文书工作与档案管理
文书工作与档案管理
⽂书⼯作与档案管理⽂书⼯作与档案管理题型：填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施：1）防⽕2）防盗3）防⽔4)防潮5）防霉6）防⾍7）防尘8）防光。
2、电⼦档案的归档⽅式：（1）物理归档（2）逻辑归档（3）“双套制”归档。
3、档案：档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的，保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。
概括的说，档案是原始的历史记录。
4、档号：档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。
5、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某⼀全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。
可以说，全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录，是管理全宗档案的“档案”。
6、档案标引：档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。
7、归档制度：对国家规定的应当⽴卷归档的材料，必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交，集中管理，任何⼈不得据为⼰有。
归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。
8、全宗：全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体，是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。
9、⽂书的作⽤。
答：⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策，管理政务，处理事务，沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。
具体表现在以下⼏个⽅⾯：（1）领导、指导作⽤。
（2）⾏为规范作⽤。
（3）公务联系和知照作⽤。
（4）凭据记载作⽤。
（5）传递信息与宣传教育的作⽤。
10、如何恰当地选⽤⽂书的种类？答：（1）在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。
（2）在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。
（3）在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。
11、需要登记的收⽂范围。
答：需要登记的收⽂有：（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。
（2）下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。
文书工作与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
文书档案管理工作总结4篇
文书档案管理工作总结文书档案管理工作总结4篇文书档案管理工作总结1今年以来，我局紧紧围绕区委、区政府的中心工作，找准定位，紧扣档案工作目标任务，制定措施，扎实开展工作，重点项目档案工作、档案服务于利用、档案业务培训等各项工作按计划稳步推进并取得明显成效，现将我局一年工作总结如下：一、充分认识人事档案工作的重要性档案工作是各项管理工作的重要组成部分，“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。
借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。
档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。
”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。
我局十分重视档案工作，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导我局非常重视对干部人事档案管理工作的.领导，将这项工作摆上重要议事日程。
由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。
主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。
下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。
档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。
同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
文书工作与档案管理PPT课件
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（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
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3、保存性
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（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
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三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
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2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
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二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
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3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书档案管理工作总结汇报
文书档案管理工作总结汇报文书档案管理工作总结汇报文书档案管理是一个非常重要的工作，它直接关系到单位的正常运转和决策的准确性。
本工作总结将在以下几个方面进行汇报与讨论。
一、工作概述在过去的一个工作周期内，我主要负责单位文书档案的管理工作。
