实物(荣誉)档案管理办法
实物档案管理规定
实物档案管理规定本校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是我校全部档案的组成部分，是我校各项活动真实、形象、直观的记录。
它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。
为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：一、实物档案的归档范围及保管期限1、上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。
2、出席在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。
3、我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。
4、友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。
5、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我校的礼品、纪念品。
6、我校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等。
7、我校师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。
实物档案的保管期限分三种，重要的定为永久保管，一般的定为长期或短期保管。
二、实物档案的归档实物档案的归档必须完整、系统、准确，各有关单位或个人应及时反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给学校档案室统一管理。
移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。
1、凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由校长办公室或有关职能部门向学校档案室归档。
2、反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。
3、反映学校外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学校档案室归档。
4、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。
5、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学校档案室归档或由学校向个人征集。
三、实物档案的管理（一）分类编号1、根据实物档案的内容、特点，编制用于档号的二级类目代号简表。
实物档案管理
例3
• 1948年，中国邮政总 局为纪念招商局成立 75周年发行纪念邮票 （一最好装入字画筒，放 入防虫药妥善保管。库房要保持恒 温恒湿。在公共场所展览或悬挂的 实物档案，也要登记注册，在备注 栏内标明存入的地址。保管人员要 定期检查，防止损坏和遗失。
二、移交与归档
• 原则是随收随归，整理好后随时移 交，由有关人员统一管理。 • 归档实物档案必须附上文字说明， 其内容包括实物名称及类别、颁发 者或赠送者、收受时间、归档时间 及备注
三、分类
• 荣誉类（奖状、奖杯、锦旗和各 种荣誉证书 • 题词字画贺信类 • 纪念品礼品类
四、编目（著录）
• 分类：全宗号下可划分为二级类目 SW---表示实物档案 01-荣誉类、02-题词类、03-礼品类 不分类：全宗号接大流水号 A001-SW-001~N
著录内容
• 1、名称：包括年代或作者（赠送 者）、内容和用途 • 2、类别： • 3、数量：单件的编一个号，按一件 计算；成套的按整体编一个号，但 在备注栏中注明实际数量，以便查 对和统计。
例1
1984年1月26日， 邓小平为蛇口明华 轮题词“海上世界” A001-SW03-001
例2
例：福建省人民政府 为庆祝招商局成立 130周年赠送的优必 德漆线雕《水仙》 A001-SW02-011
实物档案管理
五 四 三 二 一 保 编 分 移 概 管 目 类 交 述 （ 和 著 归 录 档 ）
• • • • •
一、概述
• 实物档案：主要是指反映本单位职 能活动及文体活动的奖杯、奖状、 奖章、证书、锦旗等物品；反映企 业历史的各种标志、徽章等；与外 单位友好往来收受的有纪念意义的 礼品（题词、字画、贺信及各种纪 念品等）
医院个人荣誉实物档案的收集与整理
医院个人荣誉实物档案的收集与整理随着医院的发展壮大，医务人员的个人荣誉也越来越多，这些荣誉实物档案不仅是对医务人员过去工作的肯定，也是对医院整体实力和品牌的升华。
对医院个人荣誉实物档案的收集与整理显得至关重要。
下面我们就来探讨一下医院个人荣誉实物档案的收集与整理。
关于个人荣誉实物档案的收集。
医院可以设立专门的档案管理部门或者委托专业的档案管理公司来进行个人荣誉实物档案的收集工作。
对于新获得的个人荣誉，医院可以通过组织颁奖仪式的方式来进行收集。
在颁奖仪式上，医院领导可以亲自向获奖者颁发奖状、奖杯或者纪念品，同时拍摄照片以及录像留存。
对于已有的个人荣誉实物档案，医院可以向获奖者发放征集通知，邀请获奖者主动提交实物档案或者提供相关证实材料。
关于个人荣誉实物档案的整理。
个人荣誉实物档案的整理工作主要包括两个方面，一是对实物档案的清点、分类、编号和登记，二是对证实材料的核对、整理和归档。
