文书处理与档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理
秘书如何做好文书处理和档案管理在一个组织或单位中，秘书往往承担着文书处理和档案管理的重要职责。
这两项工作看似平凡，实则对组织的运转和发展起着至关重要的作用。
能否高效、准确地处理文书和管理档案，直接影响到信息的流通、决策的制定以及工作的连续性。
那么，秘书究竟如何才能做好这两项关键工作呢？文书处理是秘书工作的重要组成部分。
首先，秘书需要具备敏锐的信息捕捉能力，能够快速准确地理解来文的主旨和要求。
这就要求秘书在收到文书时，认真阅读每一个细节，不放过任何关键信息。
对于一些重要或紧急的文书，更要做到第一时间处理，确保信息的及时性和有效性。
在文书的登记环节，秘书要做到条理清晰、分类准确。
可以根据文书的来源、性质、紧急程度等因素进行分类，建立详细的登记台账。
这样不仅便于后续的查找和管理，也能为工作的有序进行提供保障。
文书的拟办是一项需要深思熟虑的工作。
秘书要根据领导的职责分工和工作重点，提出合理的拟办意见。
这就需要秘书对单位的工作流程和领导的工作习惯有深入的了解，能够准确判断文书的重要性和紧急程度，为领导提供有价值的参考。
在文书的传阅和催办过程中，秘书要严格遵守工作流程和保密制度。
确保文书按照规定的顺序传阅，避免遗漏和延误。
对于需要办理的文书，要及时催办，掌握办理进度，确保工作按时完成。
接下来谈谈档案管理工作。
档案是组织的重要历史记录，具有不可替代的价值。
秘书在档案管理中，首先要重视档案的收集工作。
要确保各种门类和载体的档案应归尽归，不遗漏任何有价值的信息。
档案的整理是一项繁琐但重要的工作。
秘书需要按照一定的分类标准，对收集来的档案进行系统的整理。
可以按照年度、组织机构、问题等分类方法进行分类，使档案条理清晰、易于查找。
档案的保管也是至关重要的。
秘书要确保档案存放的环境安全、适宜。
要做好防火、防潮、防虫等工作，保证档案的完整性和安全性。
同时，要建立严格的档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，防止档案的丢失和泄密。
文书与档案管理
现代经济信息140文书与档案管理王汉华 武汉华中师范大学档案馆摘要：文书是档案的前身，档案是文书的归宿。
本文从正确认识文书处理与档案管理的关系谈起，分析文书工作与档案管理工作中存在的一些普遍问题，并提出加强文书工作与档案管理工作的有效措施。
关键词：文书；档案管理；问题；措施中图分类号：G272 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2017)007-0140-01文书是档案的前身，档案由文书转化而来。
一个单位或部门档案管理的水平高低取决于本单位文书处理工作水平的高低。
笔者从事档案管理工作多年，现就文书与档案管理工作谈谈自己的观点。
一、正确认识文书处理与档案管理的关系文书处理与档案管理是文档工作中紧密联系的两个阶段。
正确认识和处理好两者关系，使之有机结合，对于做好文档工作及其重要。
（一）文书与档案管理工作职责与任务不同文书处理工作的主要职责是文件材料的制作、传递、使用、督办、保存等。
而档案管理工作的主要职责是收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、统计、利用和销毁等。
（二）文书与档案管理相辅相成文书处理与档案管理虽属于文档工作中不同的工作和阶段，但两者却相辅相成、互为联系。
档案工作是在文书工作的基础上，对有保存价值的各类文件载体进行归档、保管、利用，是文书处理工作的延伸。
而通过归档工作可以发现平时文书处理中忽视的一些问题，如：文件材料是否完整、齐全、规范，系统，是否属于归档范围之内的，是否为同一年度的等，这些对各部门做好文书处理工作将会起到一定的促进作用。
（三）做好文书工作，是提高档案工作质量的前提收集工作是档案工作的起点，一般由部门文秘人员承担。
要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，文书工作做好了，就能为档案工作提供良好的条件和基础。
因此，做好文书工作，是提高档案工作质量的前提。
二、文书与档案管理工作容易忽视的问题（一）文件材料收集归档不完整齐全归档材料不完整齐全。
