项目实施档案资料收集归档基本要求

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工程档案资料归档管理制度

工程档案资料归档管理制度

工程档案资料归档管理制度第一章总则第一条为了便于管理工程项目过程中产生的各类文件资料,规范资料归档管理工作,提高工作效率,特制定本制度。

第二条本制度所制定的规范适用于本公司的所有工程项目,包括施工项目、设计项目、勘察项目等。

第三条工程项目资料包括但不限于设计文件、施工合同、施工图纸、竣工资料、检验报告等各类有关工程项目过程中产生的文件资料。

第四条工程项目资料的归档管理必须遵循准确、完整、有序、方便检索的原则。

第五条公司成立专门的资料管理部门,负责资料归档管理工作,建立健全的文件管理系统。

第二章资料归档管理流程第六条工程项目资料须分类归档,确保每份资料都有明确的责任人和归档位置。

第七条工程项目资料归档应当分为电子化和实物化两种形式存档,并且电子化资料必须备份在公司服务器或云端存储中,确保数据安全。

第八条归档管理部门应当定期对公司各工程项目的资料进行检查整理,及时剔除无效、重复的文件资料。

第九条在归档管理过程中,应当建立清晰的文档编号和索引体系,以及相应的检索方法。

第十条工程项目资料的归档管理应当与相关部门密切合作,及时更新资料,确保信息的准确性和及时性。

第十一条公司每年定期对资料归档管理工作进行评估,确定问题,提出改进建议,并不断完善资料管理制度。

第三章资料归档管理责任第十二条各部门负责人应当对本部门所有工程项目资料的管理负责,并确保资料的完整性和准确性。

第十三条项目管理人员应当对项目的资料归档管理负责,并向公司领导层汇报项目资料管理情况。

第十四条归档管理部门应当定期对资料归档情况进行检查,发现问题及时处理。

第十五条公司领导层应当重视资料归档管理工作,指导各部门建立有效的档案管理制度,并加强对制度的宣传培训。

第四章资料归档管理规范第十六条工程项目资料的文件名称、格式、大小、存储规范必须符合公司要求,不得私自更改。

第十七条所有文件资料必须按照公司规定的文件分类标准进行归档,不得擅自更改类别。

第十八条归档管理部门必须及时更新文件索引,并确保文件位置的准确性,以方便后续查阅和检索。

项目材料档案归档整理方案

项目材料档案归档整理方案

项目材料档案归档整理方案是一种详细的规划,用于指导如何有效地收集、分类、保存和检索项目过程中产生的各类文件资料。

以下是一个基础的项目材料档案归档整理方案范例:一、前期准备阶段1. 明确归档范围与标准:根据项目的性质和规模,确定需要归档的材料类型,如项目计划书、设计图纸、会议纪要、合同协议、工作进度报告、财务报表、验收文档等,并按照国家或行业的档案管理规范制定相应的归档标准。

2. 建立档案管理系统:选择或定制适合项目特点的电子或纸质档案管理系统,确保系统具有良好的安全性和便捷性,便于信息录入、存储、查询和调用。

3. 人员配置与培训:指定专门的档案管理人员负责整个项目的档案管理工作,对相关人员进行档案管理知识和操作技能培训,确保所有参与项目实施的员工都能了解并遵循档案管理制度。

二、材料收集与整理阶段1. 实时收集与登记:在项目执行过程中,各环节产生的文档资料应及时收集,并在档案管理系统中进行详细登记,包括文件名称、来源、日期、作者、关键词等元数据信息。

