信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的明确公司内各部门、公司与员工、公司与相关方的沟通途径、方法和职责，确保必要的信息得以交流和利用，以保证管理体系的有效性。
2.0适用范围适用于公司管理体系覆盖范围内所有的内、外部的信息沟通。
3.0术语无4.0职责4.1行政部:主要负责公司目标、指标、方针的传达及与相关方的信息沟通；有关环境和职业健康安全的内部和外部沟通。
4.2内贸部/外贸部：主要负责与顾客的相关信息沟通。
4.3采购部：主要负责与供应商之间相关的信息沟通。
4.4品质部：主要负责品质相关信息的沟通。
4.5生产技术部：主要负责生产过程相关信息的沟通。
4.6员工代表:就影响职业健康安全的有关事宜按《员工代表活动制度》的有关规定与公司进行沟通。
4.7各部门负责本部门职责有关的信息交流与沟通。
5.0程序5.1沟通分为内部和外部沟通两种，内部沟通指公司内部各部门及人员之间的沟通，外部沟通指公司内部人员或部门与外部部门或人员的沟通。
5.2内部沟通a）每周一召开调度会，由生产部门主持，各部门参与；b）利用公司大门旁的宣传板，进行张帖公告、通讯简报；c）利用公司内部网络进行沟通；d）利用电话；e）其他方面，如谈话，分发《内部工作联络单》等方式沟通；f）公司管理方针由行政部通过卡片、员工手册、宣传、展报等形式进行传达；公司目标、指标、管理方案通过《目标、指标和管理方案控制程序》由行政部统筹在各部门间进行沟通；g）生产旺季每天下午6:00准时召开一次沟通会议,各部门就对影响质量\交货周期\劳动生产率等问题进行沟通；h）公司与员工之间就职业健康安全相关事宜进行沟通，按《员工代表活动制度》实施，公司领导可利用会议或其它形式与员工进行交流沟通，员工也可以将自己的意见或建议投放在公司设置的“意见箱”中与公司进行沟通，每个部长按其工作职责与员工进行沟通；i）公司内有关质量、环境、职业健康安全的其它信息可通过早会、《内部工作联络单》、相谈、管理报告、调度会等形式进行沟通。
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（CSYY/MP-002）编制/日期：审核/日期：批准/日期：2017-9-1发布 2017-10-1实施*****有限公司发布6.1.2 内部来源A. 经确认适用本公司的外部信息。
B. 体系运行中的各种数据、文件化资料、各种记录；C. 公司内涉及质量、环境、职业健康安全问题的各类要求、决议、申请、指示、投诉、抱怨等。
D.存在、潜在的不合格和不符合，如质量问题统计分析结果、环境监测结果、职业健康安全检处理结果等。
E. 公司、活动、服务或服务发生效大变化，需对体系进行一定更动的各类信息。
F. 紧急信息，如出现突发的质量、环境、安全事故等；G. 其它信息，如员工建议等。
6.2 沟通方式6.2.1 内部沟通方式：可根据所需沟通信息的紧急程度、对沟通内容决定沟通方式，包括：A.质量、环境职业健康安全目标：针对公司制定的目标，各部门应形成相应的分目标，各部门按分目标执行。
B. 体系会议：对于沟通效为复杂涉及部门效多的事件，可以采用会议的形式，定期进行各质量、环境、职业健康安全检查结果，突发的质量、环境、安全事故、与服务质量、环境检测、职业健康安全有关的信息会等。
C. 其他：口头对话、公布栏、板报、文件传递、内部工作联系单，培训等多种形式。
6.2.2 外部沟通方式：A. 传真如：定期将供方服务质量状况和环保及职业健康安全要求通告给供方。
B. 向公司通报公司服务改进要求新开发服务、环保、健康安全方面的改进。
C.备忘录如：向客户发送的服务要求确认内容，向客户发送的服务信息等。
D. 调查表如：对客户进行的满意度调查。
E. 查询如：向地方政府机构、行业主管部门查询政策、法律、标准、查询结果等。
F. 咨询、投诉如：接受业主咨询，接受业主的投诉。
6.2.3 各部门应主动与利益相关团队进行外部沟通（采用调查表、口头交流等形式进行）。
6.2.4 公司与外部的信息交流和沟通，责任部门须保留相应的外部交流和沟通信息。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序明确并规定质量环境治理体系运行有关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保有关信息沟通的及时性和有效性。
2 适用范畴与质量环境有关信息的沟通。
3 术语和定义其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有有关方。
4 职责4.1 总务部负责建立并改进本程序。
4.2 市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。
4.3 总务部负责主导与其它第三方有关环境信息的内外部沟通与处理。
5 操纵程序5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通方式要紧有：张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇报；会议。
5.1.2 张贴标语最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与明白得，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司要紧活动场所中显眼位置。
5.1.3 采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
a) 公司内部各部门之间对质量/环境有关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。
同时，各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，有关部门视情形必须及时答复。
沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。
b) 为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方式告知总务部。
总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。
该表按《文件操纵程序》分发到内部各部门与重要负责人。
5.1.4 定期工作报告为确保治理层各级以及治理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的治理人员应主动定期向所属直截了当上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。
如果有需处理的信息，上级治理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期限，上级视情形必须尽早答复。
同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式不定。
信息交流和沟通控制程序
信息交流和沟通控制程序1. 目的为加强公司内部、公司与外单位之间有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商、交流活动以及信息的收集、传递、反馈、管理等工作规范化，及时、准确地交流有关方面的信息，并做好信息的管理，特制定本程序。
2. 适用范围适用于公司内部及与外单位所进行有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商与交流及相关信息的传递与处理活动。
3. 术语和定义：无4. 职责4.1 总经理负责保持公司内沟通渠道以及与其他公司之间沟通渠道的畅通；4.2 总经理负责公司的重大质量、环境、职业健康安全和能源信息处理，特别重大信息应向总经理汇报。
4.3 综管部负责有关质量、环境、职业健康安全和能源内外协商与信息交流的管理，重大问题立即向管理者代表汇报。
4.4 各部门负责保存有关质量、环境、职业健康安全和能源方面的协商与信息交流的记录。
4.5人资部在质量、环境、职业健康安全和能源事务上维护员工的权益。
