风力发电场建设项目档案管理规范(草稿)

风力发电场建设项目

档

案

管

理

规

范

︵

草

稿

︶

目录

第一章风电场建设工程档案归档分工及分类

第一条建设工程档案归档分工

第二条建设工程档案的分类

第二章风电场工程建设施工档案的分类

第一条监理文件10类

第二条土建工程文件9类

第三条安装工程文件9类

第三章风电场工程建设档案归档管理职责与内容第一条项目公司的管理职责和内容

第二条施工单位的管理职责和内容

第三条设计单位的管理职责和内容

第四条质监单位（质量监督中心站、质量监督站）职责第五条监理单位管理职责和内容

第六条设备厂家职责

第四章风电场工程建设归档文件编制的质量要求第五章风电场工程建设竣工图的编制要求

第六章项目档案的检查、验收和归档时间

第一条工程档案的检查、验收

第二条工程档案的收集时间

第一条工程档案的整理与移交

第七章项目档案的组卷要求

第一条项目档案整理的组卷要求

第二条卷内文件材料的排列

第三条案卷编目

第四条卷内目录

第五条卷内备考表

第六条案卷装订要求

附件一案卷编目格式

附件二案卷盒脊背样式

附件三案卷目录格式

附件四卷内目录格式

附件五卷内备考表格式

附件六档案移交表格格式

附件七风电企业档案分类表（6—9大类）附件八国家重大建设项目文件保管期限表附件九电场代号

第一章风电场建设工程档案归档分工及分类

第一条建设工程档案归档分工：建设工程资料归档分为建设单位、勘察设计单位、监理单位、施工单位；各参建单位向建设单位工程管理部移交、建设单位工程管理部向公司档案管理部门移交归档。

第二条建设工程档案的分类：工程准备阶段文件(7类)：前期工程立项文件；建设用地征地拆迁文件；勘察测绘设计文件；招标及合同文件；参建单位开工审批文件；参建单位施工过程资料；建设施工监理机构设置及任命文件。

第二章风电场工程建设施工档案的分类

第一条监理文件10类：监理规划及细则；监理月报中有关质量问题；监理会议纪要有关质量问题；进度控制；质量控制；造价控制；分包资质；监理通知及回复；合同及其他事项管理；监理工作总结，影像（照片）记录。

第二条土建工程10类：施工技术准备文件，施工现场准备；地基处理记录；工程图纸变更记录；施工材料质量资料；施工试验记录；隐蔽工程验收记录；施工记录；工程质量事故处理记录；工程质量检验记录；影像（照片）记录。

第三条安装工程10类：一般施工记录；图纸变更记录；设备

产品质量检查和质量证明文件设备安装记录；预检记录；隐蔽工程检查记录；施工试验记录；质量事故处理记录；工程质量检验记录；设备交接试验记录；影像（照片）记录。

第三章风电场工程建设档案归档管理职责与内容

第一条项目公司的管理职责和内容:

1、在合同订立时对本项目工程文件的收集、整理、移交责任和提交竣工档案的套数、质量、时间和违约责任、竣工图的编制责任和质量标准、出图深度、监理对档案的审核责任等，建设单位工程管理部对参建单位提出明确要求。

2、负责自身档案的收集、整理、归档工作，具体包括项目前期立项审批、招投标、勘察、初步设计等文件；工程准备阶段土地征用、开工审批等文件；施工阶段安全、质量、进度、物资、资金、设备等管理性文件；竣工验收阶段的竣工文件等。

3、竣工档案的接收审查及汇总整理、归档工作。组织对各参建单位移交的竣工档案进行审查与验收，并对接收的竣工档案进行汇总整理，统一分类、编目、编制检索工具，编制项目档案整理情况说明；

4、项目公司应建立档案室，配备与工程规模相适应的档案管理人员。建立符合要求的工程档案保管库房，集中统一保管

档案；

5、负责设备图、施工图及部分施工文件的登记、分发工作。

6、负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术规范）及试生产文件的收集与整理。

7、负责接收工程的全部档案，运用档案现代化管理手段（电子档案管理系统）进行汇总、整理后编目、上架，具备检索、借阅条件。

第二条施工单位的管理职责和内容:

