文书与档案管理基础知识
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第五章 档案整理
二、档案编号
归档文件的编号，就是将每一件归档文件在全宗中的位置标注为一个符合特定规则的代码符号，并以归档章的形式在档案文件上注明。
三、档案编目
编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。
四、装盒：就是将档案材料装入盒中。
1. 装入档案材料;2. 填写备考表;3. 填写档案盒封面、脊背和盒底
第五章档案整理课程教案
授课题目
第一节档案的分类
课时安排
2
教学目标
1．了解档案整理工作基础知识
2．掌握全宗在档案管理中的具体应用
3．掌握档案排列与基本编目
教学重点
1．全宗的构成及区分全宗的意义。
2．档案分类的基本方法。
教学难点
1．判断档案所属全宗
2．如何对全宗内档案进行分类。
授课类型
理论、练习课
教学方式
判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。
4.立档单位和全宗历史考证
立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。
二、全宗内档案分类的基本方法
1、年度分类法；2、机构分类法；3、问题分类法；4、保管期限分类法
课内练习
练习题一（2）；二（1，2，3）
课后作业
习题册
2
教学
目标
1．了解档案整理工作基础知识
2．掌握全宗在档案管理中的具体应用
3．掌握档案排列与基本编目
教学重点
如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。
教学难点
归档文件的排列、编号及编目意义和方法。
文书与档案管理基础(第三版)第一单元
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制源自者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
法定公文 函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。
函属于典型的平行文。凡是向同级或无隶属关系的机关单 位行文，不管是请求性、答复性还是询恰性的，一般都应 该使用“函”。
法定公文 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。
未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要。 类型：①决议性会议纪要，
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
规范性公文
包括行政法规，即国务院办公厅制发的《行政法规制定程 序暂行条例》中所列的条例、规定、办法、细则4种，以 及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守 则、规则、制度。
法定公文
决议
适用于会议讨论通过的重大决策 事项。
法定公文
决定
适用于对重要事项作出决策和部 署、奖惩有关单位和人员，变更 或者撤销下级机关不适当的决定 事项。
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
文书与档案管理
1.文书工作的概念。
广义的文书工作就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。
2.文书工作的作用。
（1）助手作用（2）纽带作用（3）“门户”作用（4）查考作用3.文书工作的任务。
就是要科学地组织机关的文书工作，及时准确的处理机关的往来文书，有条理地、安全地运转文书，完整地保管文书，正确地发挥文书的作用，沟通对内对外的联系，有效的推进机关文书工作，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。
4.文书工作的特点。
（1）政治性（2）机密性（3）规范性（4）时间性（5）事务性5.文书人员的分类。
（1）文书写作人员（2）文书处理人员（3）文书运转人员（4）文书工作辅助人员（5）文书保管人员6.文书人员的职责。
（1）文书写作人员，负责文稿起草、修改、审核、编号、盖印等。
（2）文书处理人员，负责文书的拟办、催办、承办等。
（3）文书运转人员，负责文书的登记、分文送批送签、安排传阅等。
（4）文书工作辅助人员，负责文书的打印、校对、收发、传递等。
（5）文书保管人员，负责文书的归档、立卷、保管等。
二．理解题1.文书工作于秘书工作、行政工作、档案工作的关系。
（1）文书工作是秘书工作重要组成部分。
（2）文书是实施行政管理的一种书面工具，文书工作是行政管理的组成部分。
（3）文书工作于档案工作是前后紧密联系的工作，文书是档案的主要来源，文书工作是档案工作的基础。
文书工作于档案工作有着姐妹亲缘关系。
2.文书工作的基本原则。
（1）及时（2）准确（3）安全3.文书工作的机构及组织形式。
（1）文书工作的机构：收发室、打印室、秘书科、机要科、办公室、信访科、信息科、档案室。
（2）文书工作的组织形式：集中形式、分散形式、混合形式。
4.文书人员的素质要求。
（1）有较高的政治素质（2）要有良好的工作作风（3）要有较强的业务水平三．应用题1.谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
（1）集中形式既可以节省人力、物力，又便于简化手续，提高效率。
文书工作与档案管理复习资料
文书工作与档案管理复习资料1、简述发文环节。
答：发文办理主要包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（★）2、请示与报告的区别。
答：①、概念的不同：请示是主要适用于下级向上级机关请示问题，并要求上级对所请示的问题给予批示或答复；报告则是主要适用向上级机关汇报工作，反映情况，福上级机关的询问。
②、对象的要求不同：请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。
③、发文时间不同：请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
④、结束语不同：请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
（★）3、文书的概念。
答：第一、“文书”是指物。
即国家机关、社会团体、企事业单位在公务人员活动中或者个人、家庭、家族在私务活动中形成的文字、图表、声像等记录资料；第二“文书”是指人。
即在国家机关、社会团体、企事业单位里从事文书起草、处理、保管等相关的专职人员。
（★）4、文书的构成要素：文书主要是由符号、物质、信息三要素构成的。
（★）5、文书工作的基本特征。
答：①政治性；②服务性；③规范性；④时限性；⑤机要性。
（★）6、文书工作的含义。
答：文书工作也成文书处理工作，是指公务文书的形成、处理和管理等一系列相互衔接的程序和手续。
（★）7、文书工作经历了哪些发展阶段？答：①奴隶社会文书工作的发展；②封建社会文书工作的发展；③民国以后文书工作的发展。
8、文书工作的基本内容是什么？答：①公务文书的制作形式；②公务文书的传递；③公务文书的办理；④公务文书的管理；⑤公务文书的归档或销毁。
