档案工作规范化管理讲解

7、销毁报批文件、销毁文件清单、销毁文件的鉴定及销毁报告应归 档永久保存
档案安全保密制度
1、档案人员要认真学习、宣传、贯彻执行《档案 法》和《保密法》，以此指导自己的言行和工作。
2、档案人员必须政治可靠，遵纪守法，严守秘密。
3、档案人员要树立保密观念，增强保密意识，严 守党和国家的秘密，对保密事项不得随意宣传和 泄露。
5、加强档案的技术保护措施，库房管理应做到“八防”要求，库内严 禁吸烟、存放杂物，确保库内整洁和档案的安全。
6、参加建设项目的开工、竣工和设备开箱等的验收工作。审查建设项 目合同中对档案工作的技术要求部分，协助处理甲乙双方关于档案方面 的纠纷，审查施工项目档案控制措施，确保工程项目档案的齐全完整、
4、各部门鉴定工作完成后，通知综合管理部组织 派档案管理人员进行现场检查，初步验收后，确 定具体移交事宜。
5、移交部门准备移交清册二份，办理手续后，各 执一份。
档案查阅制度
1、本单位所属各部门查阅档案其内容仅限于本部门业务 范围内，超越范围须办理查阅ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ批手续。
2、外单位人员查阅档案必须持有效证件，档案室方可接 待。
3、档案库房备有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防 虫、防尘、防污染等设备及安全设施。
4、库房应保持适宜的湿温度，即温度14——24℃，相 对湿度45——60%。库房备用湿温度计，并做好湿温度测 量记录，对不适宜的湿温度要采取措施进行调整。
5、库房内禁止吸咽和动火，严禁存放易燃易爆物品及 食品，做到卫生清洁、环境美观。并保持室内、走廊畅通 无阻。下班前关闭门窗和电气开关。
4、属于保密范围的档案应标明密级，不同密级的 档案应按规定范围提供利用，不得擅自扩大利用 范围。
5、保密档案柜要锁好，钥匙要有专人保管。并严 格按照有关规定，认真做好密级档案的借阅利用 工作。
档案库房管理制度
1、档案库房必须坚固，装设防盗门窗，通风良好，与 办公室、阅览室分开使用。
2、档案库房实行专人管理，非档案管理人员未经允许 不得入内，库房钥匙由管理档案人员妥善保管，不得交由 他人管理。
5、鉴定工作完成后，以单位名义向有关上级部门报告（附清册）， 接到上级销毁档案的批文后方可销毁（对暂销毁的档案归回原位保 管）。销毁档案必须由销毁人、监销人员负责到底，销毁完毕后应在 销毁清册上签字，以示负责。
6、销毁档案工作全部完成后，应报送销毁报告，内容包括销毁档案 种类、数量、批准文号、起止年月、销毁时间、地点、方法、销毁人、 监销人，并由档案部门盖章，以示负责。
6、发现损坏档案者视情节轻重，依据《档案法》及有关 规定进行处罚。
7、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件， 档案室方可接待（只限在规定范围内进行查阅、复制）。
8、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。
档案鉴定销毁制度
1、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位 室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保 存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定 销毁。
1、依照档案工作有关规定，负责制定、修订本单位档案管理的各项规 章制度、技术标准；
2、对本单位各部门档案的收集整理，保管利用等工作。在有关部门的 协助下，做好到期档案的鉴定销毁工作。
3、对本单位各部门及下属单位的档案工作进行业务指导，按照国家和 甘肃省档案局的有关规定做好档案工作。
4、坚持档案工作主动服务的意识， 开发档案信息资源，编篡档案文献。 积极为公司的生产建设和经营管理等工作服务。
档案工作规范化管理
魏麟懿
第一讲《标准》的主要内容
一、组织管理 二、档案保护条件 三、信息化建设 四、基础业务 五、开发利用
一、组织管理
（一）管理体制
1、明确分管档案工作领导，档案工作实际 问题解决好；
2、建立档案综合管理机构，文书、基建、 会计、科研、设备、声像、电子、实物等 各类档案实行了集中统一管理；
6、每年要定期对库藏档案进行一至二次抽样检查，及 时掌握档案保管情况，对检查中发现的问题要及时报告， 并采取相应的措施予以处理。
声像档案管理制度
为了加强声像（照片、录音、录像、光盘等）档 案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料， 特制定本制度。 1、对声像档案实行集中统一管理，确保其完 整、系统、安全，以备管理和提供利用。 2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条 件必须严格按照国家和甘肃省档案局的有关标准 规范进行。 3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的 具有保存价值的照片、录音、录像、光盘等。
3、查阅档案只限在档案室内进行查阅，不得擅自带出。
4、查阅档案必须填写查阅档案登记簿和档案利用登记表。
5、查阅者应遵守《档案法》的有关规定，爱护档案，应 保持档案的整洁，不涂改档案、不在档案上做任何标记、 不抽页、不拆卷、不损坏档案，未经允许不得擅自摘抄或 复制档案，更不得私自带走档案。
3、建立档案工作管理网络体系，档案人员 岗位责任制；
4、制定档案管理工作各种规章制度；
×××单位档案管理体系图
分管领导
主管部门
档案室 （馆）
文书档案
财务部门
基建部门
各职能部 门
各职能部
门
各职能部
门
各职能部
门
各职能部
门
档案人员岗位职责
档案人员在办公室主任的领导下，对本单位所产生的各类档案实行集中 统一管理，其职责是：
系统准确。
档案管理工作归档制度
1、向档案室移交档案是本单位所属各部门的责任 和义务。
2、本单位所属各部门在各自的工作中形成的各类 （各种载体）档案都应归档。
3、档案移交前，各部门对所交档案要组织有关人 员认真进行鉴定。确保文件齐全完整，保管期限 划分准确，卷内文件排列合理，保持文件之间的 有机联系，不可人为分割。
2、定期鉴定工作由档案室负责提出保管过期的档案清单，提交办公 室，由办公室根据不同类别的档案组织鉴定小组进行鉴定、销毁等工 作。
3、鉴定档案不能单纯地以保管期限、年代或名称判断其价值，要综 合衡量，正确地确定保管期限，对到期确实还有保存价值的档案提出 暂销毁意见。
4、档案销毁工作由办公室负责具体实施，严禁任何部门或个人自行 销毁档案。