公司重要文件保管处理规定格式
公司重要文件保管处理规定
编号：YB-HT-008215公司重要文件保管处理规Regulations on safekeeping and甲方：乙方：签订日期：年月日精品文档/ Word文档/ 文字可改编订：YunBo Network公司重要文件保管处理规定第一条设立目的为规范本公司重要文件的保管处理工作，特制订本规定。
第二条适用范围本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定执行。
第三条重要文件的分类重要文件分为四类：1．最重要文件（日常用）；2．最重要文件（非日常用）；3．一般重要文件（日常用）；4．一般重要文件（非日常用）。
其中最重要文件是指该文件的丢失将给工作造成重大影响到文件；一般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
日常用文件是指工作人员在日常业务中经常查考、放在办公桌近旁的文件；非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。
第四条重要文件保管场所及保管期限1．保管场所一般情况下，重要文件的收藏、保管场所按如下规定进行。
但可根据文件的性质、数量及处理方法的不同作适当变更。
（1）地下室内贵重物品库应存放对于人民民主专政特别重要的材料。
（2）各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。
（3）地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
（4）各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
（5）现场保管（在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管）。
上级对现场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法保管。
2．保管期限保管期限需按照文件的不同性质、数量及处理方法的不同做不同期限保存。
第五条重要文件的整理保存仓库内文件的整理保管由_____部门承担。
部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交_____部门。
部门在安置文件时应考虑平时的使用频率。
同时，负责部门需提供文件在保管期间所需的适宜环境。
温度保持在____℃左右。
做好防水、防火、防潮、防鼠等准备。
第六条重要文件的搬运1．对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公司以外。
公司红头文件格式规范及流程管理办法
公司红头文件格式规范及流程管理办法第一节总则第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条公司文件，实行统一管理。
文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
1. 各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。
2. 文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。
第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观，实事求是。
3. 文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。
4. 人、地、名称、引文及时间要具体、准确。
第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第九条收文由行政人事部统一负责。
行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由行政人事部收回归档。
第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号1. 以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号；2. 公司总经办文，用总经办字(××年)××号；3. 财务部发文，用财字(××年)××号；4. 工程部发文，用工字(××年)××号；5. 技术部发文，用技字(××年)××号；6. 营运部发文，用营字(××年)××号；7. 人事行政部发文，用人行字(××年)××号；第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。
公司重要文件管理制度范本
第一章总则第一条为加强公司重要文件的管理，确保文件的安全、完整、准确和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有重要文件的制定、收发、保管、使用、归档和销毁等工作。
第三条公司重要文件管理应遵循以下原则：（一）依法合规原则；（二）保密原则；（三）分级管理原则；（四）责任到人原则；（五）持续改进原则。