对于实物档案，医院可以将奖状、奖杯、纪念品等按照时间顺序进行分类，并为每件实物档案进行编号和登记，同时建立实物档案台账。
对于证实材料，医院可以将证书、证明、新闻报道等相关材料进行核对、整理和归档，建立证实材料档案。
接下来，关于个人荣誉实物档案的展示与宣传。
医院可以利用个人荣誉实物档案进行展览和宣传，以此来展示医院的整体实力和品牌形象。
对于实物档案，医院可以设立专门的展柜或者展厅进行展示，并编制相关的展览宣传材料，如展览目录、展板、宣传册等。
对于证实材料，医院可以通过医院网站、医院公众号、医院报纸等多种方式进行宣传，向社会公众展示医院获得的各种荣誉。
对于医院个人荣誉实物档案的收集与整理是一项复杂而又重要的工作，需要医院重视和倾注精力。
只有做好个人荣誉实物档案的收集与整理工作，才能更好地展示医院的实力和品牌形象，激励医务人员积极工作，并为医院的发展壮大提供有力支持。
实物档案管理标准和规定
实物档案管理标准和规定实物档案是指以物质实体为载体，反映单位历史真实面貌的具有保存价值的特定物品。
实物档案具有直观性、形象性等特点，是单位档案的重要组成部分。
为了加强实物档案的管理，确保其完整、准确、系统、安全，充分发挥其实物档案的作用，特制定以下实物档案管理标准和规定。
一、实物档案的收集1、明确收集范围实物档案的收集范围应包括但不限于以下类别：（1）获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。
（2）上级领导、知名人士的题词、字画等。
（3）对外交往中获赠的具有纪念意义和保存价值的礼品。
（4）单位发展过程中具有代表性的产品、样品等。
（5）其它具有保存价值的实物。
2、制定收集计划档案管理部门应根据单位的实际情况，制定实物档案的收集计划。
明确收集的重点、时间安排以及责任人等。
3、收集渠道（1）通过单位内部各部门定期移交。
（2）从单位外部接收捐赠或移交。
4、收集要求（1）确保实物档案的真实性和可靠性。
（2）收集时应同时获取与实物相关的背景资料，如颁发单位、获奖原因、赠送对象等。
二、实物档案的整理1、分类根据实物档案的性质和用途，进行分类。
常见的分类方法有：按荣誉类、礼品类、产品类等。
2、编号对每一件实物档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。
3、登记建立实物档案登记册，详细记录实物的名称、编号、来源、形成时间、规格、数量、价值等信息。
4、拍摄照片为每件实物档案拍摄清晰的照片，以便于查阅和利用。
5、装盒将整理好的实物档案装入专门的档案盒，并在盒上注明类别、编号等信息。
三、实物档案的保管1、库房要求（1）库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。
（2）库房温度应控制在 14℃ 24℃之间，相对湿度应控制在 45% 60%之间。
2、存放方式（1）根据实物档案的大小、形状、质地等特点，选择合适的存放方式，如陈列架、橱柜、密集架等。
（2）珍贵的实物档案应采取特殊的保护措施，如使用保险柜存放。
公司荣誉实物档案的收集、管理及使用流程
公司荣誉实物档案的收集、管理及使用流程
公司荣誉档案是公司施工管理水平的展示,是施工一线人员辛勤耕耘所付出心血的结晶,也是其他相关档案的有益补充，更是公司综合实力的业绩凭证。
根据《XXXX有限公司实物档案管理规则》的精神，为加强公司实物档案的收集、管理及利用，避免损坏和丢失，使实物档案更好地为公司市场营销工作提供有力保障，公司办公室对实物档案实行及时收缴、集中统一管理。
一、荣誉实物档案的收集范围
1. 公司机关及所属各单位历来获得的荣誉实物（如奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书、赠品等）。
2. 各单位在项目驻地参加各种大型共建活动中获得的荣誉实物。
二、荣誉实物档案的收集、管理及所使用流程：
1. 公司机关各部门及所属各单位应在接收荣誉实物后向公司办公室说明有关情况，并在一周内将荣誉实物档案交公司办公室统一管理；公司办公室做好登记备案、管理存放工作。
2. 各单位及个人在送交实物荣誉档案时，应附上实物档案的文字说明或有关文件，并办理交接手续。
3. 凡公司员工获得市级以上的个人荣誉（证书和实物），
须先到公司办公室登记、复印和拍照，原件再送回本人保管。
4. 公司办公室对收集到的实物档案，将进行分类、整理、编号后按《公司实物档案管理规则》的相关要求妥善保管。
三、实物档案的利用
1. 公司机关各部门、所属各单位如需使用实物档案，须到公司办公室办理公司荣誉实物档案借出手续。
2. 对珍贵的实物档案，公司办公室只提供照片，一般不将实物借出，以免造成损坏或丢失。
3. 各单位要及时将用完的荣誉实物归还公司办公室。
检察院实物档案管理制度
检察院实物档案管理制度（原创实用版4篇）《检察院实物档案管理制度》篇11. 实物档案是指本机关在工作中形成的有利用价值的各种实物，如奖旗、奖状、锦旗、牌匾、产品证书、奖杯、影集、照片、录像带等。
2. 实物档案应由各科室负责收集，交档案室存档。
3. 实物档案的整理与鉴定，参照文书档案执行。
4. 实物档案的管理按载体形式分为纸质实物档案和声像实物档案，并在此基础上设立专门档案室，实行专柜保管。
5. 实物档案的移交：各科室整理完毕的实物档案交检察院档案室。
6. 实物档案的统计：档案室对实物档案的数量和情况登记造册，做到心中有数，并进行统计，为全院各项工作提供服务。
7. 实物档案的借阅：外单位查阅，由主管领导批准，借阅者不得拆卷、损毁、丢失、转借。