这包括文书的整理、分类、归档等方面的工作。
同时，我还负责协调档案管理系统的升级与维护工作，并进行相关培训，以保证工作的顺利进行。
二、工作成绩在过去的工作中，我努力克服了诸多困难，取得了一些出色的成绩。
首先，在文书整理方面，我对单位的文书进行了彻底的分类与整理，建立了规范的文书档案管理流程。
这使得文书的查找与使用更加便捷，提高了单位工作效率。
其次，在系统升级与维护方面，我认真负责地进行了档案管理系统的升级工作，并及时解决了系统中存在的问题。
同时，我还对系统进行了维护与优化，保证了系统的正常运行。
此外，我还组织了相关培训活动，对系统的使用进行了详细的讲解与指导，使得单位的员工都能够熟练掌握系统的使用方法。
三、遇到的问题与解决措施在工作中，我也遇到了一些问题，例如文书数量庞大，分类与整理工作繁琐；系统升级会导致操作不稳定等。
针对这些问题，我采取了相应的解决措施，比如我制定了详细的文书分类与整理流程，提高了工作效率。
在系统升级方面，我及时与系统开发方沟通，解决了操作不稳定的问题。
四、心得体会与改进措施在这个工作周期里，我深刻体会到文书档案管理的重要性与复杂性。
我在工作中学会了细致、耐心与坚持，也提高了自己的工作效率与责任心。
通过这次的实践，我对文书档案管理有了更深入的理解。
当然，在今后的工作中，我也发现了一些需要改进的地方。
首先，我会进一步优化文书档案的分类方案，使得分类更加科学、合理；其次，我会与系统开发方密切合作，及时解决系统运行中存在的问题，提升系统的稳定性与安全性；最后，我也会不断学习新知识，提升自己的领导与专业技能，为单位的文书档案管理工作做出更大的贡献。
五、总结通过这个工作周期的努力与实践，我取得了一些成绩，并且对文书档案管理有了更深入的了解。
文书工作档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强文书工作档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，根据国家档案管理法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文书工作档案的管理工作。
第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法合规。
2. 科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和水平。
3. 规范化：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
4. 安全保密：加强档案安全保卫，确保档案信息安全。
第二章档案管理机构与职责第四条我单位设立档案管理机构，负责文书工作档案的日常管理工作。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定档案管理制度和操作规程。
2. 组织档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 负责档案信息系统的建设和管理。
4. 对各部门档案管理工作进行监督和指导。
5. 定期开展档案安全检查，确保档案安全。
第三章档案收集与整理第六条文书工作档案的收集范围：1. 我单位各类文件、资料、图表、照片等。
2. 各部门报送的各类报告、请示、函件等。
3. 各类会议记录、决议、纪要等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。
2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，并注明文件编号。
3. 档案卷宗封面应填写完整，包括档案名称、起止时间、编制单位、保管期限等。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。
2. 档案柜应分类存放，便于查找和保管。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和维护。
第九条档案利用要求：1. 档案查阅应遵循申请、审批、登记的程序。
2. 查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、内容等。
3. 查阅档案不得擅自复制、摘抄、损坏或带走。
第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下原则：1. 符合国家档案管理法律法规。
2. 档案保管期限已满或因其他原因需要销毁的。
关于做好文书档案管理工作的原则和方法
关于做好文书档案管理工作的原则和方法摘要文书档案工作是学校开展教学和管理等活动的重要载体，做好文书档案工作是提高工作质量和工作效率的必要条件，也是维护学校历史真实面貌的重要工作。
随着学校文书档案工作内容和范围的不断扩大，需要更加科学、合理、高效地开展文书档案管理工作。
本文分析了当前文书档案管理工作的现状和不足，探讨了做好文书档案管理工作的原则和方法。
关键词文书档案档案管理档案工作原则方法文书档案是机关团体、企事业单位进行科学管理、经营决策、问题处理、信息交流、研究开发等活动的重要载体。
文书档案为学校管理、教学、科研等实践活动提供了第一手资料，也为学校领导决策提供了科学依据。
做好文书档案工作是提高工作质量和工作效率的必要条件，也是维护历史真实面貌的重要工作。
随着教育改革的不断深入，学校文书档案工作的内容和范围也在扩大。
文书档案工作需要不断适应工作变化的需要，如何以更加科学、合理、高效的原则和方法开展文书档案工作，是摆在文书档案管理工作人员面前的重要课题。
本文通过分析当前文书档案管理工作的现状和不足之处，探讨了做好文书档案管理工作的原则和方法。
1 文书档案管理工作的现状和不足1.1 对文书档案管理工作的重视程度还不够文书档案工作不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可。
这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到档案管理工作人员的积极性，导致工作质量不高。
1.2 文书工作与档案管理存在脱节现象文书工作与档案管理，在实际工作中实行分块管理，这无形中拉大了两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，使两方面的工作存在脱节现象。
公文格式和处理方面也存在着不合理、不规范的情况，使现有的文件档案内容繁琐、形式多样，不利于分类、保管。
1.3 各部门之间对档案工作缺乏配合和协作文书档案分散在各个科室部门，归档时需要广泛收集，但各部门往往不太配合和协作。
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5、文书工作的基本原则 、
坚持实事求是、反映客观实际； 精简公文，反对官僚主义、形式主义和 文牍主义； 注重实用，高效率地做好文书工作。
档案工作的基本原则
