办公室管理 最新版 全部章节(能源管理专)自考要点

第一章绪论“办公与管理”活动，远在古代氏族社会就已经存在了。

第一节办公室管理的发展概况一、现代办公室由来与发展（一）现代办公室的基本情况我国现有的办公室，最早是在19世纪末20世纪初。

我国今天的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式。

（二）现代办公室主要特点1.信息化2.效率化3.多功能化现代办公室信息化的发展，使它很自然地成为任一管理体系的信息中心。

（三）现代办公室与未来的办公室区别：1.办公设备的不断发展和改进，办公自动化设备将更加微电子化。

现代办公室业务活动基本上是以纸张为信息产品的载体，而微电子化的发展将要大量地被取代，有出现所谓“无纸办公室的可能”，但是否会全部取代，尚需必要的社会条件，而且，办公过程中是否将做到全部“无纸”，目前学术节看法尚未统一。

2.办公活动中传统的文件、表格、报表等“有行产品”，在未来的办公室作业中可能变成不是主要的手段。

3.未来办公室工作人员，特别是那些从事信息产品生产和信息加处理人员，将可通过计算机通信网络，在“电子化家庭”中就可能完成他们担当的工作或部分工作，并能参与决策管理活动。

今天的办公室正处于现代化阶段，它的突出特点：首先初步实现办公自动化。

在办公室工作中现代技术越来越多。

形成一种依靠电子机具系统的局面。

其次今天办公室的工作重点是处理信息、交流信息，不是怎样编制文件、报表，也不是如何设法克服重复性劳动，而是关注载体所包含的的信息；同样，用来编制和传递文件的机器设备也不是重点，真正的重点是由机器和人员所形成的人—机系统，是这种系统如何能以最低的费用来完成生产办公信息产品的职能，这是今天办公室的明显特点1.办公室管理和办公自动化是两门内容既有交叉又有独立学科体系的相关学科。

2.两者产生和发展的背景知识和理论渊源各不相同。

渊源理论是泰罗的《科学管理原理》3.办公室管理和办公自动化的目的不同。

4.两者的内容不同。

5.办公室管理的生命力的精髓是它的管理学性能和系统工程性能。

第二节办公室管理在管理中的地位和作用一、中心的地位和作用处于“决策—执行—监督—反馈”各环节的“中心”办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。

二、枢纽的地位和作用是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关工作正常运转的枢纽。

三、窗口的地位和作用是一个单位领导机关的总进出口。

第二章办公室管理理论及方法第一节办公室管理的理论依据二、办公室管理含义办公室管理：即依据办公室内在活动机理，利用先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标过程。

包括四个要素：1.明确的住在目标。

2.服从自己目标的运转方式。

3.管理人员。

4.先进的科技管理手段。

管理：指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、人员配备，指导与领导、控三、办公室工作与管理的关系管理理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律、基本原理和一般方法的科学。

办公室管理是管理学的一个分支。

管理理论为办公室管理理论建立，提供了重要的理论依据：1.办公室工作管理引进现代管理理论的可行性。

2.管理理论与办公室工作管理的一致性。

这也是建立办公室管理的理论体系的重要依据。

第二节办公室管理原理一、办公室管理的性质与职能性质：综合性、辅助性、服务性三重属性。

三层含义：1）为领导服务 2）为机关内部各部门服务 3）为人民服务职能：1.指导职能2.参谋咨询职能获得和处理信息的方法和途径：1.实际面的信息。

2.理论研究方面的信息3.信息的加工。

参谋咨询职能三种类型：1）“顺向”参谋咨询 2）“逆向”参谋咨询3）“侧向”参谋咨询。

3.管理服务职能4.协调职能有如下内容：1.统一步调2.化解矛盾3.合理安排从方位上可分为：纵向协调、横向协调和内部协调。

从方式上可分为：指令性协调、协商式协调、说服式协调、缓冲式协调和突发式协调。

5.监督职能主要目标：1.检测工作进度、检查工作质量2.督办，3.排忧解难。

二、办公室管理指导思想与基本原则“三服务”指导思想：2.为相关的各级各部门和领导服务3.为人民服务.将“三服务”思想转变为办公室工作人员行为必须规定其准绳。

这个准绳，我们称为办公室工作管理的基本原则。

基本原则：1）准确原则；2）迅速原则；3）协调配合原则；4）密切联系群众原则。

5）一切从实际出发的原则。

三、办公室机构设置的准则基本准则：1.科学合理原则2.效率效能原则3.层次管理原则4.精简有力原则第三节办公室管理方法一、目标管理方法目标管理是美国学者彼得杜拉克于1954年创立的，发表了《管理实践》一书。

我国从1978年开始引进目标管理目标管理：让组织主管人员和员工亲自参加目标的制定，在工作中实行“自我控制”并努力完成工作目标的一种管理制度或方法。

目标管理的特征：1.是参与管理的一种形式。

2.强调“自我控制”。

3.建立客观的考核标准。

目标管理的基本过程：1.目标制定2.目标贯彻3.目标考核二、沟通方法沟通特点：1.沟通的范围逐渐扩大。

2.横向联系加强，横向沟通增加。

3.信息反馈在沟通作用下越来越多。

4.沟通手段趋于现代化。

沟通的渠道和方式：正式沟通可以分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。

（二）协调的功能1.统一功能2.导向功能3.放大功能4.控制功能四、激励方法激励是办公室管理的核心问题（一）激励方法的含义激励的本质是激发、鼓励，努力调动人的积极性的过程。

