销售订单执行跟踪实施细则

销售订单执行跟踪作业指导书

1.目的

规范销售合同、销售订单执行计划的制定及监控流程，保证计划的有效性，以及执行过程的可控。

2.范围

自主产品、代理产品的销售合同（包括正本合同暂未签订的确认需求）、销售订单的计划制定及监控。

3.定义

销售合同：买卖双方之间就交货时间、定价方法和产品特征等达成的协议。

销售订单：结合客户需求以及内部供应能力，将销售合同分解为较小的执行批次，以便内部供应环节操作，这样的独立的执行批次即为销售订单。

销售合同下单：市场中心将客户需求以《销售合同执行计划表》和《产品配置清单》的形式下达给执行环节，以便合同执行操作。

执行计划：根据《销售合同执行计划表》要求到货时间分解为内部各执行环节对应的时间节点，具体包括工勘时间、入库时间、发货时间、到货时间、安装时间、验收时间。

执行环节：本文档中所指执行环节一般包括物供部、生产中心、储运科、工程中心等。

4.职责

市场中心综合管理部经理：负责销售合同下单操作及市场中心内部的协调工作。

运营管理部统筹专责：负责合同执行计划的分解、监控及执行中的异常协调；

5.作业程序

5.1.合同下单

市场中心综合管理部根据销售工程师的下单通知制作《销售合同执行计划表》，连同《产品配置清单》经市场中心分管副总、财务分管副总签字之后，即可向执行环节下单。

具体的下单流程见《销售合同下单作业指导书》。

5.2.分解执行计划

运营管理部收到《销售合同执行计划表》当天即依据《标准执行周期》分解订单执行计划（包括工勘计划、入库计划、发货计划、到货计划、安装计划、验收计划等），并通过邮件转发相关环节负责人，具体包括“终端产品中心规划部经理、系统产品中心规划部经理、中试中心主任、系统集成中心主任、生产中心综合管理部经理、物供部经理、储运科科长、

财务部经理、运营管理部经理”等。

要求工勘时间：订单下单时间+7；

要求入库时间：要求到货时间-标准运输周期，要求到货时间始终以市场要求为准；

要求到货时间：初始计划以《销售合同执行计划表》为准，执行过程中允许根据市场需求进行调整；

要求安装时间：要求到货时间+标准工程安装周期，要求到货时间始终以市场要求为准，在到货之后按照实际到货时间调整计划时间；

要求验收时间：合同最晚的要求安装时间+标准验收周期。

注：目前因为运输方式简单，所以暂不设置发货计划，仅关注“入库计划、到货计划”即可。

5.3.订单执行

相关执行环节根据合同需求信息以及“订单执行计划”执行销售订单，及时对执行过程以及过程中的异常向运营管理部反馈。

物供部、生产中心在直采设备入库、自产产品入库的时候，通过邮件知会运营管理部；储运科在产品出库、到货之后，通过邮件知会运营管理部；工程中心在工勘、安装、验收完成之后，通过邮件知会运营管理部。运营管理部在获得如上信息之后，需通过K3、相关纸件单据进行核实。

5.4.订单执行监控

运营管理部主要负责“已下单的销售订单的入库、发货、到货情况”的监控，同时负责工勘、安装、验收等计划节点的监控，以及执行过程中异常的协调，保证订单按计划执行。

运营管理部每月25号之前对计划下月发货的销售订单进行整理，通过邮件转发市场综合管理部，对“是否仍需按计划发货”进行确认。此时，销售工程师只需反馈客户是否对计划有调整，无需额外与客户进行时间确认。

运营管理部每周五对计划下周发货的销售订单进行通报，同时与生产中心综合管理部、物供部确认货物是否可及时入库。如不能及时入库，生产中心综合管理部、物供部需要承诺推迟入库的时间，销售工程师需与客户沟通确认新的到货时间；如可以按时入库，工程人员需要及时通知客户发货信息。

5.5.执行计划调整

因客户原因造成的推迟发货，必须将原定到货时间向后调整；因内部原因不能及时发货的订单，需及时知会市场综合管理部，市场综合管理部可根据实际情况判断是否调整到货时间（此牵扯供应环节的考核点）。

因各种原因导致的某合同或订单需要分批发货，必须对原合同、订单进行批次拆分（即形成新的订单）。

任何订单“要求到货时间”的制定和调整均以市场综合管理部的要求为准，且该时间调整之后将同时将对应的其他计划时间点调整，操作方法同5.2。

注：到货时间的调整通过邮件传递即可，无需调整《销售合同执行计划表》。

5.6.例外处理

合同下单之后，如果产品配置发生变化，市场中心综合管理部必须重新协调下单或者补充下单；如果合同取消、暂停备货/发货，市场中心综合管理部亦需及时知会运营管理部。