1-文件管理制度
文件管理制度(标准版)
文件管理制度
⒈文件管理要保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性；
⒉技术文件具有保密性，未经批准，不得实施、影印或外借；
⒊技术文件由主管负责保管，总经理批准后才能发放；
⒋检验记录、检验计量仪器的周检记录由检验负责人保管。
原始记录、检验报告年末要装订成册，保持整洁、齐全，便于查询；
⒌各部门的文件应保持整洁、齐全；
⒍各部门应保管好使用的文件，本部门不得出现其它部门的文件；
⒎每年年末进行清点、归案工作，对已作废的文件，须及时处理，避免混用，生产现场要使用现行有效文件；
⒏文件保管人员更换时，必须办妥交接手续，并当面交接清楚。
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文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
这次帅气的我为您整理了文件管理制度（优秀4篇），希望能够予以您一些参考与帮忙。
文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文件管理规定
文件管理规定一、目的和适用范围本文件管理规定旨在规范和落实文件管理的原则和制度，并适用于本单位（以下简称“单位”）所有部门和人员。
二、文件的定义本规定所称“文件”，是指以文字、图像、声音、数据等形式记录并可作为本单位各项工作依据的载体，包括纸质文件和电子文件两种形式。
三、文件的分类根据文件的性质和用途，文件可分为以下几类：1. 公文类文件：主要包括公文、函件、通知等与单位对外联络和沟通相关的文件。
2. 内部文件：主要包括部门会议纪要、工作计划、报告材料等内部工作流转和协同沟通的文件。
3. 档案类文件：主要包括单位重要决策、事项的文件、合同、协议、合作备忘录等需要长期保存的文件。
4. 报告类文件：主要包括工作报告、项目报告、调研报告等与单位工作内容相关的文件。
四、文件的编制和归档1. 文件的编制要求：（1）文件应当明确标注标题、日期、编号等基本信息，确保档案管理的准确性和便捷性。
（2）文件的正文应当简明扼要，逻辑清晰，语句通顺，注意使用文明规范的语言。
（3）文件应当注重保密，对涉及机密和重要事项的文件要进行密级标识，并按照相关规定进行保密管理。
2. 文件的归档要求：（1）归档前，文件应当进行整理和装订，保持文件的完整性和统一性。
（2）文件应当按照归档分类标准进行归档，建立相应的档案目录和索引，方便查询和检索。
（3）对于涉及机密和重要事项的文件，应当采取安全措施，确保档案的安全性和可靠性。
五、文件的流转和传递1. 文件流转：（1）文件的流转应当按照正常的工作程序进行，并在流转过程中及时记录相关信息，确保流转的可追溯性。
（2）文件的流转应当在规定的时间内完成，对于重要事项，流转时间应当提前安排，确保工作的高效性和及时性。
2. 文件传递：（1）文件的传递方式可以采用面对面交接、公文传输系统、电子邮件等方式，根据具体情况选择合适的方式。
（2）对于涉及机密和重要事项的文件，传递时应当采取加密或其他安全措施，防止信息泄露。
文件管理制度(精选)
文件管理制度第一章总则1.1制度目的为规范和优化公司文件管理流程，提高工作效率，确保信息安全，特制订本文件管理制度。
1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位，所有涉及公司业务的文件管理，包括电子文档和纸质文档。
1.3主管部门公司文件管理由行政部门负责监督执行，行政总监为文件管理的主管。
第二章文件的定义和分类2.1文件的定义文件是指公司内部或外部形成的、载有特定信息并加以固定的载体，包括但不限于文字、图纸、照片、电子文档等。
2.2文件的分类按用途和重要性分为普通文件和重要文件；按载体分为电子文件和纸质文件；按形式分为规章制度、合同协议、会议记录等。
第三章文件的起草和审核3.1文件起草文件起草应明确标题、目的、内容、附件等要素，保证语言简明、层次清晰。
