文书档案管理
文书档案管理制度(3篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案管理工作
文书档案管理工作
文书档案管理工作是指对组织内的文书档案进行收集、整理、归档、保管、检索和销毁等工作。
它是组织内重要的管理工作之一，能够有效地提高工作效率、保障信息安全并便于信息的检索和利用。
文书档案管理工作包括以下几个方面：
1. 文书档案的收集：负责收集组织内产生的各类文书档案，包括公文、合同、报告、会议纪要等。
2. 文书档案的整理：对收集到的文书档案进行分类、编码和整理，使其条理清晰、易于查找。
3. 文书档案的归档：将整理好的文书档案按照一定的分类体系进行归档，如按照文件种类、时间顺序、部门或项目等，以便于管理和查找。
4. 文书档案的保管：对归档好的文书档案进行妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，确保文书档案的安全性和完整性。
5. 文书档案的检索：根据需要，对归档的文书档案进行检索，提供给相关人员使用，如提供某个时间段内的报告、某个部门的合同等。
6. 文书档案的销毁：对已经过时或无需保留的文书档案，按照相关规定进行销毁，如通过纸质文件的破碎机销毁或电子文件的删除。
文书档案管理工作的重要性在于保证组织内信息的有序管理，减少信息的丢失或混乱，并为决策提供准确、及时的依据。
同时，文书档案管理也是一项法定要求，组织需要根据相关法律法规和标准要求进行文书档案的管理。
为了有效地开展文书档案管理工作，组织可以建立规范的管理制度和流程，并运用信息化的手段进行电子档案管理，以提高工作效率和文档档案管理的质量。
此外，还需要加强对人员的培训，提高他们的档案管理意识和技能，确保文书档案管理工作的顺利开展。
文书档案管理制度范文(五篇)
文书档案管理制度范文一、目的与依据为了规范企业的文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、可靠和规范管理，提高工作效率，本制度制定。
二、适用范围本制度适用于企业内所有文书档案管理工作。
三、文书档案管理职责1. 文件发放和接收：负责按照规定程序向相关部门或人员发放文件，并及时收回；2. 文件归档：负责对收回的文件进行归档，确保文件的存储安全和方便查阅；3. 文件调阅：负责按照相关程序和要求提供文件的调阅服务，并记录调阅情况；4. 文件销毁：负责按照规定程序对到期、废止或无效的文件进行销毁，并做好销毁记录；5. 文件备份：负责对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可靠性；6. 文件整理：负责对文件进行分类和整理，确保文件的有序性和易查性；7. 文件传送：负责按照规定程序将文件传送给相关部门或人员，并记录传送情况；8. 文件编码：负责对文件进行编码，确保文件的唯一性和识别性；9. 文书档案管理制度的宣传和培训：负责向相关人员宣传和培训文书档案管理制度，提高管理意识和工作能力。
四、文书档案管理流程1. 文件发放和接收流程：(1) 文件发放部门按照文件发放申请单发放文件；(2) 文件接收部门或人员按照文件接收单接收文件。
2. 文件归档流程：(1) 文件归档部门按照文件归档要求进行归档；(2) 归档完成后将归档信息录入档案管理系统。
3. 文件调阅流程：(1) 调阅部门或人员填写文件调阅申请单；(2) 文书档案管理部门接收申请单并查找相关文件；(3) 查找到相关文件后，将文件交给申请人，并记录调阅情况。
4. 文件销毁流程：(1) 文件销毁部门按照文件销毁要求进行销毁；(2) 销毁完成后将销毁信息录入档案管理系统。
五、文书档案管理制度的宣传和培训为了提高文书档案管理意识和工作能力，需要进行定期的宣传和培训活动。
可以通过组织培训班、制作宣传资料等方式进行宣传和培训。
六、违纪违规处理对于违反文书档案管理制度的人员，将按照企业相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。
文书档案管理
报请性文件，下级机关和上级机关报告情况、提出建 议、请求批准事项的文件，如请示、报告、情况反映 等要求的文件，如通知、通报、通 告、函等。
限国内公开文件旨内容不涉密但不宜向国外公布， 只能在国内公开的文件。
内部使用文件指不宜向社会公开，只限在机关内部 使用的文件。
秘密文件是指一般的国家秘密，泄露会使国家的安 全和利益受到损害的文件。
机密文件是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家 的安全和利用受到特别严重损害的文件。
绝密文件是指含有最重要的国家秘密，泄露会使国 家的安全和利益受到特别严重损害的文件。
文书立卷、文件立卷或公文立卷均指同一概 念。
档案工作所指的文件主要是不同形成主体在 各自公务活动中产生的公务文书。
二、归档文件的特点
归档的定义：是指一系列的公文处理程序之 后，办理完毕且具有保存价值的文件要经过 系统整理及时移交档案室或档案馆集中保存， 这一过程通常称为“归档”。