一是有些归档文件材料只有定稿，没有修改稿。
文书处理与档案管理
文书处理与档案管理1、文书工作指的是什么？从文字材料看，文书的产生和存在已有3000多年的历史，可以说自从有了文字以后，文书就已经存在了。
2、公司领导要求办公室批转的文件需要注意些什么？（领导的批示性意见）3、“档”即“木架框格之意”，“案”即“几属”引申为文字材料。
放在架子上的文字材料即档案。
4、档案：将分类立卷归档保存的文书材料就称为档案。
5、档案一词始于清朝初期。
6、档案是原始的历史记录。
7、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
8、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性，其一，处理完毕的文件才能作为档案，其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。
9、档案的类别：文书档案、科技档案、专门档案10、档案的作用：现实工作及各项社会活动的考查依据作用。
历史的凭据作用。
科学研究的基础和条件作用。
11、文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。
12、文书工作的具体要求是：准确、及时、安全、保密。
13、档案管理工作即用科学的原则和方法管理档案，为党和国际的各项工作服务。
14、档案管理工作的特点：管理性、服务性、机要性。
15、档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、登记统计八项工作。
16、档案管理工作的八项基本内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。
17、档案管理工作的具体要求是：完整、安全、有效。
18、文书种类：行政机关的公文种类有十三种：命令、决定、批复、请示、意见、函、通知、通告、报告、告示、会议纪要、议案、通报19、文书的格式分为：眉首、主体和版记。
20、文书处理的三大程序：收文处理、发文处理、文书管理。
21、收文处理：是指对外单位发给本单位的所有文件收进处理的一系列程序过程。
办公室岗位职责（5篇）
办公室岗位职责主要是负责办公室的日常管理和运营工作，包括文书处理、档案管理、会议组织、行政支持等。
下面是一份办公室岗位职责的详细描述，供参考。
一、文书处理1. 负责收发办公室文件、信函、传真等，确保及时传递和归档；2. 组织和处理办公室文书的复印、打印、装订等工作；3. 编写和整理办公室各类文件、报告、备忘录等；4. 负责对外文件的撰写和处理，与相关单位和个人进行联络和沟通。
二、档案管理1. 负责办公室档案的建立、整理、归档和保管；2. 维护档案管理系统，确保文件的准确无误和方便查阅；3. 定期清理和整理档案，确保档案库区域的整洁和安全；4. 提供档案查询和借阅服务，协助其他部门的信息查阅和使用。
三、会议组织1. 协助安排和组织办公室的会议，包括会议室预定、物资准备、会务服务等；2. 协助起草会议议程和会议纪要，并及时分发和归档；3. 跟进会议决议的执行进度，督促相关人员按时完成相关任务；4. 收集和整理与会议相关的资料和文件，为组织会议提供支持。
四、行政支持1. 协助办公室主管完成各项行政工作，包括日常事务处理、行程安排等；2. 处理来访人员的接待工作，提供礼貌周到的服务；3. 协助组织办公室的庆祝活动、集体活动等，提高员工凝聚力；4. 负责办公用品和设备的采购、维护和报废处理，保证办公室的正常运转。
五、协调沟通1. 与其他部门和单位建立良好的沟通渠道，协调解决各类问题；2. 参与汇报和沟通会议，及时反馈办公室工作进展和问题；3. 协调各类资源和人力，保障办公室工作的顺利进行；4. 根据工作需要，协调其他部门和个人的支持和合作。
六、其他工作1. 协助入职和离职手续的办理，包括员工信息登记、资料归档等；2. 提供办公室相关政策和制度的培训和宣传，确保员工的了解和遵守；3. 参与办公室绩效考核和工作计划的制定和评估；4. 完成上级交办的其他任务和工作。
以上是办公室岗位职责的主要内容，总结起来，核心任务包括文书处理、档案管理、会议组织、行政支持和协调沟通。
