公司标准行文规定

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企业文件行文格式标准

企业文件行文格式标准

企业文件行文格式标准文件编号:签发人:1、目的为提高公司文件质量,实现公司文件规范化和标准化,根据公司实际情况,特制定本标准。

2、适用范围适用于公司和各部门各类文件。

3、公司文件类别3.1规章制度等管理类文件:指对工作和事务具有约束力行为的规范和制度,是公司制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。

有约束性的规章制度为管理制度或管理规定;规定某些事项工作流程或各部门职责、职权的规章制度为管理办法。

3.2公务文书类文件:请示、通知、通报、报告、决定、会议纪要、工作联系函。

3.2.1请示:用于下级部门向上级部门请求指示、批准、批复的公文,上级部门接到请示,应按要求及时回复,属于上行公文。

3.2.2通知:传达公司指示和管理要求,告知各部门办理、周知和共同执行事项,发布公司管理制度、人事任免和聘用公司管理人员的公文,属于下行公文。

3.2.3通报:用于公司表彰先进,批评错误,传达精神或者情况的公文,属于下行公文。

3.2.4报告:下级部门向上级部门汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级单位询问的公文,属于上行公文。

3.2.5决定:对重要事项或重大行动做出安排,重大人事任免,对部门或个人进行奖惩,变更或撤消下级部门的不当事项等,属于下行公文。

3.2.6决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,属于下行公文。

3.2.7会议纪要:根据会议记录、会议文件和其他有关材料加工而成,反映会议基本情况和精神的纪实性公文,它是会议议定事项和重要精神,并要求相关部门执行的一种文体,属于平行或下行公文。

3.2.8工作联系函:用于对外沟通,与政府部门、业务公司、客户相互商洽,联系工作的公文,不包括公司各部门间的工作协调书,属于平行公文。

3.3事务性文件类文件:各类统计报表、说明等。

4、文件用纸与排版要求4.1纸技术指标。

定量为60-80g/m2的胶版印刷纸和静电复印纸。

4.2面尺寸。

公文用纸规定为A4型纸,幅面尺寸为210mm ×297mm。

行文格式标准

行文格式标准

行文格式标准
行文正文均采用A4纸,一般由标题、行文对象、正文、拟文单位、拟文日期等部分组成。

标题与正文之间空一行。

整个版心居中,如有附件,应当注明附件顺序和名称。

一、公司公文
适用于对外行文,对内发文等:
(一)首页须使用公司标识纸,按需采用“XXX有限公司文件”等,内页采用A4纸;
(二)公文正文标题用宋体二号字、加粗,正文用仿宋三号字,正文行距28磅;
(三)公文正文内容层次最多分四层,依次标为:“一、”“(一)”“1.”“(1)”;
(四)页面设置为:上3.7cm,下3.6cm,左2.8cm,右2.7cm,页眉1.27cm,页脚2.6cm;页码靠右标识。

二、公司内部行文
适用于内部请示、报告等:
(一)正文标题用宋体三号字、加粗,正文用仿宋四号字,全文行距28磅;
(二)正文内容层次一般分到四层,依次标为:“一、”“(一)”“1.”“(1)”;
(三)页面设置:默认为上2.54cm,下2.54cm,左3.18cm,右3.18cm,可依据文档实际情况作调整;页码靠右标识。

三、业务报告/项目调整报告/评审意见的补充意见/合规意见书

(一)采用相关报告、意见书的标准模板;
(二)模板内正文字体采用仿宋小四,全文行距20磅;“评审意见的补充意见”标题用宋体小三号字、加粗。

公司公文管理规定范文3篇

公司公文管理规定范文3篇

公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。

下面是公司公文管理细则,欢迎参阅。

公司公文管理规定范文11.目的:为进一步加强公司的公文管理,严格公文处理程序,提高公文运转时效,明确公文承办要求,实施公文管理工作的规范化、制度化,特制定本制度。

2.适用范围:本制度适用于集团总公司、子公司。

3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。

同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

3.1.3负责建立健全公司文件管理制度,负责本制度的制定与修改。

负责本制度的实施。

3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行,做到准确、及时、安全、保密。

5. 公文的种类:5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书,是传达、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有:决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

(一)决定、决议:对重要事项重大行为做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。

(二)意见:用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知:用于传达上级部门指示,要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

(四)通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(五)报告、请示:向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。

公文管理及行文规定

公文管理及行文规定

公文管理及行文规定总则为规范公司公文管理,特制定本规定。

第一章公文种类第一条公文种类与应用范围公文的种类包括:决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、制度及规定、计划、经营业务类文书等。