2. 分类整理:按照预先设定的分类体系(例如按项目阶段、文件类型、责任部门等)进行分类整理,保持文件的逻辑性和关联性。

3. 审核与修订:由项目负责人或相关部门主管对归档文件进行内容审核,确认其完整性和准确性,必要时进行修订补充。

4. 加密与备份:对于涉及敏感信息的文档,采取必要的加密措施,同时定期对档案库进行数据备份,确保信息的安全存储。

三、档案归档阶段1. 编制目录索引:制作详细的档案目录和索引,以便快速定位所需文档。

2. 物理归档:如果是纸质文档,应按照编号顺序放入档案盒,标明标签,存放在干燥、通风、防火防盗的档案室内;电子文档则需上传至指定服务器或云存储空间。

3. 签署归档证明:完成归档后,由档案管理员和项目负责人共同签署归档证明,作为档案正式归档的凭证。

四、后期维护与利用1. 定期核查:定期对已归档的项目材料进行核查,确保档案的完整性与可用性。

工程档案整理归档档案管理制度

工程档案整理归档档案管理制度

一、总则为了规范工程档案整理归档工作,确保工程档案的完整、准确、安全,提高工程档案管理水平,根据《档案法》及相关法律法规,结合我单位实际情况,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我单位所有工程项目档案的整理、归档、保管、利用等工作。

三、职责分工1. 项目负责人:负责项目档案整理归档工作的全面领导,确保档案整理归档工作按计划、高质量完成。

2. 资料员:负责项目档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

3. 项目部其他成员:配合资料员完成档案整理归档工作,确保档案的完整性。

四、档案整理归档要求1. 档案收集:在工程项目实施过程中,项目资料员应全面收集各类档案资料,包括但不限于:(1)立项审批文件;(2)设计基础材料、设计图纸;(3)工程管理文件;(4)施工文件;(5)监理文件;(6)合同文件;(7)生产技术准备文件;(8)设备文件;(9)财务文件;(10)竣工图;(11)竣工验收文件;(12)其他相关文件。

2. 档案整理:(1)按照档案分类原则,对收集到的档案资料进行分类、编目;(2)对分类后的档案资料进行整理,确保档案的完整、准确、系统;(3)对整理好的档案资料进行装订、编号,制作档案目录。

3. 档案归档:(1)按照档案归档原则,将整理好的档案资料按照项目名称、类别、时间等进行归档;(2)对归档的档案资料进行登记,建立档案档案目录;(3)对归档的档案资料进行编号,确保档案的唯一性。

4. 档案保管:(1)档案资料应存放在专门的档案室,确保档案的安全、保密;(2)对重要档案资料进行密封、标识,并制定相应的使用和借阅制度;(3)定期对档案资料进行检查,确保档案的完好。

五、档案利用1. 档案资料查阅:(1)查阅档案资料应办理借阅手续,填写借阅单;(2)查阅档案资料应在档案室内进行,不得带出档案室;(3)查阅档案资料应爱护档案,不得随意涂改、损坏。