文书与档案管理
文书与档案管理一、前言随着社会的发展，各种文书与档案管理更趋重要。
无论是企业单位还是政府机构，均需要在日常工作中很大程度上依靠文书与档案的管理，以保证管理顺畅与信息的保存。
本文旨在探讨文书与档案管理的基本概念、分类、管理方法以及重要性，帮助读者了解和掌握此方面的知识。
二、文书与档案管理的基本概念文书是指记录信息、表达意思的各种书面文件。
文书不仅为管理者提供了可以交流、证明或查询信息的工具，而且还是管理者的责任和义务清单，可以起证明作用。
因此，文书的制作必须严谨、准确、规范。
档案是指与某一组织、机构、个人有关的各种书面、记录性文件的集合，是个人和机构的宝贵财富。
档案管理是指通过各种手段、技术等方式对档案的收集、整理、保存、查阅、利用、销毁等各个环节进行管理，以及对档案的研究和利用。
三、文书与档案管理的分类1.文书分类（1）按照用途分，文书可分为通信文书、纪录文书和决策文书；（2）按照形式分类，文书可分为公文、商函、报告、备忘录等；（3）按照内容分类，文书可分为通知、请示、答复、指示、命令等。
2.档案分类根据不同市场的需求，档案的分类可分为办公档案、财务档案、生产档案、结构档案等。
同时在管理的时候，还需要根据档案的种类及重要程度划分为核心档案、重要档案、一般档案等等。
四、文书与档案管理的管理方法1.文书管理方法（1）理顺审批流程：可以通过制定详细的审批流程，规范化各个审批环节的流程，提高审批的效率和准确性。
（2）严格把关文书质量：全面认真审查文书质量，严格按照规范化的格式、规则撰写文件。
（3）建立文书归档制度：通过制定文书存档制度，对文书进行归档管理，在文书的存储方面采用电子化、数字化等方式，提高文书管理效率，减少纸质文件的浪费。
2.档案管理方法（1）建立档案保密制度：档案安全性是管理者首要考虑的问题，因此建立档案保密制度，并制定相关文件加强对档案的保护。
（2）制定档案整理保管标准：对档案进行分类、整理，建立分类档案室和安全的日常管理措施，包括卷宗编号、密级、档案存储位置等，使档案的查阅、管理更加方便。
文书档案管理制度(三篇)
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理一、文书工作文书工作是指利用文字和图表等表达方式，以文件形式记录、传达、汇报、决策、约束等管理过程中发生的情况、内容和结果的一个过程。
文书工作包括发文、收文、公文处理、档案管理、信息发布、知识管理等方面。
其中，档案管理是文书工作不可缺少的组成部分。
1. 文书的基本要素文书的基本要素包括：书名、文件字号、成文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、内容摘要和正文内容。
除此之外，不同的文书根据其性质和用途，还需注明文件类别、行文方式、文件密级、紧急程度、处理要求等方面内容。
2. 发文工作通过发文工作，机关团体可以传达自己的决策和指示，下达工作任务和要求，调度协调相关资源和部门，召集会议和评审等等。
发文工作过程中需要注意的事项包括：（1）审定文稿：发文前需要经过领导或者上级机关的审定，保证文稿内容的准确性和符合政策要求。
（2）填写发文表头：发文表头需要填写发文机关、主送机关、抄送机关、文件字号、紧急程度、处理要求等重要信息。
表头不仅要完整、准确，同时还需有相应的格式通照。
（3）定时发文：发文需要有一定的时间安排和计划，及时完成发文任务，不拖延、不遗漏。
3. 收文工作收文工作是指机关团体接收和管理收到的公文。
收文工作的内容包括：文号、收文日期、来文单位、案卷编号、文件摘要等。
在收文过程中需要注意以下几点：（1）及时签收：收到公文应立即签收并进行初步查阅和处理。
（2）核对文件：应仔细核对收到文件的信息，包括文号是否正确、来文单位是否标明等信息。
（3）妥善处理：对于不同类型的文件，应该分别进行怎样的处理和归档，对该文件进行标明。
4. 公文处理公文处理包括：呈批、承办、审批、审核、拟稿、签发、公文校对、责令整改、处理意见等环节。
公文处理是机关团体运行机制中重要的一环，任何公文处理都要规范、严肃和透明。
5. 档案管理文书资料都需依照规范存储和管理，而档案管理是这一过程中重要的一环。
档案管理能够保障机关团体的正常运转，方便查阅和举证，防止遗失和篡改，保护机关团体合法权益。