人的动机是促使人产生行为的基本因素。

（二）强化激励的要求1.坚持物质利益原则2.不断调整和发展决策目标3.随机制定，创造激励条件。

（三）激励的具体方法1.目标激励法2.参与激励法3.期望激励法（弗鲁姆）4.榜样激励法第三章办公室管理系统第一节办公室管理系统构成一、办公室管理系统概念用系统理论描述帮手管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑，从而以“系统”为研究对象，从“系统”的整体出发，用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术。

最优地达到“系统”的目的。

办公室系统管理必然具备系统的一般特性，它们是：一、整体性二、层次性三、相关性四、目的性五、适应性二、办公室管理系统基本要素必须具备办公人员、办公信息、办公手段、办公机构、办公制度和办公环境等必要条件。

（一）办公人员（按工作内容和所起到的作用）1.决策者或高层管理人员2.中层管理人员3.专业技术人员4.辅助人员按照职务划分可以分为一下8类1.决策服务人员2.事务工作人员3.文书工作人员4.技术工作人员5.经济工作人员6.组织工作人员7.政治工作人员 8.领导人员（二）办公信息现代化的办公室就是生产与处理信息的场所，信息化是现代办公室的主要特点。

办公室处理业务大致可分为三个方面1.信息传输2.信息加工3.信息管理（三）办公手段1.传统的办公室设备2.现代化办公设备3.办公家具（四）办公机构办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位。

（五）办公制度“办公室工作规程”的主要任务：1.工作项目名称的规范化2.明确规定工作内容和范围3.不同岗位人员专业化要求4.工作基本程序5.标准化要求6.规章条列的政策依据7.明确协作关系8.接受监督。

第二节办公室管理系统组织结构一、办公室管理系统组织结构类型办公室管理系统组织结构即前面讲过的办公机构。

组织是一种结构，不同的组织具有不同的结构，组织的功能是由其结构决定的。

组织结构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。

办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的。

主要有以下几种类型：1.集权组织机构2.线性组织机构5.委员会组织机构 6.矩阵式组织机构二、办公室管理系统组织结构设计原则本着“简单实用”原则的前提下，还必须遵循一列原则：1.明确性2.动态性“因事设置”3.适当性：职责范围要适当（二）办公室管理系统组织结构设计关键因素1.工作专业化2.部门化（工作分类的基础）3.命令链（谁向谁回报）4.控制跨度5.集权与分权6.正规化（实行标准化程度）三、办公室管理系统组织结构设计方案1.简单结构（小型私企）2.官僚结构（程序化来进行）3.矩阵结构（部门化和产品部门化形式的融合）4.团队结构5.虚拟结构影响这些方案选择的因素到底有哪些？1.组织战略2.技术第四章办公室管理划分与职位分析第一节办公室职位划分依据和功能一、办公室职位划分含义职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。

包括三方面内容：1.职务和责任2.必须有一定工作任务3.有相应的职权职位与职称的区别：1.职位是人与事的有机结合2.一般地说，职位的数量是有限的。

而职称可以随人走。

3.职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。

4.职位一般不随人走，而职称可以随人走。

二、办公室职位划分的依据“因事设职”是办公室职位划分的总标准。

三、办公室职位划分的功能1.“因事求才”的用人标准2.支付工资的重要基础3.实行岗位责任制的前提4.实现科学化和现代化的重要手段5.是高等院校和中等专业学校制定专业设置计划和招生计划的依据。

第二节办公室职位划分原则1.系统原则2.最低职位数量原则3.整分合原则是指一个“组织”在整体规划下的明确分工以及在分工基础上的有效结合。

分解是这一原则的基础。

整合是整分合原则的目的。

4.能级原则遵循能级原则必须做到以下几条：1）按层次，分层级2）不同层次能量亦不同3）人的才能不是先天定量的，而是后天培养的。

第三节办公室职位类型及职责二、办公室职务责任（一）办公室主任的职责办公室主任围绕“服务”担负着承办、参谋、管理、协调四项责任。

办公室管理职责，主要体现五个方面：（二）党政机关办公室秘书职责秘书主要有：1.行政秘书：起草文稿、接待来访、办理领导交代的事宜、安排其他事宜等2.机要秘书：指专门从事文书管理、档案管理、对领导活动进行辅助的秘书。

文书处理包括发文、收文、阅办和管理电文。

3.生活秘书：比较特殊，只有高级领导人才有可能配备。

4.专业秘书：如翻译秘书、法律秘书、新闻秘书等（三）企业机关办公室秘书职责第四节办公室职位分析一、办公室职位分析的目的和作用职位分析是获取职位各要素的信息，从中概括出职位特征。

目的：找出完成工作的最佳方法，以称职人员，最公平地完成令人满意的最大工作量，进而提高办公室的工作效率及效能。

职位分析的作用可集中表现在如下三个方面：1.为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。

2.使办公室职位更加简化和标准化。

3.职位分析是职务评价的重要前提。

二、办公室职位分析的内容和特点（一）办公室工作一般特点1.办公室作为一种管理系统或机构，与生产系统不同，就现在的实情看，脑力劳动者占大多数。

2.办公室工作基本任务是信息处理。

3.办公人员的业务素质和工作能力的差异性4.办公室工作的多样性5.办公室业务工作容易受到系统内外环境的影响三、办公室职位分析的步骤与方法职位分析工作可分为四个阶段1.准备阶段2.实际职务分析阶段3.编写职务说明和职务规范4.职务评价职位分析的方法：1.问卷法2.面谈法3.职务观察法4.职务测试分析法第五章办公室管理工作程序、控制及简化（基本内容）第一节办公室管理工作程序一、办公室管理工作程序概念与设计概念是指办公室内按照一定模式制定的，完成各项管理工作所需的步骤的总和。