试析企业离退休人员档案与社会化管理工作

试析企业离退休人员档案与社会化管理工作作者：范振君来源：《群文天地》2012年第12期摘要:随着社会人口老龄化问题日趋严峻，随之而来的是我国离退休人员队伍日益庞大，社会化管理已势在必行，与此相关的企业离退休人员的档案管理工作，若继续沿用以前的人事档案管理制度已经不能适应当今社会的需求，因此，必须探索和研究当前市场经济条件下人事档案管理的新模式。

本文对社会化管理形势下如何做好企业离退休人员的档案管理工作进行了探讨。

一、企业离退休人员档案管理的现状（一）档案管理分散、零乱随着国有企业改革的不断深入，企业离退休人员急剧增加，他们的人事档案有的放在原企业、有的转到了社区、有的寄放在劳动力市场。

关闭、破产企业离退休人员的人事档案几乎处于无人管理的状况，许多离退休人员甚至不知道自己的档案究竟在何处。

如此分散、零乱、不规范，既危害了离退休人员人事档案的安全性，也影响了档案的权威性。

（二）设备设施差、保管条件差、人事档案材料欠缺一是关闭破产企业的离退休人员人事档案无专人保管，也没有专门的库房，只有留守人员临时看守。

二是社区管理的离企业退休人员人事档案数量少，难以形成规模，由于经费紧张等原因，社区管理的档案也没有专门的库房，有的只是同文书档案堆放在一起，缺少档案的“八防”措施和安全保证。

三是档案材料不齐全，整理不规范。

相当部分的企业离退休人员人事档案材料不齐全，应归档的材料未能及时收集、整理归档，尤其是退休后增加养老保险金的情况、健康状况等材料空白。

（三）档案管理人员身兼数职，业务不熟悉，能力和水平偏低关闭破产企业留守人员和社区档案管理人员没有经过专门的培训，多为临时留守或临时聘用人员，档案管理队伍呈不稳定性，而且未经正规和系统的档案管理培训，专业水平和业务能力都有待于提高。

（四）企业离退休人员人事档案仍处于原始手工管理，难以适应信息化管理的需求企业离退休人员人事档案缺乏生命力，似乎退休了档案就没有价值了，没有更好地将管理与服务有机结合起来，发挥人事档案在企业离退休人员社会化管理服务中的作用。

二、企业离退休人员社会化管理的必要性和迫切性鉴于企业离退休人员管理的现状，各级政府为推动企业离退休人员社会化管理出台了一系列政策和措施，为完善社会保障制度、减轻企业负担，保障企业离退休人员生活和维护社会稳定搭建了社会化管理服务平台。

企业离退休人员管理服务社会化是建立独立于企业、事业单位之外的社会保障体系的重要内容，而企业离退休人员档案管理工作又是社会化管理工作的基础，社会经济的快速发展必定要加快企业退休人员由“企业人”向“社会人”的转变。

为适应社会经济的快速发展和社会保障新形势的需求，加快完善企业离退休人员的档案管理，依法保障企业离退休人员的合法权益，对推动企业离退休人员社会化管理服务具有十分重大的意义，也是摆在各级劳动保障部门面前的一道新课题。

三、企业离退休人员档案移交社会化管理存在的问题由于离退休人员社会化管理处于起步阶段，各种管理机构、社会保障平台初步建立，无论人员的配备、场所提供、办公经费和物质保障都难以全面到位。

同时由于社区工作人员待遇较低，人员流动性大，招聘人员无法适应工作的需要，受各种经济条件的影响无法适应离退休人员移交社会化管理服务的需要。

（一）离退休人员社会化管理制度不健全目前虽然出台了许多离退休人员社会化管理服务的文件和规定，但各省、市开展进度不同，许多地区的离退休人员社会化管理只是实现形式上的移交，并没有实质的管理服务内容，致使离退休人员档案移交社区后仍由原企业进行管理。

同时由于医疗保险制度不完善，居住异地的离退休人员医疗费用的报销管理未能在政府部门间形成统一协调的管理机制，使得移交后居住异地离退休人员的医疗费用报销仍由企业管理，这成了阻碍离退休人员移交社会化管理的主要原因之一。

（二）企业与政府部门沟通不协调，协商不一致由于部分企业自身建立了一套完整的社会职能管理体系，其离退休人员管理体系健全，功能完善，服务全面。

然而移交后不能利用已建立的劳动保障平台，难以资源整合利用。

其次由于政府部门人员配备受编制的影响，如何安置企业离退休人员管理体系的这部分工作人员与企业无法达成一致，制约了社会化管理的进程。

再次，企业经济效益的不同，各类保险未能及时缴纳，也阻碍了离退休人员实行社会化管理的步伐。

三、企业离退休人员的档案实行社会化管理优势（一）实行社会化统筹管理，不仅是对社会保障体系的有力补充，而且有利于国家掌握各类人力资源构成情况，为制定决策提供基础数据。

