文控中心管理规定
公司文控中心管理制度
公司文控中心管理制度一、总则本管理制度的制定目的是为了规范公司文控中心的管理制度，确保文件的管理和控制能够有效进行，以提高工作效率、降低风险和提升公司形象。
所有相关人员都应遵守本制度的规定。
二、组织架构1.公司文控中心设有正职和副职，由人力资源部门负责人担任主管，下设若干文控员。
2.文控员负责日常文件管理工作，包括文件整理、归档、借阅、销毁等。
3.公司文控中心的工作人员应具备较高的责任心和保密意识，对文件信息的保密是其首要职责。
三、文件管理流程2.文件审批：所有文件在编制完成后，应进行审批流程，包括上级领导或相关部门的审批。
4.文件传阅：在需要通知相关人员阅读的文件上，应注明抄送范围，并将文件传阅给相关人员，确保他们能够及时了解内容。
5.文件存档：文件在发布后，应交由文控员进行存档工作，将文件按照编号和日期整理归档，并进行电子备份。
6.文件借阅：公司员工如有需要查阅一些文件，应填写借阅申请并向文控员提交，文控员审核通过后，可以借阅文件，并在规定时间内归还。
7.文件销毁：凡是过期的文件或者不再需要的文件，应由文控员负责进行销毁，确保文件的安全性。
四、责任与监督1.正职负责对文控中心的工作进行监督和指导，并对工作进行评估。
2.副职负责协助主管完成各项工作，替代主管处理一些紧急事务。
3.文控员负责具体的文件管理工作，包括文件的整理、归档、借阅等。
4.相关部门需配合文控中心的工作，如人力资源部门要及时提供职工档案等相关资料。
5.公司领导对文控中心的工作进行监督和检查，确保文件管理工作的质量和效率。
五、制度执行与改进1.公司各部门的人员应严格按照管理制度的要求进行文件的管理和控制，不得私自存储、销毁或篡改文件。
2.文控中心应定期对文件进行检查和维护工作，确保文件的完整性和可读性。
3.如果发现文件管理制度存在问题或者需要改进的地方，应及时向上级报告，并进行相应的修订和完善。
4.公司应定期对文控中心的工作进行评估，确保制度的有效执行和改进的落实。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法某公司文控中心管理办法第一条：总则为保障某公司文件管理的科学化、规范化、便利化及信息安全，加快工作效率，特制定本管理办法。
第二条：职责1.文控中心为全公司所有部门提供文件信息的咨询和查询服务，并对公司内部及外部文件进行收发、分类、归档和保管。
2.文控中心对公司制定、修改的所有文件作逐一审查、审核、校对和归档，并为相关人员提供参考和使用。
3.文控中心要做好文件流转记录和管理，规范文件处理流程，确保公司文件的安全和机密性。
第三条：文控中心管理制度1.责任制：文控中心应该建立确切的岗位职责、工作流程和操作规范，并严格落实到岗位上，保证文控工作的全面、精细、高效。
2.纪律制：文控中心应建立文明办公、服务意识、保密意识、纪律意识等各方面的制度，对违反相关规定行为的，要及时进行纠正或者处罚。
3.培训制：文控中心应该定期对文控工作人员进行培训，了解新法规、新规定和技术要求，增强专业能力。
第四条：收发文管理1.公司与外界的文件往来：文控中心负责对公司发出的和接收到外部和内部的各类文件进行收、发、传递、备案，并保证收发文过程中保密、安全准确。
2.文件流转：文件送交单位送交文控中心办理，文控中心负责收妥后进行分发，逐级审批，确定处理流程、处理程序和处理意见，最终反馈给送交单位。
3.收发存取记录：文控中心应该对所有的文件往来进行登记，并留下收发存取记录，便于对文件的存储和追溯。
第五条：文件组织和归档管理1.文件分类：公司文件应按照文件类型、级别、流转程序等进行分类，方便文员寻档和归档。
2.文件摆放和标注：文控中心应按照规定的程序进行文件的存放和整理，同时加上正确的标注和编号使得文件的查找和使用变得更加简单明了。
3.文档保密：公司内部及外部的机密文件应建立保密档案，文控中心应建立出入保密文件的登记制度，确保机密文件不被泄漏出去。
第六条：其他1.文控中心应做好好记录解读，随时备查。
2.七年内所归档文件文控中心应妥善保存，超出七年的文件可以进行存储，也可以予以销毁。
文控中心管理规定
一．目的：为确保文控中心日常工作的正常进行，规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际制定本规定。
二．资料室存放资料范畴：2.1公司受控文件，包括一、二、三、四阶文件2.2影响产品品质的品质记录保管，如QC各类记录、生产技术管理记录等等2.3新品开发技术资料，如SOP、SIP、CP、FMEA等整套开发技术资料2.4各类样品保管，如客户样、标准样、限度样…2.5技术类图纸，包括客户图纸、厂内图纸等2.6外来文件保管，如客户标准、国标、行标、外来技术文件等2.7机器设备、仪器的相关资料，如操作说明书等2.8合同、协议类等三．文控中心职责：3.1负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.2制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3.3负责公司文件和有关资料的发行、收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计、销毁等工作。
