关于档案整理工作的案例分析
关于档案整理工作的案例分析
关于档案整理工作的案例分析——以文书档案为例一、背景档案是人类认识世界、改造世界的历史记载，同时也是传承和发扬民族历史文化的重要载体。
做好档案管理工作不仅可以使其成为公众教育的历史教材、发展各项事业的依据与借鉴，同时也对于我国进行社会主义现代化建设具有重大意义。
而档案整理是档案管理的一项基本业务和基本前提，它直接关系档案的利用和开放，是整个档案工作的基本建设。
因此首先做好档案整理工作显得尤其重要。
2014年5月1日至6月27日，经学院安排，我在天津市委统战部研究室进行将近两个月的实习活动。
期间，也做了许多档案整理的工作，尤其以文书档案居多。
下面，本文就以文书档案为例展开案例分析。
二、文书档案简介文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
我所在的实习单位是市委统战部研究室，主管部内刊物；收集处理统一战线的信息；承担统战工作重要文件、重要文章的起草是其基本职责之一，在实习中，在老师的指导下，我帮助单位整理了大约16盒共计400多件档案，以单位内部杂志、各级各类文件、会议纪要、工作总结为主要内容。
三、文书档案整理流程在实习过程中，我有幸参加了市档案局来统战部举行的一场关于档案整理的培训活动。
在会议上，我仔细听讲，注意要点、易错点，同时做好听讲记录。
这为我的实习提供了专业知识和指导，促进了工作的顺利开展。
（1）收集收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件资料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
归档文件材料应当包括上下级文件材料、本机关文件材料以及同级机关文件材料。
在实习过程中，单位直接给我提供需要归档的材料，所以这一环节就被省略了，也为我下一步的工作加快了速度。
档案管理案例分析
档案管理案例分析
我们公司的档案比较杂乱无章，这个档案袋里有一部分，那个文件夹里有一部分，当工作需要查阅或使用时却需要花费较大的精力去寻找，影响了工作效率，并且一些档案也不够完善，员工人事资料更新不及时，人事资料不完整，公司所有的档案杂乱的堆放在一起，很多文件都放在一个档案袋里或是文件夹里，没有进行归类整理等。
现在，我们对档案进行了分类整理归档，人事档案实行每人一个档案袋，把每个人在公司的档案记录都记录在案，并注明档案袋里面所装物品明细，还有对招聘档案，培训档案，报纸档案等的整理，使我们的档案管理工作逐渐规范起来，以后还要逐渐把我们的档案管理规范起来，可以提高工作效率。
人力行政部
2010-12-24。
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。
还把文件后的'附件一一分离出来，单独装订。
在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。
最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。
结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
【2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析】。
档案管理事故案例
档案管理事故案例概述档案管理是组织内非常重要的一项工作，它涵盖了对信息的收集、整理、保存、利用和传递等多个方面。
然而，即使是经过精心设计的档案管理系统也可能出现失误，导致档案管理事故发生。
本文将探讨一些档案管理事故案例，并分析造成这些事故的原因以及应对措施。
案例一：电子档案系统瘫痪在某大型企业的电子档案管理系统中，由于系统故障，整个系统在一个关键时刻瘫痪了。
这导致无法查看、编辑和存储档案信息，严重影响了企业的日常运营。
经过调查发现，这次事故的主要原因是系统长时间未进行更新维护，导致系统出现了漏洞。
解决措施•及时更新维护电子档案管理系统，确保系统的稳定性和安全性。
•建立定期检查机制，对系统进行全面检测，及时发现并解决潜在问题。