（二）由社会专门机构统筹管理企业离退休人员的档案，可以实现档案管理的专门化和标准化。

（三）统筹管理实现后，可以在最短的时间内完成国家对这类人员的各种政策落实，节省大量的人力和资金。

（四）企业员工类别构成是多元化的，这个客观情况增加了企业管理成本和管理空间。

实现离退休人员社会化管理，把企业内部离退休人员融入到社会相应的管理机构中，可以降低社会总的管理成本和企业管理成本。

（五）市场经济的竞争，必然会导致一些企业被淘汰，如果实现对离退休人员的社会化统筹管理，就会减少因企业倒闭给社会和家庭带来的压力，保证国家的政治稳定。

五、企业离退休人员档案管理的模式和对策随着离退休人员社会化管理体制的健全，档案管理模式也会随之改变，离退休人员社会化管理就是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会化、开放式管理模式。

１、离退休人员档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段，市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。

传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。

但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。

传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。

我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

2、离退休人员档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动人员人事档案管理。

根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。

作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

3、社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管理的一种方向和发展趋势。

离退休人员的工资、医疗、丧葬和遗属已经实行了社会化统筹，其档案也必将跟随社会保障部门，一是为他们调整养老金提供依据，二是为他们去世后的一切善后处理事宜提供可靠的证据。

因此，离退休人员的社会化管理也是理所当然的。

为适应这种新模式，实现离退休人员档案管理的社会化，应采取以下几点措施：（一）建立管理机构和专门库房，实行统一管理1、建立“离退休人员档案管理中心”，挂靠在社会保险经办机构，将分散在社区、企业和劳动力市场的离退休人员档案集中管理。

2、投入资金，按照档案现代化管理标准，构建规模标准的档案管理库房，以社区为单位、按姓氏笔画依次排列。

配备档案管理设备设施，库房必须具备“八防”措施和温湿度控制器。

设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，库房做到整洁、安全。

3、申请专门的编制配备充足的档案管理人员。

4、做好档案入库前的移交工作，无论是企业、社区或劳动力市场，在移交离退休人员人事档案时，应补齐相关材料，确定无法弥补的材料，要在《转移档案材料清单》中说明原因。

档案的目录与档案材料内容要相一致。

（二）建立离退休人员档案数据库这样可以实现市级与各个社区的档案信息网络互联，为企业退休人员提供高效、便捷的服务。

一是将所有离退休人员档案资料全部输入微机，二是实现市级离退休人员档案信息与社区互联网的链接，为离退休人员开辟社会化管理的绿色通道，使档案由“静态”管理变为“动态”管理，实时反映每个退休人员的真实情况，如健康状况、生存情况、开展养老金资格认证等，便于控制冒领养老金现象的发生，也拉进了政府与百姓间的距离。

真正使企业离退休人员档案信息网络为社会化管理架起服务与沟通的桥梁。

（三）建立一支离退休人员档案管理队伍可以向社会公开招聘档案管理人员，运用公开招考的办法，招聘专业性强、素质高、热爱档案事业的大学生加入档案管理队伍，做好岗位培训，做到持证上岗。

也可以在系统内选聘政治素质高、责任心强、具有档案管理经验的人员从事离退休人员档案管理工作。

建立离退休人员档案管理人员学习培训的长效机制。

努力提高管理人员水平，使他们得到多层次、全方位的系统教育。

规范档案管理，推行专业技术与职业资格并进的亮牌服务制度，为企业离退休人员社会化管理服务创造软环境。

总之，企业离退休人员档案管理工作是社会化管理工作的基础，加快完善企业离退休人员的档案管理，依法保障企业离退休人员的合法权益，对推动企业离退休人员社会化管理服务具有十分重要的意义。

在突出以人为本，构建和谐社区，推进离退休人员社会化管理服务工作中具有不可替代的作用。

它对发挥档案信息资源服务社会化管理，提升企业离退休人员社会化管理水平，实现企业离退休人员与社区、社保经办机构之间的远程查询与资源共享，因地制宜地开展爱老、敬老活动，发挥退休人员的专业特长，丰富广大离退休人员文化生活，创出社会化管理服务的社会保障品牌，必将发挥其巨大的作用。