施工合同办理审批存档规范
施工资料管理规章制度
施工资料管理规章制度施工资料管理规章制度11、外单位借阅档案资料需持介绍信，经主管经理批准后，方能查阅.2、凡公司系统的工作人员，因工作需要借阅档案的，由借阅人向档案员办理借阅手续，填写借阅登记卡，返回档案时，由档案管理人员认真检查并及时销帐.3、借阅档案资料要妥善保管，不得勾划、涂改、圈点、裁剪、损坏，否则取消借阅权.对于将档案丢失者要追究责任.4、借阅各项档案人员必须遵守保密制度，不得转让他人使用.5、公司各单位工程技术人员在工作发生变动时，必须由本人向档案室交回借用的全部资料，否则，主管调动部门不予开调令.6、工作调出，必须将档案、科技书、资料全部交加，外出参加科技性会议带回的资料，一律交档案室存放.7、经批准查阅的绝密档案，只能在档案室阅文，不得带出室外查阅、翻印和转借.8、在查阅档案中不得折卷，不得损坏、涂改，因工作需要必须摘抄的，必须抄在保密工作手册上.9、查阅档案的部门，要及时将利用效果登记册内.10、上级部门审查档案资料时，需派车由有关人员和专职档案管理员妥善保管共同到指定部门进行审检，待审查结束后，把档案资料安全归位。
11、档案资料按统一分类大纲进行分类、编目、划定保管期限限、密级。
12、维护国家机密，卷面、封面要注意密级。
密级定为三种：（1）绝密（2）机密（3）秘密13、加强档案的安全管理，档案必须存放在专用的保险柜内严密保管，档案室门窗要坚固，做到安全可靠。
14、保护档案库的清洁，经常检查，发现问题要及时请示处理。
15、保持好库的温湿度，经常检查调整，按规定填写温湿度记录。
16、案库房是档案保管要害部位，非本室人员一律不得进入。
有查阅档案资料的同志请等候调卷，在阅览室查阅。
17、借阅制度，搞好借阅、查阅、入库、发放登记工作。
施工资料管理规章制度2一、档案库房要有“八防”措施，即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。
二、库房内应保持清洁卫生，随时对档案装具进行除尘，以防止有害物质的侵蚀。
施工合同信息归集办理
施工合同信息归集办理施工合同是在建筑工程中对于委托人和承包人之间的法律约束和规范。
为了确保合同的正常履行和双方权益的保护，规范的施工合同信息归集办理显得尤为重要。
本文将介绍施工合同信息归集办理的流程及相关要求。
一、施工合同信息归集办理的流程在施工合同信息归集办理过程中，需经历以下几个步骤，确保合同信息的完整性和准确性。
1. 提供申请材料：施工单位应准备相关申请材料，包括合同正本、工程招投标文件、委托人和承包人的执照或身份证明等。
2. 补充合同信息：施工单位应将合同信息填写在统一的信息表格中，并核对确认合同相关信息的准确性。
3. 提交申请：施工单位将填写完整的申请材料和信息表格提交给建设主管部门或相关政府机构。
4. 审批与归集：建设主管部门或相关政府机构将对提交的申请进行审查，并核对合同信息的准确性。
一旦审批通过，相关信息将被归集到建设项目档案中。
5. 受理回执：建设主管部门或相关政府机构在办理完施工合同信息归集后，将发放受理回执给施工单位，并承诺在一定时间内完成归集工作。
二、施工合同信息归集办理的要求1.合同信息的完整性：施工单位在申请办理施工合同信息归集时，应确保合同信息的完整性，包括合同编号、合同签订日期、工程标段、合同金额等。
2.合同信息的准确性：合同信息的准确性是施工合同信息归集的核心要求之一。
施工单位需要认真核对合同信息的正确性，并在申请时确认无误。
3.申请材料的齐全性：申请办理施工合同信息归集时，施工单位应提供齐全的申请材料，如合同正本、工程招投标文件、执照或身份证明等。
4.信息表格的规范性：施工单位应采用规范的信息表格填写合同信息，并确保填写无误。
信息表格应明确合同信息的填写要求，并便于建设主管部门或相关政府机构审查核对。
5.申请流程的规范性：为确保施工合同信息的准确归集，施工单位需要按照规定的流程提交申请，并接受建设主管部门或相关政府机构的审批和监督。
