办公费用报销管理制度

办公费报销管理制度

第一章总则

第一条为加强办公用品的采购和使用的管理，本着“节约开支、避免浪费”的原则，特制定本制度。

第二条本制度办公用品是指办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等，具体包括：日常品（圆珠笔（芯）、碳素笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、稿纸等）；控制品（文件夹、压杆夹、计算器、钉书机、笔记本、笔筒、水彩笔、档案盒、档案袋、票夹、印台、量具、刀具、软盘、刻录机、复印纸等）；特批品（电脑、投影仪、打印机、复印机、相机、传真机、U 盘、墨盒等）；生活品（卷筒纸、垃圾袋、洗衣粉、洗手夜等）。

第三条本制度从2012年8月1日起实施，在执行过程中若有不完善之处，另作补充规定。

第二章办公费使用标准

第四条办公用品按如下使用标准：

1、副总、总监级以上按需配置领用；

2、部门经理每月20元之内；

3、普通员工每月10元之内。

第五条上述标准不含上岗一次性配置，不含电脑、投影仪、打印机、复印机、相机、传真机、U盘、墨盒等特批用品，特批品的配置与使用，由使用部门提出书面申请，报董事长（总经理）批准。

第三章办公用品的采购

第六条办公用品统一由行政部门采购和管理，并建立收发台账，其他任何部门不得擅自采购，否则，由此发生的费用，将不予报销。

第七条行政部门每月28日前负责盘点库存，提出办公用品需求计划。各部门在每月28日前向行政部门递交下月办公用品申购计划（需经本部门负责人签字），行政部门负责汇总并作出采购计划。

第八条特批品由使用部门（人）提出申购，并填写《办公用品申购单》，经董事长（总经理）批准后，方可采购。

第九条采购员应事先了解市场和办公用品价格，多方寻找供货商家，就质量和价格问题货比三家。

第十条采购员凭采购计划预算可向财务部门申请借款用于办公用品采购。

第十一条印制和订做稿纸、便笺、信封、档案袋、名片等办公用品，需事先请专业公司设计图样，做出预算行政部门主管审核，并报公司董事长（总经理）批准后，签订制作合同方可制作。

第四章办公用品的领用

第十二条公司新员工上岗时，需提交领用申请单，经部门负责人签字，即可领用办公用品。

第十三条员工个人日常领用按自己领用标准领用，并仅限于正常消耗用品；特批用品和清洁用品需经行政部门主管签字同意后方可领用。

第十四条行政部门文员要做好办公用品领用登记，领用人履行签字手续。

第十五条如果个人或部门领用需求超出规定标准，又确系工作急需，可书面申请并报请行政部门主管批准后领用。

第十六条员工领用折旧范围内物品，超过折旧期可替换领用，领用时应将折旧物品退库；未超过折旧期不能替换的可重新领用同一物品。

第十七条领用办公用品发生质量问题影响使用，领用人可要求退还和更换；发生故障，可要求修理，无法修理可办理退库，重新领用。

第五章其他规定

第十八条核定各部门的费用实行增人增费，减人减费的标准。

第十九条行政部门文员每月负责统计各部门的领用情况，严格控制超标领用。

第二十条各部门要严格控制和合理使用办公用品，提倡节约，

反对浪费。

第二十一条各部门要留存使用过的复印纸、打印纸张，非重要文件应做二次使用。

第二十二条未遵守采购程序进行采购或账目不清，采购视为无效，由个人承担采购费用。

第二十三条如发现采购员行私舞弊，受贿索贿，收取回扣，一经发现，立即开除，情节特别严重的，移送司法部门处理。