社区档案规范化管理等级评定

社区档案规范化管理等级评定（2013年3月）多年来，经过各社区档案工作人员的积极努力，全区各社区档案工作己具有了一定的基础，之前经过规范化建档的社区全部达到优秀。

通过规范化管理，各社区大多数单位领导的档案意识得到了进一步增强，档案工作人员素质明显提高，管理设施设备得到了进一步改善，档案工作体制、工作制度日渐完善，基础业务建设已具备相当的水平，已经基本具备了档案工作自我发展的能力，开展以各社区自查自检为基础、档案行政管理部门激励督促为辅助的档案管理评定活动，是与现阶段档案工作状况相适应的。

它将进一步发挥档案部门积极行政的经验与传统，充分利用档案工作现有基础，尊重和培育各社区档案工作自我发展能力，逐步在各社区建立起以自我约束自我发展为主体，档案行政管理部门依法奖惩宏观监督为辅助的新型档案工作机制，推动档案工作全面发展。

一、档案管理等级评定办法（见历下档字[2004]4号文）（一）、评定原则：社区档案规范化管理等级评定活动应力求实效，坚持“自愿、公开、公平、公正"原则。

（二）、评定内容：各社区档案工作的组织领导、制度建设、设施设备、业务建设、开发利用及现代化管理状况等。

二、等级评定标准及细则《济南市社区档案规范化管理等级评定标准》实行百分制，设优秀、合格、不合格三个等次。

90分（含90分）以上为优秀，60分（含60分）至90分为合格，60分以下为不合格。

有以下情况之一的，直接确定为不合格：（一）没有开展社区档案工作的；（二）没有专职或兼职档案人员的；（三）档案材料没有整理归档的；（四）发生档案损坏、丢失、失泄密等事故或其它违反档案法律、法规行为的。

这个标准细则包括组织领导、制度建设、设施设备、业务建设、开发利用、档案管理现代化6大项17条，基本分为100分。

1、组织领导（15分）1.1（5分）要求依法建立档案工作，明确分管领导，设立档案工作机构，将档案工作纳入单位年度工作计划，列入工作程序。

具体查看：本单位明确分管领导、成立相应档案工作机构的文件或会议记录；单位年度工作计划中有档案工作的内容；要求档案工作列入社区各项工作活动、管理、设备购置、基建项目验收等所有与形成档案有关的各项管理工作的工作程序。

1.2（5分）要求配备具有相应档案专业知识和业务能力的专兼职档案人员，建立本单位档案工作网络，档案工作人员相对稳定，调动离岗时必须办理完档案移交手续并经街道办事处审核。

具体查看：建立网络文件，上墙的网络图；专兼职档案人员基本情况一览表；档案人员高、中专学历证书；档案专业学历证书或参加档案专业培训，取得档案工作上岗证。

档案工作交接手续不符合规定要求、未经街道办事处审核，本项扣满5分为止。

1.3（5分）要求建立档案工作岗位责任制，并认真考核，严格奖惩。

本项查看：单位档案工作岗位责任制文件材料及上墙的责任制；单位档案工作分管领导、专兼职档案人员及其他按规定具有相应档案收集整理归档任务人员的档案工作岗位责任制文件材料；以上人员年度考核奖惩挂钩的文件或证明。

2、制度建设（15分）2.1（5分）要求建立文件材料归档制度。

本项查看：各项制度的合订本，制度不完整、有制度但操作性不强或没有落实情况之一的，酌情扣1-1.5分，制度中规定的归档范围、时间、要求，缺一项内容扣0.5分，本项扣满1.5分止。