三、施工合同信息归集办理的意义1.保障合同履约：施工合同信息归集是对合同双方的约束和规范，有助于保障施工单位和委托人的合法权益和合同履约情况的监管。
施工合同怎么存档
施工合同存档是保障合同双方权益的重要环节，对于规范建筑市场秩序、提高工程质量、防止纠纷具有重要意义。
本文将从施工合同存档的定义、意义、流程和注意事项四个方面进行详细阐述。
一、施工合同存档的定义施工合同存档是指将施工合同及其相关文件资料，按照一定的规定和格式进行整理、分类、归档，以便于查询、使用和保管的过程。
施工合同存档主要包括合同文本、合同附件、合同履行过程中的变更协议、工程验收报告、工程结算资料等。
二、施工合同存档的意义1. 保障合同双方权益：施工合同存档有助于确保合同条款的履行，防止一方违约。
在合同履行过程中，双方可以依据存档的合同资料，维护自身合法权益。
2. 规范建筑市场秩序：施工合同存档有助于加强对建筑市场的监管，防止出现无序竞争、低价中标、高价结算等现象，促进建筑市场健康发展。
3. 提高工程质量：施工合同存档可以加强对施工过程的监控，确保工程质量符合标准和合同要求。
通过存档，可以追溯问题来源，及时采取措施，提高工程质量。
4. 防止纠纷：施工合同存档有助于明确合同双方的权责，降低合同纠纷风险。
在发生纠纷时，双方可以依据存档的合同资料，进行协商、调解或诉讼，确保工程顺利进行。
三、施工合同存档的流程1. 收集合同资料：在合同签订过程中，及时收集合同文本、附件、变更协议等资料，确保合同内容的完整性。
2. 整理合同资料：将收集到的合同资料进行整理，包括合同正文、附件、变更协议、工程验收报告、工程结算资料等，分类装订成册。
3. 归档保管：将整理好的合同资料按照档案管理规定，归档到相应的档案管理部门。
归档时，要确保资料的完整、有序、安全。
4. 建立索引：为便于查询，应在合同存档时建立索引，包括合同名称、编号、签订日期、甲方乙方名称、工程概况等内容。
5. 定期检查：定期对施工合同存档情况进行检查，确保档案的完整、安全、可用。
如发现问题，及时采取措施予以整改。
四、施工合同存档的注意事项1. 合同签订时，要确保合同条款的完整性、明确性和可操作性。
工程资料归档要求大全
工程资料归档要求大全一、工程档案资料归档责任划分1、工程准备资料(包括开发报建、招投标资料等)，由各经办部门直接向监察室归档。
2、工程监理资料主要由监理单位负责编制并归档。
工程监理资料由具有工程监理职责工程部形成的，监理工程师将监理过程资料在三天内，其它监理资料在阶段性工程完成后统一移交工程部资料。
已委托监理单位的工程监理资料,由委托监理单位形成、编制、保管,待该工程完成后统一移交工程部资料室，工程部资料员对监理资料的形成进行监督和检查。
3、工程施工资料，主要由工程部监督控制,施工单位进行具体编制、收集、整理，并在每项分部工程完成后，一个月内统一移交工程部资料室。
4、工程竣工验收资料，由工程部组织，施工单位进行验收资料编制、收集并按规定移交给工程部汇总,由工程部牵头，施工单位配合报送城建档案馆.5、工程结算资料，主要由施工单位及承包单位按照集团公司工程结算目录进行收集整理，经工程部审核，报工程主管领导审批，加盖工程部公章,提交给预决算部，由预决算部门在结算完毕后定期向监察室归档。
二、工程部日常保管资料1、监理规划、细则及旁站方案：工程开工后，经工程部负责人审核,报公司主管领导审批,加盖监理公司公章,10天内交工程部资料室存档。
2、工程开工报告及开工令：在工程开工3日内，由监理工程师向工程部资料室归档.3、分包单位资质报验:分包单位进场10天内将单位资质文件复印件加盖责任单位公章后,提交工程部资料室存档.分包单位主要包括建设单位、监理单位、(主体）施工单位、设计单位、勘察单位、材料检测单位、桩基础施工单位、装修单位(包含铝合金门窗)、防水施工单位、电梯施工单位、消防施工单位等.4、监理日志：原则上要求监理工程师每写完一本监理日志应于当天上交工程部资料室或监理公司资料员归档。