集中统一地管理国家全部档案，这是我国档案 工作的组织原则和管理体制。 维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要 求。 便于党和国家各项工作的利用，这是档案工作 的根本目的。 三个方面是辩证统一的，前两者是手段， 后者是目的，没有前两者，就没有便于可供利 用的物质基础；数去后者，实行集中统一管理， 维护档案的完整与安全便失去了意义和方向。
4、单位内部文档一体化的具体操作方法 、
调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整 理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入 档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理 变成一项日常工作。 同时，应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索 条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实 际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备 工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省 档案员的时间，推动文档一体化的最终实现。
文书的主体-公文 文书的主体 公文
概念： 公是各级各类国家机构、社会团体和企事业单 位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的 用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家 管理提供所需的信息 广义公文的指称范围包括机关、团体、企事 业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、 调查资料、记录、登记表册等。 狭义公文的指称范围包括通用公文和专用公 文。
文书工作人员的职业道德要求
文书人员在工作活动中应当具备的行为 规范，体现文书人员的服务意识和求实 精神。 要求服从组织、恪尽职守、清正廉洁、 光明磊落。
档案工作人员应具备的职业道德
1、维护历史真实面貌 2、忠于和热爱档案事业 3、具有全心全意为人民服务的精神 4、养成良好的保密习惯 5、树立高度的法制意识与观念 6、保持严谨细致的工作作风 7、发扬开拓进取的奋斗精神
区别
1）性质和形式不同。文书是为了现行应用而产生，
档案室为了今后的应用而按照一定的规律组成 和保存的；文书时零散的，单份的，档案是组 合的，集中的，多份的。 2）目的和作用不同。文书的目的是处理现实的 工作事务，如发布政令等，发挥着工具作用， 档案将处理完毕的文书有规律的组合起来，以 备利用，发挥着历史的价值作用。 3）存在和发挥效用的时间不同。文书是现行应 用的，它处理事务完毕后也就失去效用；档案 以备将来利用，具有长久性、长期性，存在越 长久，越发珍贵。
文书工作三大环节
公文的形成（前提环节） 公文的处理（中心环节） 公文的管理（归结环节）
3、文书工作的具体内容 、
公文的草拟、审核、签发、复核、等级和分送； 公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）； 公文的签收 、登记、审核、拟办； 批办、承办、催办、注办等； 会议、汇报的记录与整理； 公文的平时归卷、提供借阅与保管； 公文的系统整理与归档； 为领导准备相关的资料； 文书机要要保密； 完成领导交办的其他文书工作事项；
文书工作与档案管理
苗梅娟sunnydayday@一、文书与档案管理的基础
文书：行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具 有应用的和特定格式的文字材料。 包括以下几项基本内容： （一）文书是人类社会实践中形成的。 （二）文书是出于人类主观意图而形成的。 （三）文书是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。 档案：档，木架框架；案，“几属”，小桌子。由此引申把处理一 桩事件的有关文书叫做一案，把放置这些文书的架子称作档架， 把每一格称为一档。把每一格称为一档。后来，将分类立卷归档 保存的文书材料，称为档案。 关于“档案"的统一定义是：机关、组织和个人在社会活动中形成的， 作为历史记录保存起来以备考查的，作为凭证的文字、图像、声 音的文书和信息材料。
档案工作的基本内容
档案的收集、整理、鉴定、保管、统计 和提供利用6项工作。 档案工作的“六个环节”，也是档案工 作的六项业务和六项任务。
档案（管理） 档案（管理）工作的特点
管理性 服务性 政治性 机要性
保密工作
人员应警钟长鸣 刘某,某机关文书处处长.在平 时的交往中,刘某得到了一位女港商的垂青,在 刘 某看来这是一件正常不过的事情,丝毫没有 意识到艳遇后面所隐藏的一桩骗局. 一天,刘某 违反规定将女港商将刘某办公桌上放着本该叫 秘书及时归档的文件全 部装进了随身携带着的 小包.事发后,刘某自然受到了法律的严惩.看守 所里,刘 某懊悔地对前去采访的记者说:"谁会想 到她会对那些'过时'的文件感兴趣呢 "
分析
文件是管理国家政务,联系和处理工件,交流情况的一种 工具.文件在完成了文书 处理程序后,就要将其中对日后 实际工作和科学研究活动有一定查考价值的文件, 按照 一定的规律集中保存起来,文件也就转化为档案. 女港商 之所以对那些"过时"的文件感兴趣,就明显地说明这些 文件还具有一定的 价值. 机关文秘 文秘人员作为掌管 核心机密的机要人员,工作中要受到严格的纪律和制度 约 文秘 束,其所在的办公室不应当让一般人员进入,对 非本机关工作的人员更是如此.作 为掌管机关核心机密 的文书部门的领导人,刘某却违反了有关规定和要求,并 由 于缺乏档案知识,将本该及时归档交机关档案部门保 管的文件,放在自己的办公 桌上,这就给一些别有用心的 人以可乘之机,给国家造成损失.
2、文书和档案的关系 、
两者是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案 是文书的延续，两者有着同一性，又有着特殊性。 联系： 联系： 1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。文书 记录的是现实的活动，档案保存的是历史活动记录， 且有着基本相同的物质载体。 2）两者在内容和格式上完全一致。档案直接来源文书， 文书是分散的“档案”，档案是集中保存的“文书”。 3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归 结，有了文书才有了档案，没有文书就没有档案。
档案的分类
文书档案：一般包括党政档案、人物档 案及家庭档案。 科技档案：技术档案。 专门档案：干部档案、会计档案、地名 档案、诉讼档案、艺术档案、教学档案、 书稿档案、新闻档案、人口档案等。还 有一种特殊档案，声音档案。
文档一体化：
利用管理系统将公文处理与档案管 理相结合，充分利用文书处理过程中形 成的数据信息，避免档案部门的重复劳 动，使文书工作中文件的收发、登记、 运转、承办、催办以及文件的收集、整 理、立卷和归档、利用、统计形成一个 有序的整体。