文书与档案管理总结
文书与档案管理总结一、前言文书与档案管理是企业管理中不可或缺的一部分，对于企业来说，文书与档案的管理直接关系到企业的正常运转和发展。
因此，加强文书与档案管理具有非常重要的意义。
本文将从以下几个方面对文书与档案管理进行总结。
二、文书管理1. 文书的分类根据不同的用途和内容，文书可以分为内部文书和外部文书；根据不同的形式，文书可以分为纸质文书和电子文书。
2. 文书的制作制作一份好的文件需要考虑以下几个方面：文件标题、文件编号、文件日期、主送单位、抄送单位、正文内容、签发人员以及签发日期等。
3. 文字规范文字规范是指在制作文件时需要注意的一些细节问题，如字体大小、字体颜色、行距等。
4. 文档归档归档是指将已经完成并签发过的文件按照一定规则存放起来以备后续使用。
在归档时应该注意分类存储，并且要保证存储环境干燥通风。
三、档案管理1. 档案材料分类根据不同内容和用途，可以将档案材料分为行政档案、业务档案、财务档案和人事档案等。
2. 档案管理流程档案管理的流程包括档案的收集、整理、编目、存放和利用等环节。
在这个过程中需要注意保密和安全性。
3. 档案的保管对于重要的档案，需要进行备份以备不时之需。
同时还需要定期检查档案材料是否完整，并且要保证存储环境干燥通风。
四、文书与档案管理的意义1. 便于查阅和使用文书与档案管理可以使企业文件归类有序，方便后续查阅和使用。
2. 保护企业利益文书与档案管理可以有效地保护企业的知识产权以及其他重要信息，避免信息泄露或者被恶意篡改。
3. 提高工作效率文书与档案管理可以避免因为文件丢失或者混乱而导致工作效率低下的情况发生。
五、总结文书与档案管理是企业管理中非常重要的一部分，它对于企业正常运转和发展具有至关重要的意义。
在实际操作中，我们应该注重分类管理，做好档案的保管和备份工作，以便于后续的查阅和使用。
同时还应该加强对文书制作规范的培训，提高员工的文书制作能力。
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文书处理与档案管理
文书处理与档案管理
1、文书工作指的是什么？
从文字材料看，文书的产生和存在已有3000多年的历史，可以说自从有了文字以后，文书就已经存在了。
2、公司领导要求办公室批转的文件需要注意些什么？（领导的批示性意见）
3、“档”即“木架框格之意”，“案”即“几属”引申为文字材料。
放在架子上的文字材料即档案。
4、档案：将分类立卷归档保存的文书材料就称为档案。
5、档案一词始于清朝初期。
6、档案是原始的历史记录。
7、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
8、档案的特性：来源的广泛性、形成的条件性，其一，处理完毕的文件才能作为档案，其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的考查利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
、记录方式和载体形式的多样性、原始的记录性。
9、
10、命令、决定、批复、请示、意见、函、通知、通告、报告、告示、会议纪要、议案、通报
11、文书的格式分为：眉首、主体和版记。
12、文书处理的三大程序：收文处理、发文处理、文书管理。
13、收文处理：是指对外单位发给本单位的所有文件收进处理的一系列程序过程。
主要包括对文书的签收、登记、审核、分送、拟办、批办、传阅、催办、承办、注办等工作环节
发文处理：指本单位对外发文送文的一系列程序工作。
主要包括：草拟、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等工作环节。
14、拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见，以供领导批办时参考。
15、文书归档要求：归档文件应齐全完备、确保案卷归档质量、认真履行交接手续
16、归档文件整理的原则：遵循文件形成的客观规律、区分文书的不同价值、保持文件之间的有机联系、便于保管和查找利用】
17、文书立卷的方法：按问题特征立卷、按时间
特征立卷、按地区特征立卷、按作者特征立卷、按通讯者特征立卷、按名称特征立卷