第二章文件分类与编号第四条公司重要文件分为以下类别：（一）公司章程、规章制度；（二）项目合同、协议；（三）财务报告、审计报告；（四）人力资源文件；（五）知识产权文件；（六）其他对公司经营、管理有重大影响的文件。
第五条公司重要文件应按照《中华人民共和国档案法》及公司相关规定进行编号，编号格式为：公司名称+文件类别编号+文件编号。
第三章文件制定与审批第六条公司重要文件的制定应遵循以下程序：（一）由相关部门或人员提出制定申请；（二）经相关部门或人员讨论，形成草案；（三）提交总经理或其授权的领导审批；（四）审批通过后，由相关部门或人员正式制定。
第七条公司重要文件的审批应遵循以下原则：（一）合法性原则；（二）合规性原则；（三）合理性原则；（四）必要性原则。
第四章文件收发与保管第八条公司重要文件的收发应通过以下途径：（一）内部传阅；（二）对外寄送；（三）会议讨论；（四）其他方式。
第九条公司重要文件的保管应遵循以下要求：（一）按照文件类别和编号进行分类存放；（二）确保文件的安全、完整和保密；（三）定期检查文件保管情况，发现问题及时处理；（四）建立文件保管档案，记录文件保管情况。
第五章文件使用与归档第十条公司重要文件的使用应遵循以下原则：（一）合法、合规、合理；（二）确保文件内容准确、完整；（三）不得泄露公司秘密；（四）按规定使用文件。
第十一条公司重要文件的使用应办理以下手续：（一）填写文件使用申请；（二）经相关部门或人员审批；（三）领取文件；（四）使用完毕后及时归还。
第十二条公司重要文件的使用期限届满或因其他原因需要归档的，应按照以下程序办理：（一）填写文件归档申请；（二）经相关部门或人员审批；（三）将文件归档至档案室。
公司公文及证照文件管理规定
公司公文及证照文件管理规定一、总则为了加强公司公文及证照文件的管理，确保其安全、准确、及时、有效地使用和传递，提高工作效率和管理水平，特制定本规定。
二、适用范围本规定适用于公司内部所有公文及证照文件的生成、收发、归档、保管、使用等管理工作。
三、公文及证照文件的分类（一）公文分类1、行政公文：包括通知、报告、请示、批复、函等。
2、业务公文：如合同、协议、方案、计划等。
（二）证照文件分类1、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。
2、各类资质证书，如行业许可证、专业认证证书等。
3、其他重要的法定证照文件。
四、公文及证照文件的编号与格式（一）编号1、公文应按照一定的编号规则进行编号，确保唯一性和可追溯性。
2、证照文件应根据其类别和颁发时间进行编号。
（二）格式1、公文应遵循公司统一的格式要求，包括字体、字号、行距、页边距等。
2、证照文件应保持其原始格式，不得随意更改。
五、公文及证照文件的生成（一）公文生成1、公文的起草应明确目的、依据和主要内容，语言准确、简洁、通顺。
2、起草完成后，应由相关部门负责人审核，确保内容准确、合规。
（二）证照文件的申请与办理1、需要新办或变更证照文件时，由相关部门提出申请，并准备齐全所需材料。
2、按照规定的流程和要求，向有关部门提交申请，办理相关手续。
六、公文及证照文件的收发（一）收文1、公司设立专门的收文登记本，对收到的公文及证照文件进行登记。
2、收文后，应及时进行分类、编号，并送相关领导阅批。
（二）发文1、发文前，应对公文的内容、格式进行再次审核。
2、按照规定的范围和方式进行发文，并做好发文登记。
七、公文及证照文件的归档（一）归档时间1、公文应在办理完毕后的一定时间内归档，一般不超过一个月。
2、证照文件应在取得或变更后的及时归档。
（二）归档要求1、归档的公文及证照文件应齐全、完整。
2、按照分类编号进行整理，便于查找和使用。
八、公文及证照文件的保管（一）保管场所1、设立专门的文件保管室，具备防火、防潮、防虫等设施。
公司文件管理规范
公司文件管理规范暂无公司文件管理规范为规范公司文件的管理，提高工作效率，特制定本规范。
一、文件的分类1.公司文件主要分为三类：机密文件、重要文件和普通文件。
2.机密文件指的是公司最核心的机密信息，如财务报表、商业计划等，须由专人负责管理，存放在安全的地方。
3.重要文件指的是对公司运营有较大影响的文件，如合同、协议等，需要分类存放，便于查找。
4.普通文件指的是一般性文件，如会议纪要、通知等，按照时间顺序存放，方便查阅。
二、文件的命名规范1.文件的命名应简洁明了，能够清晰表达文件内容。
2.文件名中不应出现特殊字符，如空格、斜杠等。
3.文件名应包含文件类型后缀，如.doc。
xls等。
三、文件的存储位置1.机密文件存放在专门的保险柜中，严格控制访问权限。
2.重要文件存放在专门的文件夹中，便于查找。
3.普通文件存放在公共文件夹中，方便员工查阅。
四、文件的备份与恢复1.定期对机密文件进行备份，存储在安全的地方。
2.重要文件也需要进行备份，存储在不同地方，以防意外情况发生。
3.普通文件不需要备份，但需要定期清理，保持文件夹整洁。
五、文件的归档1.机密文件永久保存，不得随意销毁。
2.重要文件根据保留期限进行归档，过期文件及时销毁。
3.普通文件根据保留期限进行归档，过期文件及时删除。
本规范自2020年3月14日起实施，如有违反规定者将受到相应的处罚。
一、制定目的本文件旨在规范公司文件的管理和使用，确保文件的准确性、完整性和保密性，提高工作效率和质量。
二、适用范围适用于公司内所有部门和员工，包括纸质文件和电子文件。