1、负责按国家档案管理要求提交施工、安装、调试全部资料及竣工资料的电子版。

2、负责提交土建、水工施工及设备、管线施工文件。

3、负责提交分部试运阶段的方案、措施、试运记录及验收签证书。

4、负责提交移交试生产前的消缺记录。

5、负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。

6、负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料。

7、负责提交工程总结和工程技术总结。

8、施工单位负责提交产品说明书、质量合格证、试验报告、设备图纸等材料。

第三条设计单位的管理职责和内容：

1、负责提交工程各设计阶段的所有设计文件，编制施工图总清册。

2、负责提交全部设计变更通知单。

3、负责提交工程设计总结。

4、按竣工图编制合同及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求，编制完整的竣工图及完整的电子文件竣工图。编制移交清册，在规定的时间内向项目公司工程管理部移交。

第四条质监单位（质量监督中心站、质量监督站）职责：1、负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件（质量监督的质监计划、评价报告、纪要、监检记录、呈报、总结、报告和结论意见等质监活动文件；对工程参建单位不合格项的纠正措施，关闭文件等）。按档案管理的有关要求进行整理、装盒。编制移交清册在工程竣工后一个月内提交建设单位工程管理部。

第五条监理单位管理职责和内容：

1、负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。

2、负责提交施工过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。

3、负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见。

4、负责监督、检查各参建单位工程资料的整理、验收与移交工作。

第六条设备厂家职责：

1、编制移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位工程管理部档案负责人员。

2、在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。

3、负责风力机调试报告的编制与移交工作。

第四章风电场工程建设归档文件编制的质量要求

第一条建设项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822－2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28－2002）的要求。分类按照风电企业档案分类表（6－9大类）相关行业档案分类规则执行。

第二条文件所用表式应符合现行电力建设施工质量验收及评价规程及相关标准的规定，采用统一制表（页面设置、字体、字号等统一），70克以上无酸纸制作标准A4打印纸。

第三条文件编号应符合唯一性原则，体现文件的特征和内容，有关文件的编号原则，应提前专门制定细则进行明确。执行（风电场工程建设过程档案资料用表格式及报送程序）。

第四条归档文件应为正本、原件。复印件应加盖原件提供单位公章；如原件只有一份，而许多卷册都需要时，应说明原件所在卷册；凡为易褪色材料（如复印纸、复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久、长期保存的文件，应附一份复印件。凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。

第五条设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在与说明书纸张规格相同的纸张上。

第六条主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。

第七条引进技术工程的设备订货合同及其附件、招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚，不能用复印件归档。中译文应同外文原文一同归档。

第八条文件应采用采用激光打印机，书写内容用耐久性强的

黑色碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等。

第九条工程文件应字迹清楚、图样整洁、签字认可手续完备。(应手工签字,不应机打签字)字迹工整，图样清晰。

第五章风电场工程建设竣工图的编制要求

第一条应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中竣工图编制要求进行编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。

第二条竣工图需编制总说明，说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、变编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述更单号、提供修改资料单位等。

第三条没有设计变更的施工图用作竣工图时，编制单位应逐张审核，确认与现场相符后直接在蓝图上加盖“竣工图”图章；

第四条竣工图按GB/T10609.3—1989《技术用图复制图的折叠方法》，“手风琴式”折叠，统一折叠成210mm×297mm（A4）图幅，图标朝外。

第五条所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下角向上折叠后空白处；竣工图章应使用不褪色红印泥。

第六条国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。

第七条录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应以光盘为长期存储介质(竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性)。

第八条竣工图内容应和施工图设计、设计变、材料变更、施工及质检记录相符合。

第六章项目档案的检查、验收和归档时间

第一条工程档案的检查、验收：工程各参建单位在竣工文件收集、整理、立卷后，应由建设单位工程管理部及监理单位组织工程施工、设计、调试、质监、监理等单位对归档文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经建设单位工程管理部确认并办理交接手续后全部移交建设单位档案室。

第二条工程档案的归档时间：各施工承包单位应在项目实体

完成后45天内将项目文件向建设单位移交归档；有尾工应在尾工完成后及时移交归档。

第三条工程档案的整理与移交：

（一）整理：全部项目档案的汇总整理应由建设单位工程管理部及监理单位负责组织或进行。

（二）移交：项目竣工后各工程参建单位与建设单位工程管理部办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续；建设单位工程管理部转生产部门和档案管理部门，按企业档案管理要求办理。

