人力资源系统管理办法

XX公司
HR（人力资源系统管理）管理制度
第一章总则
第一条为加强人力资源系统的管理，明确各级系统操作人员的职责与权限，提高人力资源系统运行的效率和效果，确保人力资源各项数据及时、准确、完整，更好地为公司、员工提供服务，特制定本办法。

第二条人力资源系统是公司应用软件系统中的基础系统，实现员工人事信息管理、人事异动处理、员工招聘管理、绩效管理、培训管理、人力资源报表管理、员工自助服务等人力资源管理功能。

第三条人力资源系统管理原则：
1、权限与责任对等原则：谁使用，谁负责，按照授予的权限进行系统的操作，并承担相应的责任。

2、严格保密原则：系统各项人事信息、薪酬数据必须严格保密，未经授权，不得泄漏。

3、准确完整原则：系统各项信息必须准确、完整，并及时更新。

第二章职责与权限
（一）信息部：
1.参与人力资源管理系统的建设规划、系统选型和系统实施。

2.人力资源系统在全公司的推广使用、升级优化和监督检查
3.对人力资源系统提供网络与设备维护等支持和技术保障。

4.组织人力资源系统与公司其它系统接口的开发与维护。

5.制定、完善人力资源系统各模块指导操作手册
6.负责人力资源系统数据库的备份与安全管理
7.指导、监控、解决人力资源系统运行中出现的问题，并对公司领导及员
工进行培训。

（二）各职能部门：
1、相关职能部门岗位人员确保自己负责模块的基础数据、各类单据的数据
完整、准确无误。

2、HR岗位员工应及时把单据及其他数据录入系统。

3、HR岗位员工对自己负责模块的数据不得公司员工及外部人员公开。

4、各职能部门经理应及时审核提交上来的各类单据，如有外办或出差请授
权给部门下级员工处理。

5、在使用系统过程中发现系统漏洞及数据错误应及时上报公司领导，并协
助系统管理员做好系统及数据的修补工作。

（三）员工
1、在权限范围内，按照系统操作说明书进行员工自助操作。

2、及时向所属机构人力资源部反馈个人变动信息、使用HR系统中的问题
以及系统优化建议。

第三章系统使用管理
1、系统中的所有使用人员要自觉遵守系统管理相关的规章制度，按照授予的权限（附件一：系统权限分配表），认真完成本人在系统中所承担的职责。

2、员工因工作需要变更个人操作权限，须认真阅读本办法，并按照以下流程进行办理：通过OA填写《权限变更申请表》（附件二）→行政部审核→办公室审
核→总经理审核之后由系统管理员进行权限授予
3、公司员工持有唯一的系统登陆帐号。