(一)决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员,组织变更或人事任免等决定事项。

(二)决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。

(三)通知适用于公布规章制度、转发外来文件,要求各部门周知或共同执行的事项。

(四)通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。

(五)报告适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议;答复公司领导的询问。

(六)请示适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。

(七)批复适用于答复申请、报告、请示的事项。

公司领导的批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复。

(八)函适用于对外沟通或协作处理有关事项(工作函、联系函)。

(九)会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。

(十)制度及规定适用于对公司范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度、流程(作业指引)等管理体系文件。

(十一)计划适用于工作任务制定、计划安排。

第二章公文格式第二条公文一般由文头、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、抄送机关、主题词、制发部门、成文日期等部分组成。

公文格式示例详见附件二至附件六。

第三条公文结构组成及文书格式(一)公文文头公文文头应使用公文主体对应公司全称。

各业务单元正式行文须统一使用公司发文模板(附件二:“发文”格式示例)。

(二)公文标题命名规则1、常规公文标题命名规则:公文主题+公文种类描述。

如“公文管理及行文规定”、“XXX管理制度”、“XXX管理流程(作业指引)”等。

2、会议纪要类公文标题名规则及格式要求:(1)专题会议纪要的文件名需说明项目名称、会议议题等,需统一按“公司/XX项目XX专题(第X次)会议纪要”格式命名。

XX公司公文管理制度

XX公司公文管理制度

XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作,提高办公效率,保证公司公文的规范性、准确性和时效性,制定本制度。

第二条公司公文管理制度适用于公司内部各部门和员工,包括公司内部的各类公文、文件、函件等文书资料的管理。

第三条公司公文管理原则:公开、公正、公平、高效。

第二章公文的分类和编号第四条公司公文按照文件的内容和用途进行分类,主要包括通知、报告、计划、决定等。

第五条公司公文编号应当按照年度、部门和序号的原则进行编制,确保公文可以准确、快速地进行查阅和归档。

第六条公司公文按照重要性和紧急程度进行编号,以便及时处理重要文件。

第三章公文的起草和审批第七条公司公文的起草应当遵循公文的规范格式和语言,内容明确、简练、准确。

第八条公司公文的审批程序应当严格按照公司内部的规定进行,确保审批过程的公开、公正。

第九条公司公文的审批权限应当明确,相关部门负责人要按照规定的程序和权限进行审批。

第四章公文的传阅和签发第十条公司公文在传阅过程中,应当注意保密,确保公文的内容不被泄露。

第十一条公司公文在签发时,相关人员应当按照规定的程序进行签名、盖章,确保公文的真实性和合法性。

第五章公文的分发和归档第十二条公司公文在分发过程中,相关部门应当按照规定的程序进行分发,确保公文能够及时传达到相关人员。

第十三条公司公文在归档时,应当按照规定的分类和编号进行归档,确保公文能够方便查阅和管理。

第六章公文的保存和销毁第十四条公司公文的保存期限应当根据文件的重要性和用途进行确定,超过保存期限的公文应当及时进行销毁。

第十五条公司公文在销毁过程中,相关部门应当按照规定的程序进行销毁,确保公司公文的保密性和安全性。

第七章公文管理的监督和评估第十六条公司公文管理应当建立监督机制,定期对公司公文管理工作进行评估和考核。

第十七条公司应当建立不定期的内部审查机制,对公司公文管理工作进行全面检查,发现问题及时进行整改。

第八章附则第十八条对于公司公文管理中出现的争议,应当按照公司内部的规定进行解决,确保公文管理工作的顺利进行。

公司公文格式规定标准

公司公文格式规定标准

公司公文格式规定第一条公文一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、附注、印章、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等部分组成。

(一)份号。

公文印制份数的顺序号,涉密公文应当标注份号;(二)密级和保密期限。

涉及秘密的公文应当标明密级和保密期限。

凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项,保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

属密级文件的,应明确发放范围;(三)紧急程度。

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”,其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”;(四)发文单位标志。

发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。

集团公司单独行文的,在落款处不署单位名称,只标识成文时间。

集团公司与其他单位联合行文的,可用联合发文机关名称,主办单位排列在前(此时需要发文单位署名),也可单独使用主办单位名称。

发文单位标志用红色小标宋体字;(五)发文字号。

两个以上单位联合行文,只标明主办单位发文字号;(六)签发人。

上行文应注明签发人姓名。

“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话;(七)标题。

由发文单位名称、事由和文种组成。

公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容和种类。

标题中除法律、法规和规章名称加书名号外,一般少用标点符号;(八)主送单位。

公文的主要受理单位,应当使用单位全称或者规范化简称、统称。

(九)正文。

公文的主体,用来表述公文的内容;(十)附件说明。

公文如有附件,应当注明附件顺序号和名称(与正文空一行);(十一)发文单位署名。

如需标注发文单位署名,应当使用全称或规范化简称。

需加盖印章的公文,单一单位发文不需署名,联合行文时需署名;(十二)成文日期。

公文成文日期以会议正式通过或单位负责人最后签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准;(十三)印章。