3.4严格执行文件资料的保密制度，防止公司资料尤其是技术资料外泄。
3.5组织公司各部门文件管理员的学习与培训，负责指导他们的工作。
3.6做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料的安全。
四．定义：无五．作业内容：5.1文件资料的管理5.1.1文件资料的收集5.1.1.1建立文控中心文件和资料目录，包括各类文件资料的保存年限、版本、存放位置等信息，保存年限参照《文件与记录控制程序》的要求执行。
5.1.1.2对遗缺不全的资料，采取措施，积极收集齐全。
5.1.1.3借阅、查阅完毕等上交文件，检查齐全后及时整理归档。
5.1.2文件资料的归档、管理5.1.2.1经文控中心受控发行的文件或资料，必须同时保存纸质原稿与电子档，电子档的部分，文控中心必须充分考虑存放安全，具体存放方式联络公司IT部门。
5.1.2.2依文件资料目录，区分立案单位。
5.1.2.3分类：依据文件资料来源、时间、内容、字母顺序分成若干层次和类别，分类按大类外，同时按部门，是否保密、保密程度来分。
公司文控中心管理规定
公司文控中心管理规定一、目的本规定旨在规范公司文控中心工作流程，提高文档管理效率，保证文档的安全性和完整性，确保公司各部门之间的信息共享与协调。
二、职责1.文控管理员文控管理员是公司文控中心的管理者，其主要职责如下：•负责文档管理系统的日常维护与管理；•制定与完善公司文档管理制度；•管理文档的版本更新、清理和归档；•确保文档的安全性和完整性，防止丢失、泄密等事故发生。
2.文控员文控员是文控中心的具体操作人员，其主要职责如下：•执行文控管理员指派的各项文档管理工作；•维护文档数据库的完整性、准确性和更新性；•负责文档信息的分类、归档、备份等日常工作。
三、流程文档管理的流程如下：1.文档的编制1.1 文件的起草：文档编制人员根据相关标准和要求进行规划、撰写、完善文档，确定正式文控编号，把文档提交给相应的审核人员。
1.2 文件的审核：审核人员对文档进行审核，根据公司文件编写规范、SGS标准、术语标准等进行审核，必要时会进行反馈，文档编制人员对反馈进行修改并再次提交审核。
1.3 文件的批准：审核通过的文档由特定人员进行批准，成功批准后，文件被视为正式文件，并由文控部门进行管理。
2.文档的发布2.1 正式文档通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知相关人员。
2.2 文档变更通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知变更前后相关人员。
3.文档的变更3.1 文档变更的提出：因业务或政策的变化，文档需要修改，需要提出变更申请。
3.2 文档变更的审核：由相应的文控审核人员对变更申请进行审核，如果无须修改或者变更并不涉及重大内容，则可以直接批准申请。
3.3 文档变更的批准：当变更申请经过评估后，需要由特定人员进行批准。
3.4 文档变更的发布：变更批准后，变更后文档通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知相关人员。
4.文档的废除4.1 需要废除文档时，需要提交废除申请，由总文控管理员进行审核，批准后废除文档。
4.2 废除文档时需要归档废除记录和相关文件。
文控中心管理规章制度
文控中心管理规章制度《文控中心管理规章制度》一、文控中心的基本职责1. 统一管理和归档公司全部文档资料，确保文档的规范化管理。
2. 负责文档的收集、整理、编目、存档和检索工作，提高文档管理的效率和便捷性。
3. 负责提出文档管理的规范化、流程化的要求，制定文控管理规章制度，确保文档管理工作符合公司的相关规定和要求。
二、文控中心的管理原则1. 严格遵循文档管理的标准化、规范化原则，确保文档的准确性和真实性。
2. 所有文档资料都必须按照规定的程序进行归档和存档，不得私自篡改或泄露文档内容。
3. 文控中心必须加强文档管理的监督和检查，及时发现问题并及时处理。
三、文控中心的管理制度1. 文控中心必须制定文档管理的具体操作流程，以保证文档管理工作的规范。
2. 文控中心必须建立健全的文档档案系统和管理制度，规范文档管理的各个环节。
3. 文控中心必须对文档的管理进行监督和检查，确保文档管理工作的合规性和高效性。
四、文控中心的监督管理1. 文控中心必须定期对文档管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取有效措施加以解决。
2. 文控中心必须报告文档管理工作的进展情况，并接受公司领导的监督和指导。
3. 文控中心必须加强对文档资料的安全保密管理，确保文档资料不会被泄露。
五、文控中心的工作要求1. 文控中心必须建立健全的文档资料档案系统，划分管理范围和设置有关权限。
2. 文控中心必须规范文档管理的各个环节，细化操作流程和规范操作要求。
3. 文控中心必须建立文档管理的考核评价制度，及时纠正不足，提高文档管理的工作效率。
以上规章制度是文控中心的基本管理要求，所有的文控管理人员必须严格遵守，以确保公司文档管理工作的规范化、高效性和便捷性。
文控工作管理制度
