浅谈秘书的语言艺术在沟通中的作用

摘要

办公环境是一个小型的社会，而秘书语言是在这个环境里面产生的一种特殊语体，它是由秘书的职业性来决定的，是用于工作中的一种交流工具。因此研究办公中的秘书语言是很有必要的。本文从秘书语言艺术种类、不同对象语言艺术要求着手，对秘书在办公中如何掌握说话的方法和技巧，说话的好与差所带来的实用价值进行探讨，最终指出，秘书说话的智慧美、技巧美与风度美在办公中的重要作用和地位。

Abstract

The office environment is a small society ,and secretary’s language is a special language in this environment,which is decided by the occupation of secretary,it usual be used as a communication tools in work.Therefore,it’s necessary and important to research secretary’s language. This paper aims at finding methods and skills of the talking in office through analyzing different talking styles result different influence,and different objects choose different ways. Finally,pointing out secretary’s language play a important role in office working .

关键词秘书工作办公环境口头语言书面语言艺术效果

论秘书语言艺术在办公中的作用

一、秘书语言艺术种类.

秘书的语言艺术不仅仅是秘书的口头语言艺术,还包括秘书的体态语言艺术,秘书的书面语言以及网络语言等方面。

(一)秘书的口头语言艺术

1.口头语言的重大意义

关古至今，秘书发展的历史来看, 秘书人员录音记事, 占卜问卦, 净谏劝言, 运筹策划, 没有不以口语作为工具的，春秋百家争鸣，各家学派舞墨春秋，历史上有名的雄辩家如：晏子、苏秦、张仪无不是靠自己的口才游说各国、规劝君侯，在历史舞台上发挥重大作用，所以，有人以“三寸不烂之舌”称赞口才。

2.秘书口头语言技巧

（1）吐词清晰，声音洪亮悦耳

有笑话一则，紫薇：“皇……上……您……还……记……得……大……明。。”乾隆：“来人呐把这个前朝余孽拖出去宰了！”从这段轻松的笑话中我们得出结论，说话不能大喘气。作为办公秘书，应该吐字清晰，避免重复话语，减少不必要的误会和麻烦。如果你在向老板汇报情况，含糊说不清楚，老板一定会反感觉得不舒服。因此，不管在人多的大场合还是人少的办公室，都应把话说清楚，尽量使声音让人听清楚。

（2）咬字清楚，避免使用方言

我国人口较多，方言比较复杂，一般可分为七大方言区：北方方言（官方方言）、吴方言、湘方言、客家方言、闽方言、粤方言、赣方言。同一个公司中，有来自各个地区的同事，方言也有很多种，如果大家只讲自己的方言，那么就只能是很少的一部分人理解意思，听不懂的同事就会感觉不自在。所以，这个时候讲话要使用标准语言，尽量不要使用方言，使大家听得懂自己所要表达的意思。

（3）事先准备沟通内容

往往在做一件事前，需要做好充分的准备，因为如果对未知的挑战一无所知，在面对问题时就会处于被动。比如面对客户投诉时，应该提前了解该客户的问题，就可以采取相应的措施，快速解决问题；在和领导汇报工作时，也应该想好领导最想了解的是什么,在有限的时间内该重点汇报什么，这样才能更好的辅助领导的工作。

(二)秘书体态语言艺术

1体态语言的意义

生活中我们常常用挥手表示再见；点头表示肯定，摇头表示否定意思；皱眉头表示不高兴；把耳朵靠近讲话人的嘴巴，可以理解为大声讲或者是我在仔细听；把一个手指放到嘴唇前，可以表示为小声讲或者是别说话。作为秘书，得体的体态语言传递着自信、友好、热情的信息，同时也能显示出秘书稳重的良好形象

2．秘书体态语言的技巧

（1）真诚的笑容，拉近距离

微笑是基本礼仪，也是处理工作时的润滑剂。我们知道，通过微笑可以拉近人与人之间的距离。但是微笑必须是真诚的，发自内心的。嘴角上扬，露出八颗牙齿并不代表你在真诚的微笑。因此，秘书在工作中，必须从心里让自己笑起来，我们的笑容看上去才是亲切、真诚的。比如说，交谈的过程中，秘书人员总是面无表情，或者只是简单地扯动嘴角，难免

会与他人产生隔阂，使得他人越来越疏离自己。

（2）克制小动作，减少紧张动作

在生活或者工作当中，我们在面对一些特殊情况时，都不可避免的出现一些小动作。比如用手指敲击，来回走动、抖腿、不停眨眼等，这些动作会让人觉得有失庄重。秘书作为一个公司和组织的形象代表，姿势动作常常可以反映出情绪的高低，姿态的变化体现了一种态度，所以更应该规范和克制自己的一些小动作，给人以沉着稳重的形象。如果你在和老板汇报工作的时候由于紧张嘴角不停抽搐，老板或许会建议你汇报完工作就去看神经科医生。

(三)秘书书面语言艺术

1.秘书书面语言的意义

秘书的英文名“secretary”有两种含义，一是大臣，其二为书记，原指从事记录文字的人员，后泛指文书和事务工作人员。所以，秘书的记录是其发展过程中重要的一环节。而文字秘书也是当前秘书从业人员中最多的一类，所以，书面语言尤其重要。

2.加强书面表达能力

（1）确保书面表达的准确性、简洁性、庄重性

作为老板的文秘，起草文书是日常工作不可缺少的部分，所以，加强书面表达能力尤为重要。首先，确保书面表达的准确性，用词要准确，公文中涉及的人名、地名、时间、简缩要正确，包括使用的标点符号也必须正确。其次，书面语言的简洁历来受人们重视和赞扬，那些与主题无关的空话废话不要写，尽量使用概括性强，简洁明快的词语。最后，要确保文书的庄重性，这也是区别于文学写作，与相应的规章制度相结合。如果，你把公司的项目策划当做文学作品来写，那么，员工就不会觉得这是一个严肃的策划案，从而影响项目进行效果。

（2）积极参与实践，增加文学素养

秘书写作素质的培养，应注重深入社会生活、积极参加社会实践，此外还应注重学习，努力扩大自己的阅读面，不断积累和更新自己的知识，现代办公秘书不仅需要严谨、规范的优良风格，还要学会与时俱进，大胆创新。这需要在大量阅读的基础上，结合实际，在实际工作中获得启发。历史伟人毛泽东选用秘书时，重视秘书的实践以及文学。秘书乔木之前在延安中共中央宣传部工作，所发之文精辟有力引起毛泽东注意，毛泽东觉得乔木是个人才，并且能够积极参与实践，事实证明，乔木后来成为“中共中央一支笔”。

(四)秘书网络语言艺术

网络成为当今时代不可或缺的工具，掌握网络语言也成为秘书办公中必备的条件。文秘职位的应聘，基本都要求有一定的办公室软件操作能力，打字速度等。

（1）熟悉网络简缩语言。

一般公司有自己的企业邮箱，同事之间相互发送邮件时会有一些简缩形式，作为文秘，这类缩写一定清楚知道其意义。比如邮件中的F.Y.I，for your reference,供您参考的意思，一般是在邮件转发的时候使用。如果作为秘书，不能够了解一些常用简缩语言，势必会影响日常工作。

（2）尽量不要使用不规范的网络语言

随着网络科技发展，网络语言也不断创新，一些网络流行语例如：有本事叫有料，倒霉叫衰，好看叫养眼，高手叫大虾，低手叫菜鸟，这些语言在平时的严肃的工作环境中尽量避免使用，因为这样子的语言用在正式的公文文书中会影响语言的庄重性。