3.2文件审核文件起草完成后，应提交相关部门负责人审核。
审核内容包括法律合规性、技术可行性、业务流程等。
第四章文件的编号和归档4.1文件编号所有文件均应进行编号，编号原则应清晰、有序，便于查找和管理。
4.2文件归档文件归档应按照文件类型和保管期限进行分类存储，确保文件易查、易取、易保管。
第五章电子文件管理5.1电子文件存储公司应建立统一的电子文件存储系统，确保文件安全可靠，并定期进行备份。
5.2电子文件权限管理对不同岗位的员工设置不同的电子文件权限，保障文件的安全性和隐私性。
第六章文件的传递和传阅6.1文件的传递文件传递应采用正式的传递渠道，确保文件的及时、准确传递。
6.2文件的传阅文件传阅应有明确的传阅范围和传阅目的，并记录传阅过程，以便追溯。
第七章文件的销毁7.1文件销毁程序公司应建立文件销毁程序，对于过期、失效或不再需要的文件，按规定程序进行销毁。
7.2文件销毁责任明确文件销毁的责任人，并建立相关的文件销毁记录，确保销毁过程合规。
第八章文件管理的监督和评估8.1文件管理的监督行政部门定期对各部门文件管理进行监督检查，发现问题及时纠正。
8.2文件管理的评估建立文件管理绩效评估体系，定期对文件管理工作进行评估，不断优化流程和规范。
文件管理制度 (1)
4、管理要求
4。1文件的发放
4。1.1各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件,临时文件的有效期不超过3个月。
4。1。2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件"章，填写分发号和发放日期。
修改时间
修改内容
批 准
审 核
制 定
年 月 日
年 月 日
ห้องสมุดไป่ตู้年 月 日
发行版本
页码
发行日期
文件状态
文件编号
制定部门
4.2 受控文件的保管与使用
4.2。1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件.其职责包括修订本部门“文件清单”;妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等.
4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章.
4。4。3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。
4.4。4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”,由交、收双方签字。
4。4.5作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。
4。2。2受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50--—200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。
4.3文件的复制
4.3。1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。
体系文件管理制度
体系文件管理制度
一、总体目标
本文件是指出新建立或修改的文件管理体系的宗旨，目的和职责，致
力于在一个规范化、正式化的环境下，有条不紊地管理公司文件。
二、定义
文件管理包括：文件的编制、审核、校对、使用、存储、保护和销毁
等工作，其目的是有效利用，保证文件的完整、有效、科学、安全、高效
管理。
三、文件管理体系
1.文件的编制
人力资源部将根据业务需求，严格按照政策和规定，制定文件编制规则，对所需文件进行编制，完善文件制作的各项细节。
2.文件的审核
文件审核人严格按照文件审核规则，审核每一个文件，包括文件格式、文字、内容等，确保文件完整、有效。
3.文件的校对
文件校对人将仔细核对文件内容，包括文字的排列顺序、内容和格式，确保文件的准确性和完整性，并及时发现错误，及时进行纠正。
4.文件的使用
