新标准文件控制程序
最新版ISO9001-2015体系-文件控制程序
1.0 目的对公司环境、质量管理体系以及管理标准、工作标准中的各类文件进行管理，确保各部门使用文件的适宜性及充分性, 防止误用作废文件。
2.0 范围适用于本公司所有环境、质量管理体系文件以及管理标准、工作标准的（电子档）的编制、审核、批准、发放、评审和变更。
3.0 职责3.2 文控中心对公司环境、质量管理系统中各阶文件的合理管控以及文件的分类、编号、保管、发放、回收、销毁及审查等工作。
3.3 相关单位3.3.1 各部门须遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及维护；其部门主管需对文件资料进行审签，对所发行的文件负责保管与执行之责。
3.3.2 各部门需负责文件的使用和保管，确保文件的整洁、完整，不得在受控的文件上随意书写涂改，也不得丢失。
版本更新时，配合文控中心及旧版资料及时回收作业，防止误用。
4.0 定义4.1 文件与资料公司环境和质量文件所包含有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试检验数据报告、各种变更文件以及公司各类经营管理标准、工作标准等。
4.2 第一阶文件－—手册环境管理手册：环境管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。
质量管理手册：质量管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。
4.3 二阶文件－—程序4.3.1 环境、质量管理程序：环境、质量作业运作过程的整体流程。
4.4 三阶文件－—作业规范、指导书、管理标准及工作标准。
4.4.1作业指导书: 指不涉及具体型号产品技术细节的作业指导书。
如技术文件编号方法、作业指导书，设备操作维护规程等。
4.4.2 技术性作业指导书:指涉及具体型号产品技术细节的作业指导书, 如技术图纸/BOM、工艺文件、产品检验文件等。
4.4.3管理标准：指各类管理规定、管理制度、管理办法等用于规范管理及人员行为的法规性文件。
4.4.4工作标准：指各类岗位职责及职务说明书等文件。
4.5 四阶文件－—表单使用固定格式的单据，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及环境的数据收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的资料记录。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件控制程序 ISO12345
（3）附件/附录类编号：ZZZ（R）
ZZZ：引出附件/附录的文件号；
R：用1个大写英文字母组成，从A起，代表流水号；
品质部对已编号的文件进行登记在《文件登记表》，以避免编号的重复。
6.5质量体系文件的发放：
6.5.1品质部对文件编号后，原稿文件在除在文件的每页盖“受控文件”印章后，其每页背面需加盖“正本”印章，以示区分正本和发放到各部门的副本文件；
2.适用范围：
适用于本公司对与质量体系有关的文件及产品技术资料、外来文件的管理过程。
3.参考文件：
无
4.定义：
4.1质量手册：阐明本公司组织机构、职责及质量方针、目标和公司质量行政体系各项要求的一类文件；主要用于向公司客户及其它第三方展示本公司质量体系要求。
4.2程序文件：明确与ISO13485：2016（IDT YY/T0287：2017）质量体系各条款在本公司如何实施的一类跨部门运作文件，是公司质量体系策划的直接体现。
SOP：Standard Operation Procedure标准操作程序/作业指导书；
XXX：用3位阿拉伯数字组成，从001记起，表示文件流水号;
A/x：表示版本号，由0开始。
（2）记录和表单的编号：F—ZZZZ—XX A/x
F：Form，表格；
ZZZZ：表单引用的文件号；
XX：用2位阿拉伯数字组成，从01记起，表示表单流水号；
@=T时，为研发/测试活动相关SOP；
@=E时，为设备相关的SOP,在SOP-(部门)设备名,后面编码不变；
@=P时，为生产相关的SOP,在SOP-(部门)设备名,后面编码不变；
@=B时，为经营相关的SOP；
@=Q时，为品管部门相关的SOP。
【新标准】文件控制程序
精心整理文件控制程序文件编号：ZG-P-01版次：A/0受控状态：受控确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文2344.2文件的编制和收集4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。
4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。
4.2.5外来文件的收集和管理4.2.5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。
4.2.5.2研发中心负责与产品有关的国内外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规范的收集和管理。
4.2.5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。
4.2.5.4EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。
4.2.5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司内部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。