文控工作管理制度一、总则为规范和统一文控工作的管理，提高文档管理的效率和质量，制订本制度。
二、组织架构1. 文控中心：负责整个文控工作的统筹规划、协调和监督，负责文档的制定、审批、印制和发布等工作。
2. 文控组：各个部门设立文控组，负责本部门文档的整理、归档和管理等工作。
3. 文控管理员：由各部门任命一名文控管理员负责文档管理工作，包括文档的整理、传输、存档等。
三、工作职责1. 文控中心的职责：（1）制订文控工作规范，明确文档管理流程和标准。
（2）协调各部门文控工作，解决文档管理中的问题和矛盾。
（3）负责文档的制定、审批、印制和发布等工作。
（4）定期对文控工作进行检查和评估，提出改进建议。
2. 文控组的职责：（1）负责本部门文档的整理、分类、归档等工作。
（2）定期对本部门文档进行清查和整理，确保文档的及时更新和完整性。
（3）协助文控中心对文控工作进行监督和协调。
3. 文控管理员的职责：（1）负责本部门文档的管理和维护工作，确保文档的及时更新和准确性。
（2）接收、传输和存档相关文档，保证文档的完整性和保密性。
（3）协助文控中心对文控工作进行检查和评估。
四、文档管理流程1. 文档的制定：由相应的部门按照规定的格式和标准进行制定，经过审核和审批后由文控中心备案。
2. 文档的传输：由文控管理员按照规定的程序将文档传输到相关部门或人员，确保文档的及时传达。
3. 文档的存档：由文控管理员按照规定的要求将文档进行分类、整理和归档，确保文档的安全和完整性。
4. 文档的发布：由文控中心按照规定的程序将文档进行印制和发布，确保文档的有效传达和使用。
五、文档管理标准1. 文档的命名：文档应当按照规定的命名规范进行命名，清晰明了，便于查找和管理。
2. 文档的保存：文档应当按照规定的保管期限进行保存，过期的文档应当及时销毁，保证文档的及时更新和清晰度。
3. 文档的传输：文档传输时应当注明传输日期、传输人员和传输目的，确保文档的完整性和安全性。
公司文控中心管理办法范文
公司文控中心管理办法范文为了加强和规范公司的文控管理，建立高效、科学、规范的文控管理制度，本公司制定了如下文控中心管理办。
一、文控中心基本职责文控中心是公司文件管理中心，主要任务是负责公司各类文件（包括子文件和纸质文件）的接收、分发、传递、归档等流转工作，并在文控中心对外提供有关文件查阅、查询等服务。
文控中心主要责任：1.接收、审核和处理各种文件（包括电子文档和纸质文档）。
2.统筹规划公司文件管理工作，负责规范、标准化文控管理并提高文件管理效率。
3.提供文件存储、查询等服务，确保公司文件管理安全可靠。
4.维护公司文控中心的日常运营，及时处理各类问题。
二、文控中心制度和规定为确保文控中心的工作质量和效率，公司在制定文控中心管理办法的同时，根据公司实际情况和业务需要制定一系列文件管理制度和规定，如下：1.文件管理制度（1）公司文件分类：根据文件性质、功能以及存留周期，将文件分为办公文件、管理文件、财务文件和技术文件四类。
（2）文件传递：文件的流转按照公司制定的传递路线进行，同时对文件进行签字、盖章，确保文件的流转过程可追溯。
（3）文件存档：所有文件必须按照制定的存档周期进行存储，根据公司规定的颜色代码进行归档。
2.文件管理规定（1）文件管理责任：各级部门、单位和个人必须承担对自己所管理的文件质量、保密性、归档及使用的责任。
（2）文件查询：任何人员都可以查询存储在文控中心的文件，但必须依据公司规定的查询规定进行查询，并签署查询登记表。
（3）文件签署：文件的签署必须经过严格的程序，不得委托他人代签，如发现造成的后果由签署人负责。
三、文控中心操作流程1.文件收集：如各部门有新的文件需存储，应向文控中心填写文件存储申请，由文控中心审核后授权存储。
2.文件搜集：文控中心应按文件种类、部门、机构等分类，构建各种文库，以方便文件的搜集。
3.文件归档：文控中心按照文件性质、颜色注明、存留周期等特征进行归档，保证归档的正确性和准确性。
公司文控中心管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件、资料的管理，加强信息资源的保护与利用，确保公司信息的安全、准确和高效流转，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门及员工，所有涉及文件、资料的管理活动均应遵守本制度。
第二章职责分工第三条文控中心是公司文件、资料管理的专门机构，负责公司文件、资料的全过程管理。
第四条文控中心的主要职责包括：1. 制定和组织实施公司文件、资料管理的规章制度；2. 负责公司文件、资料的收集、整理、分类、归档、鉴定、保管、保护、统计等工作；3. 负责公司文件、资料的密级划控、保密、解密工作；4. 负责公司文件、资料的查询、借阅、利用等工作；5. 负责公司文件、资料的编研、信息开发交流工作；6. 负责公司各部门文件管理员的业务培训、指导工作；7. 负责公司文件、资料的安全保障工作，包括防火、防盗、防虫等。
第三章文件、资料管理第五条文件、资料分类1. 按文件、资料的性质分类，包括：法规性文件、业务性文件、行政性文件、技术性文件等；2. 按文件、资料的重要性分类，包括：重要文件、一般文件、秘密文件、内部文件等。