9、文书工作的基本原则与要求是什么？答：（1）基本原则：①时效性；②实事求是；③保密；④少而精。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第十一章 档案登记与统计
第二节 档案统计工作
二、档案统计工作的要求
档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的 专业要求两个层次。
第二节 档案统计工作
1.一般统计工作的基本要求 一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定
上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行 统计的必要性。 二是坚持可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可 进行量的描述与量化研究的。
第二节 档案统计工作
三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、 反映客观实际。
四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、 分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。
五是坚持规范化、体系化、制度化原则。
第二节 档案统计工作
2.档案统计工作的专业要求 首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和
表11-13
档案销毁清册
顺序号 案卷或文件题名
起止日期
案卷号或 文件字号
数量
规定保管 已保管年
年限
限
备考
6.档案利用效果登记
利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成果所进行的跟踪调 查。这种登记是对档案利用效果的一种信息反馈，对于档案机构调整、 改进自己的工作具有重要意义。格式见表11-14。
第二节 档案统计工作
第二节 档案统计工作
一、档案统计的类别和形式
1.档案统计的类别 从统计的对象来看，包括堆档案实体及其管理状况的统计，以及对档
案事业的组织与管理状况的统计两大类型。 从统计范围看，包括：一，全国档案工作基本情况统计；二，专业系
统档案工作情况统计；三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工 作基本情况统计；四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第一章 文书概述
文书的作用
文书在社会生活中，尤其是在社会机构与组织履行职责、完成目标的工作中，发挥着极其重要的作用，主要包括两个方面：
一是传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。文书是交流信息和思想的重要手段，所提供的信息更加全面、确定和深入，是部门之间相互学习、借鉴工作经验的重要途径。
课内练习
练习题一（2）；练习题二（2.3）来自课后作业习题册
第一章文书基础课程教案
授课题目
第一节文书概述
课时安排
2
教学
目标
1．了解文书的概念
2．掌握文书的类别
3．了解文书的作用
教学重点
文书的概念、类别、作用
教学难点
文书的概念
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
教学基本内容与教学设计
提问：什么是文书？同学们知道哪些文书？
同学们平时都用过什么文书？
二、公务文书的特点
公务文书是党政机关，社会团体，企事业单位在行使管理职权，处理日常工作时都以公文为基本的工具。因此，公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点：
三、公务文书的类别
根据不同的分类标准，公文可以分为多种类型，详见书P4表1-1。
四、公文文书的作用
公文的基本功能是通过具体的文种，在特定公务管理活动中发挥各自的作用来实现的。由于公文的内容不同，运动的领域和形式不同，其作用的效果就会不同的表现。具体来说，有以下几个方面的作用：一是领导和指导的作用。二是依据和凭证的作用。三是联系和关照作用。四是宣传和教育作用。五是规范和制约作用。
《文书与档案管理基础知识》档案鉴定
《文书与档案管理基础知识》档案鉴定日期:目录•档案鉴定概述•档案鉴定的内容和方法•档案价值的鉴定•档案的保管和处置•档案鉴定的发展趋势和挑战•案例分析档案鉴定概述档案鉴定是指对档案的内容、形式、背景、原始性、真实性、完整性、可用性进行全面分析和评价，以确定档案的历史价值、法律价值、行政管理价值、科学技术价值、文化艺术价值和经济价值的过程。
档案鉴定是档案管理活动的重要组成部分，是实现档案资源价值、发挥档案作用的关键环节。
档案鉴定的定义通过对档案的全面分析和评价，确定档案的历史价值、法律价值、行政管理价值、科学技术价值、文化艺术价值和经济价值，为档案的保管、利用和公开提供科学依据。
目的档案鉴定是档案管理活动的重要环节，是实现档案资源价值、发挥档案作用的关键步骤，对于保护和传承人类文明具有重要意义。
意义档案鉴定的目的和意义档案鉴定的基本原则档案鉴定应尊重历史事实，不歪曲、不篡改、不遗漏。
尊重历史原则全面分析原则客观公正原则科学方法原则档案鉴定应对档案的内容、形式、背景、原始性、真实性、完整性、可用性进行全面分析和评价。
档案鉴定应遵循客观公正的原则，不受主观偏见和个人利益的影响。
档案鉴定应采用科学的方法和技术手段，确保鉴定结果的准确性和可靠性。
档案鉴定的内容和方法确定档案的归属和流向根据档案的内容、来源和形成背景等信息，确定档案的归属和流向，确保档案的安全保管和合理利用。
鉴别档案的真伪和价值对档案进行真伪鉴别和价值评估，确保档案的真实性和完整性，防止伪造、篡改等不良行为。
确定档案的保管期限根据档案的利用价值、重要性、保密程度等因素，确定档案的保管期限，分为永久保存、长期保存和短期保存。
对档案进行逐件审查，根据档案的内容、形式、来源等信息，综合分析其价值、真伪和重要性，作出鉴定结论。
直接鉴定法通过对档案形成背景、当事人陈述、专家意见等信息的综合分析，推断档案的价值和真伪。
间接鉴定法运用统计、数量等方法对档案进行分析，如利用频率统计、主题词分析等，以量化指标作为鉴定的参考依据。
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为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。
公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。
订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。
允许误差±4mm
页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。
单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。
★公文份数序号的位置在的位置。
也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。
★公文的份数序号一般是位数。
用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。
公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。
绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。
★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。
紧急程度是对公文送达时限的要求。
紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。
如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。
标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。
但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。
发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。
发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。
发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；
第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
发文字号由机关代
字、年份、序号
组成。
发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。
发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。
发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。
发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2008〕”不能简写为“”。
发文顺序号分年度从号起，按公文的签发时间的先后（即“1”不编为“001”），不加字。
签发人姓名平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空字，签发人姓名居右空字；签发人由“签发人”字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。
标注于公文
发文机关标识下空行红色反线之上。
如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第行，其他签发人姓名从第行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，红色反线，应使发文字号与姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为mm。
公文标题标注在红色反线下空行的位置，用号小标字.
公文如有附件，在正文下空行左空字标识“附件”，后标冒号和附件名称。
附件如有序号，使用码，附件名称后不加。
加盖印章还要考虑印章的枚数。
只有一个印章，成文日期右空字，加盖印章上距正文行之内；两个印章时，成文日期拉开，左右各空个字，印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过㎜；多个印章时，要署上发文机关名称，印章加盖在名称上，在最后一排印章之下右空字标识成文日期。
附注是对公文的的说明。
如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。
需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。
公文如有附注，应居空字加标识在下行。
主题词的标引位置要居标识，使用字，后标；词目和词目之间不使用，而是空字位置隔开。
一是抄送机关标识在主题词之下，居左空字；二是抄送机关较多，回行时与的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关间要用隔开，最后一个抄送机关后标，可以防止私加抄送机关或变造公文。
1．会议纪要标识由“X XXXXX会议纪要”组成。
标识用字，标识的位置距版心上边缘mm。
2．会议纪要不加盖印章。
3）档案的类别
（1）文书档案（2）科技档案（3）专门档案
4）档案的作用
（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。
（2）历史凭据作用。
（3）科学研究的基础和条件作用。
１）文书的概念
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
2）文书的作用
（1）领导指导作用。
（2）行为规范作用。
（3）公务联系和知照的作用。
（4）凭据记载作用。
2）档案的特性
（1）来源的广泛性。
（2）形成的条件性。
（3）记录方式和载体形式的多样性。
（4）原始的记录性。
其一，处理完毕的文件才能作为档案。
其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
1.1.3文书与档案的联系与区别
1）文书与档案的联系
（1）两者记录和反映人们社会实践活（2）两者互为因果。
2）文书与档案的区别
（1）两者的性质和形式不同。
（2）两者的目的和作用不同。
（3）两者存在和发挥效用的时间不同
公文形成处理管理
3）文书工作的基本原则和要求
根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：
坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；
注重实用，高效率地做好文书工作。
文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。
要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用。
”
（2）档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。
完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。
安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。
有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。
文书处理程序的特点
1）确定性2）连续性3）规范性
钉锯距离左纸边为～mm。
4.1.2归档文件整理原则
1）遵循文件形成的客观规律2）保持文件之间的有机联系
3）区分文书的不同价值4）便于保管和查找利用
3）填写档案盒封面与盒脊
档案盒的外形尺寸为mm╳mm(长╳宽)，盒脊厚度可视情况制作，厚度一般为mm0mmmm。
档案盒采用的材料必须，一般应采用纸制作。
3）档号的作用
6.3.2档号的编制原则
（1）唯一性原则。
（2）合理性原则。
（3）稳定性原则。
（4）扩充性原则（5）简单性原则。
“八防”措施
（1）防火。
（2）防盗（3）防水。
（4）防潮。
（5）防霉。
（6）防虫。
（7）防尘。
（8）防光。
（一）收集文件.分类.（二）划分保管期限（三）组合案卷
（四）排列卷内文件材料（五）编写卷内文件材料的页号
（六）填写卷内文件目录与备考表（七）拟写案卷标题
（八）拆除金属物，折叠整齐（九）装订案卷（十）填写案卷封面。