各个学科的需求，科学合理地确定设备的购买优先级，避免过度购置或冗余。
考虑设备更新周期和技术发展趋势，预留一定的经费用于设备更新和技术升级。
4. 加强财务管理和监督：建立科学规范的财务管理制度，确保仪器设备财务管理的透明度和规范性，加强设备资金的使用和监督。
完善设备财务管理流程，加强设备采购和验收过程中资金的管理，避免出现不规范的购置行为和资金的浪费。
高校仪器设备管理中的问题需要多方面的改进措施，包括资源共享、维修保养、购置计划和财务管理等方面的改进。
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施高校仪器设备管理是高校科研和教学工作的重要保障，而在实际的管理过程中，也存在一些问题。
本文将对高校仪器设备管理中存在的问题进行探讨，并提出相应的改善措施，以期在高校提高仪器设备管理水平，更好地支持科研和教学工作。
问题一：设备购置和更新不及时很多高校的仪器设备购置和更新工作存在不及时的情况。
一方面是由于资金限制，高校难以及时更新设备；另一方面也可能是因为学校管理层对设备更新的重视不够，导致了设备老化和技术更新滞后的情况。
这种情况下，会影响到科研和教学工作的进行。
改善措施：1. 建立健全设备采购和更新机制，将设备更新纳入年度预算中，确保设备的及时更新。
2. 加强对设备更新的管理和监督，建立设备更新的评估机制，及时淘汰老化设备，引入先进设备，提高设备的使用效率和性能。
问题二：设备维护和管理不规范在一些高校中，设备维护和管理不规范的情况较为普遍。
由于设备使用人员的不规范操作或者设备管理不力，导致设备的故障率较高，使用寿命较短，从而增加了设备的维护成本和使用成本，也降低了设备的使用效率。
1. 建立健全的设备维护和管理制度，明确设备的使用和维护要求，规范设备的使用流程。
2. 加强对设备的日常检查和维护工作，定期进行设备的保养和维修，确保设备的正常使用和延长设备的寿命。
问题三：设备使用效率低下在一些高校中，由于设备管理不当或者设备使用人员不规范等原因，导致设备的使用效率较低。
这不仅浪费了高校的资金和资源，也影响了科研和教学的进行。
1. 加强对设备使用人员的培训和教育，提高他们的使用技能和操作水平，规范他们的使用行为，提高设备的使用效率。
2. 定期对设备的使用情况进行评估和分析，找出使用效率低下的原因，并采取相应的措施进行改善。
问题四：设备共享和资源优化不足1. 加强设备资源的共享和交流，建立设备资源共享的机制和平台，鼓励教师和科研人员共享设备资源，提高设备的利用率。
2. 加强对设备资源的管理和统筹规划，合理安排设备的使用时间和使用顺序，确保资源的充分利用。
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施高校仪器设备管理是对于高校仪器设备资源的合理利用的管理体系。
在管理过程中，存在着一些问题需要解决和改善措施需要提出。
问题一：设备管理缺乏中心化由于高校设备资源分散，不同学院之间没有很好的沟通和协调，设备管理缺乏中心化，导致资源重复购置、使用率低下等问题。
改善措施：建立设备管理中心，对高校所有设备进行统一管理，做好设备调剂、设备更新、设备使用情况掌握等，避免资源浪费。
问题二：设备维修不及时高校设备使用量大，设备故障概率高，而设备维修常常存在不及时、不规范等问题，导致质量下降，影响实验教学效果。
改善措施：建立设备维修中心，对设备进行有效维护，制定设备维护计划，定期检查设备的工作情况，及时解决设备故障，确保设备开展正常。
问题三：设备使用管理不严格由于没有设备借用流程的约束，学生或者教师私自借用并非常规使用设备，导致设备损坏、设备过度使用等问题。
改善措施：制定设备借用管理制度，建立设备使用登记表，记录设备的使用情况，并对设备使用情况进行定期检查，发现问题及时解决，加强对设备的管理。
高校在设备管理方面缺乏专业人才，缺乏有效的设备管理经验和技术，缺乏对设备管理的深度认识。
改善措施：培养设备管理专业人才，引入专业管理人员，组建设备管理的专业团队，为设备管理提供专业的支持和指导。
问题五：设备更新跟不上需求随着科技的不断发展，高校教学需要不断更新设备，但目前高校设备更新有一定滞后性，缺乏及时更新设备，影响教学效果。
