文书处理与档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理在一个组织或单位中，秘书往往承担着文书处理和档案管理的重要职责。
这两项工作看似平凡，实则对组织的运转和发展起着至关重要的作用。
能否高效、准确地处理文书和管理档案，直接影响到信息的流通、决策的制定以及工作的连续性。
那么，秘书究竟如何才能做好这两项关键工作呢？文书处理是秘书工作的重要组成部分。
首先，秘书需要具备敏锐的信息捕捉能力，能够快速准确地理解来文的主旨和要求。
这就要求秘书在收到文书时，认真阅读每一个细节，不放过任何关键信息。
对于一些重要或紧急的文书，更要做到第一时间处理，确保信息的及时性和有效性。
在文书的登记环节，秘书要做到条理清晰、分类准确。
可以根据文书的来源、性质、紧急程度等因素进行分类，建立详细的登记台账。
这样不仅便于后续的查找和管理，也能为工作的有序进行提供保障。
文书的拟办是一项需要深思熟虑的工作。
秘书要根据领导的职责分工和工作重点，提出合理的拟办意见。
这就需要秘书对单位的工作流程和领导的工作习惯有深入的了解，能够准确判断文书的重要性和紧急程度，为领导提供有价值的参考。
在文书的传阅和催办过程中，秘书要严格遵守工作流程和保密制度。
确保文书按照规定的顺序传阅，避免遗漏和延误。
对于需要办理的文书，要及时催办，掌握办理进度，确保工作按时完成。
接下来谈谈档案管理工作。
档案是组织的重要历史记录，具有不可替代的价值。
秘书在档案管理中，首先要重视档案的收集工作。
要确保各种门类和载体的档案应归尽归，不遗漏任何有价值的信息。
档案的整理是一项繁琐但重要的工作。
秘书需要按照一定的分类标准，对收集来的档案进行系统的整理。
可以按照年度、组织机构、问题等分类方法进行分类，使档案条理清晰、易于查找。
档案的保管也是至关重要的。
秘书要确保档案存放的环境安全、适宜。
要做好防火、防潮、防虫等工作，保证档案的完整性和安全性。
同时，要建立严格的档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，防止档案的丢失和泄密。
文书与档案管理
现代经济信息140文书与档案管理王汉华 武汉华中师范大学档案馆摘要：文书是档案的前身，档案是文书的归宿。
本文从正确认识文书处理与档案管理的关系谈起，分析文书工作与档案管理工作中存在的一些普遍问题，并提出加强文书工作与档案管理工作的有效措施。
关键词：文书；档案管理；问题；措施中图分类号：G272 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2017)007-0140-01文书是档案的前身，档案由文书转化而来。
一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。
笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。
一、正确认识文书处理与档案管理的关系文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。
正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。
（一）文书与档案管理工作职责与任务不同文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。
而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。
（二）文书与档案管理相辅相成文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。
档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。
而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。
（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。
要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。
因此，做好文书工作，是提高档案工作质量的前提。
二、文书与档案管理工作容易忽视的问题（一）文件材料收集归档不完整齐全归档材料不完整齐全。
一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。
文书处理与档案管理
文书处理与档案管理1、文书工作指的是什么？从文字材料看，文书的产生和存在已有3000多年的历史，可以说自从有了文字以后，文书就已经存在了。
2、公司领导要求办公室批转的文件需要注意些什么？（领导的批示性意见）3、“档”即“木架框格之意”，“案”即“几属”引申为文字材料。
放在架子上的文字材料即档案。
4、档案：将分类立卷归档保存的文书材料就称为档案。
5、档案一词始于清朝初期。
6、档案是原始的历史记录。
7、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
8、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性，其一，处理完毕的文件才能作为档案，其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。
9、档案的类别：文书档案、科技档案、专门档案10、档案的作用：现实工作及各项社会活动的考查依据作用。
历史的凭据作用。
科学研究的基础和条件作用。
11、文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。