2. 档案复制:(1)复制档案资料应办理复制手续,填写复制单;(2)复制档案资料应在档案室内进行,不得带出档案室;(3)复制档案资料应确保复制内容的完整、准确。

信息化项目档案归档要求

信息化项目档案归档要求

信息化项目档案归档要求信息化项目档案是指记录信息化项目从立项到结束的全过程的文件和资料的整理和保存。

它是信息化项目管理的一部分,具有重要的意义和价值。

在信息化项目档案归档过程中,要遵循一下要求:1.独立性和完整性:信息化项目档案要独立于其他档案,具有完整性。

它应该包含项目的立项申请、策划、实施、验收、总结等各个阶段的文件和资料。

2.分类统一:信息化项目档案要进行分类,将相关的文件和资料进行统一的管理。

常见的分类包括项目立项资料、需求分析资料、系统设计资料、编码与测试资料、验收资料等。

3.文件规范:信息化项目档案要求文件格式规范统一。

文件命名要清晰,文件格式要统一,如使用统一的模板进行编写,以便于查阅和管理。

4.版本控制:信息化项目档案中的各个文件和资料要进行版本控制。

每次变更或修改都要记录下来,并进行适当的审批和备份,以确保项目信息的完整性和可追溯性。

5.安全可靠:信息化项目档案要做好信息安全保护工作。

要确保档案的安全可靠,防止丢失、损毁或泄露。

可以采用密码保护、备份存储、访问权限控制等措施。

6.保密要求:信息化项目档案中可能包含敏感信息,要严格遵守保密规定,加强保密措施。

对于有保密要求的档案,要设置专门的保密存储区域,并制定相关的保密管理制度。

7.存储环境:信息化项目档案要求在适当的存储环境下保存。

要选择干燥、通风、防潮、防尘的存储地点,避免阳光直射、温度过高或过低等不适宜的环境。

8.记录齐全:信息化项目档案要求记录齐全,包括项目的计划、实施进度、人员安排、质量控制、变更管理、问题与风险管理等相关信息,以便于项目的回顾和总结。

9.档案管理责任:信息化项目档案的管理责任要落实到位。

要明确档案管理人员的职责和权限,做好档案的整理、保存、检索、借阅等工作,确保档案的完整性和安全性。

10.定期检查和整理:信息化项目档案需要进行定期检查和整理。

要及时清理无效或过期的档案,整理好档案存储空间,确保档案的可用性和便捷性。

工程项目文件材料收集整理归档实施细则

工程项目文件材料收集整理归档实施细则

工程项目文件材料收集整理归档实施细则文件材料收集、整理、归档实施细那么第一章总那么第一条为武汉天河机场第二公路通道项目〔以下简称本项目〕文件材料收集、整理、立卷、归档工作,保证档案质量,更好地为项目建成后的治理、养护和改(扩)建服务,特依照国家和行业相关法规,制定«武汉天河机场第二公路通道项目文件材料收集、整理、归档治理工作细那么»(以下简称«细那么»)。

第二条本«细那么»的依据:一、«科学技术档案案卷构成的一样要求»(GB/T11822—2020);二、«国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范»(DA/T28—2002)三、«公路工程质量检验评定标准»(JTGF80/1-2004)四、«公路建设监督治理方法»(交通部令2006年第6号);五、«公路工程竣(交)工验收方法»(2004年第3号令)六、«关于贯彻执行公路工程竣(交)工验收方法实施细那么»(交公路发[2020] 65号)七、«关于印发公路建设项目文件材料立卷归档治理方法的通知»(交办发[2020]382号)八、«湖北省交通建设项目文件材料立卷治理方法»(鄂交办[2005]450号文)九、«武汉天河机场第二公路通道项目监理大纲»第三条本«细那么»所称〝文件材料〞或〝竣工文件〞是指本项目立项审批至工程竣工验收全过程形成的,反映项目质量、进度、资金和安全治理差不多情形,对建成后的治理、养护和改(扩)建具有储存、查考、利用价值的各种形式和不同载体的有效的公路工程建设项目文件材料。

第四条本项目所有参建单位均应贯彻执行本«细那么»,在日常施工治理活动中,必须同步收集相关文件资料,并由专职资料员整理、预立卷、妥善保管,以便在项目交(竣)工验收时提交完整、齐全、真实、有效、规范的项目建设档案文件。

