第二章 建立财务管理工作表的基本方法

（2）粘贴的方法。 a. 使用[编辑]菜单中的粘贴命令进行全部粘贴。 b.使用[编辑]菜单中的[选择性粘贴]命令，进行选择性粘贴。 c.使用常用工具栏中的粘贴工具进行全部粘贴。 （3）剪切的方法。 a. 拖动剪切。选择某一单元或单元区域的框的一边，当鼠标 指针由空心十字变为空心箭头时，说明鼠标现已接触边框，拖 动到一新的位置，松开鼠标，则原来单元或单元区域的内容被 剪切下来，并移动到新的位置。 b. 使用[编辑]菜单中的[剪切]命令。 c. 使用常用工具栏中的剪切工具。
2. 2. 2 输入日期
Excel中提供了定义单元格式的功能，对于需要输入日期 数据的单元格，先将其定义成日期数据类型，然后就可以 按所需的日期格式输入日期数据。定义单元格式为日期类 型是通过[格式]菜单的[单元格]命令，在[分类]框中选择日 期项，便可以在类型选项中选择你所需的格式。同时也可 通过[分类]框中的自定义功能自定义日期格式。
2. Excel的格式工具栏 Excel的格式工具栏包括多种工具，财务管理人员可以方便地用 这些工具完成报表的编辑。 （1） 字体尺寸工具
（2） 黑体工具
（3） 斜体工具 （4） 下划线工具 （5） 左对齐工具 （6） 置中对齐工具
（7） 右对齐工具
（8） 列置中工具
（9） 货币符号工具 （10） 百分比符号工具 （11） 分割千位工具 （12） 小数点递增工具 （13） 小数点递减工具 （14） 边框线工具
1. 复制、剪切、粘贴、填充的含义
2.复制、剪切、粘贴、填充的一般方法 Excel提供复制、粘贴、剪切和填充的方法主要是有[编辑]菜单 中的相关命令、工具栏中的相关工具和鼠标拖支等。
（1）复制的方法。主要有拖动复制、编辑菜单中的复制命令复制、工具栏 中的复制工具复制。
拖动复制是选择某一单元或单元区域的框的一边，当鼠标指针由空心十字变 为空心箭头时，说明鼠标现已接触边框，拖动至一新的位置，该位置用虚线 框起来，按下Ctrl键，此时鼠标指针变为空心箭头带一个小加号，松开鼠标、 最后松开Ctrl键，则原单元或单元区域内容不变，并且在新位置复制了一份 内容。 注意，当原单元或单元区域的内容为公式时，新位置也复制了公式， 但是公式中的参数将根据新位置对于原集团的移动进行修改。
[格式]菜单[单元格]命令下的对齐标签中的水平对齐、垂直对齐、 方向和自动换行等选择，可以改变选中单元中的数字、文字和日 期的对齐状态。
2. 对齐工具。
2. 快捷菜单。选择要插入、删除、清除的单元、行、列等，单击 鼠标的右键，出现快捷菜单。选择菜单中的命令完成插入、删除、 清除操作。
2.4.4 查找与替换
修改工作表单元的内容首先要查到该单元所在的位置，然后进行 修改。Excel提供在工作表中查找和替代单元或单元区域内容的 命令。
1. [编辑]菜单上的[查找]命令。 查找是根据指定内容，快速找到该内容所在单元的方法。 2. [编辑]菜单中的[替换]命令。 替换是一种快速、成批自动修改单元或单元区域内容的方法。
2.5 编排工作表
一张工作表编制完成后，还应该加以编排，调整列宽、行高、数 字格式等，使财务管理工作表的外形更加美观，数据格式更加符 合财务人员的习惯。
2.5.1 Excel提供的编辑方法
1. [格式]菜单命令
[格式]菜单下提供多种编辑命令，主要包括以下命令：
（1） [单元格]命令。 （2）[行]命令。 （3）[列]命令。 （4）[工作表]命令。
2.1.2 打开已有的工作簿
如果已经有一个建立好的财会工作表保存在磁盘上，需 要再次使用，就必须打开包含该财会工作表的工作簿。
2.1.3 保存已有的工作簿
保存已有的工作簿有两种方法，一是换名另存为，一是原 名保存。
2.1.4 退出Excel
当你完成表编辑工作后，便可以选择[文件]菜单中的[退出] 命令退出Excel，或者关闭窗口退出Excel。
2. 公式的输入方法。
（1）直接键入。 （2）输入和粘贴相结合。 （3）输入与复制相结合。
2.3.3 复制、剪切、粘贴、填充
1. 复制、粘贴、移到和填充的含义 （1）复制。复制是将一单元或单元区域的全部内容放入剪 切板中，原单元或单元区域的内容保持不变。
（2）粘贴。粘贴是将剪切板上的内容粘贴在选定的单元或单元区域内。分为全部 粘贴和选择性粘贴。 （3）剪切。将一选定的单元或单元区域的全部内容放入剪切板中，当将其粘贴到 一新的单元或单元区域时，原单元或单元区域的内容将被放入新的单元或单元 区域，原单元或单元区域的内容为空。 （4）填充。将单元格的内容复制到其他单元或单元区域。但是这种复制具有智能 感知效果，即可以把活动单元中的数值、日期等按一定规律复制到指定单元或 单元区域。
2.2.3 输入表头
表头信息也是文本型数据，其输入方法有两种：一是在每 个单元输入正文后都按回车键，再将光标移到下一单元， 输入正文。二是选择单元区域，在一个单元中输入正文后， 按回车键，便可在该区域中的下个单元输入正文。