12、文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。
13、档案管理工作即用科学的原则和方法管理档案，为党和国际的各项工作服务。
14、档案管理工作的特点：管理性、服务性、机要性。
15、档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、登记统计八项工作。
16、档案管理工作的八项基本内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。
17、档案管理工作的具体要求是：完整、安全、有效。
18、文书种类：行政机关的公文种类有十三种：命令、决定、批复、请示、意见、函、通知、通告、报告、告示、会议纪要、议案、通报19、文书的格式分为：眉首、主体和版记。
20、文书处理的三大程序：收文处理、发文处理、文书管理。
21、收文处理：是指对外单位发给本单位的所有文件收进处理的一系列程序过程。
文书处理是档案管理工作规范化和标准化的重要基础
了签发手续 ， 否符合 审批 权限，公 文 指导 下确立立卷 归档 的重点，在 实际工 同事件 的公文材料 ，在整理 归档 时，就 是
标 是否准确，主送单位和抄送单位是 作 中要 注意 区分文件与 资料，特别是要 要椎据事件的大小、种类、主次的顺序 叵
否准确 ，落款 是否与公文一致 、有无 日 注意 区分在 内容 、形式和作用等方 面都 进行横向材料排列。所有上述材料盼归
的完整性。在归档工作 中，既要掌握重 订质量关，只有这样，才能有利于档案
不该 归档文件 不致 混入 ，同时，又要 注 以利 于档案 标 准化 管理 中的分 类和 检
称和使用 不规范的汉字 ，以利于 日后 标 点、分 清主次 、把住全 宗的入 口关，使 管理 的规 范化 和标 准化 工作顺 利进行 ，
样，不仅仅决定公文本身的质量，同时 我们在实际工作中，在严格教彳 国务院 准化质量 的操作性 因素 。因此 ，在推进 亍
也决定档案 管理 工作规 范化 、标 准化 的 办公厅 《 不归档文件销毁 办法 》的基础 档案工作规范化、标准化工作进程中，
质量。因此，我们在公文制发中必须要 上 ，要 注意解决好三 个问题 。
一
问题的完整Ｊ ｝ 生，反映 同一 问题 的全部
我们要 强化 系统思 维意识 ，树立文 书处 化 的根 本 目标 ，就 是要 实现 档 案保 管 处理过程 ， 而在提 高档案 利用价值 的 从 理工作规 范化 、标准化与档案管理工作 利用价 值的最大化 和案 卷完整化 ， 索 同时，使 立卷 归档后所形成 的档案既完 检 规 范化 、标准化 同行的工作指导思想 ， 在 实际工作 中，把住文 书处理规 范化 、 。 利用便捷化 。而 “ 为主 ”的立卷归 整 ，又不庞杂 ，为档案规范化 、标准化 以我
浅谈高校文书处理与档案管理工作
２高校文书处理与档案管理工作中 存在的
主要问题
文 书 立 卷 归 档 ， 的 是 便 于 文 件 的 保 目 管和 利 用 ； 卷 归 档 的 质 量 ， 立 直接 关 系 到 案 卷 的 质 量 和 今 后 的 利 用 。 果 文 书 处 理 得 如 不好就会影响到档案材料的收集 、 理、 整 保 管等的不完善 ， 而影 响档案管理工作 。 从 ２ １ 文 件 资料 收集 归档 不 齐全 ． 在 高 校 中 ， 政 办 公 室 的 文 书 资 料 量 行 大面广 ， 比较 分 散 。 工作 人 员有 时 会 因疏 忽 导 致 应 该 归 档 的 资 料 而 保 留在 个 人 手 中 ， 造 成 档 案 归 档 的 不 完 整 。 外 ， 工作 中还 另 在 经 常 会 遇 到 一 些 应 该 收 集 而 没 有 归档 的文 字材料 ， 重要的会议 记录 、 导 的讲话 、 如 领 题 词 等 ， 些 文 字材 料 具 有 较 高 的利 用 和 这 历 史价 值 ； 的 虽 被 收 集 起 来 了 ， 未 能 及 有 却 时 整 理 归 档 ， 材 料 不 能 发 挥 应 有 的效 果 。 使 文 书 材 料 归档 不 齐 全 主 要 有 ：１上 级 对 请 （） 示 的 批 示 ；２领 导 出 差 带 回来 与 本 单 位 有 （）
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理一、文书工作文书工作是指利用文字和图表等表达方式，以文件形式记录、传达、汇报、决策、约束等管理过程中发生的情况、内容和结果的一个过程。
文书工作包括发文、收文、公文处理、档案管理、信息发布、知识管理等方面。
其中，档案管理是文书工作不可缺少的组成部分。
1. 文书的基本要素文书的基本要素包括：书名、文件字号、成文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、内容摘要和正文内容。
除此之外，不同的文书根据其性质和用途，还需注明文件类别、行文方式、文件密级、紧急程度、处理要求等方面内容。
2. 发文工作通过发文工作，机关团体可以传达自己的决策和指示，下达工作任务和要求，调度协调相关资源和部门，召集会议和评审等等。
发文工作过程中需要注意的事项包括：（1）审定文稿：发文前需要经过领导或者上级机关的审定，保证文稿内容的准确性和符合政策要求。
（2）填写发文表头：发文表头需要填写发文机关、主送机关、抄送机关、文件字号、紧急程度、处理要求等重要信息。
表头不仅要完整、准确，同时还需有相应的格式通照。
（3）定时发文：发文需要有一定的时间安排和计划，及时完成发文任务，不拖延、不遗漏。
3. 收文工作收文工作是指机关团体接收和管理收到的公文。
收文工作的内容包括：文号、收文日期、来文单位、案卷编号、文件摘要等。
在收文过程中需要注意以下几点：（1）及时签收：收到公文应立即签收并进行初步查阅和处理。
（2）核对文件：应仔细核对收到文件的信息，包括文号是否正确、来文单位是否标明等信息。