2.2（5分）要求建立文件材料的收集、整理、保管、查阅、保密制度。

本项查看：各项制度的合订本、上墙制度。

缺一项内容扣1分，本项扣满5分为止。

制度不完整、有制度但操作性不强或没有落实情况之一的，酌情扣1-2分。

2.3（5分）要求建立交接文据，内容填写要完整。

本项查看：档案工作交接手续不符合规定要求，内容填写不完整，发现一处扣1 分，本项扣满5分为止。

3、设施设备（15分）3.1（10分）要求档案保管设备和橱具，管理安全。

本项实地查看：配备专用铁橱、温湿度计、灭火器等设备。

达到九防[防火、防盗、防高温、防潮湿、防强光（紫外线）、防尘、防鼠、防虫、防污染等]要求。

九防有一项达不到要求扣0.5分，扣满2分为止。

3.2（5分）档案用房满足工作需要并符合要求，温湿度记录、定期检查记录。

本项实地查看：档案用房不符合要求的酌情扣1-2分，有连续的库房温湿度记录、定期检查记录，对超标的要有调控措施，缺一种扣1.5分，扣满3分为止。

有单独档案室的加2分，库房内配置空调、去湿机等设备每种加1分。

4、业务建设（20分）4.1（3分）要求文件材料及时归档，盒架、卷皮等档案装具符合规范标准要求，数量充足。

本项实地检查：抽查年度案卷质量，档案归档移交登记。

有不按时归档或拒绝归档现象的，档案装具必须使用由档案行政管理部门监制的档案装具，不符合规范要求或数量不充足的，发现一种门类不符合要求扣1分，扣满3分为止。

4.2（8分）要求社区形成的文书、专门、科技（设备、基建）声像（录音、录像、照片）、电子（各种宣传、科普教育光盘）、实物等各门类、载体档案实行集中统一管理。

本项实地查看：缺一种门类扣0.5分，扣满3分为止。

各门类文件材料不齐全完整的发现一处扣0.5分，扣满2分为止。

专业档案建立不全面的扣0.5分，扣满3分为止。

开展特色家庭建档工作每个社区至少完成1个家庭建档，每多完成1个加1分。

4.3（6分）要求制定本单位档案分类方案，分类科学、排列有序。

本项查看：本单位档案归档范围、分类方案、保管期限表，查看当年各门类归档文件材料发现一处归档材料分类有交叉、无类可归现象发现一处扣0.5分，扣满1分为止。

各门类、期限、载体排列有交叉现象发现一处扣0.5分，扣满1分为止。

建立全宗卷，卷内材料不全或整理不规范扣0.5分，扣满1分为止。

4.4（3分）要求归档的文件材料符合归档规范要求。

本项查看：抽查各门类档案整理是否符标准规范，在永久、长期案卷内归档文件材料用纸、用笔、用墨每发现一处不符合归档要求的，扣1分，扣满3分为止。

5、开发利用（20分）5.1（8分）要求编制案卷、全引目录，人名索引等检索工具。

本项查看：室藏各类档案的案卷目录、全引目录、人名索引等档案工具，少一种检索工具扣2分，有一种检索工具没有续编或编制不符合要求的扣0.5分，扣满2分为止。

5.2（6分）要求查阅登记、利用效果反馈登记、档案情况统计登记。

本项查看：有连续的查阅登记、利用效果反馈登记、档案情况统计登记，利用效果实例汇编每年不少于5例，并打印报送区档案局业务指导科。

少一种登记扣2分，扣满4分为止。

不连续、不及时、不详实的每发现一处扣0.5分，扣满1分为止。

没打印报送的扣0.5 分，扣满1分为止（讲一讲利用效果反馈登记的填写和利用效果实例汇编的编写）。

5.3（6分）要求开展多种形式的档案服务，编制连续全宗指南、大事记、组织机构沿革和各种档案文件专题汇编等。

本项查看：全宗指南、大事记、组织机构沿革、各种档案文件专题汇编和汇编参考资料。

没有编写或续编少一种扣1分，扣满3分为止。

档案服务行式多样的印证材料（如开展电话咨询、查档文件、专题档案汇编参考资料、举办档案展览等效果明显）对档案服务行式单一、效果不明显扣1―3分。