18、不归档文件主要有三方面文件：重复文件、未生效的文件、普发行文件
19、永久保管档案的的确定：
①反映机关主要历史面貌的文件材料。
如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料
②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。
③反映机关主要职能活动的重要文件材料。
④反映机关人事管理活动的文件材料。
20、档案库房管理的八防：防火、防水、防霉、放虫、防湿、防光、防尘、防盗
防湿：较为适宜的库房温度应在14摄氏度~20摄氏度之间，相对湿度在50%—65%之间。
防光：照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡。
不允许使用日关灯（荧光灯）作为库房照明灯具。
30、档案的损坏有人为、自然两种。
31、档案寿命长短跟档案保管工作相关。
32、文件题材分纸质、声像、电子三种档案。
公务文书
1、公文的特点：法定性、政策性、实用性、时效性、规范性
2、公文的分类：
*行文关系、行文方向：上行文、平行文、下行
文
*紧急程度：特急件、急件
*机密等级：绝密文件、机密文件、秘密文件*具体职能：法规性、指挥性、报请性、知照性、联系性、实录性
3、公文的构成要素：
*文头部分：公文版头、发文字号、印制编号、秘密等级、紧急程度、签发人
*中间部分：标题、主送机关、正文、附件标题、发文机关、机关印章、成文时间、附注、主题词
*文尾部分：抄送机关、印制时间、印制部门、印制份数
4、公文写作中常见的几种错误：文种用错、格式不当、语言不妥
5、会议纪要特点：内容的纪实性、表达的概括性、称谓的特殊性
6、应用文写作特征：文体的实用性、体式的规范性、表述的简洁性
7、应用文的语言：准确、简洁、庄重、严密、规范
8、应用文写作类型：公务文书、事务文书、生活文书、商务文书、法律文书
商务文书
1、商务文书：合同招标书投标书商务函电
2、合同的特点：严肃性、平等性、明确性、严密性
3、招标书的结构：标题、正文、结尾
4、商务函电的特点：主旨单一、格式规范、平等互利、相互尊重、时限性强
5、广告的特点：传播性、启发性、灵活性
6、事务文书：计划、总结、调查报告、述职报告
会务工作
会议的涵义：会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
会议的要素：形式要素、内容要素、程序要素、
财务要素、
最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。
指导会务工作的原则：
1、准备充分；
2、组织严密；
3、服务周到；
4、确保安全。
会议秘书工作的基本任务
1，组织的工作
2．文书工作
3．生活管理工作
4．安全保卫工作
会务工作流程图
会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期
→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行
→准备会议文件材料→ 制作会议证件→ 制定会议经费预算方案→布置会场→会场检查
会中：报到及接待工作→组织签到→做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作→会议信息工作→ 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作
→做好后勤保障工作
会后：安排与会人员离会→撰写会议纪要→ 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归档→催办与反馈工作→会议总结
一、确定会议筹备方案：
（一）确定会议主题和议题。
（二）确定会议名称。
（三）确定会议议程。
（四）确定会议的时间和日期。
（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要
（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作
(七) 确定会议经费预算。
（八）确定会议住宿和餐饮安排
(九) 大型会议还需确定筹备机构与人员分工。