文件编码规则
文件编码规则
文件编码规则1、范围本标准规定了公司文件编号的构成和编制规则，适用于公司文件编号的管理。
2 文件编号的构成2.1文件编码共十二位，由公司编码（2位）、部门/分厂编码（2位）、属性代码（1位）类别代码（2位），年份编码（2位）、月份编码（1位）、及顺序号（2位）组成。
XX □□□□□□□□□□顺序号月份编码年份编码类别代码属性代码部门/分厂编码公司编码2.1公司编码:公司编码用两位英文简称GL表示。
2.2部门/分厂编码用两位阿拉伯数字表示，编码如下表1所示。
表1 部门编码2.3属性代码用一位英文字母表示，如：流程类代码为L，文件类代码为W，表格类代码为B。
2.4类别编码类别分大类和小类，各用一位英文字母表示，见表3。
表2 类别编码大类说明：A行政管理类包括：行政规章制度、公告、机构设置、人员任免、信息系统、经营计划、考核、发展事务、内部控制、法律事务、接待、后勤等。
B生产管理类包括：生产报表、生产记录、生产指令等。
C销售管理类包括：营销类及服务类政策、策略、计划、方案等。
D质量管理类包括：质量检验、质量标准、质量监督、Audit评审、试验等。
E科技管理类包括：研发、技改、规划、专利、标准等。
F财务管理类包括：会计核算、财务预算、资金运作等。
G采购管理类包括：采购记录、供应商管理等。
H资源管理类包括：人员入职、离职、招聘、培训、工装、设备、夹具、辅具、检具、计量、房产、基建等。
I安全管理类包括：消防、保卫、纪检、交通、设备安全等。
2.5年份编码用两位阿拉伯数字表示，用年份的后两位数字表示该年的编码,例如2005年的编码为05。
2.6月份编码用一位阿拉伯数字或英文字母表示，一至九月的编码为1至9，十月的编码为0，十一月的编码为A，十二月的编码为B。
2.7 顺序号编码用二个阿拉伯数字表示，由各部门按文件发文顺序自行制定编码。
3 附加说明：3.1 本规定由公司办公室提出。
3.2 本规定由公司办公室负责起草。
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
文件资料分类及编码规则
文件资料分类及编码规则
一、文件资料分类规则：
1.按照文件类型进行分类：可以将文件根据其性质和形式分为各种类型，例如合同文件、报告文件、会议文件、培训文件等。
2.按照文件内容进行分类：可以将文件根据其内容分为不同的类别，
例如财务文件、人力资源文件、市场调研文件等。
4.按照文件重要性进行分类：可以将文件根据其重要性分为重要文件、一般文件、临时文件等，以便更好地管理和保护重要文件。
5.按照文件时效性进行分类：可以将文件根据其时效性分为永久文件、长期文件、短期文件等，以便更好地组织和销毁文件，节约存储空间。
二、文件资料编码规则：
2.编码长度：编码长度应根据文件数量和分类层次来确定，一般来说，编码长度不宜过短，以免出现重复和混淆；也不宜过长，以免造成编码复
杂和难以记忆。
3.编码规则：编码规则应简单明了，易于理解和操作，通常遵循以下
原则：从顶层开始逐级编码，使用逻辑顺序的字符，避免含糊不清的词汇
和字符，避免使用特殊字符，保持编码稳定性等。
4.编码示例：例如，对于合同文件分类，可以采用以下编码规则：第
一层级为合同，使用"C"表示；第二层级为合同类型，使用数字表示，如"1"表示销售合同，"2"表示采购合同等；第三层级为具体合同编号，采用
字母组合表示，如"SA001"表示销售合同001
总结起来，文件资料分类及编码规则的目的是为了更好地管理和检索文件资料，提高工作效率和准确性。
不同的机构和企业可以根据自身的需求和实际情况确定适合自己的分类和编码规则，以便更好地组织和管理文件资料。
文件编码及管理制度
文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。
三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。
2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。
3.文件编码应当便于检索和管理。
四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。
2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。
3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。
五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。
2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。
3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。
六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。
2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。
3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。
七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。
2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。
3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。
八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。
2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。
3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。
九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。
2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。
3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。
十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。
2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。
3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。
文件编号规则
云南方策科技有限公司文件编号标准一、目的为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本标准。
二、适用范围本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
三、总则（一)凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本标准规定的要求接受管理。
（二)行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
（三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
四、文件编号规则（一）编码元素使用规则1、公司名称公司全称为：云南方策科技有限公司公司简称为：ACE2、部门标识代码部门标识代码统一使用英文简写，如下:3、日期代号格式： yyyymmddyyyy：用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐,如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐,如20表示第20号。