案例二：档案丢失某政府部门的档案管理系统中存储了大量重要的政府文件和档案，但在一次系统升级后，部分档案竟然无法被找到。
经调查发现是在升级过程中，未经妥善备份和迁移档案信息，导致数据丢失。
解决措施•在进行系统升级之前，必须确保对所有档案信息进行完整备份。
•升级完成后，进行数据验证和测试，确保档案信息完整，并及时反馈问题进行修复。
案例三：档案访问权限泄露某企业的档案管理系统存在权限设置问题，导致一名非授权人员意外获得了敏感档案的访问权限，因而泄露了公司的机密信息。
解决措施•加强档案管理系统的权限设置，确保只有授权人员可以访问敏感档案。
•设置监控机制，对系统的访问行为进行实时监测，及时发现异常操作并做出应对措施。
结论档案管理是组织内不可或缺的一项工作，但也需要引起足够的重视。
档案管理事故的发生可能会对组织造成严重影响，因此建议各组织加强档案管理意识，定期进行档案管理系统的检查和更新，以确保档案信息的安全和完整性。
只有通过有效的管理和控制，才能有效避免档案管理事故的发生，保障组织的正常运营。
档案法制案例分析(例题)
档案法制案例分析月任太原市质量检验协会秘书长。
经查，王存在伪造虚假年龄、虚假身份、虚假任职经历等问题。
王实际出生日期为１９７６年３月１４日，１９９１年以来先后３次涂改，最后将出生日期改为１９７８年１２月１５日。
２００３年１２月，王分别请托时任太原市商贸委员会组织部部长、人事处处长王秋兰和太原市财贸综合开发中心主任李某某，伪造自己担任太原市财贸综合开发中心副主任（正科级）的《干部任免呈报表》、加盖公章。
此后，王先后被违规任用为临汾市洪洞县广胜寺镇副镇长、太原市质监局监督处副处长、处长，违规办理了公务员过渡手续。
根据查核结果，山西省和太原市有关部门对此案做出严肃处理：责成省质监局取消王公务员身份，撤销其太原市质量检验协会秘书长职务；给予王秋兰留党察看一年、行政撤职处分，从副调研员降为正科级；给予李某某党内严重警告处分，并免去其现任职务；鉴于省质监总局党组书记兼局长常某某、原太原市质监局党组书记兼局长王某某、临汾市政协副主席（时任洪洞县委书记）柴某某、临汾市委宣传部副部长（时任洪洞县委常委组织部长）郭某某等９人，在此案中负有把关不严、用人失察失误等责任，分别给予党内警告或党内严重警告处分。
山西查处运城市经济开发区副主任黄梅芳档案造假案。
黄梅芳，２０１３年６月任运城市经济技术开发区副主任、党工委委员。
经查，黄梅芳的干部人事档案存在涂改年龄等造假问题。
其父黄长泉任稷山县财政局局长期间，经时任稷山县委组织部副部长、县编办主任李某某介绍，进入县委组织部干部档案管理室查看黄梅芳档案，趁档案管理员王某某不在场时，将黄梅芳实际出生日期从１９７２年４月涂改为１９７５年４月，并撤换了其入团申请书。
２００６年６月，时任稷山县委常委组织部长姚某某，责成时任副部长韩某某和干部科科长南某某审查黄梅芳档案后，召开部务会研究认定了其涂改后的出生年月，并向运城市委组织部出具了认定书。
根据查核结果，山西省和运城市有关部门对此案作出严肃处理：给予黄梅芳党内严重警告处分，并对其进行诫勉谈话；给予黄长泉留党察看两年处分和行政降级处分；给予李某某党内严重警告处分，给予王某某、韩某某、南某某党内警告处分；对姚某某进行诫勉谈话，并责令写出书面检查。
档案工作创新案例范文
档案工作创新案例范文一、引言随着信息化时代的到来，档案工作也在不断创新发展。
信息技术的应用，促使档案工作的处理更为高效、便捷，同时也改变了档案管理的模式和思维。
本文将通过分析具体案例，探讨档案工作的创新方向，为广大档案工作者提供创新思路和实践参考。
二、案例分析1. 纸质档案数字化管理传统的纸质档案管理模式无疑存在着信息检索困难、空间占用大、保管环境需求高等问题。
某单位通过利用先进的数字化技术，对纸质档案进行扫描、整理和归档，形成数字化档案库。
数字化档案管理系统不仅提高了信息检索效率，减少了文件的空间占用，更加安全可靠。
这一创新实践不仅提高了档案管理的效率，还有效地解决了传统纸质档案管理面临的诸多问题。
2. 档案云平台建设一些地方政府部门和企业单位积极探索档案云平台的建设，通过搭建集中管理、共享利用的档案云平台，实现了信息资源的统一管理和共享，为用户提供了更为便捷的服务。