三、各部门职责3.1文件起草部门负责文件的起草和审核；3.2文件审批部门负责文件的审批和签字；3.3文件发布部门负责文件的印制、发放和存档；3.4文件管理部门负责文件的归档、管理和保密。
四、文件类型定义根据文件内容和用途，将文件分为公文、红头文件、质量体系文件、管理性文件、通用文件和合同性文件。
五、文件格式及标准5.1公文（包括公告和通知等）应采用正式的文书格式，包括标题、正文、落款、签名等；5.2红头文件应采用公司规定的红头格式，包括公司名称、标志、标题等；5.3质量体系文件应采用ISO9001标准格式，包括文件编号、版本号、修订记录等；5.4管理性文件应采用公司规定的格式，包括文件编号、标题、正文等；5.5通用文件和表格文件应采用统一的格式和标准，包括字体、字号、行距等；5.6合同性文件应采用合同格式，包括合同编号、签署日期、双方名称等。
集团公司公文管理及处理办法
集团公司公文管理及处理办法第一章总则第一条为规范集团公司的公文管理工作，切实提高办文效率，根据《集团公文管理及处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所指的集团公司的公文，是集团公司在管理过程中形成的具有规范体式的公务文书管理，是公司行政管理的重要内容。
第三条公文处理指公文的撰写、收发、核查、送批、传阅、核稿、保管、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条集团公司领导和工作人员在处理公文过程中必须做到及时、准确、安全、保密。
文件处理人要认真做好公文处理工作，自觉遵守本办法。
第五条公文处理必须严格执行国家以及公司的保密制度，确保集团公司的经营信息安全。
第六条本办法适用于集团公司本部（以下简称“本部”）、所属公司（以下简称“所属单位”）。
第二章组织与职责第七条集团公司综合管理部是集团公司公文处理的管理机构，主要职责：（一）负责公司公文管理制度体系的建设与优化；（二）负责相关单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及其它相关事宜；（三）负责对所属单位上报集团公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送工作；（四）负责集团公司对外（内）发文的撰稿、核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作；（五）负责对集团公司本部和所属单位的公文处理工作进行业务指导；（六）负责公文管理工作评价与考核；（七）负责做好其它公文管理相关工作。
第八条所属单位的综合管理部是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第九条所属单位应根据实际工作需要设立文秘岗位或配备专职人员负责公文处理工作，逐步建立健全本单位公文处理制度。
文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行神华销售集团以及集团公司的相关保密制度。
第三章公文种类第十条集团公司的行文的种类主要有：（一）决定、决议适用于集团公司对各部门、所属单位做出重要决策或对重要工作、人事变动作出安排。
（二）通知适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，要求下级单位办理事项，布置工作和需要有关单位周知或者执行的事项，任免、聘用干部等。
公司重要文件保管处理规定
公司重要文件保管处理规定一、前言在现代企业管理中，文件的保管和处理是一项至关重要的工作。
公司的重要文件包含了各种合同、协议、财务报表、人事档案等重要信息，对于公司的经营和发展具有重要意义。
因此，制定一套科学合理的文件保管处理规定，对于确保公司信息的安全和保密至关重要。
二、文件保管原则1. 保密原则：公司的重要文件必须严格保密，未经授权人员的许可，不得随意查阅、复制或泄露。
2. 完整原则：公司的重要文件必须完整保存，不得随意撕毁、删改或遗失。
3. 有序原则：公司的重要文件必须按照一定的顺序进行分类、编目和存放，以便于查找和管理。
4. 安全原则：公司的重要文件必须存放在安全的地方，采取适当的措施防止火灾、水灾、盗窃等事故的发生。
三、文件保管流程1. 文件分类：根据文件的性质和用途，将文件进行分类，如合同文件、财务文件、人事文件等。
2. 文件编目：对每个文件进行编目，包括文件编号、文件名称、文件日期、文件责任人等信息，以便于查找和管理。
3. 文件存放：根据文件的分类和编目，将文件存放在相应的文件柜、文件夹或电子存储设备中，并制定相应的存放位置和存放期限。
4. 文件借阅：对于需要借阅的文件，必须填写借阅申请表，并经过授权人员的批准后方可借阅，借阅期限一般不超过一个月。
5. 文件归还：借阅人员在借阅期满后，必须按时归还文件，并填写归还登记表，以便于跟踪借阅情况。
6. 文件销毁：对于已经过期或无用的文件，必须按照公司的文件销毁规定进行销毁，以确保文件的安全和保密。
四、文件保管措施1. 电子存储：对于电子文件，公司应建立相应的电子存储系统，包括文件服务器、备份设备和权限管理系统，确保文件的安全和可靠性。
2. 文件柜：对于纸质文件，公司应配备相应的文件柜和文件夹，对文件进行分类、编目和存放，定期进行整理和清理。
