文书处理与档案管理.pptx
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文书工作与档案管理说课课件11.pptx
二、课程目标
知识目标 能力目标 素质目标
知识目标
教学目标
通过学习使学生掌握秘 书文书格式、办理流程 、收文处理、发文处理 、档案管理等相关理论 知识。
能力 目标
二、教学目标
提高秘书职场办文 、 立卷、 归档能 力，从而有效地完 成工作任务成为社 会所需要的综合型 人才。
素质目标
二、教学目标
使学生在充分意识到 文书工作与档案管理 在人才培养中的重要 意义的基础上积极培 养现代秘书人员的职 业素养，培养积极主 动工作态度和耐心细 致的工作习惯，树立 刻苦奉献、注重团队 协作的精神。
三、课程的教学内容构建
教材： 普通高等教育“十二五”规划
教材《文书与档案管理》 潘春胜主编， 中国财政经济出版社出版。
参考资料： 《档案管理学》，邓绍兴、陈智为主编，中国人民大学出版社《档案 管理学基础》，陈兆吴、和宝荣主编，中国人民大学出版社
《档案学概论》，吴宝康主编，中国人民大学出版社出版《中国档案》 （国家档案局主管）
《文书工作与档案管理 》
管理工程学院
曾位
文书工作与档案管理说课内容
课程作用和定位
课程目标 课程的教学内容构建
教学方法
课程设计的理念与思路
考核评价
07
教学条件
08
课程特色
一、课程作用和定位
在专业调研及岗位工作过程分析的基础上， 以办公室一线工作及管理岗位中具有相近知识、能力素养要求 的岗位集合，形成电信商务专业（商务文秘方向）的职业岗位群
实行学中做、 做中学的教学 模式，构建实 践与理论一体 化。
1、教材内容 选择的特色
2、教学方法 的特色
3、教学模式 的特色
课程建设改革思路
文书工作与档案管理精品ppt
小刘是经理办公室秘书
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训
对2009年 资料进行 收集整理
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.3实训设备设施： 电脑、打印机 档案装具、装订工具 录入软件
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.1 准备工具
4.4.3 拟写立卷说明
4.4.2 立卷 （件）（卷）
4.4实 训 步 骤
项目二：整理档案
4、模拟实训
任务四：文书档案管理
4.4.2立卷
（2）分类
（1）装 订
（3）排列
（5）编 目
（4）编 号
（6）装 盒
项目二：整理档案
4、模拟实训（件）
任务四：文书档案管理
①文件排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文本、外文本在后； 有文件处理单的，放在最前加盖归档章。
3、知识目标
任务四：文书档案管理
3.3“全宗”的概念 字面意义就是全部卷宗。 全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机关、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。 一般分为两类： 组织全宗：通常情况，一个独立从事活动的单位所形成的档案应组成一个全宗。（独立行文、财权、人事权）而机关内部的组织机构则称“立卷单位”。 个人全宗：对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
项目二：整理档案
4、模拟实训
⑶排 列
任务四：文书档案管理
在每件归档文件的首页上端空白处加盖归档章，并填写相关内容。
项目二：整理档案
4、模拟实训
文书工作与档案管理9243364页PPT
❖ 13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
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3.文书、公文、文件的联系与 区别
第六章 档案的整理与保管《文书工作与档案管理》PPT课件
（一）
（二）
（三）
一是可以独 二是设有会 三是设有管 立行使职权， 计部门或经 理人事的部 并能以自己 济核算部门， 门和人员， 的名义单独 自己可以编 并有一定的 对外行文； 制预算和财 人事任免权。
务计划；
6.1 区分全宗
6.1.3 人物全宗形成者构成条件
➢ 人物全宗形成者，应是主要以个人名义从事社会活动 的著名人物，并且其档案较为完整而系统地由档案馆 （室）保存。
况的变化，及时对档案分类方案进行修订。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 1）档号的概念
档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中以字符形 式赋予档案的一种代码。
代码是一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的 数字、字母、汉字及其他符号。
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 3）问题分类法
(1) 设置的类要力求符合实际，各类的概念大小要适中。 (2)平行的各类或属类在内容上不能有交叉和包含关系。
(3)对内容涉及几个类或属类文件材料要划定文件材料归类范围。
6.2 档案的分类
6.2.1 分类方法
➢ 4）复式分类法
定义：复式分类法，是指把两种基本分类法结合起来，同
6.3 档号的编制规则
6.3.1 档号的概念、种类与作用
➢ 3）档号的作用
档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。档号是分层次整理档案的结 果的一种反映。从某种意义上说，系统整理档案文件材料的目的之一，就是 给每篇档案文件赋予一个档号，以确定其在档案实体秩序系统中的位置。档 号是档案文件的秩序号，反映档案文件秩序体系的四个层次。根据档号，可 以借助档案存放位置索引，方便地将档案文件从档案库房中查找出来，用完 之后又方便地归到原来的存放位置上。
文书工作与档案管理9243364页PPT文档
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度。
三、复制服务
随着办公室自动化程度的提高，各种现代办 公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑 文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐 渐成为档案利用的主要方式。
档案复制的方法很多，有静电复印、缩
微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
6、利用者可通过本馆网站、咨询电话、信函等途径向本馆查询档案或 咨询有关问题。
7、利用者如需复制档案，须填写复制档案申请单，经本馆同意后由工 作人员复制。
8、未开放档案严格控制复制，利用者摘录、复制未开放档案，应负责 保守机密，不得擅自翻印、复制、扩散、公布。
9、为保护档案，凡有档案复制件的，一般不再提供档案原件，破损严 重的档案本馆可暂时不提供利用。