4.2.6记录格式的审批。
各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。
体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情4.4.1文件页面设置要求用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。
字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。
GBT22080文件信息密级控制程序
为更好地管理客户(合作方)和本公司在服务、技术、经营等活动中产生的各类信息，防止因不恰当使用或者泄漏,使本公司蒙受经济损失或者法律纠纷，特制定本管理规程。
本标准规定了信息密级划分、标注及处理控制目标和控制方式。
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励各部门研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
《GB/T 22080-2005 idt ISO/IEC 27001:2005 信息技术-安全技术-信息安全管理体系要求》《GB/T 22081-2022 idt ISO/IEC 27002:2005 信息技术-安全技术-信息安全管理实施细则》I GB/T 22080-2022 idt ISO/IEC 27001:2005 《信息技术-安全技术-信息安全管理体系要求》和 GB/T 22081-2022 idt ISO/IEC 27002:2005《信息技术-安全技术-信息安全管理实施细则》规定的术语合用于本标准。
DXC 负责信息密级划分、标注及处理控制。
各部门负责本部门使用或者管理的信息密级划分、标注及处理控制。
信息的密级分为 3 类：企业秘密事项(秘密)、内部信息事项(受控)和公开事项。
信息分类定义：a) “秘密”：《中华人民共和国保守国家秘密法》中指定的秘密事项；或者不可对外公开、若泄露或者被篡改会对本公司的日常经营造成严重伤害，或者由于业务上的需要仅限有关人员知道的事项；介质包括但不限于：纸类、电磁类及其它媒体(纸张、软盘、硬盘、光盘、磁带、胶片)。
b) “受控”：不可对外公开、若泄露或者被篡改会对本公司的日常经营造成伤害，或者由于业务上的需要仅限有关人员知道的事项；或者是指为了日常的业务能顺利进行而向公司员工公开、但不可向公司以外人员随意公开的事项。
ISO9001文件和记录控制程序
ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。
在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。
一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。
文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。
首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。
每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。
这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。
其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。
在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。
在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。
只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。
然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。
发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。
分发是指将文件传递给需要使用的人员。
在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。
最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。
当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。
修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。
当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。
二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。
记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。
首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。
在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。
记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。
记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
最新版ISO体系文件控制程序文件