第六条文件、资料收集1. 文件、资料的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则；2. 文件、资料的收集应从各部门、各岗位、各环节全面收集，确保收集齐全。
第七条文件、资料整理1. 文件、资料的整理应按照分类、编号、归档的要求进行；2. 文件、资料的整理应确保文件、资料的完整性和准确性。
第八条文件、资料归档1. 文件、资料的归档应按照归档目录进行；2. 文件、资料的归档应确保文件、资料的完整性和安全性。
第四章文件、资料利用第九条文件、资料的利用应遵循合法、合理、高效的原则。
第十条文件、资料的查询、借阅1. 员工需要查询、借阅文件、资料时，应向文控中心提出申请；2. 文控中心应根据文件、资料的密级和用途，决定是否提供查询、借阅服务。
第五章安全保障第十一条文控中心应建立健全文件、资料安全保障制度，确保文件、资料的安全。
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文控中心管理规定
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文控中心管理制度
第一章总则
一、目的
为规范公司技术文件和质量文件的资料管理，加强产品资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本管理制度。
二、资料范围
文控中心的资料范围确定为：
a) 公司的质量手册（质量管理体系）
b) 公司的程序文件；
c) 产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件；
d) 外来产品图样和设计文件；
e）产品工艺文件（过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等）；
f) 产品生产过程中的各类质量记录（生产过程报告、检验报告等）
g) 公司制定和购买的各类标准；
三、义务
公司内部各部门和个人应当遵守本管理制度，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责
四、实行集中与分散管理相结合的体制
由文控中心负责文件的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。
文控中心配备文控专员分管，由质量管理部部长直接领导。
文控专员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、职责
文控中心既是公司产品及质量文件永久保存和保护的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
文控中心的主要职责：
1．负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件，并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导和检查。
2．制订和组织实施公司关于质量、技术文件和资料工作的规章制度。
3．负责公司技术、质量文件及有关资料和标准的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
4．严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5．开展文件、资料查阅、下发活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
6．做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
第三章文件资料的管理工作
六、文件资料的收集
1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。
2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；
3．及时催促办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
七、文件资料的归档、立卷与管理
1．区分全宗，确定立档单位。
2．分类：依据供应商和产品的项目代号将资料分类。
分类除按大类外，同时按是否保密、保密程度来分。
大类分为：质量文件：A质量手册；B程序文件；C质量记录
技术文件:D产品资料；E工艺资料；
标准类文件：F公司标准；G国家标准；H企业标准
保密用Y表示，非密级则用N表示。
密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP
3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。
4.资料排列：资料按技术文件和质量文件依次放在一起，有左右件区分的左件在前，右件在后。
并编制资料目录。
5.对所有公司质量文件和技术文件系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），并按一定次序排列和存放。