3. 安全设施：公司应配备相应的安全设施，如防火墙、监控摄像头、门禁系统等，保证文件的安全和保密。
4. 培训教育：公司应定期组织文件保管和处理的培训教育，提高员工的保密意识和操作技能。
公司规章制度管理办法文件格式规定
公司规章制度管理办法文件格式规定1.文件标题文件标题应简明扼要地反映文件内容，突出重点内容。
一般以"公司名称-规章制度管理办法文件"为格式。
例如：“ABC公司规章制度管理办法文件”。
2.文件编号文件编号是为了方便管理和检索文件，应遵循一定的编号规则。
文件编号由公司名称、文件分类代码和文件序号组成。
例如“ABC-ZD-001”，其中"ABC"为公司名称缩写，“ZD”为规章制度的英文缩写，“001”为该文件的序号。
3.文件密级根据文件的保密程度，可以对文件进行密级标识。
文件密级一般包括绝密、机密和秘密。
密级标识位于文件编号之后，并采用括号表示。
例如“(机密)”或“(秘密)”。
4.文件起草单位和日期文件起草单位应包括部门名称和部门负责人的签名。
文件日期是文件起草当天的日期，遵循年、月、日的顺序。
文件起草单位和日期一般位于文件编号下方，居中显示。
5.文件内容结构文件内容应包括标题、前言、正文和附件等部分。
标题应简明扼要地反映内容，前言可以对文件的目的、背景和重要性进行说明，而正文就是规章制度的具体内容，应清晰明确地表述，使用分条或分段来组织。
附件可以用来补充文件内容，如表格、图表等。
6.规章制度的行文格式规章制度的行文应简明扼要、用词准确、结构清晰、语法通顺。
可以使用段落来划分不同的内容，段落之间使用空行进行分隔。
可以使用标题和小标题来突出重点内容。
7.文件签发完成规章制度管理办法文件后，应由文件起草单位的负责人签发。
签发人应在文件底部的右下角签署姓名和职务，以确保文件的合法性和权威性。
8.文件保存和管理以上是公司规章制度管理办法文件的格式规定，通过统一的格式规范，能够提高文件的可读性和易管理性，方便员工查阅，促进公司内部事务的顺利进行。
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公司重要文件保管处理规定
制度名
电子文件编码GLZD224页码3-1
第一条范围
本公司所有重要文件的收藏、保管、处理一律按本规定拟明事件执行。
第二条种类
重要文件分为以下四种，分别处理。
1最重要文件(日常用)。
2最重要文件(非日常用)。
3一般重要文件(日常用)。
4一般重要文件(非日常用)。
其中最重要文件是指该文件的丢失，将给工作造成重大影响的文件；一
般重要文件是指其重要程度轻于前者的文件。
日常用文件是指工作人员在日常业务中需要经常查考、放在办公桌近旁
的文件；非日常用文件是指除特殊情况外不必经常查考的文件。
第三条保管场所
在紧急情况下，重要文件的收藏、保管场所应按照如下规定加以保管，
但根据文件的性质、数量及处理方法的不同亦可作适当变更。
1地下室内贵重物品库应存在对于公司特别重要的材料。
2各业务部门保险柜存放各部、室的最重要文件。
3地下室仓库存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。
4各分公司保险柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
5现场保管(在各部、室的办公地点以适当的方法整理保管)。
上级对现
场保管有特别指示的时候，保管人员应根据上级指示采用相应的方法
保管。
表单填写说明书
甲乙丙机密等级计划填写日期
表格名称表格编号联数
传递流程
名联用途说明
表格性质□月报表□日报表□记录表□联络表□分析表□定期报表□不定期报表□记录卡
使用单位
印制数量使用年数资料保存期限资料来源
及填表说明
表格审核过程
异常表示方式
第四条分类保管期限
各种重要文件的分类保管期限及保管场所可另行规定。
对前项文件进行保管时，同一内容的系统文件必须按地区加以区分后保
管，最重要文件更应如此。
第五条重要文件的别行保管
重要的账票或文件，在没有其他材料可以替代时，即在确认除原件外没
有其他可以反映其内容的文件，该件如发生丢失将给工作造成重大障碍时，需将该件做出表示其内容的特别标记，办理另置安全场所保管的有关手续。
第六条保管的主管部门
重要文件的搬出及收藏，由各业务主管部门负责实施，仓库内文的整理保管由总务部门承担。
各业务主管部门应对各自保管的文件内容及保管位置加以记录，并提交总务部门。
总务部在安置文件时应考虑到平时的使用频率。
第七条搬运、收藏时间
将各业务主管部门文件搬出加以收藏时须按如下规定执行。
但在公司有特别指示时须遵照执行。
1正常情况下文件处理完结时。
2在特别紧急危险时。
3在发表紧急状态宣言时。
第八条仓库内的保管位置
收藏文件在仓库的位置，根据文件的数量等由总务部门决定。
在搬运、
收藏文件时要注意准确无误地将文件置于各自位置。
当确认文件数量
大，保管场所不足时，应预先与总务部协商，要求给予增加或变更保管场所。
第九条销毁处理
对于保管期满的文件，总务部门在征求业务主管部门领导意见后可予以
销毁。
第十条向公司外转移
对于重要文件，在公司没有特别命令时，原则上不允许携带、搬运至公
司以外。
分公司及工厂的文件，在无特别命令时除第三条之外可参照以
上条款执行，并将期满文件处理方案呈报本公司总务部门。