《检察院实物档案管理制度》篇2一、实物档案是指本机关在工作中形成的有利用价值的各种门类和载体的档案，包括奖状、锦旗、奖章、证书、文件、公务礼品等。
二、实物档案的管理由档案室负责。
三、实物档案的收集范围：1.本机关获得的各级各类奖状、锦旗、奖牌、证书、文件；2.本机关领导人和机关工作人员获得的各类社会荣誉称号；3.本机关获得的各类奖励；4.本机关重大活动中获得的奖品；5.其他有意义的礼品。
四、实物档案的归档规定：1.各部门的兼职档案员在每半年将本部门收到的有保存价值的礼品交档案室，并办理交接手续。
2.各部门的兼职档案员在每半年将本部门收到的有保存价值的礼品交档案室，并办理交接手续。
3.各部门年终应整理一次实物档案，对随意分散保存或者已经报废的实物，经主管领导批准后，予以剔除。
五、实物档案的整理：1.根据归档的规定收集来的礼品，首先要挑选出来，确定是否有保存价值，凡有保存价值的礼品，应填写《礼品登记簿》。
2.填写《礼品登记簿》要字迹清楚，并标明礼品保存的顺序。
礼品的外包装上如有铅字标明的获奖单位和个人的名称以及其它有关信息，也必须加以注明。
3.整理时要注意礼品的完好无损，不便拆开的礼品不要拆开，以免损失原来的造型和图案。
实物档案
附件.实物档案一、归档范围1.本公司集体或领导人在行驶职能活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等具有长远保存利用价值的实物。
2.本公司举办重大活动形成的凭证性实物，包括：活动标志、证件、证书、奖章等有保存利用价值的物品。
二、归档要求3.应归档的实物在形成或获得一个月内想本公司的档案管理部门移交，有特殊原因需要将归档的实物在有关部门保存一段时间的，应先移交档案管理部门拍照备份，在办理借用手续。
4.任何部门和个人不能随意将应归档的实物据为己有或转送他人。
归档的实物要保持干净、整洁、无破损。
5.公司内员工在行驶职能活动中获得的奖杯、证书等实物档案应先由本单位档案管理部门拍照登记，在交由个人保管。
6.归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本公司实物档案内一并管理。
三、整理和保存7.按照年度的先后顺序方式进行排列和保存。
8.对实物档案进行拍摄形成的照片，用不干胶贴于照片背面后如同文件整理保存方法进行编号保存，实物和照片的档案号需一致。
9.实物放置于档案室目录柜内向外展示，在实物适当的位置贴上不干胶标签，以不影响对实物的观瞻为宜。
四、编号2011〃XZ 18 — 1 / 008━┯━┯━━┯━━┯━│││││││┕━━━案卷流水号/卷内流水号││┕━━━━━━二级类目号（属类）│┕━━━━━━━━━一级类目号（大类）┕━━━━━━━━━━━年度号上图表示2011年度行政经营管理类实物档案第一卷第8份。
五、标签实物档案小标签类目号XZ 年度号2011案卷号 1 规格009卷号授予者题名规格：实物的宽和高。
授予者：指授予本公司荣誉的各类机构或个人等的统称。
六、实物档案目录格式实物档案目录卷号年度题名规格授者者备注。
中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知
中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】中国人民银行•【公布日期】2005.07.20•【文号】银办发[2005]182号•【施行日期】2005.07.20•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】银行业监督管理正文中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知（2005年7月20日银办发[2005]182号）中国人民银行各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行，大连、青岛、宁波、厦门、深圳市中心支行，直属企事业单位：为加强中国人民银行实物档案管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案资源服务于人民银行的各项工作，根据《中国人民银行档案管理规定》，总行办公厅制定了《中国人民银行实物档案管理办法》。
现印发你们，请遵照执行。
一、各单位要根据本办法规定的实物档案归档范围，立刻着手开展实物档案的收集工作。
二、在收集实物档案过程中，对捐赠珍贵实物档案的个人和单位，要给予表彰和鼓励。
对于一些个人收藏的或流失在社会上的确有价值的珍贵实物档案，可采取收购或征购的方式进行征集。
附件中国人民银行实物档案管理办法第一章总则第一条为加强中国人民银行实物档案史料的研究、管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案信息资源服务于中国人民银行的各项工作，。
根据《中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号)规定，制定本办法。
第二条本办法所称实物档案是指中国人民银行在各个历史时期的各项工作中产生的具有特殊史料价值、需永久保存的各类物品。
实物档案是中国人民银行历史发展的见证，是进行行史研究的第一手资料，也是中国人民银行档案全宗的重要组成部分。
第三条各单位应重视和加强对实物档案管理工作的领导，保证实物档案收集齐全，归档及时，保管得当，防止实物档案散失。
第四条本办法适用于总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称：各单位)。