6.每年年末对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的资料进行修补和复制。
7.对文件资料的收进和移出、数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。
技术部产品工程师及质管部检验员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至文控专员；文控专员将报送的资料原件保存，并建立台账。
8.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。
介于两种保管期限的，保管期限从长。
对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。
9. 公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。
八、文件资料的保管
1．防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全； 2．公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料；
3．做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
九、文件资料借阅、利用工作
1.资料一般仅供在文控中心保存，公司工作人员如需借阅时，须登记后方能调阅。
2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借；秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。
3.借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
4.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
6.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。
其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。
7.公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件；2)提供文件资料复印件；3）根据各部门需要下发资料复印件。
第四章文件资料的发放
1.产品图样（包括内部设计的产品图和从客户发来的产品图）和设计文件，由文控中心文控员按以下要求统一发放。
产品图样和设计文件的发放范围规定如下：
公司内部一套，加盖原件受控章后放入原始文件档案柜；供方由制造采购部发放加工零（部）件产品图样一份。
由供方提供的产品图样和设计文件由制造采购部填写复印申请单（），并在文件和资料发放清单（）上签字后，从文控中心文控员处领取。
采购部填写资料发放清单，将该清单和资料一同发给供方，并要求供方在接到资料后，将该发放清单签字后返回，以确认资料是否发放到位。
2.外来产品图样和设计文件
外单位发来或各单位待会的外来产品图样和设计文件（包括顾客提供的资料），应及时到文控中心文控员处归档，由文控员统一建立台账。
3.工艺文件
过程流程图、FMEA（产品或过程）、控制计划、作业指导书、入厂检测报告等在文控中心文控员处归档，供相关单位查阅。
作业指导书由产品工程师发放到各车间使用，出厂和入厂检验报告由检验员统一保存后定期交给文控中心处归档。
产品更改通知单由技术专责发放到技术部、质管部、生产采购部等单位，试制与更改的图纸签字盖章后交文控中心文控员处复印，原件存档，复印件由技术专责随更改通知单发放到入口检验和制造采购部。
技术专责需把更改通知单及图纸发放到相关单位的技术员处，再由技术员发放至本单位相关人员。
接收人需在设计更改发放清单（）上签字。
4标准资料
公司制定和购买的标准及其他企业标准、国家标准由文控中心文控员建账发放。
5其他
更换或增加的技术文件随更改通知单一起发放，不在单独建立发放台账，作废的技术文件由技术专责在发放更改通知单及新图时收回，送交文控中心文控员，由文控员加盖“作废保留”印章予以标识，并建立台账。
第五章文件资料的鉴定和销毁
1．公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。
当某些文件资料到了销毁期时，由文控专员填写《公司文件资料销毁审批表》交部门主管人员审核，经总经理批准后执行。
凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。
2．销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。
3．对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》（附件3），将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
第六章附则
1．文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
2．本办法由质管部解释、补充。
自颁布之日起生效。