改善措施：高校应加强对设备更新的资金支持和管理，与设备生产厂家保持良好合作关系，及时了解最新设备信息，为设备更新工作提供必要的技术支持和保障。
综上所述，高校仪器设备管理中存在的问题主要包括设备管理缺乏中心化、设备维修不及时、设备使用管理不严格、设备管理缺乏专业人员和设备更新跟不上需求等，需要采取相应的改善措施，以提高高校仪器设备管理的效率和质量。
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施随着高校科研实验和教学工作的不断发展，各种各样的仪器设备成为支撑科学研究和教学实践的重要工具。
高校仪器设备管理中存在着诸多问题，如设备维护困难、资金不足、管理不规范等，严重影响了仪器设备的使用效率和寿命。
针对这些问题，需要加强高校仪器设备管理，采取相应的改善措施，提高仪器设备的管理水平，为科研和教学提供良好的支持和保障。
一、问题分析1. 设备维护困难高校的仪器设备种类繁多，而且大部分设备都是高科技产品，维护难度较大。
很多设备需要具备专业的技术人员进行维护，但是这些人员并不一定能够在高校内招聘到，导致设备维护难度大大增加。
由于一些设备的使用频率并不高，长时间处于闲置状态，导致设备寿命缩短、使用效率降低。
2. 资金不足高校的仪器设备购置往往需要巨额资金，而且大部分设备都具有一定的更新换代周期。
资金的不足会导致很多设备无法及时更新，影响了科研实验和教学质量。
3. 管理不规范在一些高校中，仪器设备的使用管理相对比较混乱，缺乏规范的管理制度和流程。
很多设备的使用情况难以进行全面掌握，而且容易出现设备被私自挪用或损坏的情况。
二、改善措施针对设备维护困难的问题，高校可以采取以下措施：一是建立专门的设备维护团队，招聘一些有相关技术经验的人员进行设备维护和维修。
二是加强对设备维护的培训，使得使用人员具备一定的维护技能，能够在日常工作中进行一定程度的设备维护。
三是建立完善的设备维护记录和档案，及时了解设备的维护情况，制定合理的维护计划，延长设备的使用寿命。
在资金不足的情况下，高校可以通过多种途径增加资金投入，如争取政府的相关项目资助、加强校企合作，引导企业在高校设立科研实验室，进行设备共享等。
高校还可以建立设备更新换代的资金储备制度，定期对设备进行更新和升级，保持设备的先进性和使用性能。
在管理不规范的问题上，高校需要明确设备使用的各项规章制度，并加强对规章制度的宣传和培训。
大学仪器设备管理改进策略
保养技术落后
缺乏先进的保养技术和方法，影响设备性能和寿命。
03
改进策略一：优化仪器设备采 购流程
制定合理的采购计划
需求分析
对所需仪器设备进行详细的需求分析，明确采购目的和用途。
预算制定
根据需求分析，制定合理的采购预算，确保资金的有效利用。
计划执行
按照采购计划，有序地开展采购工作，避免临时性和随意性的采 购。
提高维护人员技术水平
培训与进修
定期组织维护人员的培训和进修，提高他们的技术水平和专业素 养。
技能考核与认证
建立技能考核与认证制度，激励维护人员不断提升自己的技能水平 。
引进专业技术人才
积极引进具有丰富经验和专业技术的人才，为仪器设备维护提供更 强的技术支持。
06
改进策略四：推进仪器设备信 息化管理
02
大学仪器设备管理现状
仪器设备管理存在的问题
设备购置不合理
部分高校在购买仪器设 备时缺乏科学论证，导 致设备重复购买或使用
率低。
管理体制不健全
缺乏统一的管理制度和 标准，各部门间信息不 流通，导致资源浪费。
维护保养不到位
设备缺乏定期维护，导 致故障频发，缩短使用
寿命。
人员素质待提高
管理人员和技术人员缺 乏专业培训，操作不规
质量保证
对所采购的仪器设备进行质量保证，确保设备的 性能和稳定性。
付款流程
建立规范的付款流程，确保资金的安全和及时支 付。
04
改进策略二：完善仪器设备管 理制度
制定仪器设备管理规定
01
制定仪器设备的采购、验收、使用、维护、报废等环
节的管理规定，明确各环节的责任和要求。
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施
探讨高校仪器设备管理中存在的问题与改善措施高校仪器设备管理是高校科研教学的重要环节之一，直接关系到科研教学质量的提升和实验效果的改善。