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XX公司实物（荣誉）档案管理办法
为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。
第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。
第二条实物档案的归档范围
（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）公司成立以来使用过的牌、匾。
（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。
（七）其它有保存价值的实物。
第三条实物档案的归档要求
（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。
任何部门或个人不得据为已有。
移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》
（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。
任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。
（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。
（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第四条实物档案的保管期限
实物档案的保管期限为永久和定期两种。
永（50年以上）久、定期30年、定期10年。
第五条实物档案的整理
（一）归档实物的分类
归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物分
为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。
（二）归档实物的排列
归档实物按种类结合时间进行排列。
（三）归档实物的编号
归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号。
由全宗号、类别号、年度和保管期限、件号组成。
其格式如下：
1、全宗：公司汉语拼音首字母。
2、类别：（1）证书、奖状类，表示为SW1；（2）奖杯、奖牌、奖旗类，表示为SW2；（3）其他类型奖品类，表示为SW3；（4）其他纪念品类，表示为SW4。
其中SW是“实物”的汉语拼音首字母。
3、年度：为实物档案产生或获得的所属年度，用四位阿拉伯数字表示；例如2016年，即表示为2016。
4、保管期限：用Y、D30、D10分别代表实物档案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是汉语拼音“永久”的首字母，D是汉语拼音“定期”的首字母。
5、件号：按年度内各类实物档案所产生或获得的时间顺序1—N编制件号，即第一件为1，第二件为2，第三件为3，以此类推，直至N件。
（四）标识
为满足实物档案保管、检索利用和移出后便于归档的需要，每件实物档案都应标注档号。
档号的位置一般标识在实物档案的背面、底座、下方或其它适当位置。
（五）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。
实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（附件1《实物档案目录》）。
实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
第六条保管
（一）实物档案存放于公司档案室专柜。
（二）实物档案原则上应在可视性强的柜、架上上摆放保存。
重要的荣誉应放在明显位置，并应保持整体的外观优美、整齐。
（三）摆放位置不足的，奖旗可叠放于盒中，也可卷放于圆纸筒中，但都应标识其档号；重要的证书应摆放，不太重要的，可摞放在架上或柜内。
（四）存贮用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蚀材料。
确保对荣誉档案无有害影响。
（五）温湿度要求存贮的适宜温度和湿度，参照纸质档案的保
管要求，即：温度控制在14℃-24℃；相对湿度控制在45-60%。
对特殊材料制成的荣誉档案，应据情特殊保管。
（六）对室藏实物档案，应定期进行检查，并及时做好检查记录。
发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。
（七）对已进档案室的实物档案，应逐件拍成数码照片，连同其文字说明一同编制目录。
第七条利用
（一）实物档案是宣传公司企业形象的重要载体和资源。
为扩大实物档案的利用，公司档案室应建立展示机制，将重大荣誉档案展示利用。
（二）实物档案一般不得外借。
特殊情况下，需移出档案库房时，应经公司领导批准，并办理借出手续，按时归还。
借阅手续办理参见公司《档案管理实施细则》
（三）因特殊需要，需要将部分实物档案长期异地陈列、挂放时，应办理审批手续，并应单独建立移出清册，附加说明。
第八条附则
（一）本实施细则由XX部档案室负责解释。
（二）本实施细则自XXXX年XX月XX日起实施。
• S 1
201Y • • • 1 XX
附件1：
XX公司实物档案目录
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