员工应保证个人帐户密码的安全性，不得将密码透露给他人。

员工取得初始密码后应立即修改，若因帐号、密码被他人使用造成不良影响，一切后果由本人承担。

4、员工忘记密码的，应向公司系统管理员发送邮件，提出修改密码申请，申请人部门经理核实后由系统管理员重新设置员工密码。

5、任何用户不得索取他人帐户密码，未经授权，不得用其他人员帐号进行系统操作。

6、系统管理员负责人力资源系统的日常管理，必须责任心强，具有良好的职业操守，一定的人力资源管理知识和应用软件操作知识。

第四章系统维护管理
1、人力资源系统是公司人力资源管理的基础系统，人力资源数据的统计、查询来源于该系统。

各项人力资源系统操作应合理分工，操作职责落实到人，保证各项数据的及时、完整和准确。

2、公司人力资源系统操作人员分工有变化的，须填写《信息维护落实表》（附件三），并上报公司总经理审批。

3、系统维护人员须严格按照规范操作系统，认真、及时维护员工各项人力资源数据。

4、新入司员工的基本信息须在发入司通知书3日内录入系统，入司时间以入司通知书为准，人员信息中必填项须按要求填写完整、准确。

未提供完整入司资料的，人员基本信息暂不录入系统。

5员工个人信息发生变动，要及时向办公室提供人员信息及相关证明材料，经所
在办公室核实后在系统中修改员工信息，保证系统中人员信息的及时准确。

6、人员信息发生变动后，系统维护人员须按照授予的权限，及时进行相关的人力资源事务操作，维护人员信息。

7、员工离司须进行辞职或辞退事务处理，不得删除人员信息。

在办理完离职手续之前，信息维护人员须在系统里对其作待岗处理，待其相关手续办完后，再对其作离职处理。

9、在人事事务处理中，员工如发生内部调动，员工调动日期须与新入职日期一致，日期以调动通知时间为准。

如无调动通知的，以公司领导审批日期为准。

10、机构组织架构进行调整的，须按照程序进行办理；公司部门新设、合并、名称改变或公司新设、升降级的，公司信息维护人员根据公司发文进行相关系统操作，机构组织架构调整时间以发文日期为准。

11、组织架构发生变动的，其人员在系统中的异动处理须在当月20日前操作完毕，人员异动时间与入新职时间一致。

12、公司成立新部门的，应及办总经办、办公室提供新设部门标准的职位设置和职位说明书，由公司信息部系统管理员在系统中设置新部门和新职位。

13、系统管理员不得擅自修改系统标准职位设置，新设部门要按照公司下发的标准职位进行设置，如因工作需要须增加新职位的，须向公司总经办申请，经领导同意后由信息部系统管理员进行设置。

14、人力资源系统正式运行后，公司所有人员的薪酬须在系统中进行计算发放。

每月人员薪酬信息不得晚于下月10日前录入系统进行计算、发放。

15、系统使用人员遇到问题或优化建议，可填写《系统问题反馈单》（附件四），并提交公司信息部。

系统维护员须认真解答、反馈答复。

16、为提高系统的稳定性、可靠性、安全性和运行速度，公司信息部保有随时对
软件操作系统进行升级的权利。

如因系统维护或升级的需要而需暂停服务，信息部将在OA系统中事先进行通告。

第五章系统安全管理
1、系统使用人员须遵守公司保密纪律规定，并对权限范围内的人力资源数据的保密性、准确性、完整性、安全性负责，不得危害系统的安全运行。

2、系统管理员应定期检查人力资源系统，发现问题及时解决，无法解决的要立即上报公司领导并寻求快速解决方案，确保系统正常运行。

3、当使用人员发现系统问题，应填写《系统问题反馈单》，并及时通知所在系统管理员，系统管理员须认真解决并及时反馈。

4、系统管理员处理员工反映的问题，须留有记录，并建立完善的工作记录，对发生的问题及解决措施有详细的书面记载。

5、人力资源系统的数据应当有完善的备份制度，重要的人员数据库信息每周至少备份一次。

第六章奖惩
1、人力资源部负责人作为人力资源系统管理的第一责任人，各级系统管理员作为第二责任人，须认真落实管理职责，确保人力资源系统各项数据和操作的准确、及时和完整。

2、系统使用人员应按照系统操作说明书进行系统操作，不得违规做危害系统运行的事情。

如造成不良影响的，应负责赔偿，并根据情节轻重情况，给予罚款、考核扣分、通报批评、降级、降职、调离岗位、解除劳动合同等处罚。

情况严重的，依法追究民事或刑事责任。

3、违反本办法规定，有下列行为之一的，公司视情节轻重予以处罚：
（一）违反人力资源系统管理办法有关规定，危害系统安全的；
（二）未经授权，使用他人帐号进入系统操作造成不良影响的；
（三）不按系统操作说明书使用系统造成不良影响的；
（四）未及时录入或录入虚假人员信息的；
（五）人事事务操作失误造成人员历史信息错误的；
（六）擅自在系统外发放员工薪酬的；
（七）其它违反系统管理和安全的行为。

4、对认真执行人力资源管理办法，且取得良好效果的部门和个人，公司将根据情况对直接责任人给予表扬。

附件一：系统权限分配表
附件二：
系统用户权限申请表
附件三：附件四：
信息维护落实表
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附件四：
HR系统问题反馈单
精选范本。