文书与档案管理基础(第三版)第一单元
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
公文的写作过程 ④起草初稿，认真修改
认真修改，精益求精，是每一位撰写者义不容辞的责任。 公文草稿的修改要求： ①从内容入手，检查观点是否正确，政策界限是否明确， 措施办法是否切实可行； ②进行语言文字的加工锤炼； ③审查文稿格式。
公文的概念
党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特 定效力和规范体式的文书，是传达党和国家方针、 政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作， 请示和答复问题、报告、通报和交流情况等的重要 工具。
公文的写作过程
①领会意图，明确目的； ②调查研究，获取材料； ③总体构思，拟写提纲； ④起草初稿，认真修改。
公文的写作过程
①领会意图，明确目的
领导意图：就是领导者制定政策、部署工作、 处理问题的基本指导思想。
撰写公文，首先要弄清楚领导意图的实质，弄清起草公文 的性质、行文目的和任务、范围。
文秘人员在接受了拟写公文的任务后，要和领导共同讨论研 究，将领导意图与国家的方针政策、法律法令，下级单位的 实际工作情况结合起来，加以分析、研究，融会贯通，使公 文准确完整地表达出领导意图。
公文的种类
按性质、作用划分：法定行政公文、事务性公文、规范性公文
事务性公文
是伴随着机关、企事业单位事务工作产生的，为适应和满 足机关、企事业单位工作需要而撰写的不具有权威性和强 制性的文书，主要有计划、总结、简报、工作要点、汇报 提纲等。
公文的种类
按性质、作用划分：法定行政公文、事务性公文、规范性公文
法定公文 决议与决定
都是领导机关对于某些重大行动、重要问题作出安排、规 相同点 范和决策时使用的领导性、规定性文件，属于下行文。决
定和决议一经行文下达，下级机关必须贯彻执行。
①内容不同
②形成程序不同 不同点
③效力不同
④行文主体不同
决办的议学行决要泛一除某常决中大有机会议票决关综要定理指只习或议问，集反些用议国、使关议要通定名合通的；令具、办的题综中映具。的共其用通，形经过可义多过指决性有理理内或合，有体行产他，用也成过，以下数表令议，认解。容重性它关措文党党政文可过有以经发人决性则有定、是大强的重施主机派府种以程关会过，的程更不的性掌关事；处要、体关、机，是和较议某也意序强然则、握系件决置问规一单组关其机程正名种可见。，。只认或全，定性题章般位织不行关序规义会以后一有有可告局涉涉、和制是的、用文单比发议由行般的号性知性及及针重度会会团。主位决布讨有文都决召和，、的的对大作议议体决体。定，论关下必议性结不原内内性事出，使的定既更讨才通领发须具，论必则容容强件安主用会为可严论能过导，执有有性具性比比。外排要，议党以格生，研不行较的，体的较较决，时是人也政是。并效以究一或强决供执重广单定对也决投。机，定
的书面形式，是执政者用来使社会按照自己的意向 发展的一种政治性的书面文体。
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制发者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
规范的公文体式，保证了公文的准确、完整、 统一、有效，以及公文正常运转并发挥其 效用。
公文的特点
⑤语言的准确性 公文语言，其最鲜明的特征是准确、简明、朴实、规范。
公文的种类
按性质、作用划分：法定行政公文、事务性公文、规范性公文 法定行政公文
是指中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公 文处理工作条例》中规定的15种公文，在机关、社会团体、 企事业单位中普遍使用的规范性的公文。 15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意 见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
公文的特点
③内容的权威性、时效性 公文传达法定机关的指挥意志和领导意图，在法定 机关职权范围内，对人们的思想、行为、工作等加 以规范，具有法定的权威和效力，在实际工作中必 须执行，做到令行禁止。 公文具有一定的时效性。每一份公文都有它的特定 时效。
公文的特点
④体式的规范性 为了维护公文的严肃性和权威性，国家规定了统一 的公文体式。
公文的写作过程 ②调查研究，获取材料
怎样获得材料？
第一，调查采访，深入基层去了解情况。 第二，学习文件，学习理论，从书籍报刊 和有关文件资料中获取写作材料。
公文的写作过程 ③总体构思，拟写提纲
拟写提纲是确立主题、整理思路的过程。
公文的写作过程
④起草初稿，认真修改
撰写公文的原则要求：
①观点正确鲜明，符合政策法令； ②坚持实事求是，不唯上，不唯书，只唯实。 ③ 撰写公文还必须做到“严、准、精、快”四个字 “严”，就是保持政治上的严肃性和政策上的严密性。 “准”，就是内容准确清楚，文字、体式规范； “精”，就是文字精练，言简意明，逻辑严密，条理清楚； “快”，就是讲速度，所有公文都是有时间性的，超过一 定的时限，公文就失去了效用。
法定公文
命令（令）
命令（令）是国家领导机关颁发 的一种具有强制执行性质的领导 性、指挥性文书。 适用于公布行政法规和规章、宣 布施行重大强制性行政措施、批 准授予和晋升衔级、嘉奖有关单 位及人员。
规范性公文
包括行政法规，即国务院办公厅制发的《行政法规制定程 序暂行条例》中所列的条例、规定、办法、细则4种，以 及机关、团体、企事业单位制定的规章制度，即章程、守 则、规则、制度。
法定公文
决议
适用于会议讨论通过的重大决策 事项。
法定公文
决定
适用于对重要事项作出决策和部 署、奖惩有关单位和人员，变更
文书工作教材与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十一）意见
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解 和处理办法”。 按意见内容，可分为两类： 1.政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制 发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多 是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于 加强和改进思想政治工作的若干意见》。 2.工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作 所提出的意见，如《中共中央关于在县级以上党政领导 班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正 气”为主要内容的党性党风教育的意见》。这类意见的 布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。第二ຫໍສະໝຸດ 通用文书一、通用法定公文
（一）命令（令）