最新版ISO体系文件控制程序文件一、目的为了对本公司的 ISO 体系文件进行有效的控制和管理，确保文件的准确性、完整性、适用性和有效性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于本公司 ISO 体系文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收、销毁等全过程的控制和管理。
三、职责1、质量管理部门负责制定和修订本程序文件，并监督其执行情况。
负责组织 ISO 体系文件的编制、审核、批准和发布工作。
负责 ISO 体系文件的存档和保管工作。
2、各部门负责本部门 ISO 体系文件的编制、审核和报批工作。
负责本部门 ISO 体系文件的使用、保管和维护工作。
负责提出本部门 ISO 体系文件的更改申请，并按照规定的程序进行更改。
四、文件的分类1、质量手册是本公司 ISO 体系的纲领性文件，描述了本公司的质量方针、质量目标、组织结构、职责权限和质量管理体系的基本框架。
2、程序文件是对质量手册的支持性文件，规定了为实现质量目标所需的各项活动的程序和方法。
3、作业指导书是对程序文件的进一步细化和补充，详细描述了各项具体操作的步骤、方法和要求。
4、记录表格是用于记录各项活动的结果和证据的文件。
五、文件的编号1、质量手册的编号采用“QM 公司代码版本号”的格式进行编号，例如“QM ABC 01”。
2、程序文件的编号采用“QP 公司代码程序文件序号版本号”的格式进行编号，例如“QP ABC 01 01”。
3、作业指导书的编号采用“WI 公司代码部门代码作业指导书序号版本号”的格式进行编号，例如“WI ABC QM 01 01”。
4、记录表格的编号采用“QR 公司代码部门代码记录表格序号版本号”的格式进行编号，例如“QR ABC QM 01 01”。
六、文件的编制1、文件的编制应遵循以下原则符合 ISO 标准的要求。
结合本公司的实际情况，具有可操作性。
语言简洁明了，通俗易懂。
2、文件的编制应由熟悉相关业务的人员负责，并经过充分的讨论和审核。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
新标准文件控制程序文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
文件控制程序文件编号： ZG-P-01
版次： A/0
受控状态：受控
变更履历
1目的
确保生产经营全过程的有效策划、运行和控制所需的文件、资料（包括外来文件）受控，对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称综合管理体系）运行有关的文件、资料进行有效控制。
2范围
适用于综合管理体系运行有关的文件、资料，包括外来文件，如法律法规、技术标准、相关方提供的文件、规章制度等。
3 职责
3.1体系中心是综合管理手册、程序文件的归口管理部门；负责手册、程序文件的编制，负责通过OA平台对文件进行更新。
3.2研发中心是技术文件及外来技术文件的归口管理部门；负责产品标准的获取、更新、贯彻执行；负责外来技术文件的收集、发放、保存，并做好相关记录。
3.3 EHS部负责环境、职业健康安全管理体系覆盖的程序文件及有关的法律法规及其它要求的收集、更新。
3.4总经办负责外来行政类及政策类文件的收集及公司外部公文的发放工作，信息中心负责技术文件的发放、回收、保留，并做好相关记录。
3.5市场部负责有关客户要求标准文件的获取。
3.6各部门负责部门内管理制度、标准的编制、审批；各部门必须确保本部门的管理文件有效；各部门的管理员须做好本部门文件的签收、更换、宣贯、存档、整理工作。
4 工作程序
4.1文件分类
4.1.1文件分为：管理文件、技术文件、外来文件
管理文件分为：手册、程序文件、管理制度（包括管理制度及管理标准）、记录表单等。
4.1.2外来文件
a. 国家、行业、地方颁发的适用的法律法规、政策等文件；
b. 有关标准（如产品标准，国际标准等）、国家和行业技术标准、产品图样和规范；
c. 顾客提供的知识产权保护（如图样、规范等）；
4.2文件的编制和收集
4.2.1手册、程序文件由体系中心负责编制、更改，各部门协助。
按文件编码规定编号。
4.2.2管理制度、管理标准由归口部门编制，部门主管审核，有关责任部门会签后报体系中心编号、标准化检查后，报归口负责人批准。
4.2.3技术类文件由相关业务部门编写并按按编号规则编号，部门负责人审核，部门主管副总经理批准，各部门负责将文件相关信息登记到部门【受控文件清单】中。
4.2.4文件需要采用统一的格式，首页需有编制、审核、批准人签字（统一中文签字），文件审批走纸质流程。
4.2.5外来文件的收集和管理
4.2.
5.1总经办负责公司级的法律法规、政策等文件的收集和管理。
4.2.
5.2研发中心负责与产品有关的国内外标准，行业标准的收集和管理，负责产品图样和规范的收集和管理。
4.2.
5.3市场部负责顾客相关的文件的收集和管理。
4.2.
5.4 EHS部负责与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的法律，法规的收集、登记、更新和组织评审、宣贯。
4.2.
5.5各部门所收集到的外来文件必须加盖“外来文件”章，以区别于公司内部文件，并以清单形式提交给体系中心，由体系中心及时更新公司级【外来文件清单】。
4.2.6记录格式的审批。
各部门根据需要，自行设计记录格式，统一编号后经部门负责人审批后报体系中心备案。
体系中心定期检查各部门的记录编号、填写、保管等情况。
4.3文件编码规定
4.3.1文件类型代码规定
备注：外发公文编号样式规定如下：ZG-**[****]**号
序列号
其中部门简称：市场部-MT
；年份：2017年即2017；序列号：第几份公
