房地产有限公司文件管理程序
房地产开发公司档案管理目录制度
房地产开发公司档案管理目录制度
一、公司档案共分十一类，分别是：人力资源、政策法规、公司文件、文件（含设备、生产技术、仓储、营销、工程等）、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。
有特殊要求的所有文件资料归为一类。
不单独区分公文与档案的管理。
二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。
三、档案编号："档案"二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件
类别直接以汉字表示。
序号即各类别中排序，以三位数表示，从001开始顺序编号。
附件以数量表示，有几份附件就用数字几表示。
在此没有将"合同"单独分类，相关合同归相关类别建档。
没有按档案密级分类，确属重要的、唯一的资料，将单独保管。
四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。
五、综合类如图片、录像（影）带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。
本制度由行政部制定，并监督执行。
档案目录类
项目序号日期编号名称份数备注
1
制表日期：。
房地产开发企业公司档案管理办法全
房地产开发企业公司档案管理办法第一章总则第一条为规范公司地产档案管理，建立、健全公司档案管理体系，全面提升档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等法律法规，结合公司《企业档案管理规定》、《企业保密管理规定》、《电子文件管理暂行办法》、《电子档案管理暂行办法》等公司规章制度，特制订本管理办法。
第二条凡公司各部门、各项目在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向公司档案管理职能部门移交，集中管理，任何部门、单位和个人不得据为已有。
第三条公司应当加强地产档案管理工作，建立和完善档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证档案的真实、完整、可用、安全。
客户档案管理按《客户（业主）档案管理办法》执行。
第四条公司地产档案管理工作遵循内容准确完整，分类科学统一；立卷归档及时，查阅使用方便；制度措施健全，管理手续严密;设施配套完整，存放保管安全的原则。
第二章管理职责第五条档案管理职能部门职责（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法。
（二）制定和不断完善公司各项档案管理制度，创造良好的档案工作环境，逐步实现档案管理的制度化、规范化、科学化。
（三）检杳、指导公司、各职能部门的档案管理。
（四）承担公司以及各子公司、各职能部门必须移交公司的各类档案的保管，切实做好档案库室的保密、安全防患管理。
（五）及时为公司各项工作提供档案服务，为领导决策提供可靠的数据。
（六）积极开展档案的编研工作，编写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数字汇编和专题文件汇编等编研材料。
（七）组织对t当案定期进行统计、鉴定、销毁和移交工作。
第六条档案管理职能机构管理员职责（一）负责公司各类档案的归档管理、编目、电脑著录工作；（二）负责公司档案室日常各项管理事务，包括各类档案的接收、排列、标识、保管、保密、借阅、统计、销毁、移交以及档案库房的七防（防盗、防火、防潮、防虫、防尘和防有害微生物）等工作；（三）负责检直、指导和监督各职能部门兼职档案员的档案业务；（四）协助公司本部档案室拟写公司的组织沿革、大事记、全宗介绍、基础数据汇编和专题文件汇编等编研材料；（五）按时完成布置的工作任务和档案管理工作任务。
房地产开发企业文件管理制度
房地产开发企业文件管理制度第一章总则第1条确保公司信息传递及时、准确，促进沟通，提高共享程度。
第2条以制度化、科学化的管理使文件收、发、阅、存规范执行，利于保密，提高工作效率。
第3条坚持实事求是、精简、高效的原则。
第二章分类形式第1条文件按来源可分为外来文件及公司文件。
1)外来文件包含政府及其他企业发来的各类文件、传真、批复信函等。
2)公司文件包含公司内部形成的对外对内公文、决议、通知、通报、呈报、批复、会议纪要、传真等。
第2条公司文件包含事项范围。
1)公文：公司对外传送的正式文件，对内人事任免、规章制度发布执行等。
2)决定：凡对重大事项做出的安排。
3)决议：经过会议讨论并要求贯彻执行的事项。
4)通知：需知晓或遵照执行的事项。
5)通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况。
6)呈报：向上级汇报工作、反映情况、提出建议，请求指示、批准。
7)函：向业务关联单位之间，相互洽商工作、询问和回复重要事项。
8)会议纪要：记载和传达会议情况和议定的事项。
9)传真：公务联系及紧急文件传送。
第3条管理形式分为收文、发文和传阅。
1)收文：为各类外来文件，如政府文件、传真、批复信函、往来文件等。
2)发文：为公司各类制文，如公文、决议、通知、通报、呈报、批复、会议纪要传真等。
3)传阅：为需阅知文件，如政府文件、各类公文、会议纪要、通知、传真等。
第三章收文管理第4条所有公司级、政府收文由综合部负责接收，若需其他部门保管的，由各部门接收，检验完整性后填写《收文登记表》并编号。
视内容按请示汇报程序、传阅程序或定期存档处理。
第5条程序：收文→登记→处理→存档。
第6条需处理的公司级政府收文1)综合部附上《收文处理单》呈相关领导批示后，即刻送承办人处理不得滞留，定期督办发现问题及时汇报；2)承办人应在规定时间按批示办理，并在《收文处理单》上填写办理结果，如有问题及时报告；3)综合部妥善保管原件及《收文处理单》，及时归档。
第四章发文管理第1条公司发文由综合部拟办，各部门发文由本部门拟办，统一由综合部发送。
质量管理体系文件架构(集团公司)
14