利用云平台存储档案，不仅节约了空间成本，还有效防范了数据丢失和泄露的风险，提高了档案的安全性和可靠性。
3. 档案馆数字展览传统档案馆因为存储空间和环境限制，很难将馆藏的珍贵档案面向公众进行展示。
有些档案馆利用数字展览技术，将馆藏珍贵档案数字化展示，通过网站和移动应用等平台面向更广泛的受众。
这一举措不仅拓展了档案展览的范围，也提高了档案的利用价值和社会影响力。
4. 利用大数据技术开展档案分析研究很多档案管理单位和研究机构开始将大数据技术应用于档案分析研究之中。
通过对大量档案数据进行分析挖掘，揭示出更多有价值的信息和规律。
以往研究人员需要大量时间和精力来梳理和分析档案数据，而现在大数据技术的应用极大地提高了研究效率，为历史文化研究和学术研究提供了更多的可能性。
三、案例启示1. 引领数字化转型传统的档案管理已经无法满足信息化时代的需求，数字化转型将是档案工作的重要方向。
档案工作者需要积极掌握和应用数字化技术，将传统的纸质档案转化为电子档案，提升档案管理的效率和安全性。
档案案例分析
• 此后，在长达半年多 的时间里，王X既没有 安排档案管理人员去 整理、保管这部分档 案，又没过问这批档 案的下落，使得最终 被人误认为油印室无 用的废纸予以销毁。 事发后，王X作了深刻 检查，并被行政警告 处分。
• [简评] • 造成这次误销档案事件的发生，究其原因是王X 档案意识淡薄。〈机关档案工作条例〉第二条规 定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是 提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维 护机关历史真实面貌的一项重要工作。” • 从我国目前的情况看，机磁档案工作一般由办公 厅（室）主任领导。王X作为该局办公室临时负 责人，自然他对该局档案工作负有领导责任，造 成误销档案，王X当然负有不可推卸的责任，尽 管王X的行为是一种过摇摇欲坠违法行为，但其 直接后果触犯了《档案法》第二十四条第一款的 规定，理应承担一定的法律法规责任。
• 张XX系某机关综合档案室馆员，因对单位 住房分配有意见，为发泄内心不满，在整 理文书档案时，利用编号、装订案卷之便， 故意从永久保存在档案中抽出1042页档案 文件，扔入装废纸的麻袋中，企图随废纸 销毁，惹已撕毁的档案87页，撕下整页 （未碎）的922页。 • 这些被撕毁的档案内容涉及一些党员、干 部、工人犯错误的检查及处理结果，还有 一些有关党组织、党员、干部编制、机构 等的登记表及统计报表。案发后，张XX受 到了法律的惩处。
• 此一案件的发生，给 各级领导也敲响了警 种，对机关档案干部 的配备，一定要注重 符合干部的“四化” 要求，特别是要重视 对档案干部政治素质 和法律意识的再教育、 再培养，使其整体系 质真正能与所担负的 工作相适应，避免类 似案件的再度发生。
• 刘某，某机关文书处处长。在平时的交往 中，刘某得到了一位女港商的垂青，在刘 某看来这是一件正常不过的事情，丝毫没 有意识到艳遇后面所隐藏的一桩骗局。一 天，刘某违反规定将女港商将刘某办公桌 上放着本该叫秘书及时归档的文件全部装 进了随身携带着的小包。 • 事发后，刘某自然受到了法律的严惩。看 守所里，刘某懊悔地对前去采访的记者说： “谁会想到她会对那些‘过时’的文件感 兴趣呢？”
档案管理实训案例分析报告
一、背景介绍随着信息技术的飞速发展，档案管理工作面临着前所未有的挑战和机遇。
为了提高档案管理的专业水平，培养适应新时代要求的档案管理人才，我国高校普遍开展了档案管理实训课程。
本文以某高校档案管理实训课程为案例，对实训过程中的案例进行分析，旨在为档案管理实训提供参考和借鉴。
二、案例概述某高校档案管理实训课程旨在让学生掌握档案管理的理论知识和实践技能。
课程分为两个阶段：理论学习和实践操作。
在理论学习阶段，学生学习了档案管理的基本理论、档案法律法规、档案分类与编目、档案保管与保护等方面的知识。
在实践操作阶段，学生通过模拟企业档案管理流程，进行档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等实际操作。