在实际操作中，仪器设备管理中存在一些问题，包括设备闲置率高、设备维护不及时、管理手段陈旧等。
为了改进这些问题，可以采取以下措施。
一、加强设备使用计划制定和实施针对设备闲置率高的问题，可以制定合理的设备使用计划并落实到实际操作中。
要根据实验课程和科研项目的需要，制定设备使用计划，并及时公示和通知相关人员。
还要加强设备预约制度的管理，确保每个实验室都有相应的时间段进行实验操作。
要加强对设备使用情况的监督和检查，防止设备被滥用或长时间闲置。
二、改进设备维护管理机制设备维护不及时是一个普遍存在的问题，而这往往会导致设备故障率高、寿命缩短甚至严重影响实验教学质量。
建议建立健全设备维护管理机制。
要配备专门的维修人员，负责设备的日常维护和定期检修。
要建立设备维护档案，记录设备的使用时间、维修情况等信息，以便及时发现设备故障。
还要加强设备使用人员的培训，提高他们的设备维护意识和操作技能，减少设备误操作造成的故障。
三、引进先进的设备管理手段传统的设备管理手段存在一些缺陷，例如管理流程繁琐、信息不及时等。
建议引进先进的设备管理手段，提高管理效率和信息化水平。
可以建立设备管理系统，实现设备信息的集中管理、实时监控和远程控制。
可以引入智能化设备管理技术，如智能故障诊断系统、智能预警系统等，提高设备的可靠性和故障处理效率。
还可以使用电子标签、二维码等技术，对设备进行标识和追溯，方便设备的管理和使用。
四、加强仪器设备的信息共享与合作高校内部各个学院和实验室之间往往存在设备资源闲置和重复采购的问题，导致资源利用率低。
可以建立仪器设备信息共享平台，实现设备资源的共享和合作。
通过平台，各个实验室可以查询和借用其他实验室的设备，减少设备的重复购买和闲置现象。
还可以通过与其他高校或行业企业的合作，开展设备的共享使用和联合实验，提高设备的利用效率和科研合作水平。
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高校仪器设备资产管理流程分析及改进的研究摘要:本文运用高校仪器设备资产管理流程分析方法,对高校仪器设备资产管理中的变动处置进行流程分析和改进。
关键词:仪器设备资产管理流程分析流程改进进入新世纪以来,由于高校招生规模迅速扩大,基本建设投资急剧增加,全国普通高校拥有总资产从几千亿元发展到了几万亿[1],增加了3倍以上。
随着高校资产规模的日益扩大,作为高校资产的重要组成部分,各高校仪器设备资产成倍增加,管理难度明显增大。
尤其是近几年来学校内部后勤、财务和仪器设备资产管理等改革的深入,对高校的仪器设备资产管理工作提出了许多新的要求,兼之高校管理体制改革相对滞后,管理流程控制不完善,导致了管理不善、资产闲置、重复购置、利用率低下,甚至在一些高校出现了仪器设备资产管理混乱,给高校带来了巨大的浪费和损失,据国家有关部门统计,近年来由于仪器设备资产管理不善,每年流失近千亿元。
分析其根本,导致当前仪器设备资产管理不善的因素主要是由于流程不畅的问题,而流程不畅主要是因为无效流程过多、过程接口不够吻合,步骤间缺乏沟通,需要通过流程改进来解决。
1 高校仪器设备资产管理流程高校仪器设备资产管理工作分为组织申报、采购供应、安装验收、日常使用、故障维修、变动处置共六个过程,其流程如图1所示。
2 高校仪器设备资产管理流程特点(1)申报立项:在我国高校系统内,现行高校经费来源渠道众多。
每年,各个使用部门根据自己的需要提出仪器设备购置计划,学校对各使用部门申请的仪器设备缺乏有效地审查,把关不严,使某些使用部门出现大量闲置的设备甚至多台(套)同一型号的大型精密仪器设备,造成重复购置,形成了很大的浪费。
(2)采购供应:①采购程序不透明,无人监督[2]。
由于目前高校采购大多采用邀请招标的形式,不太重视信息的公开,致使广大教职工对招标工作的公正性产生疑问,具体表现在信息的披露不规范,采购方式选择不恰当,采购预算的编制、招标文件的编写、不同项目的评标办法等不规范等,仪器设备采购过程无人监督;②采购程序的不完善。
如采购部门对供应商的考察不彻底,有些供应商明知无法响应招标文件的要求仍前来投标,其结果必然是供应的产品不合格;更有甚者,相互串标和围标,使学校蒙受损失。
(3)安装验收:没有严格的验收程序和必要的验收监督、制约机制,验收通常只有资产管理员和设备管理员参加,验收人员专业水平不高,验收质量难以保证。