5、监理月报、总结:监理工程师每月底将监理月报表报工程部（或监理单位项目)负责人审批后盖章,向工程部（或监理单位)资料员移交存档,资料员需检查监理月报是否规范及符合要求。
工程合同存档规则
工程合同存档规则一、目的与范围制定本规则的目的在于规范工程合同的存档管理，确保所有合同文档的完整性、可追溯性和安全性。
本规则适用于公司内部所有的工程项目合同，包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同等。
二、责任主体1. 项目经理：负责监督合同存档工作的实施，确保合同的完整保存。
2. 合同管理员：负责具体执行合同的归档、保管和整理工作。
3. 财务部门：负责相关财务文件的存档，并与合同文件同步更新。
三、存档要求（一）格式要求1. 所有合同必须使用A4纸张打印，并按照公司统一的文档格式进行排版。
2. 合同正本应当加盖骑缝章，以确保文档的不可更改性。
（二）内容要求1. 合同文本应当清晰、准确，无涂改痕迹。
2. 合同附件应当齐全，包括所有变更协议、补充协议等相关文件。
（三）电子存档1. 合同的电子版应当以DF格式保存，文件名应包含合同编号和名称。
2. 电子版合同应当备份至少两份，一份存放于公司内部服务器，另一份存放于云端或其他安全的离线存储设备中。
四、存档流程1. 合同签订后，合同管理员应当在三个工作日内完成合同的纸质和电子存档工作。
2. 纸质合同应当按照项目名称和合同编号顺序存放于专用的存档柜中。
3. 电子版合同应当上传至公司指定的安全管理系统，并与纸质版同步更新。
五、保密与安全1. 合同存档室应当设立访问权限，未经授权的人员不得随意查看或取走合同。
2. 对于涉及商业机密或敏感信息的合同，应当采取额外的保密措施。
六、定期检查与维护1. 合同管理员应每月对存档的合同进行检查，确保存档的完整性和最新性。
2. 每年至少进行一次全面的存档资料审查，对过时或不再需要的文档进行清理和销毁。
七、异常处理1. 如发现合同遗失或损坏，应立即启动应急预案，查明原因并进行补救。
2. 对于因存档不当导致的合同丢失或泄露，应当追究相关人员的责任。
八、附则本规则自发布之日起生效，由公司项目管理部负责解释。
如有与国家法律法规相抵触之处，以国家法律法规为准。
工程合同怎么存档
工程合同怎么存档合同的基本结构要清晰。
一个完整的工程合同通常包括以下几个部分：合同标题、合同编号、甲方乙方信息、合同（包括条款）、附件、签字盖章等。
在撰写时，每一部分都应该详细填写，确保信息的准确无误。
合同标题应简洁明了，直接反映合同的性质和内容。
例如，“XX工程施工合同”或“XX项目设计合同”。
合同编号则是用于区分和检索合同的唯一标识，通常由字母和数字组成，按照公司的编号规则来设定。
接下来是甲乙双方的信息，包括全称、地址、法定代表人或授权代表、联系方式等。
这些信息的准确性对于合同的法律效力至关重要。
在合同中，应详细列明合同的主要条款，如工程的范围、质量要求、工期、价款及支付方式、违约责任等。
这些条款应当具体、明确，避免模糊不清导致未来的纠纷。
在撰写合同条款时，要注意以下几点：1. 权利义务明确：双方的权利和义务应该一一对应，明确各自的责任和义务，避免权责不明。
2. 风险分配合理：合同中应考虑到可能出现的风险，并明确风险的承担方。
3. 违约责任具体：一旦发生违约，应有明确的违约责任和赔偿标准。
4. 争议解决机制：设定争议解决的方式，如协商、仲裁或诉讼，以及适用的法律和管辖法院。
合同的附件也是不可忽视的部分，它可能包括工程设计图纸、技术规范、进度计划等重要文件。
所有附件都应与合同一同打印、签字并加盖公章，以确保其有效性。
合同的签字盖章环节是确认双方同意合同内容的重要步骤。
甲乙双方的代表应在合同的每一页签字，并在最后一页盖上公司的公章或者法定代表人的章。
在合同撰写完成后，应进行适当的存档。
存档时，建议制作合同副本，分别由甲乙双方保管。
同时，可以将合同扫描件保存在电子文档管理系统中，以便于检索和备份。