三、案例分析1. 档案收集案例中，某企业由于档案收集不规范，导致部分档案缺失。
分析原因如下：（1）企业档案管理制度不健全，缺乏对档案收集的明确要求。
（2）档案管理人员对档案收集的重要性认识不足，责任心不强。
（3）企业内部各部门沟通不畅，导致档案收集信息不对称。
针对以上问题，建议：（1）建立健全档案收集制度，明确档案收集范围、程序和责任。
（2）加强档案管理人员培训，提高其责任心和业务水平。
（3）加强企业内部沟通，确保档案收集信息的及时传递。
2. 档案整理案例中，某企业档案整理不规范，存在以下问题：（1）档案分类不明确，导致档案检索困难。
（2）档案编目不规范，档案信息不准确。
（3）档案装订不规范，影响档案保管和使用。
针对以上问题，建议：（1）制定档案分类标准，确保档案分类的科学性和合理性。
（2）规范档案编目，确保档案信息的准确性和完整性。
（3）采用合适的装订方式，保证档案的长期保存和方便使用。
3. 档案保管与保护案例中，某企业档案保管与保护存在以下问题：（1）档案库房环境不达标，影响档案保存。
（2）档案管理人员缺乏档案保护意识，对档案的维护保养不到位。
（3）档案保密措施不到位，存在档案泄露风险。
针对以上问题，建议：（1）改善档案库房环境，确保档案在适宜的温度、湿度、通风等条件下保存。
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关于档案整理工作的案例分析——以文书档案为例
一、背景
档案是人类认识世界、改造世界的历史记载，同时也是传承和发扬民族历史文化的重要载体。
做好档案管理工作不仅可以使其成为公众教育的历史教材、发展各项事业的依据与借鉴，同时也对于我国进行社会主义现代化建设具有重大意义。
而档案整理是档案管理的一项基本业务和基本前提，它直接关系档案的利用和开放，是整个档案工作的基本建设。
因此首先做好档案整理工作显得尤其重要。
2014年5月1日至6月27日，经学院安排，我在天津市委统战部研究室进行将近两个月的实习活动。
期间，也做了许多档案整理的工作，尤其以文书档案居多。
下面，本文就以文书档案为例展开案例分析。
二、文书档案简介
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
我所在的实习单位是市委统战部研究室，主管部内刊物；收集处理统一战线的信息；承担统战工作重要文件、重要文章的起草是其基本职责之一，在实习中，在老师
的指导下，我帮助单位整理了大约16盒共计400多件档案，以单位内部杂志、各级各类文件、会议纪要、工作总结为主要内容。
三、文书档案整理流程
在实习过程中，我有幸参加了市档案局来统战部举行的一场关于档案整理的培训活动。
在会议上，我仔细听讲，注意要点、易错点，同时做好听讲记录。
这为我的实习提供了专业知识和指导，促进了工作的顺利开展。
（1）收集
收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件资料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
归档文件材料应当包括上下级文件材料、本机关文件材料以及同级机关文件材料。
在实习过程中，单位直接给我提供需要归档的材料，所以这一环节就被省略了，也为我下一步的工作加快了速度。
（2）分类
归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。
A、区分年度
①年度以落款日期为准。
如2013年形成的《2012年工作总结》应放入2013年。
②跨年度的文件放入办结的年度。
如2012年形成的《2013至2014年工作规划》应放入2012年。
③几个文件合为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准，等等。
B、区分保管期限
将归档文件分为永久、定期分开，定期时间分为30年、10年。
永久保管的文书档案分为:
①本机关制定的法规政策性文件材料；