(4)日常使用:①占有形式多样性。
高校仪器设备资产在占有形式上有教育事业性质的教学、科研、教辅以及行政部门等单位;有准经营性和服务性并存的后勤实体;有经营性质的校办企业、国有民办附属单位等。
现阶段由于高校体制改革的深化和多方筹措办学经费的需要,部分仪器设备资产已用到了独立核算的校办企业、国有民办附属单位和非独立核算的后勤经济实体中,其各自占有的仪器设备资产成为高校办学的物资基础。
使原本学校共有的仪器设备资产变相成为各二级单位所有;②仪器设备资产共享程度低。
各使用部门普遍追求小而全,设备专管专用,资源独占,共享低。
导致一方面有许多仪器设备利用率极低,处于半闲置或闲置状态,另一方面某些急需仪器设备的科研、教学单位却无设备可用;③设备使用监督、考核评价等机制不完善。
没有统一的监督管理部门对仪器设备资产的管理部门进行监督管理,也没有统一的监督管理部门对各院系仪器设备资产的使用情况进行监督管理,资产闲置、浪费现象比较严重。
对仪器设备资产利用合理比例、资产闲置存在问题等缺乏相应的考核体系。
(5)故障维修:仪器设备维修的管理工作仍沿用一般的行政手段管理,仪器设备损坏后,或自行到校外寻找维修门路或上报上级部门等待安排,这种做法导致各自为政、联系难,修理周期长,维修费用浪费大,维修质量无法保证,修后服务差。
由于维修工作跟不上而造成的直接损失包括: 减少了仪器设备正常运行时间。
部分仪器设备带病工作,造成提前报废。
由于维修没有保证,仪器设备不敢放开使用,造成仪器设备利用率低[3]。
而在维修后的验收过程中,基本都是有使用单位进行,缺乏监督。
(6)变动处置:使用部门申请处置后便处于设备处组织的鉴定、审批和实施处置过程,基本上形成了设备处在资产变更处置问题上的一权独大的局面。
3 高校仪器设备资产管理流程分析3.1 高校仪器设备资产管理流程分析原则在对原有业务流程的改进的过程中,本文由于具体的管理目标是加强仪器设备资产的安全性和提高利用率,与一般工业生产的提高效率、降低成本的管理目标有很大差别,因而我们这里不能简单地套用工业工程中的ECRS原则,参照现有工业工程的有关理论[4],本文制订改进方案时遵循了如下原则:(1)必须在组织战略的指导下进行,与其保持一致并为其服务;即与学校提出的“保证教学,服务科研”的设备管理方针相一致;(2)综合运用高校的人员、技术和信息方面的优势,突出重点;(3)既重视跃进型的重大创新,也重视积累型的持续改进;(4)建立方案评价和管理体系,对方案进行评价;(5)要有完善的人力、技术和信息的重新部署方案。
工作程序的改变涉及到人力、技术和信息等资源的重新安排,应当有相应的措施。
由于面临技术和经济上很多不确定因素,因此在选择比较方案时我们采用以主观判断为主的定性的分析方法,直接通过5W1H的提问得到最合理的解决方案。
3.2 高校仪器设备资产管理流程分析方法5W1H分析法:“5W1H”提问技术是指对研究工作以及每项活动从目的、原因、时间、地点、人员、方法上进行提问,根据提问的答案,弄清问题所在,并进一步探讨改进的可能性。
“5W1H”提问方法如表1所示。
3.3 高校仪器设备资产管理流程分析步骤如表2所示3.4 高校仪器设备资产管理流程分析实施(1)高校仪器设备资产管理流程分析规定在图1中,本文分别给予1-6数字编号,称作流程号,本文按照流程顺序分别进行业务流程的分析和优化。
本文图表中对高校仪器设备资产管理有关学校职能部门和相关组织分别给予如下编码(见图2):A 分管校长B 设备处C 采购中心D 财务处E 使用部门F 供应商G 监察处H 保卫处I 设备资源调剂中心J 专家组K 使用部门下属单位L 外使用部门由于仪器设备资产管理工作是业务流程在相关的职能单位中展开的,因此我们以业务流程为纵坐标,部门为横坐标绘制工作程序图,便于分析业务活动中部门之间的联系和相互作用。
工作程序图中的每个业务流程上的符号,我们称作业务项目,业务项目的编号用纵坐标上的数字加横坐标上的部门代号组成。
由于程序分析中图表技术运用的符号是根据制造业制定的,不能完全借鉴到高校仪器设备资产管理流程中,因此,在用该方法进行仪器设备资产管理流程分析时,需结合流程中各项活动对这些符号进行重新约定,其新定义如表3所示。
