费用管理办法(试行)

费用管理办法（试行）
第一章总则
第一条为规范浙江xx xxx xxx有限公司各项费用管理职责、流程和审批权限，严肃财经纪律，控制财务风险，根据相关文件精神，结合具体情况，特制定本办法。

第二条公司各项费用使用实行归口管理，预算控制，过程监督的管理原则。

第三条本办法适用于公司各部门。

第二章费用管理范围
第四条费用包括：综合管理费、经营业务支出、资本性支出等。

第五条综合管理费包括：部门管理费、公用经费、部门专项经费。

部门管理费是各部门用于日常工作需要的费用，包括办公费、会议费、招待费、差旅费、交通运输费、图书资料费、印刷费等。

公用经费是单位的公用性支出，包括职工工资及津贴、社会保险费、房屋租赁、水电费、物业费、保洁费、办公用品、办公设备维修、办公电话、办公网络、花卉租摆、福利费、教育费、工会经费等。

部门专项经费是根据各部门的业务职责分工需要组织开展专项工作的费用。

第六条经营业务支出主要是指日常业务费用、合同履约成本及相关的公摊费用等。

第七条资本性支出主要指固定资产、无形资产购建费用等。

第三章费用管理职责
第八条综合管理费中的部门管理费、部门专项经费由各业务部门具体负责。

第九条综合管理费中的公用经费的管理。

（一）行政部：负责房屋租赁、水电费、物业费、保洁费、办公用品、办公设备维修、办公电话、办公网络、花卉租摆、车辆费、劳保费、工会费等费用的使用及管理。

（二）行政部：负责职工工资及津贴、住房公积金、社会保险费、职工教育费、福利费等费用的使用及管理。

第十条资本性支出中的固定资产购置由行政部负责，无形资产购置由需求采购部门负责。

第四章费用使用的具体要求和工作流程第十一条综合管理费中的部门管理费
（一）办公费：包括办公用品、办公用耗材等。

为严格办公费开支的管理，各部门应在发票中注明所购物品清单或向销售单位索要所购物品明细单（1000元及以
下金额可不附明细单），并加盖销售单位公章（或财务专用章），附在发票后，方可报销。

（二）会议费：应本着节约的原则，有效控制会议经费支出，建立健全会议审批制度。

各部门应严格控制会议规模、会议人数、会议期限、会议选址。

各部门会前应履行内部请示手续，经公司、部门领导审批后，到财务部办理借款、报销手续。

旅行社开据的会议费发票必须由公司领导审批并手签。

（三）招待费：各部门应严格控制招待费（含食品类）支出，特别是大额公共招待费支出。

礼品费（包括烟、酒、服装、饰品、足浴等）原则上不允许开支，如有发生必须由公司领导审批。

（四）差旅费：住宿标准为公司领导500元/人.天，部门经理级360元/人.天，一般人员280元/人.天；出差人员的伙食补助凭住宿发票按日历天数实行定额，为80元/人.天。

在工作时间允许的情况下，能乘坐火车出差的一律乘坐火车，乘坐交通工具类别及标准参照公司《差旅费管理办法》。

公司人员参加其他单位组织的各类会议，凭会议证明依据差旅费规定报销住宿费、伙食补助等。

住宿标准或乘坐交通工具标准超限，请主管领导在
差旅发票上签字审批。

差旅费借款或报销时，要求内容填写完整，由主管领导审批。

第十二条公用经费
（一）职工工资及津贴：行政部应于每月5日前向财务部提供当月工资表、当月发生变动的人员情况，包括停薪通知单、离退休职工工资通知单、新增人员工资通知单、住房公积金通知单等作为工资表计算的附件，财务部依据上述单据完成工资审核、签字程序并发放。