物业公司行文工作规定

物业公司行文工作规定

物业公司行文工作规定1. 背景与目的为确保物业公司的工作效率、提高行文质量和一致性,制定行文工作规定是必要的。

本文旨在规范物业公司内部行文的标准和流程,以便保持良好的沟通效果,增强公司形象和信誉。

2. 适用范围本规定适用于物业公司内所有部门和员工,涵盖书面文件、电子邮件以及其他形式的行文交流。

3. 行文原则3.1 清晰明了:行文应简洁明了,语言通顺,内容准确完整,以确保信息传达的准确性和一致性。

3.2 专业规范:行文应符合公司规定的专业术语和行业要求,避免使用随意缩写、非正式词汇以及口头语言。

3.3 尊重礼貌:行文应以尊重和礼貌为基础,避免使用冒犯性、歧视性或侮辱性语言,以维护公司员工之间的和谐关系。

3.4 统一格式:行文应统一使用公司规定的格式和模板,确保行文风格统一,提高行文效率。

4. 行文准则4.1 书面文件4.1.1 信函:信函应包括明确的标题、发信日期、收信人信息,以及尊称、称呼和落款等必要的要素。

4.1.2 备忘录:备忘录应包括明确的发文日期、标题、收件人、密级(如果适用),以及简洁明了的内容,以便员工能够快速了解备忘录的主旨。

4.1.3 会议纪要:会议纪要应包括会议的日期、时间、地点、与会人员名单以及讨论和决议的要点,确保与会人员对会议结果有清晰的认识。

4.2 电子邮件4.2.1 主题:电子邮件主题应简明扼要地概括邮件内容,以便收件人能够迅速了解邮件的重点。

4.2.2 您好/谢谢:电子邮件的开头应以尊敬的称呼(如尊姓、尊称)打招呼,结尾时应包括感谢的措辞(如“谢谢您的关注/配合/帮助”等)。

4.2.3 正文:电子邮件的正文应简明扼要地表达意思,用清晰的段落结构组织思路,避免写长篇大论,以增强可读性。

4.2.4 附件:如有必要,附件应清楚命名,并在邮件正文中提醒收件人注意附件的存在。

4.3 其他行文规定4.3.1 公告及通知:公告和通知应包括明确的标题、发布日期、相关部门/人员以及内容,以便员工准确理解和遵守。

公司或政府公文格式标准 (全)

公司或政府公文格式标准 (全)

常用公文格式标准为进一步规范公司公文格式,参照《国家行政机关公文格式》,结合公司工作实际,特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。

一、请示请示报告适用于向公司领导请示工作,请求答复、批准。

1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样,用小2号宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”(可加粗),之后标全角冒号,再下1行开始写正文。

3、正文用4号宋体字,要简明扼要、层次清楚。

4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否,请批示”。

5、若有附件,在正文下空1行左空2字,标识“附件”,后标全角冒号和名称。

公文仅有1个附件时,附件名称前不标识序号,有多个附件时,应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号(如“附件:1. ×××”);附件名称后不加标点符号。

6、最后以“××部门”和日期结束。

日期要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“〇”;成文日期的标识位置应居右空4字。

7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名,签名置于成文日期之下。

8、请示报告的具体格式样本见附件1。

二、报告报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请,需要主管部门给予明确的审核意见。

涉及到费用的报告均提交给财务信息部,由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告,请示报告中写明审核结论和意见建议,并附上申请部门的报告原件(或复印件)。

人员调动申请向人力资源及管理部提交报告;办公物品采购申请向综合办公室提交报告。

1、标题用“关于×××××××的报告”字样,用小2号宋体字(可加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

2、标题下空1行,左侧顶格用4号宋体字(可加粗)写上“财务信息部(或人力资源及管理部、综合办公室)”,之后标全角冒号,再下1行开始写正文。

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公司标准行文规定
一、目的
为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化,特制定本规定。

二、范围
本规定适用于公司对内、对外公文的管理。

三、职责
1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门,为内部行业的统一编号及内外公
文的统一归档;
2、各部门领导负责本部门的公文拟稿;
3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核;
4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。

四、发文分类
公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。

各项规章制度:公司在管理中依照执行的各项制度(规定/办法/准则/政策/措施)等;
公务文书:请示(申请)、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等;事务性文件:说明、各类统计报表等。