GT/QP14客户服务管理程序
GT/QD14-01业主质量监督小组管理规 程
GT/QD14-02投诉处理工作规程
GT/QD14-03维修工作规程
GT/QR14-01客户满意度调查表样本
GT/QR14-02投诉登记表
GT/QR14-03投诉信息汇报表
GT/QR14-04投诉处理单
GT/QR14-05维修工作单
3.综合管理制度汇编 （档案管理制度、文书档案整理规定、 特种档案管理办法、档案全宗移交管理 办法）
2
GT/QP02质量记录控制程序
/
GT/QR01-07文件移交清单
1.工程资料管理标准 （绿城房产通[2007]46号）
2.综合管理制度汇编 （档案管理制度、文书档案整理规定）
3
GT/QP03人力资源管理程序
GT/QR14-06转项目公司投诉处理单
1.客户投诉处理规则 （绿城房产通[2004]191号）
2.客户投诉处理细则 （绿城房产通[2005]号）
4.关于明确执总片区客服专员及成立 项目公司客服小组的通知（绿城房产通[2008]135号）
GT/QD10-02精装修物资采购工作规程
GT/QD10-03新材料采购工作规程
GT/QR10-01采购计划表
GT/QR10-02合格供方外采购物资申请 表
GT/QR10-03设备进场验收记录
/
11
GT/QP11工程营造管理程序
GT/QD11-01施工现场准备工作规程
GT/QD11-02工程质量控制工作规程
6
GT/QP06项目计划管理程序
/
/
1.项目年度经营计划格式模板 （绿城房产通[2006]161号）
房地产开发公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高公司管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门、项目及个人形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料的全面性、连续性和系统性。
2. 准确性原则：确保档案资料的真实性、准确性和可靠性。
3. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止丢失、损坏和泄露。
4. 有效性原则：确保档案资料的有效利用，服务于公司各项工作。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导各部门做好档案管理工作。
3. 收集、整理、保管公司各类档案资料。
4. 提供档案查询服务。
5. 定期对档案进行鉴定、整理和销毁。
第六条各部门应设立档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用工作。
第三章档案收集与归档第七条公司档案的收集范围包括：1. 公司的规章制度、发展规划、重大决策等文件。
2. 项目开发过程中的合同、协议、设计文件、施工图、验收报告等。
3. 财务、人事、行政等部门的各类文件。
4. 有关法律法规、行业标准、技术规范等。
第八条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案资料的完整性。
2. 严格按照档案分类标准进行分类，方便查询和管理。
3. 确保档案资料的准确性和可靠性。
第九条档案归档应遵循以下程序：1. 各部门将收集到的档案资料按照档案分类标准进行分类。
2. 档案员对档案资料进行整理、立卷、编制目录。
3. 档案管理部门对归档的档案资料进行审核、验收。
4. 档案管理部门将归档的档案资料入库保管。
第四章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：1. 按照档案分类标准进行分类存放，确保档案资料的安全。
2. 定期对档案进行检查、清理，防止档案损坏。
房地产开发档案管理制度3篇
房地产开发档案管理制度3篇（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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房地产公司地产档案分类及归档指引
档案分类及归档指弓1.目的为了规范公司档案的分类方法、档号标识、归档范围和保管期限，特制定本细则。
档案分类原则是以各部门工作过程中形成的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容，进行科学分类。
2.适用范围本细则适用于公司档案分类、整理和归档管理，适用于各部门档案分类整理工作，公司各下属公司参照执行。
3.内容根据实际情况，公司及下属公司的资料可分为：投资类档案、项目类档案、经营管理类档案、会计类档案、合同类档案、法律事务类档案、审计类档案、行政人事类档案、声像类档案和实物类档案。
3.1投资类档案3.1.1投资类档案由人力行政部保管。
3.2项目类档案3.2.1项目类档案包括开发报建的前期资料、设计管理部的设计图纸及变更资料、采购管理部的招投标资料和合同、项目部的工程资料、成本管理中心/部审核的签证资料。
根据公司目前的实际情况，项目资料归档时按部门来划分。
3.2.2项目类档案的移交：3.2.2.1开发报建的前期资料由专员于每个月的5号前移交给专职档案管理人员归档，图纸资料待审图公司盖章后马上移交。
3.2.2.2设计管理部的设计变更资料及变更图纸，由设计管理部的资料文员按开发流程，分阶段以最终确认的资料及图纸移交给专职档案管理人员归档。
3.2.2.3项目部工程资料待每一个分项工程竣工验收后30天内，由项目部负责人和专职档案管理人员审查后移交档案室，总包的整套竣工资料，在工程竣工验收完毕，由项目部负责人和专职档案管理人员审查后，资料文员于90天内移交归档。
专职档案管理人员在此期间要经常抽查项目资料，发现漏项资料，要求相关单位及时补充。
3.2.2.4采购管理部的招、投标文件、合同、报价清单，在合同盖单后，由采购管理部资料文员于合同盖章完后马上将原件移交到档案室进行归档，其他部门可保留复印件。