所有文件都必须有明确的使用权限，并要求使用者严格遵守公司有关文件使用的规定，以确保文件的安全有效使用。
5.文件的存储
文件存储必须严格按照规定进行，设立文件管理制度，建立合理的文件存储系统，根据文件的价值，采取不同的存储方式，保证文件传输的迅速有效。
6.文件的保护。
机关文件管理制度
机关文件管理制度第一章总则第一条为规范机关文件管理工作,加强文件管理,提高文件管理的科学化水平,根据《中华人民共和国文件法》及其他有关法律、法规和国家标准,结合本机关实际,制定本制度。
第二条本制度适用于本机关依法履行职能中产生的各类文件的管理。
第三条本机关依据本制度的规定,建立和健全文件管理工作制度,各级领导班子要坚定落实文件管理的责任,推动机关文件管理工作依法、规范、科学、高效地运行。
第四条机关文件管理工作应当遵循规范、严密、权责分明、保密和保障安全等原则。
第五条机关文件管理工作应当严格依据事实、客观、真实和清晰的原则制作、存档和流转文件。
第六条机关文件管理工作应当尊重和保障信息知情权和相关当事人合法权益。
第七条机关文件管理工作应当强化技术支撑,确保信息安全,防范、化解各类风险,提高工作效率。
第八条机关文件管理工作应当以文化精神为内涵,以技术装备和流程规范为手段,不断提高文件管理工作水平,不断提高信息化管理手段应用水平。
第二章文件的制作与审核第九条机关文件的制作必须按照相关法律法规和规定的流程和工作程序,由行政机关法定职权的工作人员发出。
第十条所有文件制作必须经过严格的审批程序,审批程序应当明确、合法,权责分明。
第十一条文件的内容应当简明扼要,表述清晰、具体、准确,格式统一。
第十二条文件制作应当遵循电子化、规范化的原则,采取电子文档制作、签发、存档和传输。
第三章文件的登记与归档第十三条机关文件的登记与归档应当采取电子化管理,便于查阅、检索和利用。
第十四条文件的归档应当按照文件的种类、年限和机构性质等原则进行分类存放。
第十五条文件的存档管理应当建立有效的保密机制,依法保护文件的机密性、重要性和私密性。
第十六条文件的存档管理人员应当具备相应的知识和技术,并严格遵守保密法律法规,维护存档的完整和安全。
第十七条对于分类管理的文件,应当制定定期清理、销毁和保管老旧文件的制度。
第四章文件的流转与利用第十八条文件的流转应当严格依据文件流转的程序和权限,并进行审批和登记。
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1.目的
本程序规定公司管理体系文件的控制过程和方法，以确保在文件的使用场所能获得适用文件的有效版本，防止使用未经批准或已失效的文件。
2.适用范围
本程序适用于公司管理制度、流程的控制，包括：
a)质量管理手册（包括方针和目标），属第一层次文件；
b)管理体系程序文件，属第二层次文件；
c)管理制度、流程、办法、各类作业指导书、作业规范、操作细则等，属第三层次文件；
d)各类附录表单属第四层级文件。
3.定义
3.1公司级文件：凡文件内容涉及到规范或协调两个或两个以上部门的活动的规章制度（含规定、办法等），统称为公司级文件。
3.2部门级文件：仅供本部门人员使用的不涉及其他部门活动的文件。
4.职责分工
4.1总经理办公室负责组织各部门编写程序、制度与流程，对公司文
件的标准化、系统一致性进行审核，负责公司管理体系文件的发布和文件体系充分性、适宜性和有效性进行管理（包括在内网对电子文件的管理）。
4.2各部门负责本部门文件及其表单的编制，负责文件的遵照执行管理。
4.3公司领导负责对公司制度的最终批准。
5.文件内容/流程
5.1文件的编写
5.1.1文件编写的格式规范
按照文件编写模版（附录A）进行文件的编写，编写时注意以下要求：
5.1.1.1文件的结构：文件结构按ISO标准分为目的、适用范围、定
义、职责、内容、记录保管、相关文件、附录等8个部分。
5.1.1.2文件的字体：正文均为“宋体”，字号：小四，主章节号可加黑以方便阅读。
5.1.1.3正文行距：正文部分的段落全选为 “1.5倍行距”，章节间可适当的空一行。
5.1.2文件编号规则
5.1.2.1文件的编号规则：采用英文公司名+部门名+文件级别号+3位
顺序号的方式。