（3）妥善处理：对于不同类型的文件，应该分别进行怎样的处理和归档，对该文件进行标明。
4. 公文处理公文处理包括：呈批、承办、审批、审核、拟稿、签发、公文校对、责令整改、处理意见等环节。
公文处理是机关团体运行机制中重要的一环，任何公文处理都要规范、严肃和透明。
5. 档案管理文书资料都需依照规范存储和管理，而档案管理是这一过程中重要的一环。
档案管理能够保障机关团体的正常运转，方便查阅和举证，防止遗失和篡改，保护机关团体合法权益。
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理篇一：文书工作与档案管理笔记文书工作与档案管理1、什么是文书？文书就是指卢戈韦正本在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。
2、什么是公务文书使用机关与组织为了一定目的在社会活动中未处理公务而形成并法定的具有特定格式，并需要经过一定的程序处理的应用性的文字模具，简称公文。
3、公文的本质特征。
政党和国家机器具体领导与管理政务机关组织后处理工作的基层单位一种工具。
4、文书的分类公务文书，通用公文，专用公文，技术公文5、公文的特点一、工具性（1）管控国家机关政务和事务的工具（2）是各类全国总工会其他事项在工作活动中联系事项、商治事务、传达意图交流情况传播经验的传播方式工具（3）是机关最高层推进工作科研工作的工具二、权威性（1）有法定的作者制定和发行的——法定：具有一定的职权、职能作者：行为主体相关机构组织各行而不是人。
三、统一性四、现实性6、公文的作用(1)领导指导作用（2）行为规范作用（3）公务联系和执照作用（4）凭据记载作用（5）传递信息与宣传教育7、文书工作：机关形成处理和管理公文的相关及其中各个环节衔接的各道程序与手续是完成和处理公文的作用第二节档案与档案管理一、什么是档案（1）定义：档案是机关、和个人在社会活动中的作为历史记录保存起来以备查考的作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料（2）作用：凭证依据（3）属性：原始记录性二、是么是档案管理（1）定义：档案管理也称档案工作，或档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
（2）基本内容：档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
第三节档案与文书一、文书与档案的联系与区别P10（1）联系：①两者记录和反映人们社会实践活动的功用完全相同相同②两者在内容格式与格式上时完全一致③两者互为因果（2）区别：①两者的性质与模式不同②两者的目的与作用不同③实际效果两者存在和发挥效用的时间不（二）文书工作与档案管理区别与联系P14（一）联系①两者的教育工作对象相同②两者的某些工作环境相异③两者互为因果④两者林先生管理员的基本素质要求相同（二）区别①两者的其他工作任务不同②两者的服务对象不同③两者的组织工作目的不同④两者组织工作的具体内容不同第五章关于文书工作一．含义文书工作：的形式处理和管理公文的各个环节及其中相衔接机关各道程序与手续，是完成和后处理公文的工作二、理解1、文书工作的对象是公文及机关常用文2、文书工作的基本内容是撰制，处理，管理公文3、文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总数，而不是仅指某一个或某几个程序4、每道或手续都有各自的规范和技术要求三、文书工作的重要性1、文书工作是异性政策性，业务性很强的工作2、文书工作是党和国家宏观管理国家事务和政务的工作3、文书工作是机关内部微观管理提高工作效率的手段之一4、文书工作的系统性决定了文书工作的优劣直接影响着机关工作的好坏四、文书工作的特点政治性，机密性，时间性，规范性五文工作的作用1、机关的喉舌作用2、及关间的纽带作用3、促进和提高机关效率的作用4、机关的门户作用六、叙伊佩县的基本要求1、树立深入实际，实事求是，认真真负责的工作作风，精简公文反对贪污腐败，形式主义和文牍主义。
文书处理与档案管理PPT课件
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
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第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文向行文
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1 ）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第七章 文书处理与档案管理
• 2．文件材料的不归档范围
• （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参 考的抄件等；
• （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话 记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外 单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的 文件材料；
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。
7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。
8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。
9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
