办公用品设备管理制度

办公用品/设备管理制度

1、目的：

为规范办公用品/设备的购买、领用、保管，合理使用物质资源，控制办公费用，使之管理有序，责任明确，特制订本制度。

2、适用范围：

本制度适用于集团下属各中心/子公司/事业部办公用品/设备的购买、领用和管理。

3、内容：

3.1职责：

本制度所提的行政人事部门，是指各中心/子公司/事业部负责行政人事工作事务的部门。

各中心/子公司/事业部申购的办公用品/设备由管理中心行政人事部和采购部共同负责。

采购部主要负责办公设备供应商的选择、询价和购置。

行政人事部负责办公用品的购置、发放及办公设备的验收、登记、保养维护。

3.2 类别：

3.2.1办公用品/设备按使用性质分为低值易耗品和固定资产（办公设备）两类：

◆低值易耗品是指：价值低、易损耗的日常办公文具、打印纸、易耗及耐

耗材等。分为一类消耗品、二类消耗品、管理消耗品和管理耐用品四种。

➢一类消耗品：铅笔、胶水、胶带、订书钉、签字笔、圆珠笔、笔芯、笔记本、复写纸、标签、橡皮、便签贴、档案袋、拉杆文件夹、修正液、

回形针、白板笔等。

➢二类消耗品：名片册、高级笔记本、钢笔、笔筒、水杯等。

➢管理消耗品：碳粉、墨盒、增加墨水、晒鼓、复印纸等。

➢管理耐用品：剪刀、直尺、订书机、打空器、印泥、计算器、装订机、裁纸刀等。

◆固定资产是指：为生产商品、提供劳务。出租或经营管理而持有；使用

年限超过1年；价值相对高；包括：电子设备、机械设备，台式电脑、

手提电脑、复印机、打印机、传真机、投影仪、电话机、照相机、摄像

机、移动硬盘、空调、桌椅、厨柜等有形资产。

3.3 申购：

各中心/子公司/事业部行政人事部门每月25号前提交下月的办公用品使用计划，填写《物品申购单》取得批准后，由管理中心行政人事部统一购买，临时性急需申购的除外。

各中心/子公司/事业部需购置办公设备，由行政人事部门提交《物品申购单》至管理中心行政人事部，并根据当前管理中心《固定资产台账》调查是否有闲置设备可供调配，经确认确需购买，取得批准后，由管理中心采购部负责购置，行政人事部负责验收、登账、配发。

3.4 入库：

管理中心行政人事部负责办公用品/设备的验收工作，逐一检验产品数量和质量，妥善保管《送货单》，并登账入库，对不合格产品，不予入库，及时办理退换货手续。

低值易耗品须建立《办公用品流向表》，详细记录办公用品流向，对超出领用金额的部分允许从次月扣除。

固定资产（办公设备）入库必须及时登记更新《固定资产台账》，并抄送财务部存档，所有固定资产须粘贴识别标签，每月底管理中心行政人事部与财务部门共同盘点核对各单位部门的资产台账。注：固定资产准确率纳入每月绩效指标。

3.5领用：

3.5.1 低值易耗品领取：

各中心/子公司/事业部办公用品统一由行政人事部门每日上午9：30分－10：30分至管理中心行政人事部领取，如无特殊原因，其他时间管理中心行政人事部有权拒绝领取。

行政五级以下人员只可领用一类消耗品，每月领用总金额不超过50元，如有特殊，另行申请，行政五级以上人员可领用一类、二类消耗品内的所有物品，根据实际需求领用，不受金额限制，管理消耗品及管理耐用品由行政部门依实际需求进行领用。

管理中心行政人事部对领用进行监督，所有低值易耗品领取，须详细填写《办公用品流向表》对不正常的领用有权提出批评或拒绝领取。

3.5.2 固定资产领取：

固定资产实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公设备如电脑、扫描仪等，办公设备必须粘贴识别标签，标明该设备的名称型号、设备编号、使作部门、存方地点；属于集中使用统一管理的办公设备如打印机、复印机、大型装订/打孔机等，由行政人事部负责日常维护/维修管理。

3.6 办公设备的使用：

◆计算机的使用：

➢计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑技术员外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配件、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备按相关程序交接。

➢禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。➢电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价双倍进行赔偿。

➢长时间不用电脑应主动关闭电脑，电脑关机应按照正规程序步骤关机。➢遇计算机无法正常工作时，应及时通知技术人员解决维修，切误自行动手。

◆打印机、复印机的使用

➢各部门要加强打印纸张的管理，使用打印机前应先校对文稿，确认无误后再打印，打印数量较多时要进行复印，以免造成浪费。

➢打印机、复印机是比较贵重的易耗易损办公设备，应该爱护使用，按照程序操作。遇故障应由专业人员对其进行维修。

➢每日下班后应确认关闭打印机、复印机。

◆空调的使用

➢空调为贵重耗电设备，办公人员离开或无人情况下应关闭空调，严禁无人空调开机，下班前5分钟关闭空调，非工作加班不能开机。

➢每日使用空调温度设置不低于25度，且只有在室内温度高于30度以上方可开启。

➢空调遥控由行政人事部保管，任何人不得随意用手强行摆动空调风叶。

◆其他办公设备

➢如电话机、传真机、投影仪，音响等电子设备、数码产品、办公桌椅，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人或随意带

出公司。

3.7 办公设备调拨：

因正常工作需要，办公设备需要在部门之间进行转移，由调出部门负责人提报《资产调拨单》经资产接收人确认，并依照《权责明确表》逐级批准后，可进行资产转移；管理中心行政人事部根据《资产调拨单》及时更新《固定资产台账》，并抄送财务部存档。

3.8 固定资产报损：

3.8.1固定资产报损鉴定小组：

由行政人事部、企管部、财务部负责人组成，对准备报损的固定资产，根据其实际情况、性质用途、原值等进行鉴定，确认符合报损条件后方可申请报损。

3.8.2 固定资产报损标准：

➢房屋建筑物被有关部门鉴定危房或需要使用其场地改做他用的。

➢使用年限超过规定年限的。

➢已经损坏且无法修理恢复使用或因技术落后无修复价值的。

➢已经损坏且修理费用超出本身价值50％以上的。

➢有账无物的盘亏资产，盘亏的固定资产应查清原因，分清责任，审批处理。

3.8.3固定资产报损程序