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
根据《办法》(p287)规定，“命令（令）适用于依照有 关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： 1.发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、 发布重要行政法规和规章的文件。 2.行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行 政领导与指挥职能的文件，如《国务院关于在我国统一 实行法定计量单位的命令》。 3.嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位 或人员而发布的，如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
总结、简报、调查报告等。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（二）按公文的行文方向划分
1.上行文
上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的 行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请
示和报告。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行 2.下行文 文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指
示、决定等。
档案室
参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261
第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。
2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。
3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。
位置在公文最后一页。
版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。
二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。
2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。
第二，文书有特定的格式。
第三，文书具有应用性。
第四，文书具有很强的目的性和针对性。
第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。
2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。
第一，公文有法定的作者。
公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。
撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。
法定作者的名义不容侵犯。
第二，公文有法定的权威。
公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。
它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。
第三，公文有特定的效用。
行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。
行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。
第四，公文有规范的体式。
秘书文档管理-第一章 文书与档案
文
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及
书 个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗
和 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种
档 文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
案
档案的定义中包括以下几个要素：档案的本质属性
的 是原始记录性；档案来源于各机关、社会组织和个人
含 的社会实践活动；档案形式的多样性。
档
才能最后成为档案。
案 的
文书和档案的区别 第一，在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值
含
重点不同。
义 和
第二，档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。
关
第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。
系
第一章 文书和档案
第 二
文书的种类
节
按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。
文 书
案
文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单
的
指某份或几份材料。
关
文书、公文和文件之间的关系
系
文书、公文和文件三个概念，其内涵基本相同，
都是人们在实践活动中形成和使用的信息记录。但在
外延上有很明显的区分，按从大到小的顺序排列应该
是：广义文件＞文书＞公文＞狭义文件。
第一章 文书和档案
第
一
节 档案的含义
秘书文档管理-第一章 文书与档案
1
第一章 文书和档案
第 一 节
文书的含义 文书是人们在生产和生活中为了记录事项、管理
事务、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效
文
用的文字材料。
书
以上定义包含六项内容：文书的作者是从事社会
和
文书与档案管理基础一、二章练习824
文书与档案管理基础一、二章练习824文书与档案管理基础一、二章练习一、填空题1．（）是下级向直属的上一级行文的最基本、最常用的方式。
2．收文办理主要的工作程序包括签收、登记、（）、（）、（）、（）、（）。
3．签收的操作步骤是（）、（）和签字4．收文登记的方法主要有（）和（）两种。
5．文件传阅，应阅人之间不（）文件，由文秘人员采用（）的方法直接传阅。
6．传阅的方法有分（）、（）和建立阅文室三种。
7.传阅文件最突出的要求，就是一个“（）”字。
8.公文办理包括（）、（）、（）9.越级行文应当同时（）被越过的机关。