②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
③本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结等；
④本机关机构演变、人士任免等文件材料；
⑤同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，等等。
定期保存的文件资料：如，信息简报为10年；上级机关领导视察讲话，级别为省部级以下为30年；本机关为上级机关起草的业务文件草稿为30年；联合发文，协办方为30年；全年的工作总结，各处室保存期限为30年；季度、上、下半年工作总结保存期限为10年，等等。
（3）装订
A、文件的修整
修裱破损的文件、拆除金属物，复制字迹模糊或易褪色的文件。
B、文件的装订
采用线装结合袋装的形式。
袋装是将金属物排除后，放入无酸牛皮纸中。
对于较厚的文件，可以先线装（三孔一线），然后放入牛皮
纸中。
（4）排列
在同一保管期限下，遵循文件的形成规律，按照“文件的生成结果在上”为原则进行文件排列。
一件文件的排列顺序为：
发文与定稿为一件，发文在前；正文和附件为一件，正文在前；请示与批复为一件，批复在前；转发件和被转发件为一件，转发件在前；原件和复制件为一件，复制件在前，等等。
（5）盖章编号
归档文件应按照排列次序逐件编号，在文件右上角空白部分加盖归档章，归档章设置全宗号、年份、保管期限、室编件号、馆编件号、机构或问题六个部分。
注意的是室编件号应是连续排序，中间不能有遗漏。
（6）编写页码
可以在每页的右下方编写页码，按顺序编写，需要注意的是如果一页正反面都有内容的话，应该编写为2页。
另外，在第一页可以写下每件的总页码，方便电脑著录时直接录入。
（7）电脑著录
电脑著录就是把有关的信息输入专用的档案管理电脑中，录入的信息尽量详尽、准确。
归档文件目录一般设置有题名、文件编号、责任者、密级、保管期限、时间、载体数量、载体单位、备注等内容。
（8）打印目录与装盒
打印目录就是分保管期限，按件号顺序打印归档文件目录，归档文件目录分为一式两份。
每盒目录应放在文件最上面，以便查找盒内文件。
装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。
不同年份、不同保管期限的文件不能装入同一档案盒中。
备考表应放在所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
四、文书档案整理过程中出现的一些问题
（1）文件装订过程中，金属物、塑料别针没有排查完。
（2）、文件编号过程中，出现遗漏现象。
比如有两三个文件粘连在一块，就容易出现编号遗漏现象。
（3）文件排列过程中出现顺序颠倒问题。
如请示与批复摆放顺序颠倒。
（4）编写页码中，总数缺少。
如，有正反两面的文件，只编写了一面。
（5）电脑著录中信息输入不齐全。
如，题名中双引号、冒号遗漏；文件标号缺失，等等。
五、原因分析
（1）主观方面：我觉得出现问题的原因主要从自身找起，“细节决定成败”，自己在主观方面存在不太细心的现象。
档案整理工作是一项需要细心、耐心的任务，时间长了难免会觉得枯燥，对待工作会出现倦怠现象，这时，问题就会接踵而至。
还好，最终我进一步耐心仔细的核对档案，发现问题、核实问题并修正问题。
（2）客观方面：首先是没有接受档案整理的专业知识，不能很快入手，而且在工作初期易犯错误，给后面的工作产生深远影响。
其次，实习老师由于工作忙等其他因素，没能详细的给予指导，只是讲诉了工作的大概要领，全靠自己一步步摸索，这样也会出现一系列问题。
六、解决对策及建议
（1）学院方面：针对机关单位实习，学院可以增设档案整理这门实物课，增加学生的专业知识，提高针对档案整理的专业能力。
（2）学生本身：首先是做到“三心”，树立细心、耐心、责任心，在档案整理过程中严格要求自己，耐心操作，细心应对繁琐的工作。
其次，多多了解档案整理方面的知识，同时学会熟练操作办公自动化设备，全面提高自身水平，为实习储备必要的能力。
（3）单位方面：单位老师应细心指导实习学生，使之尽快熟悉档案整理操作流程，而不应当“甩手掌柜”。