5. 作业流程图：无6. 程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 关于质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规的信息；6.1.1.2 与相关的政府主管部门、行业主管部门及行业协会交流的信息；6.1.1.3 与供货方、外发加工方、用户等相关方交流的信息；6.1.1.4 就紧急状态与外界的联络（如消防、救护等）；6.1.1.5 来自第三方认证机构的信息；6.1.1.6 公司质量、环境、职业健康安全和能源要求的外部传达；6.1.1.7 其它质量、环境、职业健康安全和能源的外部信息。
6.1.2 内部信息6.1.2.1 有关重大风险及重要环境因素的控制和相关运行与活动的信息；6.1.2.2 质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规及其要求的传达及遵守情况信息；6.1.2.3 质量、环境、职业健康安全和能源方针、目标、指标及管理方案的传达和实施信息；6.1.2.4 质量、环境、职业健康安全和能源教育培训信息；6.1.2.5 内审、管理评审信息；6.1.2.6 紧急情况下的内部联络信息，如火灾、洪涝灾害、安全环境事故等信息与记录；6.1.2.7 事故、事件、不符合、纠正与预防措施实施情况信息以及绩效监测、测量结果信息；6.1.2.8 总经理对质量、环境、职业健康安全和能源管理工作的有关指示和要求等；6.1.2.9 各部门和质量、环境、职业健康安全和能源相关的日常联络、常规报表、其它通报信息等；6.1.2.10 其它质量、环境、职业健康安全和能源的内部信息。
沟通和信息交流控制程序
沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。
2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。
3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。
1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。
3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。
4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。
4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。
5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、食品安全事务的管理，保证公司内外部质量、食品安全信息得到及时、有效的交流。
2.适用范围适用于本公司内外部质量、食品安全信息交流的管理。
3.职责3.1品牌宣传部对信息的传递和处理进行监督。
3.2质量技术部负责质量、食品安全内外部信息的传递、处理、并做好信息的汇总、保存工作。
3.3 企业管理部负责紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等信息的收集、传递、处理等工作。
3.4各部门负责工作范围内对应相关方的信息传递和收集。
4.工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息（1）食品药品监督管理局、产品检查机构、质量技术监督局、检验检疫局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态：顾客（包括经销商）的要求（包括与顾客沟通产品信息、顾客抱怨的处理、合同订单的处理）；同行业技术信息和专业会议信息（包括竞争对手的产品信息和技术信息）。
（3）相关方反馈的信息及其投诉。
相关方指顾客、供应商、物流公司、社区居民、媒体等。
（4）政策法规、标准类信息（如法律、法规、条例、标准等）。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息4.1.2.1内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
4.1.2.2内部异常突发信息，指活动中发生偏离的信息，如不符合信息。
4.1.2.3紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵、食品召回等紧急情况。
4.1.2.4下列变更信息应及时传递给质量技术部，以便将这些信息体现在质量、食品安全管理体系的更新上，以保持质量、食品安全管理体系的有效性，这些变更信息包括但不限于以下方面：（1）产品或新产品（2）原料、辅料和服务（3）生产场所、设备位置、周边环境（4）清洁和卫生方案（5）包装、贮存和分销系统（6）与食品安全危害和控制措施有关的知识（7）组织遵守的顾客、行业和其他要求（8）来自外部相关方的有关问询（9）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨（10）法律法规要求、职责和权限的分配（11）影响食品安全的其他条件（12）财务纳税及合同履约的情况（13）其他内部信息（如员工的建议）4.2信息的交流4.2.1信息交流的渠道与方式（1）内部信息交流主要通过文件发放（如质量手册、程序文件的发放及各类文件信息的网发）、电话、传真、邮件、会议（如晨会、员工大会等）、公告、意见箱、公司多媒体平台等方式。
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1.目的
确保与所有利益相关方就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。
2.范围
适用于社会责任相关内部和外部信息的沟通处理。
3.职责
3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会、劳动保障部门和其他外部利益相关方的信息
沟通；
3.2采购计划部负责与供应商和分包商的信息沟通；
3.3营销中心负责与客户的信息沟通；
3.4管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准
3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外社会责任信息沟通。
4.控制要求
4.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子
邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
公司内部社会责任相关信息尽可能采取书面形式如《信息联络单》进行传递沟通，以便明确处理过程及责任人，并保存适当的记录和证据。
4.2公司在工作场所设立意见箱收集员工意见和投诉；公司实行“开门政策”，员工在任何时
候都可以向主管和经理提出问题；员工代表积极协助收集员工的意见和建议。
4.3公司在各主要通道及明显和方便处设立总裁信箱，员工及相关方对公司社会责任方面有
关质疑、质询和投诉信息可以随时提出，综合管理部不定期打开信息，将其中信息收集反馈给社会责任管理者代表并报呈总裁。
4.4对员工的质疑或投诉，综合管理部应安排合适人员进行调查，核实情况，分析原因，作
出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。
重大问题应报总经理批准。
4.5对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
若有员工向外部提供公司资料，应解释公司的知识产权管理规定要求，而不得采取惩罚或歧视性措施。
4.6管理者代表定期访问本地利益相方者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000
标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
4.7如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关方提供合理的资料和取得资料的渠道，以
核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
5.相关记录
《信息联络单》
拟制：审核：批准：日期：。