10.公文文稿签发前，应当由（）进行审核二单选题1.《重大动物疫情条例>已经2005年11月16日国务院第113次常务会议通过并于2005年11月18日由国务院温家宝公布从即日起施行.公布此条例用的文种为（）A、命令B、决定C、公告D、通知2、某年,江西省九江、瑞昌两县发生里氏5.7级地震,当地政府向上级报告时采用最佳行文方式是bA逐级行文 B多级行文 C越级行文 D直达行文3.经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是（）A.决定B.决议C.报告D.请示4.下列行文方式不正确的是（）A.某企业党委向厂行政发布指示B.省教委向全省中小学发出紧急通知C. 某市发生特大持枪抢劫案件，市公安局向市政府和省公安厅紧急报告D.全国十届四次政协会议文件在报刊上发表5..（）是收文办理的一项重要环节和程序。
A.签收B.登记C.承办D.催办6..（）是公文办理中一项必要的制度和必不可少的环节。
A.催办B.答复C.初审D.承办7.在公文处理的基本原则中，（）是公文处理工作的质量要求。
A.准确规范B. 精简高效C.实事求是D.安全保密8. 在公文处理的基本原则中，（）是整个公文处理过程中都要高度注意的问题。
A.准确规范B. 精简高效C.实事求是D.安全保密9..本机关制定的不用归档的文件（）A.工作条例、章程、制度B. 工作计划、总结、报告C. 财务、物资、档案等的交接凭证、清册D.机关内部互相抄送的文件材料10.下列公文的发文机关标识错误的是（）A.国务院文件（一般文件式）B.X X市人民政府文件（信函式）C.中华人民共和国主席令（命令式）D.X X X会议纪要（会议纪要式）11.对上级机关进行检举、控告的文书，宜采用（）A 逐级行文B 多级行文C 越级行文D 直达行文12.对于紧急而又简短的文件，传阅时多采用（）A 分送传阅B 分散传阅C 设立阅文室D 集中传阅13..应阅人之间不横传文件，由文秘人员采用一送一退的办法直接传阅，这叫（）。
档案管理学(第三版)复习材料
1、档案馆接收档案的期限。省级以上的机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向档案馆移交。接收形式有逐年接收和分段接收两种。
2、要求和手续：（1）完整性——进馆档案应按照全宗整理，保持全宗的完整性。（2）真实性：进馆档案要具有真实性。凡有疑点的档案，都要尽可能加以考证，如果一时难辨清楚，也要存疑，予以证明。（3）地方性——接收档案还必须反映本地区的特点，有独到的地方特色。（4）坚持质量验收：交接双方必须根据移交目录清点核对，在交接文据上签字盖章。（5）清点核对。
3、接收前的准备工作。有两方面：一是确切掌握被接收档案的情况。二是档案馆还要做好馆内的各项物质准备，安排人力、物力和时间，以确保接收工作的顺利进行。
六、档案馆对历史档案征集和接收（对象与途径）（P110）
1、意义：（1）它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施。（2）收集历史档案是档案开放利用工作的需要。（3）收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作。（4）收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
2、收集历史档案的对象和途径：（1）收集散存于一些国家机关，社会组织中的历史档案。（2）征集收藏于个人手中的历史档案。（3）征集少数民族地区的历史档案。（4）收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案。（5）收集散失国外的历史档案。
4、归档手续：文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。但是，在档案人员调动工作时，应按照上述办法办理交接手续，即“明立案验，依例交割”。
文书工作与档案管理第三版答案
文书工作与档案管理第三版答案 档案管理工作流程图单位名称行政及人力资源部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导行政及人力资源部员工节点 A B C 9 8 7 6 5 4 3 2 1 审批结束编号入库归档标识收集员工人事材料身份证明学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件奖惩文件绩效评估报告劳动合同及附件离职文件各类人事通知单开始编制明细目录提供材料 档案管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序 1《个人简历》 2、《相关材料》 B2 由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等每月1次 C2 员工应积极提供材料即时统一装订 1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 1个工作日 A4 报上级审核 1个工作日将档案编号，并做出标识 1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档 1个工作日 B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密 档案管理制度节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理 1．人力资源信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。
外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。
模块1文书与档案基础
4、单位内部文档一体化的具体操作方法
• 调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整 理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入 档案整理环节，“随办随归”，从而使归档文件整理 变成一项日常工作。 • 同时，应尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索 条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实 际，免除档案管理环节中再做大量的重复的数据准备 工作。如输入案卷目录并重新组织文件目录等，节省 档案员的时间，推动文档一体化的最终实现。
3.文书
• 行为主体在社会活动中，为了一定的目的 而形成并使用的具有应用的和特定格式的 文字材料。 • 包括以下几项基本内容： • （一）文书是人类社会实践中形成的。 • （二）文书是出于人类主观意图而形成 的。 • （三）文书是用文字的形式表达并附着 于一定载体的信息记录。
3.档案
• 档，木架框架；案，“几属”，小桌子。由此引 申把处理一桩事件的有关文书叫做一案，把放置 这些文书的架子称作档架，把每一格称为一档。 把每一格称为一档。后来，将分类立卷归档保存 的文书材料，称为档案。
2、信息的特点
(1)客观性。 (2)时效性。 (3)无限性。 (4)可传递性。 (5)可开发性。
• 3.信息的分类：