小知识
发文登记簿
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 1. 签收 2. 签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到
的文件进行清点确认的过程。
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
2. 拆封 拆封，一般由办公室收发人员或秘书负责收到文件的启封。
第七章 文书处理与档案管理
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问
题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办。领导人对来文如何办理、由谁负责办理而做出的决定
。 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检
第一节 文书处理
3. 登记 需要登记的文件有：
（1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2 ）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重 要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件 。 不需要登记的文件有：
（1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一 般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5） 已经被其他综合性质的文件包括的文件。
第一节 文书处理
3. 签发 “签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的 文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署 意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
第一节 文书处理
二、行文关系与行文方式
（一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（
属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（
属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部
门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。
查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结
果进行简要的情况说明
第七章 文书处理与档案管理
第二节 文件归档
将单位办理完毕的、具有备考保存价 值的文件转化为档案，就必须做 好文件的归档工作。
第七章 文书处理与档案管理
一、归档文件的鉴定 • 1．文件材料的归档范围 • 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》
向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查
研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核
审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部 门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检 查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。
第七章 文书处理与档案管理
文书处理与档案管理
2020年7月13日星期一
第七章 文书处理与档案管理
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节
文书处理 文件归档 文件的整理与编目 档案管理
第七章 文书处理与档案管理
学习提示
（一）学习目标
➢了解文书处理的行文关系及行文方式 ➢掌握文书处理的收文及发文程序 ➢掌握档案分类的方法 ➢能够编制档案目录
第三条规定了机关文件材料归档范围。 • （1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件 材料； • （2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民 权益等方面具有凭证价值的文件材料； • （3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文 件材料；下级机关报送的重要文件材料； • （4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
• （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
• （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄 报或越级抄报的文件材料。
第七章 文书处理与档案管理
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 1．永久保管的文书档案 永久保管的文书档案主要包括： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、