(2)资产管理组织结构和职能的变动在任何企业或组织中,具体的业务流程环节是需要由具体的部门来完成的,因此业务流程的路线决定了有关部门的职能,当业务流程发生了变化和改进的时候,相关部门的职能分配也必然要重新进行,因此流程的改进首先应当对部门的职能进行重新的设计确定,保证它能够在新的流程模式下能担负好自己的功能。
(3)制度的重新设计修改本文流程分析中的改进方案,要通过仪器设备资产管理制度的规定发布才能得到实施,仪器设备资产管理制度以流程分析的改进为框架,经过重新设计、编写、修改、发布,建立了新的仪器设备资产管理制度。
该制度通过设备处向主管校长提交《关于实施新版仪器设备资产管理制度的请示报告》,经批准后颁布实施。
新的制度应当对改进后的仪器设备资产管理流程的主要环节进行描述,对相关人员的操作给出具体的说明,按照做什么,在什么地方做,谁去做和什么时间去做和做到什么标准的5W1H模式来进行编写,切实保证制度的可操作性。
实施新制度过程中应当对资产管理有关部门的人员进行相应的制度文件培训和业务培训,培训考核合格后方可上岗,不能胜任岗位工作的人员一律调配到辅助性岗位工作或校内解决。
(4)管理手段的改进新的工作流程的实施还需要对相关的管理手段进行改进。
对于有条件的大学,可以采取全校联网的仪器设备资产管理系统来实现资产的实时申报,验收,使用情况和维修鉴定以及处置等所有过程的记录,形成无纸化的的电子版记录并统一由设备处控制。
4 高校仪器设备资产管理流程分析及改进(以变动处置过程的流程分析与改进为例)4.1 现行流程由设备处主管仪器设备变动处置工作,实施流程如图2所示。
(1)处置申请:使用部门提出变动处置申请;(2)技术鉴定:设备处组织有关部门进行设备技术鉴定,出具报告;(3)丢失鉴定:使用部门责任人向本单位领导和保卫部门报告,填写丢失报告由保卫部门签字确认;(4)报审核单位:＜1万报设备处审批;(5)主管校长签批:≥1万主管校长审批;(6)设备处汇总审核并上报:设备处汇总审核后上报上级主管国有资产部门审批;(7)销账:设备处负责审批后资产的销账;4.2 流程分析及改进本项目对现有流程经过5W1H分析后,发现主要存在如下问题:(1)仪器设备变动处置过程中,由于使用部门申请处置后便处于设备处组织的鉴定、审批和实施处置过程,基本上形成了设备处在资产变更处置问题上的一权独大的局面,虽然一定价值以上的设备仪器的处理需要由校长和上级主管部门审批,但是由于校长和上级单位由于不具有仪器设备价值等的直接信息,也是间接通过设备处的汇报等情况中来做出判断,因此,实际上形成了设备处自己定价自己处理的局面,不利于防止出现低评资产余值,让部门个别人得到好处等腐败行为的发生。
(2)处置仪器设备余值鉴定关系到仪器设备处置后换回资金能否真正体现到处置仪器设备的自身的真正价值,是否能完整地回归学校财政。
因此仪器设备的技术鉴定环节应当体现公正,专业和务实的原则。
对于失去使用功能的仪器设备,没有专业人员参与,设备处自身进行鉴定在能力上难以达到保证准确。
针对此2点问题,我们提出了如下改进方案。
(1)由专家组负责实施待处置仪器设备的技术鉴定工作。
(2)对请示上级主管部门批准后,要求设备处在实施变卖转让等处理过程中,有专家组对余值进行评估,写出报告,按照评估余值组织处置并上交处置款。
对于其中的特殊大型专业仪器设备,经过分管校长要求,设备处可以委托社会专业评估机构进行价值评估。
(3)在设备处统一处置变动设备时,有监察处在现场监督。
(4)在设备处置完毕后,该仪器设备的采购发票复印件,专家组评估报告,处置报告等文件应当由监察处存档备案。
改进后的工作流程如图3所示。
5 结语运用高校仪器设备资产管理流程分析法还可以对高校仪器设备资产管理的其他流程进行分析,找出流程中存在的问题,对流程进行改进,使高校仪器设备资产管理流程更合理、更科学。
参考文献[1]柯进生.高校国有资产监管存在的问题及对策[J].国有资产管理,2008(9):48.[2]瞿海燕.高校设备采购管理存在的问题及对策研究[J].企业家天地,2009(4):43～44.[3]银玉兰.高校实验室仪器设备的维修管理[J].中国现代教育装备,2006(4):14.[4]徐学军.现代工业工程[M].广州:华南理工大学出版社,2000:440.。