3.2.2.5项目资料中包括成本管理部审核的签证及结算资料，审核完成后的签证及结算资料由成本管理部资料文员于每个月的5号前移交到档案室进行存档，成本管理部可保留复印件。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平和利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有项目档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）集中统一，方便查阅；（三）科学分类，规范归档；（四）提高效率，方便利用。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案室的主要职责：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（三）对各部门的档案工作进行监督、指导；（四）负责档案的鉴定、销毁工作；（五）参与档案的鉴定、销毁工作；（六）负责档案的保密工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：（一）公司内部文件、资料、图纸、照片等；（二）项目合同、协议、招投标文件等；（三）项目设计、施工、监理、验收等文件；（四）项目财务、审计、税务等文件；（五）其他需要归档的文件。
第七条档案归档要求：（一）档案应按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的要求，分类整理、归档；（二）档案归档时，应注明档案名称、归档日期、归档人等信息；（三）档案归档后，应定期进行清理、核对，确保档案的完整、准确、安全。
第四章档案借阅与利用第八条档案借阅对象：（一）公司内部员工；（二）项目相关人员；（三）外部单位及个人。
第九条档案借阅程序：（一）填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等；（二）档案室审核借阅申请，确认借阅资格；（三）借阅人持借阅申请表及有效证件到档案室办理借阅手续；（四）档案室提供档案，借阅人签字确认；（五）借阅期满，借阅人应将档案归还档案室。
第十条档案利用要求：（一）档案利用应遵循保密原则，不得泄露公司商业秘密；（二）档案利用过程中，应妥善保管档案，防止损坏、丢失；（三）档案利用结束后，应及时归还档案。
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文件管理程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。
（格式及具体规定详见第三层次文件《AA集团文件处理办法》之第二章“文件格式”）3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。
3.2.4各部室资料员要做好文书立卷工作。
每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。
3.2.5各部室资料员要建立本部门的文件清单。
即根据3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。
3.2.6 文件的管理一般要经过如下几个环节：A．编制：文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。
B．批准：文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。
C．登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。
来图加盖受控分发号。
D．用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。
用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。
E．发放：各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。
制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。
F．传阅：分为张贴传阅和传递传阅。
张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。
G．更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改申请单》，通过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。
H．版本公布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。
I．回收：文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。
J．归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。
平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。
联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。
涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。
K．借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。
公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。
L．保护：文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。
归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。
M．归档：各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。