其他支付给职工个人的津贴、补贴均统一归口由行政部审核确认后，由财务部负责发放。

（二）通讯费：财务部依据由报销人填写的经各级领导审批同意的费用报销单及收款单位提供的收费明细单付款。

（三）职工教育经费：行政部于年初按照工资总额预算数的2.5%做培训教育计划，并专项列支。

业务部门按照相关规定开支的内容（教育培训费等）及费用支出的审批流程办理借款、报销手续。

财务部依据合法、合规的原始单据进行会计核算。

（四）工会经费：行政部于年初按照工资总额预算数的2%做工会经费使用计划，并专项列支。

财务部依据
合法、合规的原始单据进行会计核算。

第十三条综合管理费中专项经费使用的具体要求及工作流程与综合管理费中部门管理费的具体要求及工作流程相同。

专项经费的报销均需要经专项业务的主管领导、财务总监、总经理按权限进行审批。

第十四条经营性支出使用应由公司主管领导审批，其余具体要求及工作流程与综合管理费用专项经费的具体要求及工作流程相同。

第十五条资本性支出：行政部应在批复的预算指标内填写固定资产采购申请并报批。

设备采购时，财务部依据各级领导审批同意的内部会签文件借款，报销时需附固定资产验收启用单。

无形资产使用部门应在预算范围内填写采购申请，报销时应填写无形资产入账申请，说明该无形资产拟用年限，开始使用日期等。

第十六条借款必须完整填写《借款单》，并用签字笔或钢笔如实填写应由经手人填列的相关内容，不得涂改。

一经涂改，财务部门视为无效凭证，可拒绝办理借款手续。

第十七条各部门费用报销应使用统一印刷的《费用报销单》、《差旅费报销单》，并用签字笔或钢笔如实填
写应由经手人填列的所有内容。

未填满的开支内容及金额应用斜线封死，并填列合计数，同时用大写填写所附单据的张数。

各部门经办人应持合法发票报销。

财务部门依据合法的原始单据报销，不得涂改，一经涂改，财务部视为无效单据，可拒绝办理报销手续。

第十八条借款、报销手续应由原则上经办人本人办理，其他人不得代办。

借款、报销的经手人必须为公司正式职工。

第十九条各部门发生的借款，应于财务开账之日起一个月内或借款人从借款之日起一个月内，到财务部门办理还款手续。

逾期未报销的，财务部有权拒绝再次借款业务。

如遇特殊情况，应先通知财务部。

第二十条借款人在财务部门内有借款未还的，报销时应先还借款。

第五章费用审批权限
第二十一条各项费用采取部门领导负责制原则并实施归口管理。

各部门年初应详细制定本年费用预算并报预算领导小组，由预算领导小组进行审核批复，财务部依据预算批复及执行情况，对符合规定的凭证予以借款、报销。

第二十二条各部门应根据费用开支内容和金额填
写《借款单》、《费用报销单》、《旅差费报销单》等，实行分级授权审批。

第二十三条预算内合同借款或报销，必须附有合同原件或复印件，以及经各级领导审批同意的《合同付款申请单》。

由公司领导按权限审批并由最终审批的领导手签，经财务部门审核无误后方可办理借款、报销手续。

第二十四条部门管理费中的差旅费，都须由部门领导、主管领导依次审批。

除部门管理费外的差旅费，都须由部门领导、分管副总、财务总监或总经理依次审批。

第二十五条各部门根据费用开支内容不同，报销时应提供相应的附件：
（一）会议费：应提供会议证明，自主组织的会议应提供会议申请。

（二）办公用品：应提供供货单位出具的货物清单。

（三）固定资产采购费：应提供审批齐全的固定资产启用单。

（四）职工薪酬：应提供劳资部门出具的发放通知单、培训单、培训通知或审批齐全的培训记录。

（五）合同付款：应提供审批齐全的合同付款申请表。

（六）维修费：应提供维修单位出具的维修清单。

第二十六条公司预算外费用原则上不予办理，如遇特殊情况应一事一议，各部门应填写公司内部请示，按照审批流程逐级审批，最终经预算审批同意后，视为预算内费用管理。

第六章工作日安排
第二十七条在法定工作日财务部均可办理借款业务，报销业务于每周三、周五办理，遇月底结账，业务办理时间若有变动以财务部具体通知为准。

第七章附则
第二十八条本办法由颁布之日起开始实施。

第二十九条本办法由财务部负责解释。

二0一四年十月二十日。