信息化项目档案归档要求

信息化项目档案归档要求

信息化项目档案归档要求一、文件完整性信息化项目档案归档的首要要求是确保文件完整性。

在归档过程中,应确保所有与信息化项目相关的文件都被完整无缺地收集起来,包括项目计划、设计文档、实施记录、测试报告、用户手册等。

任何缺失的文件都可能影响后续的项目管理和问题排查。

二、格式标准化为了便于管理和利用,信息化项目档案的格式应标准化。

一般来说,建议采用通用且标准化的文件格式,如Word、PDF、Excel、图片等。

此外,如果涉及特殊格式的文件,应确保这些文件的兼容性和可读性,以便在不同操作系统和软件环境下正常打开和使用。

三、信息准确性信息准确性是信息化项目档案归档的基本要求。

档案中的所有信息都应真实、准确、完整,能够反映信息化项目的实际情况。

任何错误或虚假的信息都可能导致决策失误、问题排查困难等问题。

因此,在归档过程中,应对信息的准确性进行严格审核。

四、归档及时性信息化项目档案的归档应及时,避免因时间过长导致信息丢失或损坏。

在项目实施过程中,应定期进行档案整理和归档工作,确保项目档案的连续性和完整性。

同时,对于项目实施过程中的重要事件和节点,应及时记录并归档。

五、存储安全性信息化项目档案的存储安全性至关重要。

应采取有效的安全措施,确保档案数据不被非法获取、篡改或破坏。

这包括物理安全、网络安全、数据加密等方面的措施。

此外,对于重要档案,应进行备份存储,以防止数据丢失。

六、检索便利性为了方便后续的项目管理和利用,信息化项目档案应具备检索便利性。

在归档过程中,应建立完善的档案目录和索引体系,便于快速查找和获取档案信息。

同时,可以借助信息化手段,如档案管理软件、数据库等,实现档案的自动化管理和检索。

七、分类科学性信息化项目档案的分类应科学合理,能够反映项目的实际情况和特点。

可以根据项目内容、阶段、类型等多种方式进行分类,确保档案的条理清晰、易于管理。

同时,分类标准应保持一致,避免出现混乱和交叉。

八、标识清晰性信息化项目档案的标识应清晰明了,能够准确反映档案的内容和属性。

项目文件收集与档案整理实施细则

项目文件收集与档案整理实施细则

项目文件收集与档案整理实施细则XX公司2023年5月目录1 范围............................................................................. - 1 -2 规范性引用文件................................................................... - 1 -3 术语与定义....................................................................... - 1 -4 总则............................................................................. - 3 -5 项目档案管理组织体系与职责....................................................... - 3 -6 项目文件质量要求................................................................. - 4 -7 项目文件收集..................................................................... - 6 -8 项目文件整理..................................................................... - 7 -9 竣工图编制及整理................................................................ - 13 -10 归档份数....................................................................... - 16 -11 项目文件归档审查............................................................... - 16 -12 项目文件归档时间............................................................... - 17 -13 项目档案的移交................................................................. - 17 -14 项目档案的验收................................................................. - 17 - 附录 A (规范性附录)......................................................... - 18 - 附录 B (资料性附录)......................................................... - 115 - 附录 C (规范性附录)......................................................... - 118 -项目文件收集与档案整理实施细则1 范围本细则规定了参建各方的档案管理职责,明确了工程建设项目文件的质量要求、收集范围、分类整理、归档审查及项目档案的移交验收等要求。

工程项目档案的收集归档整理的基本要求

工程项目档案的收集归档整理的基本要求

工程项目档案的收集归档整理的基本要求一、档案收集要求1.全面性:收集的档案应包括项目的各个阶段和环节的相关信息,包括项目立项、设计编制、招标投标、施工实施、竣工验收等。