文，如第一份即01；
例如文件编号为ZG-MT[2017]01号，即中国风电市场部2017年度外发的第一份公文。
4.3.2部门分类代码 4.4文件的格式和内容
4.4.1文件页面设置要求
部门简年份
用A4(210×297mm)标准，页边距按以下标准设置：上边距为：2.54cm;下边距2.54cm;左、右边距为：2.5cm；装订线：0mm；页眉：1.5cm;页脚：1.8cm。
字体与间距：首页文件名称为一号宋体，文件编号、版次等为四号宋体，正文为五号宋体，字间距设置为标准字间距，行距设置为1.5倍行距。
1级章节标题采用四号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距0行，居左。
2、3级标题采用五号宋体，行距设置为1.5倍行距，段前、段后间距为0行，居左。
4.4.1.2中国风电LOGO图标如下：
在文件中使用公司LOGO时，尺寸设定如下：文件首页中如使用公司LOGO 时，则尺寸大小设定为高1.5cm,宽：5.46cm，正文页文件表头中如使用公司LOGO时，则尺寸大小设定为高1.0cm，宽3.69cm；其它相关表单设计时，如需要使用公司LOGO，则设定尺寸：高1.2cm，宽4.3cm。
4.4.2文件版次的更改：文件版次包含版本号和修改次数，其中文件版本号采用英文字母大写方式，从A开始登记，修改次数采用0,1,2,3方式，当文件修改次数超过3次时进行文件版本升级。
例如：某文件初始制定时版次为A/0，修改一次版次为A/1，修改第二次版次为A/2，修改第三次版次为A/3，当修改到第四次时，则版次为B/0，依次类推进行登记。
4.5文件的归档
文件编制、审批、整理完成后须进行归档处理，申请人负责在OA系统上填写【归档申请单】经部门领导批准后通知并且提供归档文件给文件管理员。
文件管理员在接收到【归档申请单】后仔细核对归档文件的名称、编号、数量、
完好状态等无异常后，填写完【归档记录表】中信息。
非技术类体系文件由体系中心负责存档保留，技术文件由信息中心负责存档保留。
4.6文件的发放和接收
4.6.1手册、程序文件、管理制度、管理标准类文件由体系中心在OA上发布，各部门直接在OA上查阅。
纸质版本只在体系中心保存，各部门不再发放；
4.6.2技术文件由信息中心根据下发需求下发。
下发的文件在分发前必须加盖文件受控印章和分发号（部门代码）。
接收文件的人员在【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】上签字并在本部门的【文件接收台账】上登记，便于后续文件发放、接收的追溯性查找。
4.6.3对于需要提交给客户或供应商的文件必须经过归口负责人批准审核通过后方可提供。
所有文档未经审核不得直接提交给客户或供应商。
电子文档提交时必须处理为不能任意修改的形式方可发出。
4.7文件的更改
文件（除技术协议、图纸）需要变更时，由变更申请者填写【文件变更申请单】进行变更。
综合管理手册由管理者代表审核、总经理批准变更；程序文件由体系中心更改，管理者代表批准变更；其它文件由归口负责人批准后进行变更。
体系中心负责接收【文件变更申请单】和修改受控文件清单，以显示文件的最新状态和版次；同时更新OA上更新文件的版本。
体系中心负责在作废文件上盖“作废”章，同时要保留一份旧版文件底稿，在底稿文件上盖“作废”和“留存”章，便于追溯。
4.8文件的管理与销毁
4.8.1受控文件清单的整理
各部门负责整理本部门的技术文件和外来文件的受控文件清单，部门新增加文件或者文件更新时需要及时更新【受控文件清单】并报部门领导批准后提交体系中心汇总，体系中心将公司级【受控文件清单】汇总更新后经管理者代表批准。
4.8.2文件的保管：体系文件中管理手册、程序文件、管理类文件由体系中心负责存档保存；技术类文件由信息中心负责存档保存；记录文件由各部门文件管理员负责收集，分类保管；相关的带有受控标识的文件，应保持清晰，不得随意涂改，不得污损，方便存取和查阅。
4.8.3文件的销毁：各部门文件管理员对作废的文件及时做好标识并登记到【作废文件销毁清单】中，由部门归口负责人批准，由文件管理员提交总经办，对作废文件清单及文件进行核查无误后销毁，文件到保存年限不需要再保存的由总经办统一收集销毁，所销毁的文件应及时记录在【作废文件销毁清单】中。
4.9文件的评审
各部门每年对本部门内文件的有效性和适用性进行检查，整理需要修订的文件目录，提交相关部门对制度的版本和有效性进行评审，或提出修改意见由制定部门进行修订完善，以确保文件是适宜的、有效的。
4.10受控印章管理
4.10.1文件受控印章包含：体系文件受控印章以及技术文件受控印章。
其中体系文件受控印章使用权归体系中心所有，技术文件受控印章使用权归信心中心所有，其它部门未经总经理批准不得擅自篆刻文件控制印章。
4.10.2体系文件受控印章包含：“受控”、“留存”、“作废”、“外来文件”；技术文件受控印章包含“机密受控（05）”、“受控（05）”、“归档（05）”、“外来文件（05）”、“作废（05）”、“留存（05）”、“样品试制（05）”。
4.10.3受控印章如下
5相关文件
《文件控制程序》ZG-P-02
6相关记录
【受控文件清单】ZG-P-01-01（A/0）
【（□文件/□图纸）发放-回收记录表】ZG-P-01-02（A/0）
【文件变更申请单】ZG-P-01-03（A/0）
【作废文件销毁清单】ZG-P-01-04（A/0）
【外来文件清单】ZG-P-01-05（A/0）
【文件发放清单】ZG-P-01-06（A/0）
【文件(□领用/□借阅)申请单】ZG-P-01-07（A/0）
【文件借阅登记表】ZG-P-01-08（A/0）
【文件归档申请单】ZG-P-01-09(A/0)
【文件归档记录表】ZG-P-01-10(A/0)
【文件接收台账】ZG-P-01-11(A/0)。