第七章项目档案组卷要求

第一条工程档案整理的组卷要求：

1.组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理；便于档案利用保管。

2.与工程关系密切的管理性文件应列入工程文件中组卷。

3.工程施工技术文件按单位工程的专业、阶段整理；检查验收纪录、质量评定及监理文件按项目整理；

4.案卷不宜过厚一般不超过40mm，卷内不应有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

5.资料审查通过后，采用扫描形成电子版，刻录光盘。

第二条卷内文件材料的排列：

1.管理性文件按问题或重要程度排列。结论(批复)性文件在前，依据(请示)性文件在后。

2.工程技术文件既要按单位工程组卷，又要遵循电力行业分类标准，排列顺序依次为管理、依据、施工安装记录、检测实验、评定、证明等并用彩页纸隔开。要注意文件材料之间的有机联系。（例如：试验报告有水泥有钢材的，应该将水泥的放在一起，钢材的放在一起；又如：钢材又分10厘米和20厘米的则将同型号的放在一起，一定要考虑档案的内容。）

3.卷内文件一般文字在前，图样在后。

第三条案卷编目：

每册竣工档案应由内封面、卷内目录及卷内备考表组成，具体格式见附件。

1.案卷封面：案卷一卷一盒，图纸采用案卷外封面(硬卷皮)，文字材料采用案卷内封面(软卷皮)及外封面。

2.案卷题名：案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名的主要内容包括项目（机组）名称+单位工程名称（分部分项、专业、设备、系统、阶段）+文件主要内容。项目名称与批准的原立项、设计(包括代号)应相符。

3.立卷单位：填写卷内文件形成单位或主要责任者。

4.起止日期：填写卷内文件形成的起止时间。

5.保管期限：填写其划定的保管期限。

6.密级：依据保密规定填写。

7.档号：依据《风电企业档案分类表》填写档案的项目代号、分类号和案卷号。

8.案卷脊背：填写案卷题名和档号（内容和案卷封面一置）。

9.封面及脊背的档号应和建设单位工程管理部档案管理人员联系确认。

第四条卷内目录:

1.顺序号：用阿拉伯数字从1依次标注。

2.文件题名：填写文件标题全名。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号。

3.文件编号：填写文件文号或图样的图号。

4.责任者：填写文件形成单位或主要责任者。

5.日期：填写文件形成的＊＊＊＊年、＊＊月、＊＊日。

6.页号：填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在右下角，或标题栏右上角。不同案卷之间不连号。案卷封面、卷内目录(不包括原图纸目录)、卷内备考表不编页号。（组卷完成后统一用打号机编页码）

7.卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，

另一份用于编制全引目录或分类目录。

第五条卷内备考表:

1.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体形式文件的数量，如文字材料XX页，照片XX张，附图XX张。

2.说明组卷和使用情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。

3.卷内备考表排列在文件尾页之后。

第六条案卷装订要求:

1.案卷可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。

(案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订，既有文字材料又有图纸的案卷应装订，装订应采用线绳三孔左侧装订法或书本装订法，要整齐牢固便于保管和利用，装订时必须剔除金属物.)

2.案卷内不同尺寸文件材料要折叠统一。

3.永久或长期保存的案卷，装订时必须去掉金属物。

4.不装订时，文件要按目录编排次序排列。

5.整卷装订的案卷，右边和下边取齐；如卷内纸张大小不一，则装订边和下边取齐。

?左侧打孔装订，打孔位置距左侧20mm，上下两孔分距中孔80mm。（封面、封底与内容一起打孔装订，不再用胶水粘贴）

示例

⑤卷皮、卷内表格规格及制成材料

1.卷盒外表尺寸为3lOmm×220mm用牛皮纸板双裱压制。厚度分别为20 30 40 50mm

2.卷内表格、内封面目录、备考表尺寸为297mm×2lOmm无酸牛皮纸。

3.表格制作的字体、字号要求统一、清晰、端正。（案卷目录、卷内目录及卷内备考表内填写字体均为宋体五号）

附件一

案卷编目格式

档号

案卷题名 001#风力发电机组工程

（开、竣工报告，技术要求、图纸会审、施工记录、施工勘测、土岩试验报告，混凝土、原材料试验报告，基础处理、质量验评、事故及缺陷处理报告，工程监理等）

?填写组卷单位名称，起止日期填写卷内文件中的最早日期

与最晚日期。

示例附件二案卷盒脊背样式

① 脊背用牛皮纸打印 ② 填写保管期限与档号

③ 脊背上的 案卷题名必须体现工程名称

④ 脊背的案卷题名、档号要与案卷的相一致，如多卷合并装在

一盒子内，则这几卷的案卷题名都要体现

在脊背上。

示 例

附件三 案 卷 目 录

保管期限 档 号

案卷题名

注：页码为全引目录内每一个案卷的卷内目录所在的页码

附件四

卷内目录

档号：

注：页数为案卷的总页数。

附件五卷内备考表