2. 2. 4 输入表体固定栏目
表体固定栏目也是文本型数据，其输入可采用上述两种方 法输入。 通过上述步骤，我们已经定义好了财会工作表的格式。下 面讨论财会工作表中有关数据的输入和公式的建立。
[行]命令下的[隐藏]和[取消隐藏]命令能隐藏或显示工作表上的行， 也可以通过行高为零来隐藏行。 2. 用鼠标调整行高。
使用鼠标时不需要选择命令来改变行高，只是用鼠标指向这个的 下边界，然后，拖动所需要的行高，就改变了行高。处于行下边 界时，鼠标指针变为黑色的十字。
2.5.4 对齐单元输入项
Ecel自动把正文排成左对齐，把数字排成右对齐。 改变对齐单元输入项的方法有两种： 1. [格式]菜单中的[单元格]命令。
2. 复制、剪切、粘贴、填充的一般方法
（1）复制的方法。 （2）剪切的方法。 （3）粘贴的方法。 （4）填充的方法。
2.4 修改工作表
修改工作表是在原有工作表的基础上，通过修改高效地形成新 的工作表的操作。

2.4.1 修改某一单元格的内容
修改某一单元内容有两种方法：
1. 直接输入新的内容，以新代旧。
1. [格式]菜单中的[列]命令调整列宽。
[格式]菜单[列]命令下的[列宽]可以用0-255个字符定义列的宽度； [列]命令下的[最合适的列宽]命令可以使数字或文字都能全部在 自己列内显示而不侵占其他列。
[列]命令下的[隐藏]和[取消隐藏]命令能隐藏或显示工作表上的列， 也可以通过列宽为零来隐藏列。
启用Excel时，总是打开一个新的工作簿，工作簿上的第 一张工作表显示在屏幕上，此时相当于在你的面前放置了一 张白纸和一支笔，此时可以建立各种财会工作表。
2.1.1
建立新的工作簿和保存新的工作簿
1.建立新的工作簿。启动Excel后，系统会自动建立了一 个新的工作簿，名为Book1。另外，也可以通过菜单上的命 令建立一个新的工作簿。 2.保存新的工作簿。Excel的存储单位是工作簿，即把包 含若干个工作表的工作簿作为一个文件存储，其扩展名 为.xls。
（4）填充的方法。 a. 拖动填充。
在任一单元或单元区域的右下角有一很小的方块，称为填充柄。 用鼠标选中填充柄时，鼠标指针变为十字形状。此时开始反射 层动的方向只能为上、下、左、右方向上相邻的连续单元。在 拖动过程中，可能选中的单元被框起来，随着拖动的进行逐渐 加长，当抬起鼠标时，确认选中的单元变为逆显示。此时被框 起来的单元区域复制了若干份原内容。 Excel的填充功能具有智能感知技术，对于单元中包含数值或日 期等类型的数据，填充到单元或单元区域会自动递增。 b. [编辑]菜单中的[填充]命令。 填充没有工具，通过使用[编辑]菜单中的[填充]命令进行填充。 通过选择菜单中的命令进行向下、上、左、右等的填充。选择 [序列]命令，在序列对话框中选择序列产生的行、列、类型、 日期单位、步长等选项完成不同的填充。
第2章
建立财会管理工作表的基本方法
工作表格式设计
建立公式 编排工作表
建表准备工作 输入数据
修改工作表
2.1 建立工作表的准备工作
在财务管理工作中,常常需要借助表格完成各种分析、预 测和决策工作。如财务报表分析需要以各种财务报表为基础， 将其中的有关项目进行对比，以揭示企业财务状况；财务预 算需要编制各种预算表，完成预算的编制工作。也就是说， 编制各种财务管理工作表在财务管理工作中是不可缺少的工 作。 Excel是当今世界最优秀的电子表格系统之一，它集数 据库、工作表、图形为一体，不仅具有普通表格的含义，而 且具有电子的含义，即信息间相互联系采用自动链接方式。 这种电子表格在财务领域非常适用，财务管理人员掌握 Excel电子表格软件的基本功能后，就可以很容易地编制各 种财务管理工作表，为借助计算机进行财务管理打下良好的 基础。
2.3.2 建立公式
在Excel工作表中，各单元格之间的数据之间的内在联系是 通过公式来表示的。公式的定义非常简单，一次定义可以 多次使用，而且数据间的联系采用自动链接方式，当源数 据发生变化时，目标数据自动改变。
1.公式的概念。
公式是以等号“=”开始，后面跟一个包含数字、运算符、 单元引用和函数的表达式。
2. 用鼠标调整列宽。
使用鼠标时不需要选择命令来改变列宽，只是用鼠标指向这个列 头右方的列界，然后，拖动所需要的宽度，就改变了列宽。处于 列界时，鼠标指针变为黑色的十字。
2.5.3 调整行高
打开一个新的工作表时，系统产生的标准行高是根据工作表上正 常的字体设置的。改变单元字体的大小时，系统自动调整行高。 调整行高可以通过选择命令和拖动鼠标来完成。 1. [格式]菜单中的[行]命令调整行高。 [格式]菜单[行]命令下的[行高]是以点而不是以字符度量的，1英 寸等于72个点； [行]命令下的[最合适的行高]命令可以使该行中 最大字体都能全部在自己行内显示而不侵占其他行。
2.3 输入数据及建立公式