3.2.7在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可加盖加急章）。
若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。
牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。
部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。
3.2.8在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。
在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过电话向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。
3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认，以省略各部室二次重复会签的环节。
（具体做法参见《合同管理制度》）。
3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向总经理汇报；3.2.11各部室可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的相应表单样式及要素进行调整；若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。
3.2.12电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘，如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。
3.3 分类管理：3.3.1 通用文件：A．内部文件：a．请示单：即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单形式出现。
经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。
报告：即各部室向总经理汇报工作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充形式。
a) 知晓性报告：b）执行性报告：通知：即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件，一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出，周知性通知由人力资源部发出。
a）总经理室发文：b）人力资源部发文：d ．工作联系函：即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。
有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。
如有抄送部门，对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。
e．会议性文件：即记载公司经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文件。
文件流程详见《会议制度》。
f ． 周记：即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。
g ． 制度文件：即公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求，具有约束力。
制度文件作为一种规范，其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。
如质量手册由总经理批准，管理制度和程序文件由管理者代表批准。
各部门内部使用的制度文件（第三层次文件）由各部室主管批准。
B.外来文件：a ． 法律法规：b．外部来文：如政府来文、供方来文、顾客来文等C．外送文件：如对政府、供方、顾客等发出的文件3.3.2专用文件：A．技术文件：a. 图纸：具体管理详见《设计过程管理程序》b. 施工专用文件：具体管理详见《施工管理程序》B．财务文件：具体管理详见《财务管理制度》C．人事资料：具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》D. 合同文件：具体管理详见《合同管理制度》E．签价单：具体管理详见《工程造价管理程序》F．决算资料：具体管理详见《工程造价管理程序》3.3.3记录：记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按《档案管理程序》管理。
4. 相关文件：4.1《AA集团文件处理办法》（见第三层次文件《AA集团档案工作手册》之《文件处理办法》）4.2 《设计过程管理程序》4.3 《施工管理程序》4.4 《财务管理制度》4.5 《合同管理制度》4.6 《工程造价管理程序》5. 相关表单：5.1 发文登记表5.2 收文登记表5.3 文件清单/移交清单5.4请示单登记表5.5文件借阅登记表5.6工作请示单5.7工作联系函5.8工作周记5.9盖章联系单5.10图纸收发登记表(见《设计过程管理程序》)5.11图纸作废通知单(见《设计过程管理程序》)5.12图纸借阅登记表(见《设计过程管理程序》)5.13文件更改申请表AA/BB房地产有限公司发文登记表类目名称：页号：AA/BB房地产有限公司收文登记表类目名称：页号：AA/BB房地产有限公司文件清单/移交清单部门名称：移交人：移交时间：接收人：接收时间：AA/BB房地产有限公司请示单登记表融侨/元洪房地产有限公司文件借阅登记表工作请示单AA（福建）房地产有限公司工作联系函致：由：日期：事关：工作周记融/元周记[200 ] 号注：星期一上午报总经理室一式四份，各部（室）自己留存一份。
签名：AA/BB房地产有限公司盖章联系单AA/BB房地产有限公司盖章联系单。