年内开展深层次编研的，每编一种加1分。

6、档案管理现代化（15分）6.1（8分）要求检索工具全部打印。

本项查看：针对室藏各类检索工具全部打印（短期不打印），每发现一处不打印扣2分，扣满8分为止。

6.2（7分）要求有专用档案管理软件、室藏档案机读目录。

本项查看：专用档案管理软件，没有的扣5分。

针对室藏档案机读目录和重要档案实现微机查询，没有机读目录和重要档案不能实现微机查询的扣1-2分。

（2013年新要求：要求有专用档案管理软件，安装JDS档案管理软件，档案目录全部录入，针对室藏各类检索工具全部打印。

本项查看：专用档案管理软件，没有的扣10分。

针对室藏档案机读目录和微机查询，没有机读目录和不能实现微机查询的扣1-2分。

检索工具全部打印，没有的扣5分，不全的扣1-5分）。

三、几种汇编材料的编写要求（一）全宗指南1、定义：全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和提示档案室（馆）所保存的档案内容、成分及其利用价值的一种材料。

2、内容结构：一般包括三部分。

（1）机构沿革：即立档单位与全宗的简要历史。

包括单位的成立时间、隶属关系、单位性质、地址、内部机构设置沿革变迁等情况。

（2）主要职能：本单位的主要职能和业务范围、职责。

（3）档案情况：A全宗室（馆）藏情况；B全宗内采用的档案分类方法（一盘采用年度—问题）；C现有检索工具编制情况；D室（馆）藏档案的门类及其内容（按档案门类逐一进行比较全面的介绍）。

3、每年需要补充续编。

（二）组织机构沿革1、定义：组织机构沿革是系统记载一个机关的组织机构和人员编制变化情况的参考资料（社区居委会直选变化后编写要求）。

2、主要内容：主要包括组织机构的设置、成立或撤销的时间、原因，名称的改变、办公地点的迁移、机构的性质及任务机构领导人的姓名和变动以及机构变化情况等。

主要有四部分：（1）基本情况：包括单位职工人数、人员结构和内部机构设置等；（2）领导班子：主要是单位党政正副职成员的职务、姓名；（3）中层干部：内设机构和下属单位名称、设立、撤销的准确时间以及这些机构单位正副科长、主任和负责人的姓名、任职、离职的准确时间。

（4）其他：主要指群团组织及其负责人的姓名。

3、编写体例：一般彩编年体编写，按统一格式每年一编，按年度排列。

（三）大事记1、定义：大事记是按照时间顺序简要地记载社区一定历史时期的重大事件和重要活动的材料。

2、编写格式：例：一九五Ｏ年（年度居中黑体）1月7日（黑体）国家发行的胜利折实公债开始在济南推销，至2月4日超额完成推销任务。

（段落与写文章相同，每条大事一段。

时间加黑，空格，折行顶头）。

3、编写体例：按时间顺序编写，每年一编，按年度排列。

考核时必须将本年度的续编。

（三）重要文件汇编：是将利用率较高的某一专题的文件汇集而成的材料。

如：年度工作总结、干部任职、计划生育工作法律、法规汇编等其他内容的汇编。

（四）基础数字汇编：是以数字形式反映某一方面基本情况的档案参考资料。

实际上也就是对原来各种统计材料的综合工作。

如：干部数字汇编、计划生育工作（如育龄妇女情况、独生子女等）统计数字汇编等。

（五）档案利用效果典型实例汇编：是将提供档案为各项工作服务中，收到的有明显经济效益和社会效益的典型事例汇编而成的材料。

编写时注意：一是要选择效果突出、明显的；二是事例效果完整、清楚、准确；既时间准确、因果内容完整清楚，尤其上取得社会效果或经济效益要写清楚。

三是每个事例要起一个鲜明的标题；四是每年汇编的利用效果实例不得少于5例。

（二）考核验收时的注意问题1、按整改以后的情况写出详细的本单位档案管理自查情况，请单位领导或分管档案工作的领导汇报本单位档案管理自查情况。