对于重要的合同，还可以在公证处进行公证，以增加合同的法律效力。
工程合同保管规定
工程合同保管规定一、总则1. 本规定旨在规范工程合同的保管工作，确保合同文件的安全、完整和有效利用。
2. 工程合同包括但不限于施工合同、采购合同、设计合同、监理合同等相关协议及其附件、补充协议等。
3. 工程合同保管工作应遵循合法性、安全性、及时性和保密性的原则。
二、合同归档1. 所有工程合同必须在签订后三个工作日内由项目负责人提交至公司档案管理部门进行归档。
2. 归档的合同文件应包括正本和所有副本，并附带电子文档备份。
3. 合同归档时，应由档案管理人员核对合同内容无误，并登记合同编号、名称、签订日期、合同金额、相关方信息等关键数据。
三、合同保管1. 合同原件应存放在专门的防火、防潮、防盗的保险柜或专用房间内。
2. 合同保管地点应有严格的出入管理制度，非授权人员不得随意查阅或带出合同文件。
3. 电子版合同文档应加密保存在公司服务器或云端，设置访问权限，并定期备份。
四、合同借阅1. 借阅合同原件必须经过项目负责人和档案管理部门负责人的书面批准。
2. 借阅人须填写借阅登记表，注明借阅原因、借阅时间、预计归还时间等信息。
3. 借阅期间，借阅人应对合同文件的完整性和安全性负责。
4. 借阅结束后，借阅人应及时归还合同，并由档案管理人员检查合同状态，确认无异常后方可完成归还手续。
五、合同变更与补充1. 合同发生变更或需要补充时，应及时更新合同文件，并按照归档程序重新归档。
2. 变更或补充部分应在合同原件上标注清晰，并在电子文档中同步更新。
3. 变更或补充的内容应由项目负责人和法务部门共同审核确认。
六、合同作废与销毁1. 作废的合同应立即停止使用，并在所有相关方中公告作废信息。
2. 作废合同的原件应加盖“作废”章，并在档案管理系统中标注作废状态。
3. 定期对作废的合同文件进行清理，经公司高层批准后，按照国家相关法律法规进行销毁处理。
七、监督与审计1. 公司内部审计部门应定期对合同保管情况进行检查，确保规定的执行。
工程合同存档制度
工程合同存档制度一、合同签订前的准备工作在正式签订合同之前，必须对合同条款进行详细的审查，确保所有的权利和义务明确无误。
同时，应当准备好所有必要的文件和证明材料，包括但不限于营业执照、资质证书、税务登记证等。
二、合同的正式签订合同签订时，双方应面对面确认合同内容，并在合同的每一页签字或盖章。
确保合同的每份副本都是一致的，并且双方都保留有副本。
三、合同的存档管理1. 合同原件应妥善保存在安全的地方，如保险柜或者专门的档案室内。
2. 应建立电子版的合同存档，方便查询和管理。
电子版合同应与纸质版保持一致，且定期备份，防止数据丢失。
3. 建立合同管理台账，记录合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、合同金额、合同期限、相关方信息等。
4. 对于重要或金额较大的合同，应单独建立档案，并注明合同的关键条款和特殊条件。
四、合同变更与更新任何合同的修改或变更都应以书面形式进行，并且需要双方同意。
变更后的合同应重新存档，并注明变更的日期和内容。
五、合同履行跟踪合同签订后，应定期检查合同的履行情况。
如果发现违约或延误，应及时采取措施并记录在案。
六、合同到期和终止合同到期或提前终止时，应做好相应的记录，并保存终止合同的相关文件。
这些文件应与原合同一并存档。
七、法律遵从性与审计合同存档制度应符合当地的法律法规要求。
企业应定期进行内部审计或请第三方机构进行审计，确保合同存档的合规性和完整性。
八、应急处理与灾难恢复为应对可能发生的突发事件，如火灾、水灾等，应制定应急预案，确保合同存档的安全。
同时，应建立灾难恢复计划，以便在发生意外时能够迅速恢复存档系统的正常运行。
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施工合同办理审批存档规范
施工合同办理、审批及存档规范
适用范围:除房地产买卖合同外所有对外经济合同。