例如： 20160120 表示（2016年01月20日)4、流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如：“01”代表第一份文件。
5、版本编号下面是对版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 0.1， 0。
2, 0.3, 。
.。
， 0.9，版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1， 0.1.1, 0。
1.1。
1.一旦版本得以确认后，版本编号应该始自 1。
0,版本编号不断变化为: 1。
0, 1.1, 1.2， .。
， 1.10。
(二）文件分类编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为：XX-DN—TT—dd-nn。
格式说明：公司简称-部门代号—文件类型-文件版本号—流水号。
XX:公司简称。
DN：大写英文字母，部门代号,如该管理文件是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编号，表示该文件由部门内部使用.TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如：ZL：质量手册XU:程序文件LC：工作流程BZ:工作标准ZD：制度dd：文件版本号。
文件编码原则
文件编码原则1.文件标识文件的标识由以下5部分组成：1) 公司标识，只在文件左上贴公司Logo2) 文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“品质部表单：则 HF-QA-MR-0001”。
3) 版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态,如“A/1”。
4) 生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分。
5) 页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
2. 文件体系文件体系分为四层面：1) 公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；2) 公共程序文件（QP）；3) 部门管理工作手册（不包含技术类文件）；4) 记录表单3. 文件编号规则1) 质量手册 HF-QM-文件序号2) 公共程序文件 HF-QP-文件序号3) 其他文件HF-部门代码-文件类别-文件序号文件序号（四位）文件类别（二位）部门代号（二或三位）其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等；4. 部门代号规定文控中心--- DCC 采购部--- PR 生产部 --- PO研发部/工程 ---RD 仓储部--- MW 品管部 --- QA业务部 ---SM 财务部--- FA 行政人事部--HR物控部---PMC5. 文件类别管理职责类-- FR 表单类-- MR 技术/标准/作业指导类—TS/IS/WI 特注： TS –技术图纸； IS–指规格/标准； WI –作业指导书6. 文件版本升级规则由A/0为第一版,修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0 ……（即每改过4次后，英文字母有更改）备注：每份文件必须有编制、审核、批准项，在第一页或最后一页。
文档编码管理制度
文档编码管理制度一、总则为了规范和统一文档编码管理，提高文档管理效率，保障文档信息安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有员工在办公过程中产生、接收的各类文档、资料的编码管理工作。
三、文档编码原则1. 原则一：统一编码。
对于同一类别的文档或资料，应统一进行编码管理，避免混淆和错乱。
2. 原则二：分类管理。
根据文档或资料的性质和用途，划分相应的分类，进行编码管理。
3. 原则三：顺序编码。
对于同一类别的文档或资料，应按照时间先后顺序进行编码。
四、文档编码结构1. 文档编码由7位数字组成，各位数字的含义如下：第一位：类别代码，表示文档或资料的种类，例如：1代表文件，2代表合同，3代表报告等。
第二位至第四位：部门代码，表示产生或接收该文档的部门。
第五位至第七位：顺序码，表示同一部门内同一种类文档或资料的顺序号。
5. 编码管理措施1. 新建文档或接收新资料时，应按照本单位的文档编码规则进行编码。
2. 每个部门应负责本部门文档和资料的编码管理工作，并严格按照编码规则进行管理和归档。
3. 文档编码管理应建立相应的登记簿或电子表格，记录每一份文档或资料的编码信息、名称、位置等相关信息。
4. 对于重要文件或资料，应备份存档，以防止遗失或损坏。
6. 附则1. 本制度自颁布之日起生效，如有需要修订，应经本单位主管部门批准后实施。
2. 对于违反本制度的行为，应按照有关规定给予相应的处理。
3. 本制度解释权属于本单位办公室。
以上为本单位文档编码管理制度，望全体员工认真遵守并加以执行。
文件编号规则
5.3.1 文件编码原则：
一阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-QEA-Q-01)
二阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-Q(E)P-A-01)
三阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-三位流水码；(例:DB-WI-A-001)
四阶文件：公司代码-所属文件代号-部门代码-三位流水码。
(例:DB-FOR-A-001)
5.3.2文件类别及部门代码：
5.3.2.1公司及部门代码:
DB-公司代号A-工程技术部B-生产部C-市场部D-财务部E-采购部F-综合管理部Q-质量部G-仓库
5.3.2.2文件类别:
QEA-管理手册Q(E)P-质量(环境)程序文件SIP-检验规范SOP-作业指导书WI-程序辅助文件BOM-材料列表WIP-操作规范PAR-配方及料号编号规范FOR-记录CAK-包装规范。
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修改记录
日期修改人修改内容版本2015-3-13 宋建成新创建V1.0
希盟文件编码规则
1.目的：
有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.
2.适用范围：
适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理.
3.文件用语定义：
3.1 一阶文件：管理手册；
3.2二阶文件：程序文件；
3.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用
的文件均属之；
3.4四阶文件：表单、记录
4.文件编号原则：
4.1 文件编号要求：
一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音最前一个字母大写）、文件型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/A0~Z0表示）组成.
4.2文件编号格式：
4.2.1主文件编号格式——管理手册（Ⅰ级文件）
4.2.2程序文件编写格式——程序规范要求（Ⅱ级文件）4.2.3操作文件编写格式——日常使用文件（Ⅲ级文件）4.2.4记录文件编写格式——日常使用表单（Ⅳ级文件）
5.标准文件类型代码：
PM-——质量安全文件 PP——程序文件 PWI——作业指导书文件PR——记录表单文件 PED——外来文件 PA——管理文件
6.部门英文代码如下：
HO——总公司 BO——分公司 HRD——人力资源部 GAD——财务部R&D——研发部 END——工程部 TD——技术部 PD——生产部POD——采购部 QP——品管部。