归档文件具有以下特点：一是从公文处理流 程来看已经办理完毕；二是按照各单位《文 书档案归档范围和保管期限表》的要求，属 于应归档范围，具有继续保存备查的价值； 三是必须按照规范要求进行了系统整理。
2.来源：文书档案来源于文件。文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值 的部分，经过归档整理，转化为文书档案。可以说，文件是文书档案的 前身，文书档案是文件的归宿之一，“文件”与“文书档案”实际是同 一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓。（文件生命同期理论）
第一节 归档文件概述
一、文件与归档文件
文件分类
一、根据文件的使用范围划分：通用文件、专用文件和科技 文件；
文书档案管理规定范文(3篇)
文书档案管理规定范文一、总则1.为规范文书档案管理工作，提高管理效率和信息化水平，制定本文书档案管理规定范本。
二、文书档案管理要求2.文书档案管理工作必须遵循信息化建设原则，科学规划、合理布局文书档案馆和档案室，确保文书档案信息的有效管理和利用。
3.文书档案管理要加强工作制度建设，明确档案管理岗位职责、权限和工作程序，确保文书档案安全有序地流转和使用。
4.文书档案管理工作要注重质量管理，严格按照标准化的程序进行收集、整理、保管、利用和销毁。
三、文书档案管理的基本原则5.文书档案管理应遵循以下基本原则：（1）合法性原则：文书档案管理必须合法合规，依法收集、整理、保管、利用和销毁档案。
（2）完整性原则：文书档案管理应保证文书档案的完整性，不得随意更改或删除档案内容。
（3）准确性原则：文书档案管理要求档案信息应准确无误地反映事实真相。
（4）保密性原则：文书档案管理要保护档案信息的保密性，不得泄露档案内容。
（5）便利性原则：文书档案管理要追求便于使用和查询的原则，为工作提供便捷服务。
四、文书档案的分类与编目6.文书档案应根据内容、形式和用途进行分类，并进行编目工作，确保档案有序存储和使用。
7.文书档案的分类和编目标准应与行业规范和相关标准相一致，确保档案信息的统一规范。
五、文书档案的收集与整理8.文书档案的收集和整理工作应加强规范化管理，按照工作程序进行，确保文书档案的完整性和顺利流转。
9.文书档案的收集和整理应指定专人负责，确保操作规范和效率。
10.文书档案收集和整理过程中的重要文件和数据备份工作要做好，确保档案信息的安全和可靠。
六、文书档案的保管与利用11.文书档案的保管工作应严格按照防火、防盗、防潮、防酸碱等要求进行，确保档案信息的安全性和保存性。
12.文书档案的利用应依据相关权限和程序进行，确保档案信息的合法性和规范性。
13.文书档案的利用要注重有效性和及时性，提高档案信息的利用价值和效果。
七、文书档案的移交与销毁14.文书档案的移交应按照相关规定进行，确保档案信息的流转和传承。
机关文书档案管理制度(5篇)
机关文书档案管理制度1、立卷归档(1)立卷范围。
上级机关发来的、本机关形成的、非隶属机关抄送的以及下级机关上报的需立卷归档的文件、材料;执法文书中需立卷归档的资料。
(2)立卷方法。
文秘人员在收集齐文件、资料的基础上，对所需立卷归档的资料进行分类、拟写标题、确定保存期限，交专门档案业务人员签订后，填写卷内目录，进行整理装订。
所立成的案卷要材料齐全、完整、准确、分类合理、标题规范、目录清楚、装订牢固。
2、登记保管(1)登记。
将整理好的案卷按照永久、长期、短期三种保管期分别编号、抄写案卷目录，然后入橱上架。
(2)保管。
案卷一经归档，要严格保管，确保万无一失。
档案室门窗要保持坚固，关闭上锁要及时;拒绝无关人员进入档案室。
保持室内清洁卫生，做到防鼠、防盗、防尘、防虫、防潮等;档案室内橱(柜)排列整齐，布局合理，案卷排列科学，便于查找。
3、提供利用(1)档案查阅。
凡到本室查阅档案的，均由档案管理人员负责，并按规定为利用者提供所需档案资料。
(2)注意事项。
本机关的同志查阅档案由管理人员随时提供;外来部门、单位的工作人员查阅档案经批准后，方可按规定提供。
4、办理移交档案在本室保存满____年后，向档案馆办理移交手续。
(1)签定。
所移交的案卷均须符合档案管理部门的要求，确保档案资料齐全、完整、准确。
(2)移交。
移交的档案要抄写案卷目录一式两份，保证移交手续齐全。
局机关自身档案每年整理一次，需存档的重大活动资料由各科室提供，局办公室负责汇总存档。
机关文书档案管理制度（2）是指机关依法规范和管理其产生的各类文书和档案的制度。
该制度的目的是保障机关文书和档案的合法性、完整性、真实性和有效性，提高机关信息管理水平、服务水平和效能。
机关文书档案管理制度一般包括以下内容：1. 机关文书的定义和分类：明确机关文书的概念、种类和分类，如公文、函件、报告、备忘录等。
2. 机关文书的起草、审批和签发：规定机关文书的起草程序、审批程序和签发程序，明确各个环节的责任和权限，确保文书的合法性和准确性。
文书档案管理规定(4篇)