规范目的:明确程序,分清责任;便于付款审核和日常查询;提高合同审批效率;确保合同资料完整。
规范内容:
合同办理原则
第一条:1、应事先签定合同的情形:
1)金额5000元以上且属于非即时清结(指双方承担的权利义务不能同时即刻完成的情况)的经济业务;
2)金额5000元以下,但根据以往经验或业务自身特殊性(如特别需要强调保修或质量保证责任的)必须签署合同的。
2、无需签定合同的情形:
1)即时清结的零星经济业务;
2)和施工单位签有合同后增补工程的业务(由项目部专业人员通过增补签证并附报预算或估算书的方式操作);
3)视具体情况掌握的其他情形。
第二条:具体办理时,应按照公司规定采用统一的格式化标准合同。
关于格式化合同,详见《格式化标准合同管理规范》。
第三条:严禁工程类业务未签合同即先行施工,杜绝后补合同现象,有正当理由的特殊情况除外。
其他类别合同参照执行。
合同审批
第四条:经办部门应按照公司有关规范就合同的全部条款和对方充分协商、达成一致(300万元以上合同需财务部、成本管理部、工程管理部及办公室法律组等相关的专业部门参加),待对方盖章确认后,再进入公司审批程序、报请公司领导批准。
合同至少一式四份,其他原因需增加份数的,视具体情况而定。
第五条:经办人申报合同时,应根据不同的经济业务,填制相应的合同审批表。
包括以下五类:工程类、材料及设备采购类、室外环境类、公司管理类、营销类。
其中前三类适用于项目直接投资的经济业务,营销类适用于销售部办理广告、包装、策划等业务,公司管理类适用于和项目开发无关的、属于公司管理方面的零星业务。
表格格式见附件。
第六条:经办人必须认真、完整填写合同审批表的项目内容,真实反映实际情况。
通过招投标确定的,必须填写相应的招投标资料编号,同时将定标书原件作为其必要附件一并附报。
有其他附件的,如预算书、报价单、方案、效果图等,应在合同审批表”备注”栏加以说明。
第七条:工程类合同应事先编制预算或估算(有正当理由的特殊情况除外),作为合同报批时的必要附件。
第八条:合同审批按照审批表所反映的审批环节进行。
除了采用公司格式化文本的情况外,其他均需公司法律顾问审阅并签字认可,具体情况判断由成本管理部在审核时掌握。
第九条:特殊情况外,成本管理部对转来的待审合同应在一天内审核完毕并每天分两次汇总交财务总监审批。
合同存档管理
第十条:档案管理按照办公室和相关部门两级管理的原则进行。
第十一条:办公室是公司所有档案的管理中心,必须完整保存所有合同。
第十二条:为保证合同的顺利执行和便于监控合同执行过程,在合同没有彻底履行完毕之前,经办部门、财务部以及成本管理部也应各自保存已签合同的原件或复印件,并指定专人负责部门内部编号和归档管理。
在项目结束后将相关重要档案移交办公室。
::各部门应自行制订相应的档案管理制度,交办公室备案。
第十三条:财务部归档保存公司所有与付款有关的合同,成本管理部对有关项目开发投资的合同进行归档管理。
第十四条:在合同审批通过、经签字盖章后,办公室应按照《档案编号规范》规定,对公司留存的合同及审批表进行统一编号。
第十五条:办公室档案管理员编号完毕后,应将合同审批表通过扫描存入电脑,通过办公自动化系统实现共享,以方便有关人员在付款办理和审核时查阅,合同审批表原件由办公室连同一份合同原件以及定标书原件一并归档保存。
第十六条:档案管理员负责在合同签署完毕第一时间将一份合同原件交财务部存档,同时复印两份分别交于经办部门和成本管理部。
第十七条:属于合同报批时的除定标书以外的其他附件,由经办部门妥善保存,并在合同结束后移交公司办公室统一管理。
其他
第十八条:财务部负责所有合同印花税的计算及交纳工作。
第十九条:经办人办理合同付款时,无需附报合同,但必须在付款申请单上注明公司统一的合同编号。
第二十条:财务部不再将合同复印件作为付款凭证附件。
附图1《合同管理程序》
附表3《合同审批表》
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