公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。

1、规定/办法/准则/政策/措施:对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度;
2、请示(申请):用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批的事项;
3、报告:向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议,答复上级的询问;
4、通知:传达公司指示、要求,告知各部门办理中需要的事情;
5、通报:公司认定的,表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况;
6、通告:公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项;
7、决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项;
8、决定:对重要事项或重大行动做出安排,对有关部门及人员的奖惩,组织变更或人事任免等;
9、函:于对外沟通,用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽,联系工作的,或称公函(可不受行文规定拟定);
10、会议纪要:用于各类会议的记录、整理与总结;
11、说明、表格:用于日常事务工作,由撰写部门领导决定是否受行文进行制定;
五、发文格式
1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm,左右边距为2.0cm,表格排版上下左右边距为2cm;
2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中,正文为小四、宋体;格版标题为二号、宋体加黑,表内文字为五号、宋体;
3、文字行距1.5倍行距;段落设置一般为首行缩进2个字符;
4、文本中所有的符号、数字、英文均选用Times New Roman体;
5、页眉页脚:对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司”
靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)”;页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗、带格式线;对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司”;页脚同对内行文;
6、落款为4号、宋体、加黑,发文单位写在公文下面偏右,写全称;发文日期在发文单位下面向右错开,写全年月日,日期为发文公布日为准;
7、发文中有附件,应在正文后、落款前,注明附件数及附件名称;
六、行文要素要求
1、标准发文即为红头文件的形式,除第五条的各项外,包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。

其中:文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级,具体划分(详见附件3);涉及公司保密的文件应当标明密级,其中密件、机密文件、极机密文件与绝对文件还应当标明份数、序号。

对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求,公司人员严格遵守保密协议中提及的各项;文件按紧急程度分为:“急件”、“一般”;急件需立即办理;一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间;发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起:超彦[20XX]XX号(字体:宋体;字号:5号,其他符号用Times New Roman 体5号)各部门发布公文时,应向行政人力资源部申请文件编号;
2、主送、抄送部门,属上级的列入主送,平级或下级列入抄送;
3、所有发布文件,除封皮隐藏页码外,其他页数一律设置页码,页码设置在每页的右侧。

七、发文管理
1、发文按照编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进行管理。

↓保管
2、文件编制、审核、批准流程:制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布;通知、通报、通告、决议、决定→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放;会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。

3、公司内部行文,各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机
密文件与绝对文件范围;相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的,应以红头文件的形式;
4、对于公司出台的各项制度、通知、决定等,公司行政人事部对生效公文(加盖公章)进行签字留存;
5、公文作废时,需向总经理进行申报请示,获批后,进行统一整理销毁。

八、其他注意事项
1、所拟稿件的密级等级,应先通报总经理进行初步定级;
2、公文在讨论期间需要打印时,均应先使用单面使用过的废弃纸张,包括呈送公司相关领导的纸质文件。

附1部门文件格式:1、行政管理文件:CY-XZ-001
2、人事管理文件:CY-RS-001
3、售后管理文件:CY-SH-001
4、销售世博管理文件:CY-XS-001
5、销售九龙管理文件:CY-XJ-001
6、财务管理文件:CY-CW-001
附2行文流转表格:
1、发文登记表
2、收文登记表
3、文件签阅表
4、文件销毁审批表
5、文件格式
发文登记表
序号发文日期文件名称文件编份数签收部门签收人签收日期备注
收文登记表
序号收文日期发文部门/号文件名称份数接收人备注
文件签阅表
文件名称文件类型文件份数
来文部门来文时间收文时间
传阅签名时间意见
传阅签名时间意见
传阅签名时间意见
文件销毁审批表
序号文件编号文件名称销毁时间销毁原因/份数批准人销毁人备注文件格式:
关于××××的请示/报告
正文
妥否,请批示。

年月日
主送:
抄送:
云南超彦汽车贸易有限公司文件
****字【20**】**号密级:签发:
关于*****的通知/决定
正文
公司
年月日
主题词:
抄送:
会议纪要
会议时间:年月日会议地点:
会议主持:会议记录:
与会人员:会议主题:
内容简要:
会议主持人签字:
云南超彦汽车贸易有限公司
****字【20**】**号密级:签发:
制度标题
正文
公司
年月日
主题词:
主送部门:
抄送部门:
发文部门:校对:印发份数:
公司文件机密等级的说明
为了加强公司内部的案宗管理,避免公司或客户商业机密落入竞争者手中,公司将对各类文件进行机密等级设置,具体说明如下:依其属性分级区分为:一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级;除一般文件外,均属公司重要文件与具有商业价值文件,也都列入受保护范围;
文件等级分类保存期限举例说明管控要求
1: 一般文件 3年或文件有效期公司内部人员均有浏览
权限2: 密件 5年或文件有效期相关部门负责人有浏览权限3.机密文件 10年或文件有效期相关部门经理级以上以及相
关授权人
浏览权限4.极机密文件 20年或文件有效期相关部门经
理级以上有
浏览权限5:绝对机密文件 50年或文件有效期公司总经理。

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