要求档案的内容要全面、详实,真实反映项目的全过程。

2.可读性:收集的档案材料应易于查阅和阅读,要求用清晰标准的字迹书写,主要文字应使用国家通用的语言文字,图纸和照片的质量要清晰,文件和资料的印刷字迹要清晰可辨。

4.完整性:收集的档案要分门别类,做到信息齐全、数据完整,确保项目各个环节的重要数据信息和文件资料不遗漏。

5.时效性:档案的收集要及时进行,及时整理归档,不得因拖延而造成遗漏和损失。

二、档案归档整理要求1.分类整理:收集的档案要进行分类整理,主要包括项目资料、设计文件、招标投标文件、合同文件、施工文件、验收文件、竣工文件等,便于查找和使用。

2.编号和标识:归档的档案应按照一定规范进行编号和标识,以便于查找和辨识。

可以采用维护一个档案目录,每一个文件都有独立的编号,同时在文件上写上所属项目和文件的名称。

3.整齐划一:档案整理要注意整齐划一的排列方式,保持纸张平整、文件书写工整、文件夹装订工整等。

每个文件夹内的文件要求按照一定的次序和规范排列,方便查找和读取。

4.密封保管:归档的档案要保证文件的完整性和安全性,尤其对于一些重要的合同文件、资料等要采用密封的方式进行保管,以防止丢失或损坏。

5.存档备份:档案的归档要进行存档备份,建立起完善的档案管理系统,确保档案的安全性和持久性。

可以采用电子存储或者影像数字化技术进行备份,以提高档案的利用效率。

总之,工程项目档案的收集、归档整理是工程项目管理过程中极其重要的环节,其基本要求主要包括收集的全面性、可读性、准确性、完整性和时效性等方面,而归档整理的要求主要包括分类整理、编号和标识、整齐划一、密封保管和存档备份等方面。

只有按照这些要求,才能实现档案的高效管理和有效利用,为后续的项目管理和经验总结提供有力的支持。

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第一部分档案资料收集、管理整理基本要求土地整治信息档案管理是指对项目运行和积累的文件资料进行收集、整理、归档、保管、移交、利用等一系列工作。

信息档案是项目管理工作的重要组成部分。

《土地开发整理项目管理暂行办法》规定:“项目申报单位应做好项目成果有关档案管理工作,从项目申报到验收通过的有关文件和资料,要收集整理,立卷归档,妥善保管。

”土地整治项目信息档案是土地整治项目验收及后评价必不可少的材料。

同时,国土资源信息化建设不断推进,土地整治也需要建立完善信息系统,实现土地整治规划以及项目管理的数字化、信息化,而项目管理的数字化、信息化需要以大量的项目信息档案资料为基础。

一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义
1、重要性
项目资料的重要性表现在一下几个方面:
(1)项目资料是项目全过程的真实写照,也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证;
(2)项目资料是工程质量控制的重要依据,对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用;
(3)项目资料对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用;
(4)对其他工程起借鉴参考作用。

2、重要意义
全面反映项目管理的过程,及时了解工程建设情况,为工程建设管理提供必要的工程决策信息,有利于加强对工程的监督,有助于提高以后项目的工程管理
水平。

二、当前档案资料管理主要存在的问题
1、部分文件原件不齐全
个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件,难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。

2、部分档案资料填写存在误差
有的原始资料不能做到与工程同步进行,导致档案资料与事实产生误差,造成了各种建材的质保书和合格证不全,不能全面的反映工程的建设和质量;有的原始资料不按分类要求成册,成册的缺少目录或目录不准确。

3、原始签证资料格式不规范
部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式,而是在施工过程中,不断增添内容和更换种类,资料格式不统一、不规范,不便统一装订组卷。

有的资料员在资料编制过程中,一方面由于对工程进度不了解,资料的内容不能与实际的施工进度情况相符;另一方面,不熟悉施工工艺操作过程,在资料表格编制的过程中,出现该有的项目内容没有填,不该有的项目内容却填了。

原始资料的文字字迹潦草,使用不规范的汉字,甚至还有错别字,修改后不加盖单位章或没有修改人的签字,给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。

4、竣工资料移交不及时
不能按规定及时移交工程竣工资料,造成统一管理的时间延误,甚至导致竣工资料丢失。

5、档案管理混乱,无专人负责
主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂,不能分门别类归档;无专人
管理,或管理人员无相关管理知识,只是对资料进行简单的罗列和存放。

三、项目档案的归档
项目档案是指从项目前期工作、实施管理、竣工验收到交付使用及后期管护各阶段所形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,所以必须建立项目档案管理制度。

项目建设过程中,项目承担单位、设计单位、施工单位、监理单位等应在各自得职责范围内负责项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作,属于项目承担单位归档范围的档案资料,有关单位应按时、保质、保量移交项目承担单位,项目承担单位应对移交档案资料的单位技术负责人履行审核签字手续。