口说无凭啊！证据在哪里呢？
老人想：自己是从青木关参军入伍的，入伍前是青木关中学的学
1 了解档案的提供利用的形式与特点。
2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
利，也会使自己的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
一、阅览服务
阅览服务是指档案部 门根据自身条件和利用 需要，设立专门的档案 阅览室，供利用者查阅 利用档案。
档案阅览服务可分为两种形式
二、外借服务
档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。
文书处理与档案管理PPT课件
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
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第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。
小提醒
拆封文件时的注意事项： 第一，领导人的亲启件没有经过授权，秘书人员不得启封。 第二，信封上标明送本机关或写明“办公室收”的文件，可以直接启封。 第三，急件、密件等要优先开封，以保证得到及时处理。 第四，拆封后，应从封套里将文件全部取出，对照发文通知单检查附件 及其他的资料是否齐全。核对后没有错误在发文通知单上签字寄回原单位。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。
7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。
8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。
9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。
第七章 文书处理与档案管理
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 登记 需要登记的文件有：
（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2） 下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要 资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有：
（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一 般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5） 已经被其他综合性质的文件包括的文件。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
行文方式
ห้องสมุดไป่ตู้
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
第七章 文书处理与档案管理
• 2．文件材料的不归档范围
• （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参 考的抄件等；
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问
题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办。领导人对来文如何办理、由谁负责办理而做出的决定。 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检
查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结
果进行简要的情况说明
第七章 文书处理与档案管理
第二节 文件归档
将单位办理完毕的、具有备考保存价 值的文件转化为档案，就必须做 好文件的归档工作。
第七章 文书处理与档案管理
一、归档文件的鉴定 • 1．文件材料的归档范围 • 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》
第一节 文书处理
小知识
发文登记簿
发 发 文 成文 密级 缓急 附件 份 主送 抄送 签收 归卷 存档 备注
序 出 文 件 时间
数 机关 机关 人 日期 号
号日 字 标
期号题
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 1. 签收 2. 签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
第三条规定了机关文件材料归档范围。 • （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； • （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； • （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； • （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查
研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核
审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部 门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检 查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
二、行文关系与行文方式
（一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系
（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系
（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部
门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。
第七章 文书处理与档案管理
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练
第七章 文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章 文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
➢了解文书处理的行文关系及行文方式 ➢掌握文书处理的收文及发文程序 ➢掌握档案分类的方法 ➢能够编制档案目录
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。