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
文书档案管理岗位职责8篇
文书档案管理岗位职责8篇文书档案管理岗位职责11、贯彻执行有关档案管理工作的方针政策，接受上级档案部门的业务指导、监督检查与业务培训，不断提高业务技术水平与管理水平，使档案管理标准化、系统化、规范化。
2、负责公司各部门材料的收集、鉴定、整理、归档和保管工作，对各科室形成的各种资料的.收集、整理、归档工作进行指导、监督，保证归档材料的完全、准确、系统、规范，确保案卷质量。
3、做好档案的统计、利用工作，对各类档案的库存、接收、销毁、利用等情况进行准确统计，编制各类档案检索目录，登记造册。
4、建立严谨的档案查借阅制度，保证档案的合理有效利用。
5、严格遵守各项规章制度，坚守岗位，做好保密与“八防”工作（即防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防污染），确保档案的完整与安全。
6、积极参加政治和业务学习、提高业务素质和政治理论水平。
7、工作认真细心，坚持原则，坚守职业道德。
文书档案管理岗位职责21、负责全公司内外事务性的办公室的日常管理工作；2、负责做好行政事务性工作，包括考勤、人事、财务、治安、保卫、消防、房管、工会、计生、卫生劳动、节假日值班安排、离退休人员等的`慰问以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作；3、负责做好处内外各种会议的会务工作；4、按照领导要求，做好会议记录，协助领导贯彻落实会议确定的各项工作任务；5、负责各类文件的起草、打印工作，负责各类文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作；6、做好文书档案的收集、整理工作，做到及时登记，及时归档，定期清理装订成册，案卷符合上级验收标准；7、负责做好上情下达、下情上达的工作；8、负责做好来访人员及对外联络的服务工作；9、完成领导交办的其它工作。
文书档案管理岗位职责31、遵纪守法，遵守国家的规章制度，保守公司秘密。
2、负责集团及有关单位文件的接收登记、传阅、催办、和管理，公文处理做到及时、准确、安全、保密、归档。
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u 机关文书档案的保管期限定为永久和定期 两种，定期一般分为30年、10年 。
文书档案管理
3、排列
u 归档文件的排列 是指在分类方案的最低一级类目内，按事 由结合时间、重要程度等排列。 “最低一级类目”是指分类时所确定的类 目体系中设在最低的一级类目，例如按照 “保管期限——年度——机构”分类， “机构”即为最低一级类目。
文书档案管理
（三）归档文件的整理原则
u 1、整理原则 已办理完毕的，具有保存价值的 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机
联系，区分不同价值，便于保管和利用。 u 2、质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修 整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装 订材料等应符合档案保护要求。
文书档案管理
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的 字迹材料
归档章格式（如图）
文书档案管理
u 编制页号 原文有统一页号的不重编页，无页号的要
装订，要将左、下侧对齐。 d不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。
文书档案管理
u 其他应注意的问题 大于A4型的报表、图样等文字材料，按
照A4型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠， 尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字 迹之外。
破损文件需要进行修复，太小的文件需 要托裱。
文书档案管理
字迹模糊或褪变的文件需要复制，复制 件附于原件后一并归档
去除原装订文件用的易锈蚀的金属物
装订用品必须符合档案保护要求，装 订方式和用品采用特制不锈钢书钉或线绳 装订。
文书档案管理
2、分类
① 分类方法：年度分类法、保管期限分类法、机 构/问题分类法
② 分类方案： a:年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） b:年度—保管期限（例3） c:保管期限—年度—机构（问题）（例4） d:保管期限—年度 e:……
应排列在相应类别归档文件的最后，或与相
关的某件归档文件装订成一件，并在归档文
件目录备注栏加以说明
文书档案管理
4、编号