按信息源的性质划分——自然信息和社会信息 按信息的表现形式划分——语言信息、文字信息、 声像信息、计算机语言信息和缩微信息 按信息内容所涉及的社会领域划分——政治信息、 经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科 技信息、体育信息等 按信息来源方向划分——横向信息和纵向信息 按信息稳定状态划分——静态信息和动态信息 按信息在秘书工作中的作用划分——预测信息、动 态信息和反馈信息
需要 信息
综合信息：即对各种信息 进行综合分析加工后的信 息。对内部信息进行分析 有助了解本企业所处位置， 对外部信息进行分析的有 助了解外部情况对本企业 是机会还是威胁。
文书与档案管理基础(第三版)第一单元
一般采用一段式写法。
法定公文
意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
法定公文
通知
适用于发布、传达要求下级机关执行和有 关单位周知或者执行的事项，批转、转发 正文。
法定公文 通知
通知的用途 ①用于转批或转发文件； ②用于发布行政规章； ③用于办理、执行或告知等事项； ④用于任免或聘用干部
使用通知防止的倾向： ①滥发通知； ②层层转发同一文件
请示的特点：
①内容简明，一文一事； ②事前请示； ③上级必须给予批示或答复； ④逐级行文，主送单位单一。
法定公文 批复 适用于答复下级机关请示事项。
法定公文 批复 适用于答复下级机关请示事项。
批复的特点： ①内容简明，一文一事； ②针对性强，批复必须明确答复请示事项； ③逐级行文，主送单位只能是请示单位，忌多头主送； ④执行效力强，批复内容下级必须贯彻执行。
③④公写布作的要方求法不不同同；更 公 报 通 媒 公 采 讲多 告 主 告 报 究用体的 主 要 主 、 逻分公是 要 通 要 通 辑条布宣 通 过 通 告 严式。示 过 新 过 要 密写性 新 闻 张 求 、法、 闻 媒 贴 写 语。告 媒 体 、 得 言公知 体 、 一 通 规告性、文定俗范要事张件范、、求项贴传围简措写。公递内洁辞得布公的，文精，布新多雅练公，闻，，
法定公文 公报、公告、通告
相同点 受文对象广泛，也不确定，是公开性、昭示性的文件。
公告适用于国内外，范围最宽。
①使用的范围不同；公报适用于党内外（和一些专业领域）
不同点 ②作用不同；
通告则 一是 般“ 公在 布一 需定 要范 遵围 守内或”周使知用的，事范项围，最窄 带有一定行政约束力；而公报和公告
公文的写作过程 ②调查研究，获取材料
自考文书与档案管理复习资料
自考文书与档案管理复习资料第一章思考与练习1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。
广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。
狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。
文书工作的特点是：（1）政治性（2）机密性（3）规范性（4）时间性（5）事务性2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？答：文书工作的重要作用表现在以下几个方面：（1）助手作用（2）纽带作用（3）“门户”作用（4）查考作用3、文书工作的基本原则是什么？答：文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。
4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提高自身的素质，为今后做好文书工作打下基础。
答：文书工作是一项科学的、严肃的工作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。
所以文书人员应该具备以下几点素质：（1）要有较高的政治素质有较高的政治素质主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原则，同党中央保持一致。
二是有较高的政治理论修养和政策水平。
（2）要有良好的工作作风培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。
每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动为领导的科学决策献计献策，真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。
（3）要有较强的业务水平作为一名文书人员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合理的知识结构。
不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力，还要努力学习专业知识，拓宽自己的知识面。
总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。
5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
答：文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。
文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。
文书工作与档案管理第三版答案
文书工作与档案管理第三版答案文书工作与档案管理第三版答案档案管理工作流程图单位名称行政及人力资源部流程名称档案管理工作流程层次3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导行政及人力资源部员工节点 A B C 9 8 7 6 5 4 3 2 1 审批结束编号入库归档标识收集员工人事材料身份证明学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件奖惩文件绩效评估报告劳动合同及附件离职文件各类人事通知单开始编制明细目录提供材料档案管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序 1《个人简历》 2、《相关材料》 B2 由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等每月1次 C2 员工应积极提供材料即时统一装订1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表1个工作日A4 报上级审核1个工作日将档案编号，并做出标识1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档 1个工作日 B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密档案管理制度节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理 1．人力资源信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。
外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。