项目资料可以按文书类、技术类、财务类和其它类进行分类;也可以按立项阶段、实施准备阶段、施工阶段、验收准备阶段、验收阶段和后续利用管护阶段等分类。

项目档案资料登记应按性质和时序分别进行。

项目档案归档时间,可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理,项目竣工验收后,一个月内应完成档案的归档工作。

四、项目档案归档原则
1、档案资料应“便于检索”。

2、档案资料应分门别类归档。

3、卷内文件材料排列有序以保持文件之间的有机联系。

4、案卷标题简明扼要能充分说明卷内文件的主要内容。

5、卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整;卷内文件无金属物,破损的文件必须立即修复。

6、案卷装订牢固、美观;档案分类、组卷科学便于保存和利用。

五、项目档案归档文件
《土地开发整理项目验收规程》(GB/T1013-2000)附录中规定了土地整治项目技术档案的基本内容。

主要包括:①反映工作过程的主要文献。

其中又包括反映任务来源的主要文献,如有关上级部门批准的规划、项目设计、项目实施方案、等有关文件、项目实施部门上报的申请书和上级的批复、项目批准部门与项目实施部门之间签订的合同、项目批准部门下达的项目任务书及其它重要文件。

反映部署的主要文件,如土地整治实施过程中的重要会议纪要、重要问题的书面汇报、有关领导检查指导工作的谈话记录等。

反映验收情况的重要文献,如规划、项目设计等成果、竣工验收和评审验收的会议记录、总结纪要与材料以及验收部门的意见书和竣工验收结论等。

②各个工作环节的主要信息技术成果。

包括土地整治规划成果;土地整治项目规划、设计成果;各个工作环节的辅助性信息技术成果等。

根据《土地开发整理项目验收规程》(GB/T1013-2000)附录C、《河北省土地整治项目管理暂行办法》对与项目建设有关的重要活动、记载项目建设主要过程的文件和具有保存价值的各种载体均属于归档范围。

主要包括:
1、前期工作文件项目踏勘、立项报卷、审批、招投标等项目准备阶段形成的文件。

2、监理文件监理单位在工程施工监理过程中形成的文件。

3、施工文件施工单位在工程施工中形成的文件。

4、检查、竣工验收文件在项目检查、竣工验收活动中形成的文件。

5、后期管护文件在项目竣工验收交付使用后的后期管护活动中形成的文件。

备查资料表
六、归档质量要求
1、归档的项目文件应为原件。

2、归档文件材料的内容、形式及其深度必须符合国家及省有关项目设计及预算、制图、招投标、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、归案文件的内容必须真实、完整、准确、清晰、系统。

4、归档文件应文字清楚、图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。

5、归档文件应采用能够长期保存,耐久性强不易褪色的书写材料书写、绘制,图纸为计算机出图。

6、按施工图施工没有变动的,利用施工图改绘竣工图,必须在施工图上加盖并签署竣工图章。

7、归档的声像资料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。

七、资料组卷及编码要求
档案文件组卷应遵循下述要求:
(一) 组卷方法卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文件的时间自然形成规律排列。

卷内文件的排列原则:
①文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。

②图纸按专业排列,现状图、规划图和竣工图在前,施工设计图在后,
设计图中同专业图纸按图号顺序排列。

③既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

(二) 编制卷内文件页号应符合下列规定:
①卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号,页号从“1”
开始。

②页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。

折叠后的图纸一律在下角。

③成套图纸或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(三) 卷内目录的编制应符合下列规定:
①卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题名、日期、页次。

②序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1 依次标注。

③文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。

④文件题名:填写文件标题的全称。

⑤日期:填写文件形成的日期。

⑥页次:卷内文件次序页码。

⑦卷内目录排列在卷内文件首面之前。

八、项目档案资料目录
土地开发整理项目档案资料目录。

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