u 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页 上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
u 归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选 择项目为：机构（问题）。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。
文书档案管理
u 归档文件的排列方法：
a：上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级 集中排在其后。
b: 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时 间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排 列。
c: 不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间 的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。
d: 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，
文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位
文书档案管理
归档文件整理流程 将归档文件以件为单位进行装订、分
类、排列、编号、编目、装盒、使之有序 化的过程。
文书档案管理
件
u 件：归档文件的整理单位。一般以每份文 件为一件，文件正本与定稿为一件，正文 与附件为一件，原件与复制件为一件，转 发文与被转发文为一件，报表、名册、图 册等一册（本）为一件，来文与复文可为 一件。
2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
文书档案管理
u 保管期限表 规定档案保管期限的文件。 档案局8号令
文书档案管理
2020/11/21
文Hale Waihona Puke 档案管理二、文书档案u （一）文书档案的含义 立档单位在其职能活动中形成的、办
理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材 料。
文书档案管理
（二）归档文件整理工作
归档文件整理工作，是指将处于零乱状态 的和需要进一步条理化的文件经过分类、 组合、排列与编目，达到系统化的过程。 是一项重要的基础工作。
文书档案管理
年度——机构——保管期限
例1： 2008年：办公室…永久、长期、短期
u
人事处…永久、长期、短期
u
管理处…永久、长期、短期
u
……
2009年：办公室…永久、长期、短期
u
人事处…永久、长期、短期
u
管理处…永久、长期、短期
u
……
u 2010年：……
文书档案管理
年度 ——问题——保管期限
例2： 2008年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
年度指归档文件的形成年度；以四位阿拉伯数字标注公元纪 年，如2009。
保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；
件号是最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从 “1”开始标注。如采用“保管期限——年度——机构”进 行分类的，件号应在同一保管期限、同一年度、同一机构 内从“1”开始逐件流水编号
2009年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 ……
2010年：……
文书档案管理
年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
文书档案管理
保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
文书档案管理
u 对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式
对齐，便于将来翻阅利用。 采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
文书档案管理
u 归档文件装订方法： a装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。 b文件材料薄的，应采用左侧两钉装订，要将
左、下侧对齐。 c文件材料较厚的，应采用左侧线绳三孔打眼
文书档案管理
（四）归档文件整理方法
u 主要内容 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒
文书档案管理
1、装订
u 归档文件应按“件”装订 u “件”内排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。