如图：
5.1.2.2部门中英文全称与简称：
部门全称 简称 英文全称 英文缩写
总经理办公室：总办 General Manager Office GO
财务部： 财务 Finance Department FD
销售部： 销售 Sales Department SD
市场部： 市场 After Sales Department AD
研发部： 研发 R&D Department RD
技术部： 技术 Technology Department ED
生产部： 生产 Purchasing Department PD
质量部： 质量 Quality Department QD 行政人事部： 行政 HR & Administration Department HD
5.1.3文件编写的基本要求
5.1.3.1文件编写应注重逻辑性，每一个文件都是在规范一个或多个
工作过程，编写的逻辑性就是首先考虑这个过程的输入条件/依据，再明确这个工作过程的本身管理要求，最后明确这个过程的输出结果/流向。
5.1.3.2针对两个或以上责任主体发生业务流转时，是管理关注的重
要节点，可考虑设计记录表单，以完成业务的转移和记录。
5.1.3.3文件编写时，应以部门、岗位为流转基础，不应指明现岗位
人员，对岗不对人。
5.1.3.4文件编写时，应注意语言通俗易懂，用语正式规范，既不要
过于口语化，也不要过于文绉绉。
5.1.3.5文件编写时，以过程的步骤进行分节分段，以方便阅读。
关
键条款处可适当以“加粗”、“加下划线”、“更改字体颜色”等方式以增加阅读便利性。
5.1.3.6原则上，一个业务事项编写一个文件，按照这项业务的生命
周期来编写入一个文件中，若流程过长，则可适当分多个文件进行编写。
5.1.3.7文件是公司运作的法则与要求，也是一个持续改善的过程。
在文件初编后应征求相关部门的意见，必要时会签，如在文件执行中发现文件本身规定不合理、不细致的，可以及时优化。
5.2文件的审批
5.2.1文件编制完成后，应由上级主管进行校对，部门审核，再发至
本文件相关的部门进行意见收集，必要时进行会签处理。
5.2.2公司所有文件均需要由总经办体系负责人进行审核，审核主要考虑：
5.2.2.1文件的充分性，即文件编制是否达到编制的目的或满足标准
的要求，文件条款逻辑是否清晰，重要环节是否有遗漏；
5.2.2.2文件的适宜性，即文件中提出的要求是否与公司组织结构、
人员配置等内外部环境相适应，是否具备可操作性；
5.2.2.3文件的一致性， 即新编文件是否与现有文件有条款、要求冲
突的地方，是否可以与现有文件进行整合。
5.2.2.4文件的标准化，文件的编制是否格式规范，条款明晰、语句
通顺，并对文件编号进行统一管理。
5.2.3文件编制完成后，由文件编制者填写文件制度新建修订审批表
（见附录A），经上级主管校对，部门会签（必要时），体系管理者审核，公司领导批准。
5.3文件的发放
5.3.1文件编写审批完成后，由总经办负责统一进行发布，发布途径
包括邮件、管理系统、宣传栏等。
5.3.2若文件涉及环节较多，内容重要、复杂，由总经办组织开展文
件应知应会的培训，按《培训管理制度》执行。
否则，各级员工应自行学习文件，并按文件遵照执行。
5.4文件的保管
公司管理制度今后将逐步实施无纸化管理，由总经办进行网上更新维护，原则上不发放纸制文件到各部门。
5.5文件适用性检查与更改控制
当文件在执行过程中，发现规定不合理、不细致时，请及时反馈文件编制部门，并由编制部门发起文件修订，审批流程同文件新编。
5.6文件的废止
5.6.1所有文件实施版本控制，由总经办更新维护《文件总目录》
（附录C），文件每进行1 次修订即进行升版，并同步更新文件和文件总目录。
5.6.2原有的文件由总经办进行保管，以便于追溯。
6.记录保管
6.1文件制度新建修订审批表由总经办长期保存；总目录
6.2文件总目录，由总经办负责更新维护。
7.相关文件
《公司ISO质量手册&程序文件》
8.附录表单
8.1附录A：文件编写模版
8.2附录B：文件制度新建修订审批表
8.3附录C：文件总目录
批准： 审核： 编制：总经办。